Jetzt, da das Coronavirus die meisten Anwaltskanzleien für Einwanderungsrecht dazu gezwungen hat, herauszufinden, wie man "von zu Hause aus" arbeiten kann, ist es wichtiger denn je, es richtig zu machen - um sicherzustellen, dass die Kunden weiterhin bedient werden, die Arbeit weitergeht und die Unterbrechung des Geschäftsbetriebs so gering wie möglich ist. Es wird immer deutlicher, dass die Möglichkeiten der Fernarbeit Technologie Fähigkeiten.
Aber natürlich ist keine Einwanderungskanzlei wie die andere, und es gibt einen großen Unterschied zwischen Wirtschaftskanzleien, die sich mit Arbeitsvisa, Green Cards für Arbeitnehmer, Investitionsvisa und ähnlichen Angelegenheiten befassen, und solchen, die sich mit Familien-, Asyl-, Abschiebungsschutz- und anderen Einwanderungsfällen befassen, die nichts mit Wirtschaft zu tun haben.
In diesem Artikel werden wir daher einige wichtige Unterschiede zwischen diesen beiden Arten von Unternehmen im Zusammenhang mit den Veränderungen durch das Coronavirus aufschlüsseln, einige ihrer besonderen Anforderungen erörtern und einige Vorschläge für die Anpassung an eine vollständig ferngesteuerte Belegschaft machen.
Immigrationsfirmen für Unternehmen
Beginnen wir mit den Einwanderungsfirmen für Unternehmen. Diese Kategorie ist recht breit gefächert, aber im Allgemeinen handelt es sich um Einwanderungsfirmen, zu deren Kunden gewinnorientierte und gemeinnützige Organisationen, Einzelunternehmer, Investoren und vermögende Privatpersonen gehören. In vielen Fällen erfolgt die Korrespondenz und der Informationsaustausch mit diesen Kunden digital - die Kanzleien verwenden robuste Plattformen für die Verwaltung von Einwanderungsfällen, die es diesen anspruchsvollen Kunden ermöglichen, sich in ihre eigenen Portale einzuloggen, einige, wenn nicht sogar alle ihre eigenen Informationen auszufüllen, wichtige Dokumente hochzuladen usw.
Es werden E-Mails ausgetauscht, Videokonferenzen abgehalten, Dokumente virtuell geprüft und in der Regel gibt es, wenn überhaupt, nur wenig menschlichen Kontakt. Tatsächlich befinden sich die Anwaltskanzleien für Einwanderungsrecht und ihre Firmenkunden oft in verschiedenen Staaten, manchmal sogar an verschiedenen Küsten. Der Punkt ist, dass diese Geschäftsbeziehungen schon seit einiger Zeit virtuell sind.
Da die derzeitige Coronavirus-Pandemie sowohl Anwaltskanzleien als auch Unternehmen im ganzen Land dazu zwingt, aus der Ferne zu arbeiten, hat sich am Schriftverkehr mit Firmenkunden eigentlich nicht viel geändert. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Arbeit wie gewohnt weitergehen kann - von der Einreichung von Gerichtsakten bis hin zum richtigen Einsatz der Technologie sind hier einige Dinge aufgeführt, an die Einwanderungsfirmen denken sollten, wenn sie jetzt zu einem vollständig ferngesteuerten Unternehmen übergehen.
- Erstellen Sie Schichten für Druck- und Versandanwendungen. Die USA sind zwar nicht völlig abgeriegelt - zumindest noch nicht -, aber nur die Mitarbeiter, die ihre Arbeit absolut nicht aus der Ferne erledigen können, wie z. B. Mitarbeiter des Gesundheitswesens, die mit Patienten arbeiten, Reinigungskräfte, Polizeibeamte und andere, sollten ihr Haus zur Arbeit verlassen. Im Zusammenhang mit der Einwanderung in Unternehmen kann zwar ein Großteil der Arbeit aus der Ferne erledigt werden, aber viele Visumanträge müssen immer noch ausgedruckt und per Post verschickt werden. Der H-1B-Antrag kann beispielsweise nicht auf elektronischem Wege eingereicht werden, d. h., sobald alle Dokumente erstellt und zusammengetragen sind, muss der vollständige Antrag ausgedruckt und per Post an das USCIS zur Entscheidung geschickt werden. Wenn Sie sich in dieser Situation befinden und jemanden aus Ihrer Firma mit dem Drucken und Versenden der Anträge beauftragen müssen, versuchen Sie, Schichten einzurichten, so dass immer nur eine oder zwei Personen im Büro sind, um diese Anträge zu drucken, vorzubereiten und zu versenden. Wenn Sie die Bewerbungen zu Hause ausdrucken können, können Sie auch einen Termin für die Abholung durch FedEx vereinbaren, um den Vorgang zu vereinfachen und die Zeit draußen zu minimieren.
