Der Druck, diese Stelle zu besetzen, ist groß. Der Personalverantwortliche ruft Sie täglich an, die Kollegen, die die Arbeit mit übernehmen, sind am Rande ihrer Belastbarkeit, und Sie möchten die Stelle unbedingt besetzen. Aber den falschen Kandidaten zu finden ist schlimmer, als gar keinen zu finden – denn dann müssen Sie in ein paar Monaten wieder von vorne anfangen. Laut dem US-Arbeitsministerium Kosten einer schlechten Einstellungsentscheidung kann bis zu 30 Prozent des Jahresgehalts eines Mitarbeiters ausmachen. Das sind satte 24.000 Dollar an verlorenen Ausgaben für eine Stelle mit einem Gehalt von 80.000 Dollar. Lassen Sie sich durch den Druck nicht zu einer übereilten Entscheidung drängen. Nehmen Sie sich Zeit, um diese häufigen Fehler bei der Personalbeschaffung zu vermeiden und gleich beim ersten Mal die richtige Wahl zu treffen.
1. Versäumnis der Vorbereitung
Maler leben nach dem Credo „Die Vorbereitung ist alles“, und das sollten Personalvermittler auch tun. Bevor Sie eine Stellenanzeige schalten, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was (nicht wen) Sie einstellen möchten. Das beginnt mit einer aktuellen und genauen Stellenbeschreibung, die die Arbeit und nicht den Arbeitnehmer umreißt. Treffen Sie sich mit dem Manager, um eine Strategie zu planen, und überprüfen Sie gemeinsam die Stellenbeschreibung, um den perfekten Kandidaten zu finden. „Wann wurde die Stellenbeschreibung zuletzt überprüft?“, fragen Sie. Sie zucken zusammen, wenn die Antwort lautet: „Welche Stellenbeschreibung?“ oder „Keine Ahnung“. Aber die Zeit, die Sie jetzt investieren, um sie auf den neuesten Stand zu bringen, ist gut investierte Zeit.
Wenn Sie die Aufgaben richtig definieren, können Sie die richtige Person einstellen. Was sind die wichtigsten Aufgaben der Stelle? Was machen die Mitarbeiter täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich? Welche Erfahrungen, Fähigkeiten oder Abschlüsse sind erforderlich? Welche körperlichen Anforderungen müssen erfüllt werden? Diese Informationen sind entscheidend. In meiner Zeit als Personalvermittler habe ich häufig meine HR-Muskeln spielen lassen und Managern gesagt, dass ich ihre Stelle erst ausschreiben kann, wenn die Stellenbeschreibung aktuell ist. Auch wenn sie sich zunächst sträubten, gaben die meisten zu, dass die Stunde, die wir mit der Vorbereitung verbracht hatten, ihnen letztendlich dabei half, den richtigen Kandidaten einzustellen – der in der Regel zu einem langjährigen, geschätzten Mitarbeiter wurde.
Sobald die Beschreibung auf dem neuesten Stand ist, fragen Sie den Manager nach den Eigenschaften, die ein Kandidat seiner Meinung nach mitbringen muss, um in dieser Position erfolgreich zu sein. Ist akribische Detailgenauigkeit erforderlich? Ist das Team sehr entspannt und sucht jemanden, der gut dazu passt? Ist eine positive Einstellung erforderlich, um mit schwierigen Kunden umzugehen? Diese Eigenschaften sind in einem Lebenslauf nicht leicht zu erkennen, können aber während des Vorstellungsgesprächs herausgefunden werden und Ihnen dabei helfen, genau den richtigen Kandidaten zu finden. Auf die Vorbereitung kommt es an!
2. Ein engmaschiges Netz auswerfen
Sie veröffentlichen Ihre Stellenanzeigen an denselben alten Stellen und wissen Sie was? Es bewerben sich immer wieder dieselben Kandidaten. Vielleicht ist es an der Zeit, Ihr Netz weiter auszuwerfen. Zwar erfordern einige Stellen lokale Kandidaten (wie Polizei und Feuerwehr), aber die meisten tun dies nicht. Wenn Sie Ihr Netz weiter auswerfen, erhalten Sie einen größeren Bewerberpool. Und mehr Auswahl ist immer besser als weniger. Wenn Sie sich für eine größere Vielfalt an Bewerbern öffnen, können Sie auch Ihre Belegschaft mit einem breiteren Spektrum an Fähigkeiten, Erfahrungen und Sichtweisen diversifizieren.
Heutzutage suchen Bewerber selten in der Lokalzeitung nach einem Job. Es ist großartig, offene Stellen auf Ihrer Website zu veröffentlichen, aber nur, wenn die Leute zur richtigen Zeit auf Ihre Seite stoßen. Sie benötigen andere Websites, um Besucher auf Ihre Website, Ihre Facebook-Seite, Ihre Twitter- und LinkedIn-Konten zu leiten, und zwar zum richtigen Zeitpunkt. Die Verwendung eines Systems zur Erfassung von Lebensläufen ist genau das, was Sie brauchen, um Ihre Optionen bei der Besetzung einer bestimmten Stelle zu erweitern oder um bei Massen Einstellungen ein hohes Volumen zu erreichen.
Sie suchen hochqualifizierte Mitarbeiter? Schalten Sie Anzeigen in den Fachzeitschriften, die diese lesen. Sie suchen Bewerber für Einstiegspositionen? Wenden Sie sich an Gemeindegruppen oder Einrichtungen, die mit Menschen mit Behinderung, Obdachlosen oder anderen bedürftigen Personen arbeiten. Indem Sie für alle Ihre ausbildungsfähigen Positionen Beziehungen zu diesen Gruppen aufbauen, können Sie Ihren Personalpool stärken und sich dabei gut fühlen.
3. Widerstand gegen Technologie
Bringen Sie Ihre Kleidung immer noch zum Fluss, um sie auf den Felsen zu waschen? Hängen Sie Ihre Unterwäsche zum Trocknen über Sträucher? Natürlich nicht: Es gibt eine bessere Methode, und es wäre dumm, sie nicht zu nutzen. