Das passiert jedem. Sie senden eine Anfrage an einen Anbieter. Ein paar Tage vergehen, und niemand antwortet. Man schickt eine E-Mail, eine SMS, hinterlässt eine Voicemail. Es vergehen noch ein paar Tage, und schließlich erhalten Sie eine Antwort.
Besonders problematisch ist dies bei Fragebögen zur Risikobewertung von Lieferanten und anderen Unterlagen, die für die Überprüfung durch Dritte und die Einhaltung von Vorschriften erforderlich sind. Ohne Antworten auf diese Fragebögen oder Folgedokumente können Sie das Lieferantenrisiko nicht richtig einschätzen.
Was tun Sie, wenn wichtige Lieferanten die Vorschriften nicht einhalten? Sie können eine Kombination aus Maßnahmen und Taktiken anwenden, um die Reaktionsfähigkeit zu erhöhen.
Warum die Anbieter nicht antworten
Manche Anbieter wirken nach dem Onboarding distanziert und unnahbar. Wie kommt es zu diesem Punkt?
Bevor Sie dem Anbieter die Schuld geben, sollten Sie bedenken, dass die Kommunikation leicht ins Stocken geraten oder ignoriert werden kann. So ist beispielsweise die E-Mail nicht immer das beste Mittel der Korrespondenz. Die meisten Anbieter erhalten täglich eine große Anzahl von Anfragen. Eine unklare E-Mail erregt möglicherweise nicht die Aufmerksamkeit des Anbieters. Außerdem ist der Hauptansprechpartner für den Service, den Sie von einem Anbieter erhalten, möglicherweise nicht der beste Ansprechpartner, um die gewünschten Informationen zu erhalten.
Ein Anbieter kann unorganisiert sein, und Ihre Versuche, ihn zu erreichen, gehen einfach verloren. Sie müssen auch die unterschiedlichen Zeitzonen berücksichtigen. Manche Anbieter bevorzugen sogar hartnäckig ein persönliches Gespräch.
Was können Sie tun, wenn Sie an einen Vertrag mit einem unzuverlässigen Anbieter gebunden sind?
Den Ton in einer Lieferantenbeziehung angeben
Denken Sie daran, dass Sie mit einer Person sprechen. Jede Interaktion wirkt sich auf künftige Gespräche aus. Es ist jedoch wichtig, dass Sie von Anfang an den Ton für Ihre Beziehung zu einem Anbieter angeben:
- Kommunikation ist der Schlüssel. Die richtige Art und Weise, mit den Anbietern zu sprechen, kann die Qualität der Beziehung verändern. Helfen Sie Ihren Anbietern, Ihnen besser zu dienen, indem Sie ihnen Ihre Erwartungen frühzeitig und häufig mitteilen.
- Vereinfachen und rationalisieren Sie Ihre Fragebögen. Reduzieren Sie die Anzahl der Fragen, die Sie an den Kontakt senden. Es gibt keinen Grund, 186 Fragen an einen Anbieter zu senden, wenn 15 ausreichen, um die Aufgabe zu erledigen. Sie können Ihren vollständigen Fragebogen auch in Segmente unterteilen und diese an die am besten geeigneten Ansprechpartner innerhalb eines Anbieters senden. Schicken Sie zum Beispiel dem Leiter der Rechtsabteilung die Fragen zur Einhaltung von Vorschriften und dem Leiter der IT-Abteilung die Fragen zur Cybersicherheit und zum Datenschutz. Es ist wahrscheinlicher, dass die Mitarbeiter antworten, wenn die Fragen für ihre Aufgaben relevant sind.
- Der beste Weg, eine Antwort zu garantieren, besteht darin, die Reaktionsfähigkeit des Verkäufers als vertragliche Bedingung festzulegen. Dadurch wird jede Unklarheit beseitigt. Sie sind auch abgesichert, wenn die Beziehung zum Anbieter beendet werden muss. Sie haben einen schriftlichen Nachweis, dass der Anbieter gegen den Vertrag verstoßen hat, indem er nicht geantwortet hat.
Öffnen Sie die Kommunikationskanäle
Eine VRM-Lösung kann die Kommunikation mit den Lieferanten öffnen und Ihnen helfen, sie zu automatisieren. Mit der richtigen Software können Sie Lieferantenunterlagen, Verträge, Dokumente und Fragebögen verwalten. Sie erhalten einen Überblick darüber, wer geantwortet hat und wer nicht, und wie lange die Anfrage schon aussteht.
Ein gutes VRM-Softwareprodukt bietet auch verschiedene Arten von Fragebögen für Ihre Anbieterbewertung und Due-Diligence-Anforderungen.
Ihre Lösung kann Sie bei der Verarbeitung und Überprüfung von Informationen unterstützen, die über Fragebögen übermittelt werden. Unterstützende Anbieterunterlagen sollten mit den Antworten verknüpft werden. Das Risiko kann dann auf der Grundlage der Antworten mit einer zusammenfassenden Ansicht bewertet werden, die mit Fachexperten und Ihren Geschäftsinhabern überprüft werden kann.
Ja, natürlich, keine Das kann passieren, wenn die Lieferanten die Fragebögen nicht ausfüllen oder nicht auf Ihre Anfragen reagieren. Eine leistungsstarke VRM-Lösung kann dies durch die Automatisierung der Anfrage- und Empfangsfunktionalität bewältigen. Dadurch wird die Frustration durch die wiederholte Kontaktaufnahme mit den Anbietern erheblich reduziert. Und im Falle von Vertragsbeendigungverfügen Sie über die Funktionen und Werkzeuge, die Sie für die Dokumentation und Archivierung von Unterlagen benötigen.
Verteidigen Sie sich gegen Anbieter- und Unternehmensrisiken
Erfahren Sie mehr über unsere branchenführenden VRM/ERM-Lösungen.