- Digitalisieren Sie papierbasierte Compliance-Prozesse. Einige Prozesse sind traditionell papierbasiert und müssen durchgeführt werden, um die Vorschriften einzuhalten. In Bezug auf das H-1B-Visum fällt mir vor allem das Verfahren zur Beantragung der Arbeitsbedingungen (LCA) ein, bei dem Arbeitgeber eine LCA-Bekanntmachung an den Arbeitsplätzen aushängen müssen, an denen ihr H-1B-Arbeitnehmer mindestens zehn Tage lang arbeiten wird, und dann eine Datei zur öffentlichen Einsichtnahme, die so genannte Public Access File (PAF), erstellen müssen, die ebenfalls vor Ort aufbewahrt wird. Dies ist ein traditionell papiergestützter Prozess, der abgeschlossen werden muss, und Unternehmen, die sich bisher darauf verlassen haben, Aushänge in Papierform aufzuhängen, die ihre Mitarbeiter sehen können, werden dies nicht mehr tun können, da sie nicht im Büro sein werden, um diese Aushänge aufzuhängen, und der Rest des Unternehmens nicht da sein wird, um sie zu sehen. Glücklicherweise lässt das US-Arbeitsministerium zumindest in diesem Fall die Einhaltung der Vorschriften auf digitalem Wege zu, was bedeutet, dass Unternehmen die Einhaltung der LCA-Vorschriften auf elektronischem Wege in Betracht ziehen können, was aus der Ferne erfolgen kann.
- Effektivere Nutzung von Lösungen zur Verwaltung von Einwanderungsfällen. Auch wenn Einwanderungsfirmen in der Regel bereits intensiv mit Software für die Verwaltung von Einwanderungsfällen arbeiten, nutzen sie nicht immer alle Funktionen, was bedeutet, dass ein großer Teil des Prozesses immer noch per E-Mail, Telefon usw. abgewickelt wird. Und obwohl Telefon und E-Mail auch aus der Ferne möglich sind, können sie viel weniger effektiv sein. Im Zuge der Umstellung von Anwaltskanzleien auf eine vollständige Fernbetreuung können Mitarbeiter der Personalabteilung oder - um bei unserem Beispiel zu bleiben - H-1B-Bewerber Dokumente und Informationen sicher hochladen, wodurch weniger Zeit für Hin- und Her-E-Mails aufgewendet wird, weniger Informationen und Dateien im digitalen Durcheinander verloren gehen und weniger Kopfzerbrechen in einer ohnehin schon hektischen Übergangsphase entsteht. INSZoom verfügt über mehrere Funktionen, die Anwaltskanzleien dabei helfen können, die Plattform zu nutzen, um den Übergang zu einem vollständig dezentralisierten Team zu erleichtern - vom oben erwähnten Kundenportal bis hin zu unserem virtuellen Assistenten Zoomee, der Verwaltungsarbeiten übernehmen kann, während sich Ihre Mitarbeiter um wichtigere und dringendere Angelegenheiten kümmern.
Einwanderungsunternehmen für Familienangehörige, Asylbewerber und andere Nicht-Wirtschaftsunternehmen
Auch Anwaltskanzleien für Einwanderungsfragen, die keine Unternehmen sind, verwenden Fallmanagement-Tools, um ihre Dokumente und Akten zu verwalten, aber ihre Kundenbeziehungen sind in der Regel anders. Ob es sich nun um Asylbewerber handelt, die sich wohler fühlen, wenn sie ihren Fall persönlich vortragen können, oder um eine Familie, die versucht, eine Reihe von Green Cards zu erhalten - diese Kundenbeziehungen sind oft persönlicher und deshalb auch persönlich. Das bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich.
