Wie der Name unseres fünften Gütesiegels bereits andeutet, sind Überwachung und Wirksamkeit wichtige Bestandteile der sieben Merkmalen eines wirksamen Compliance-Programms. Nach den Federal Sentencing Guidelines for Organizations gliedert sich dieses Gütesiegel in drei Bereiche:
- Überwachung und Prüfung des Compliance-Programms der Organisation
- Regelmäßige Evaluierung eines Programms zur Feststellung seiner Wirksamkeit
- Sicherstellen, dass die richtigen Mechanismen vorhanden sind, um über dieses Merkmal zu berichten oder um Ratschläge zur Minimierung oder Lösung potenzieller Konflikte einzuholen.
Überwachung und Prüfung eines Compliance-Programms
Nach Angaben des ehemaligen Beraters des Justizministeriums (DOJ) für die Durchsetzung der Vorschriften, Hui Chenzählen viele Unternehmen die Abschlussquote von Schulungen als Maßstab für den Erfolg eines Schulungsprogramms und die Wirksamkeit ihres Compliance-Programms.
Chen ist jedoch nicht damit einverstanden, die Abschlussquote als Maßstab für den Erfolg zu verwenden. Die Verwendung von Abschlussquoten als Maßstab ist gleichbedeutend mit der Benotung von Schülern, die nur die Anwesenheit im Unterricht bewerten, ohne ihre Hausaufgaben zu überprüfen.
"Wenn Sie ein Unternehmen sind, das Menschen mit einer Beförderung belohnt, nur weil sie jeden Tag zur Arbeit erscheinen, dann machen Sie weiter - das wäre mit Ihren Werten vereinbar", so Chen.
Sie fährt fort:
"Aber ich kenne kein Unternehmen, das Beförderungen nur deshalb vergibt, weil jemand zur Arbeit erschienen ist. Sie müssen zeigen, dass sie gute Arbeit leisten, warum also nicht auch bei der Bewertung der Ausbildung?"
Viele Unternehmen sind der Meinung, dass die Messung und Überwachung der Mitarbeiterschulung ausreicht, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen, aber das ist nicht immer der Fall.
Damit ein Unternehmen sein Compliance-Programm wirksam verwalten kann, muss es nachweisen, dass seine Mitarbeiter nicht nur bestimmte Schulungen erhalten haben, sondern auch, dass sie den Inhalt dieser Schulungen tatsächlich verstehen und den Anweisungen folgen können. Sie müssen kontinuierlich messen, ob ihre Mitarbeiter verstehen, was ihnen gesagt wurde.
Mit anderen Worten: Es geht nicht darum, den Mitarbeitern ein Thema beizubringen, sondern sicherzustellen, dass sie wissen, was zu tun ist. Um ein wirksames Compliance-Programm zu betreiben, sollten Unternehmen bedenken, dass sie ihre Mitarbeiter nicht zu Experten in bestimmten Bereichen der Compliance machen müssen. Vielmehr müssen sie ihren Mitarbeitern beibringen, wie sie die Regeln befolgen können, damit sie die Vorschriften einhalten.
"Warum sollten Sie zum Beispiel Ihre Mitarbeiter zu Kartellrechtsexperten machen oder sie mit den britischen Bestechungsgesetzen vertraut machen wollen? Was Sie eigentlich wollen, ist, dass sie keine Bestechung annehmen, keine Bestechung geben und die Hand heben, wenn sie etwas sehen, das gemeldet werden muss", sagt Chen.
In diesem Fall, so Chen, ist es nicht erforderlich, dass die Mitarbeiter die Unterschiede zwischen den verschiedenen Arten von Bestechungsgeldern kennen oder wissen, gegen welches spezifische Gesetz die verschiedenen Bestechungsgelder verstoßen.
"Das Problem ist nicht das Wissen. Das Problem ist das Verhalten. Man sollte das Verhalten messen", erklärt Chen.
Bewerten Sie die Effektivität Ihres Compliance-Programms
Denken Sie daran, dass die Einhaltung von Vorschriften nie ein einmaliges Ereignis ist. Es gibt nie nur einen einzigen Zeitpunkt in der Geschichte einer Organisation, an dem ihr Engagement für die Einhaltung der Vorschriften auf die Probe gestellt wird. Die Einhaltung der Vorschriften ist eine ständige Verpflichtung.
Viele Unternehmen machen sich zwar des "Compliance-Paukens" am Jahresende schuldig, um ihre Compliance durch jährliche Zertifizierungen gegenüber den Prüfern zu beweisen, aber um ein wirksames Compliance-Programm aufrechtzuerhalten, sollten Unternehmen regelmäßig Überprüfungen durchführen. Sie müssen die Wirksamkeit ihres Compliance-Programms regelmäßig hinterfragen, bewerten und nachweisen.
Chen empfiehlt den Unternehmen unter anderem, die Compliance-Kultur eines Unternehmens zu messen und den Umgangston an der Unternehmensspitze zu überprüfen.
In der Korruptionsbekämpfungsgemeinschaft, so Chen, herrscht der Glaube, dass man Kultur nicht messen kann. Der Korruptionswahrnehmungsindex wird jedoch oft als eine Art der Wahrnehmungsmessung angeführt.
"Es ist interessant, dass die Leute sagen, sie wüssten nicht, wie man Kultur misst, und doch verwenden sie diese Messgröße aktiv, ohne über die Besonderheiten nachzudenken. Wenn man die Wahrnehmung eines ganzen Landes messen kann, warum dann nicht auch die Wahrnehmung eines Unternehmens?" fragt Chen.
Laut Chen lässt sich das Engagement eines Unternehmens für die Einhaltung von Vorschriften in der Regel daran messen, welche Entscheidungen es trifft, wie es seine Zeit verbringt und wie es seine Ressourcen einsetzt. Es gibt auch bessere Möglichkeiten, den Ton von oben zu messen:
"Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, den Umgangston an der Spitze zu messen. Wenn man nur misst, wie oft sich jemand für die Einhaltung der Vorschriften ausspricht, vermittelt diese Messung nicht das vollständige Bild. Wird auch gemessen, wie oft dieselben Personen Botschaften senden, die möglicherweise gegen die Einhaltung der Vorschriften verstoßen, und werden die beiden Zahlen miteinander verglichen?"
Sicherstellen, dass geeignete Mechanismen vorhanden sind
Die Überwachung und Bewertung der Wirksamkeit eines Compliance-Programms sind zwar zwei wichtige Schritte bei der Einhaltung des fünften Gütesiegels, aber ohne eine dritte Komponente können diese beiden Punkte allein nicht vollständig wirksam sein.
Diese dritte Komponente stellt den Mitarbeitern ein bekanntes und verständliches Meldesystem zur Verfügung, das Anonymität und Vertraulichkeit gewährleistet und es den Mitarbeitern ermöglicht, sich bei potenziellen oder tatsächlichen Straftaten beraten zu lassen, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.
Einer der wichtigsten Bereiche, auf den die Aufsichtsbehörden achten, wenn es um den Nachweis der Wirksamkeit geht, ist die Meldung von Verstößen durch Mitarbeiter. Diese von Mitarbeitern geleiteten Meldungen beweisen, dass ein Unternehmen wirklich eine Kultur der Einhaltung von Vorschriften hat, in der sich die Mitarbeiter sicher fühlen können, wenn sie Verstöße melden.
"Was ich suche, ist eine Form der Messung, um die Adjektive zu untermauern, die die Leute zu verwenden pflegen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise behauptet, dass es an der Unternehmensspitze einen strengen Umgangston mit Compliance pflegt, eine Umfrage jedoch zeigt, dass eine beträchtliche Anzahl von Mitarbeitern glaubt, dass sie Repressalien ausgesetzt sind, wenn sie ein Problem ansprechen, dann untermauert die Messung diese Behauptung nicht", sagt Chen.
Eine Möglichkeit, wie eine Organisation ihre Compliance-Kultur und die Wirksamkeit ihrer Meldemechanismen messen kann, ist die Betrachtung der Daten über die Anzahl der gemeldeten Verstöße. Diese Daten können einen Trend in die richtige Richtung hin zu mehr Transparenz und Compliance-Kultur belegen.
Die Einführung und Bereitstellung von Technologie als Berichterstattungsinstrument kann eine großartige Möglichkeit sein, um eine einfachere und anonyme Berichterstattung der Mitarbeiter zu ermöglichen.
"Ich glaube, dass die Technologie die Möglichkeit bietet, bestimmte Prozesse zu vereinfachen. Wenn man möchte, dass Menschen sich auf eine bestimmte Art und Weise verhalten, hilft sie dabei, dieses Verhalten leichter zu wählen", sagt Chen.
Laut dem Whitepaper des DOJ zur Bewertung von Corporate Compliance-Programmenüberprüfen die Regulierungsbehörden des DOJ bei der Bewertung von Compliance-Programmen gründlich die internen Berichtsmechanismen eines Unternehmens.
Die Aufsichtsbehörden bewerten zum Beispiel, wie ein Unternehmen Informationen aus diesen Mechanismen sammelt, analysiert und nutzt und wie das Unternehmen die Schwere der eingegangenen Anschuldigungen bewertet. Schließlich messen sie, ob die Compliance-Funktion innerhalb eines Unternehmens uneingeschränkten Zugang zu Berichts- und Untersuchungsinformationen hat.
Zusammenfassung
Um über das bloße Abhaken von Kästchen auf einer Checkliste für die Einhaltung von Vorschriften hinauszugehen, müssen Unternehmen überwachen und bewerten, wie sie ihre Compliance-Programme wirklich effektiv gestalten können. Sie müssen auch die richtigen Mechanismen einrichten, damit Mitarbeiter Fehlverhalten melden können, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.
Ohne dieses wichtige Merkmal können selbst die besten schriftliche Richtlinien und Verfahren, Programmaufsicht, ethische Sorgfalt und Schulung und Kommunikation werden nicht ausreichen, um eine wirklich wirksame Kultur der Rechtstreue zu schaffen.
Schauen Sie nächste Woche wieder vorbei, wenn wir uns mit dem sechsten Merkmal der Compliance befassen - der Durchsetzung und den internen Untersuchungen.
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