Der Übergang zum hybriden Arbeiten wird das Denken und die Zeit vieler Manager in den nächsten Jahren dominieren. Ganz gleich, ob er angestrebt wird, weil er dazu beiträgt, den Immobilienbestand eines Unternehmens zu verkleinern oder ein breiteres Spektrum an Qualifikationen anzuziehen, die betrieblichen Realitäten stehen im Vordergrund.
Es geht nicht mehr darum wenn, sondern wie.
Hybrides Arbeiten - die nahtlose Verbindung von Heimarbeit, Büroarbeit und Arbeiten in gemeinsamen Räumen - erfordert eindeutig ein grundlegendes Niveau an Technologie, um es zu unterstützen. Diese Möglichkeiten - sicheres VPN, SaaS-basierte Anwendungen, WebEx-Konten zum Beispiel - sind gut erprobt.
Es braucht auch ein sehr solides Verständnis dafür, wie "gut" für alles andere aussieht, wie sich die Mitarbeiter außerhalb des Büros verhalten, wie sie die Datensicherheit außerhalb des Büros aufrechterhalten, wie sie Leistungsstandards erfüllen und aufrechterhalten und vieles mehr. Diese Fragen, die im Rahmen des Richtlinienmanagements behandelt werden, standen 2020 und 2021 im Mittelpunkt des Interesses der Personal-, IT- und Sicherheitsfunktionen des Unternehmens.
Teil unserer Serie Becoming a Policy Management Pro
Trotz dieser ausgezeichneten Grundlagen bringt die Entwicklung hin zu einer umfassenden hybriden Arbeitsweise auf längere Sicht einige bedeutende und unerwartete Auswirkungen auf das politische Management mit sich. Dazu gehören Themen wie Karriereentwicklung, Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, Leistungsziele und -kennzahlen, Drogen- und Alkoholkonsum, Gesundheit und Sicherheit - die Liste ließe sich fortsetzen.
Sehen wir uns einige Beispiele an und betrachten wir einige der Auswirkungen auf die Politikverwaltung.
Neue Komplexität der Politikverwaltung
In den Unternehmen gibt es eine Richtlinie zu Alkohol und Drogen am Arbeitsplatz, die beides als unangemessen betrachtet. Der Alkoholkonsum zu Hause ist jedoch weithin akzeptiert. Was bedeutet das für die Heimarbeit?
Ist es zumutbar, dass Menschen unter ihrem Einfluss arbeiten, und wenn ja, in welchem Umfang? Wie kann ein Unternehmen seine Anforderungen vernünftig durchsetzen und gleichzeitig das Bedürfnis nach Privatsphäre berücksichtigen? Wie geht ein Unternehmen mit jemandem um, der regelmäßig von zu Hause aus arbeitet, aber offenbar unter Alkoholeinfluss arbeitet?
Auch die Personalführung und -entwicklung ist wichtig. Wie sehen in einem hybriden Modell über das Erreichen der Leistungsziele hinaus "akzeptable", "gute" und "außergewöhnliche" Leistungen aus? Wie werden sie definiert, gemessen und überwacht? Wie geht man am besten mit Minderleistungen um und wie werden Mehrleistungen am besten belohnt? Was geschieht, wenn jemand das Gefühl hat, dass seine Karriere durch die Heimarbeit beeinträchtigt wird, obwohl sie vom Unternehmen genehmigt wurde?
Das hybride Arbeiten hat auch finanzielle Auswirkungen. Die Arbeitgeberhaftpflichtversicherung bedeutet, dass die Mitarbeiter auf dem Weg zur und von der Arbeit sowie im Büro versichert sind. Wie funktioniert das bei Mitarbeitern, die sich zu Hause aufhalten? Wie gehen die Unternehmen mit den Gesundheits- und Sicherheitsverpflichtungen um, die mit dieser Versicherung verbunden sind, wenn die Mitarbeiter zu Hause oder in einem Gemeinschaftsraum arbeiten?
Es gibt sogar Probleme mit der eigentlichen Definition von "Arbeit" selbst. Einige Mitarbeiter bevorzugen eine normale "Zeitblockierung", d. h. sie sind von 9 Uhr morgens bis 18 Uhr abends für die Arbeit verfügbar und können wie üblich kontaktiert werden. Andere bevorzugen eine "Zeiteinteilung", bei der sie z. B. zwischen 7 und 22 Uhr für die Arbeit und die Kommunikation zur Verfügung stehen, aber nur für eine bestimmte Anzahl von Stunden in dieser Zeit.