Zusätzlich zu den oben erwähnten Vorschlägen gibt es noch einige weitere Überlegungen für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter vollständig aus der Ferne beschäftigen wollen, damit ihr Geschäft so reibungslos wie möglich läuft.
- Vollständig virtuelle Kundenbesprechungen oder sehr begrenztes Personal. Versuchen Sie zunächst, alle Ihre Kundentreffen virtuell abzuhalten - sei es über Dienste wie Zoom, Bluejeans oder Google Hangouts oder auch nur über einen Whatsapp- oder Facebook-Videoanruf -, um die Interaktion von Angesicht zu Angesicht beizubehalten und gleichzeitig die menschliche Komponente zu berücksichtigen. In sensibleren Fällen ziehen es die Kunden vielleicht vor, Ihr Gesicht zu sehen, wenn sie mit Ihnen sprechen, daher ist es eine gute Möglichkeit, so viel wie möglich von der "Menschlichkeit" eines persönlichen Treffens zu bewahren, um Meetings effektiv zu gestalten. Wenn es absolut unmöglich ist, die Besprechung virtuell abzuhalten, und wenn die Besprechung unbedingt jetzt stattfinden muss, z. B. wegen eines bevorstehenden Termins, sollten Sie nur ein oder zwei Mitarbeiter ins Büro bitten - den Anwalt oder einen Mitarbeiter, der mit dem Mandanten spricht, und vielleicht einen Verwaltungsmitarbeiter, der bei anderen Aufgaben hilft. Und machen Sie während der Besprechung mit dem Mandanten klar, dass Sie ihm nicht die Hand schütteln werden, dass Sie sich auf die andere Seite eines langen Tisches setzen können usw., als Sicherheitsmaßnahme und nicht aus Respektlosigkeit.
- Virtuelle Übersetzungsdienste auf Abruf. Wenn es Ihnen gelingt, Ihre Kunden zu einer telefonischen oder virtuellen Besprechung zu bewegen, und Sie normalerweise einen persönlichen Übersetzer zur Verfügung haben, können Sie diesen entweder per Konferenzschaltung zum Übersetzen hinzuziehen oder einen Übersetzungsdienst in Anspruch nehmen, wie er auch in Gerichtssälen oder Krankenhäusern eingesetzt wird. Unabhängig davon, ob Sie sie einwählen oder sie an der Besprechung teilnehmen lassen, können Sie mit Ihren Kunden, die möglicherweise kein Englisch sprechen, ohne die traditionelle Büroumgebung weiterarbeiten.
Bleiben Sie flexibel und schauen Sie, was funktioniert - wir machen das alle zusammen
Das Coronavirus hat die Einwanderungsbranche auf den Kopf gestellt. Von Reisebeschränkungen und der Schließung von USCIS-Büros bis hin zu vorgeschlagenen oder in einigen Fällen vorgeschriebenen Quarantänen für die Arbeit von zu Hause aus versuchen Einwanderungsanwälte, Arbeitgeber und einzelne Antragsteller herauszufinden, was zur gleichen Zeit passiert.
Bei der gemeinsamen Bewältigung dieser Veränderungen ist es wichtig, aufgeschlossen zu sein und in Bezug auf die Arbeitsmöglichkeiten flexibel zu bleiben. Wenn ein Mitarbeiter oder sogar ein Kunde etwas Neues vorschlägt, um das Geschäft des Unternehmens am Laufen zu halten, sollten Sie es ausprobieren. Wenn es sein muss, kaufen Sie die Laptops oder Tablets Ihrer Mitarbeiter, damit sie sich zu Hause einrichten können. Geben Sie ihnen etwas Zeit, um sich an die Arbeit von zu Hause aus zu gewöhnen, und haben Sie Verständnis für die Frustrationen, die wahrscheinlich von allen Seiten kommen werden.
Die Pandemie hat jeden getroffen, auch die Teams von Mitratech und INSZoom. Aber wir sind hier, um zu helfen. Zögern Sie also nicht, uns zu kontaktieren , um zu sehen, wie wir helfen können!
