Wir wollen ehrlich sein: Wir haben nach Statistiken darüber gesucht, wie viele Anfragen zu juristischen Dienstleistungen eine typische Rechtsabteilung oder Anwaltskanzlei pro Jahr bearbeitet, und es ist unmöglich, eine umfassende Untersuchung zu diesem Thema zu finden. Aber nach unserer eigenen Erfahrung mit unseren Kunden können es mehrere Hundert sein. Für einfache Dienstleistungen wie NDAs für ein großes oder globales Unternehmen? Das kann Tausende von Anfragen pro Jahr bedeuten.
Die schiere Menge an Anfragen, die eine Rechtsabteilung zu bearbeiten hat, kann dazu führen, dass Anfragen verloren gehen oder falsch bearbeitet werden. Ganz zu schweigen davon, dass dies arbeitsintensiv ist, was die Kosten in die Höhe treibt. Es besteht also ein dringender Bedarf an einer besseren Methode zur Verwaltung dieses Prozesses, und die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe kann hier Abhilfe schaffen.
Im Fall der TAP-Workflow-Automatisierung haben wir einen spezifischen Anwendungsfall für die Anwendung der Workflow-Automatisierung auf den Prozess der Service-Antragsannahme entwickelt.
Dank der Fähigkeit von TAP, sich in andere Plattformen und Systeme zu integrieren, ergeben sich Effizienzsteigerungen in allen Bereichen.
Ein Beispiel? Serviceanfragen können über diesen Workflow in Ihre Systeme für die elektronische Rechnungsstellung und die Vorgangsverwaltung integriert werden, so dass sie alle zur gleichen Zeit auf derselben (Eingangs-)Seite stehen.
Die Herausforderung?
Entwicklung und Einführung automatisierter Online-Formulare und -Workflows für die Rechtsabteilung, die eine effiziente Verwaltung von Anträgen auf Rechtsdienstleistungen ermöglichen.
Die Lösung?
Durch die Erstellung von Formularen und zugehörigen Workflows zur Verwaltung von Anfragen für juristische Dienstleistungen mit TAP können die Teams von Legal Ops selbst große Anfragevolumen präzise bearbeiten:
- Individuelle Online-Selbstbedienungsformulare lassen sich leicht entwerfen und für die Einreichung von Anträgen auf juristische Dienstleistungen bereitstellen.
- Sobald ein Antrag eingereicht wurde, wird er zur Prüfung an die zuständigen Mitarbeiter der Rechtsabteilung weitergeleitet.
- Die Nachverfolgung und Prüfung des Antrags- und Erfüllungsprozesses ist automatisiert und ermöglicht eine bessere Kontrolle und Einhaltung der Vorschriften.
- Benachrichtigungen und Warnungen können an Prozessbeteiligte und Stakeholder an vorher festgelegten Punkten während des Aufnahmeprozesses versendet werden.
- Die Arbeitsabläufe zur Aufnahme von Anträgen lassen sich problemlos in andere Systeme integrieren, z. B. in die elektronische Rechnungsstellung und die Verwaltung von Angelegenheiten.
Die Vorteile?
- Selbstbedienungsformulare ermöglichen einen schnellen und standardisierten Prozess zur Aufnahme von Anträgen, wodurch Fehler und Verschwendung vermieden werden.
- Die Prozessbeschleunigung verbessert die Agilität und Reaktionsfähigkeit von Legal Ops.
- Die Echtzeit-Überwachung ermöglicht eine Leistungsanalyse und Verbesserung des gesamten Prozesses.
- Die automatisierte Workflow-Archivierung gewährleistet die Nachvollziehbarkeit von Workflows und Assets.
- Steigert die Effizienz, die Verantwortlichkeit und die Benutzerfreundlichkeit für die Rechtsabteilung und die Geschäftspartner.
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