Wie definiert eine Organisation in dieser Situation den Arbeitstag? Wie kann sie ihn durchsetzen? Wie lassen sich die Erwartungen am besten steuern, damit die Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, rund um die Uhr erreichbar sein zu müssen, was sich auf ihr Privat- und Berufsleben auswirken kann?
[bctt tweet="Unternehmen haben eine Richtlinie zu Alkohol und Drogen am Arbeitsplatz, da sie beides für unangemessen halten. Der Konsum zu Hause ist jedoch weithin akzeptiert. Was bedeutet das für die Heimarbeit?"]
Eine Reihe von Problemen und Konflikten
Diese Fragen - und es wird noch viele andere geben - werden eine Reihe von Rätseln und Konflikten darüber hervorrufen, wie die Richtlinien am besten im gesamten Unternehmen definiert, verwaltet und durchgesetzt werden können. Bei der Beantwortung dieser Fragen werden viele Überlegungen angestellt werden, die in die Anpassung bestehender und die Schaffung neuer Richtlinien einfließen werden, zu denen die Mitarbeiter regelmäßig geschult und beurteilt werden müssen.
In Anbetracht der praktischen Anwendung, des betrieblichen "Pushbacks" und der rechtlichen Herausforderungen werden diese neuen und aktualisierten Richtlinien wahrscheinlich über einen längeren Zeitraum regelmäßig überarbeitet, überprüft und veröffentlicht werden müssen, bevor alle Ungereimtheiten, Unstimmigkeiten und Lücken beseitigt sind. Die Unternehmen müssen mit dem Unerwarteten rechnen.
Diese Fragen erfordern eine wirksame Politikmanagement Lösungen, da die für die Verwaltung der Richtlinien zuständigen Personen, die leitenden Angestellten und andere Mitarbeiter robuste Systeme und Prozesse benötigen, um die komplexen Herausforderungen zu bewältigen. Welche Funktionen sollte eine solche Lösung bieten?
- Eine zentralisierte Bibliothek wird es jedem ermöglichen, auf die neuesten Leitlinien zu wichtigen Themen zuzugreifen, und gleichzeitig den für die Politik Verantwortlichen helfen, sicherzustellen, dass nur die aktuellsten Dokumente im Umlauf sind.
- Dank der Workflow-Funktionen können Richtlinienerweiterungen schnell und effizient erstellt, geprüft und veröffentlicht werden.
- Automatisierte Schulungs- und Beurteilungsfunktionen ermöglichen es den Mitarbeitern, sich über die sich ändernden Anforderungen auf dem Laufenden zu halten, und zwar in einem Tempo, das ihrer Arbeitsweise am ehesten entspricht.
- Berichtsinstrumente sorgen für Transparenz auf Vorstandsebene und zeigen, dass die Mitarbeiter die richtigen Verfahren befolgen, obwohl sie weit verstreut sind.
Die Verwaltung von Richtlinien auf die nächste Stufe heben
Die Erkenntnis, dass hybrides Arbeiten erhebliche Herausforderungen für das Richtlinienmanagement mit sich bringt, hat den GRC-Industrie-Thinktank The Open Compliance and Ethics Group (OCEG) dazu veranlasst, sein Richtlinienmanagement Pro Initiative. Sie bietet Rahmenwerke und Tools für das Richtlinienmanagement, die Führungskräften und Fachleuten helfen sollen, ihr Richtlinienmanagement zu verbessern.
Mitratech arbeitet mit der OCEG zusammen, um eine praktische Perspektive zu vermitteln, die der Geschäftsführung und den Mitarbeitern hilft, die oben genannten Probleme zu lösen. Sehen Sie sich dieses Webinar an und erfahren Sie, wie Mitratech Fachleuten aus der Branche dabei hilft, Technologien zur Verbesserung der Einhaltung von Vorschriften und der Verwaltung von Richtlinien einzusetzen und so zu Profis für die Richtlinienverwaltung zu werden.
Mitratech bietet eine Reihe von Technologielösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, leistungsstarke, bewährte, robuste und schnell zu implementierende Funktionen für die Richtlinienverwaltung bereitzustellen. Unsere umfassenden Funktionen für die Entwicklung, Überprüfung und Bewertung von Richtlinien, unterstützt durch Workflow-Automatisierung, ermöglichen es Unternehmen, die Auswirkungen hybrider Arbeitsweisen auf die Richtlinien effizient und effektiv zu bewältigen, ohne sich um die Systeme kümmern zu müssen, die dies ermöglichen. Erfahren Sie mehr.
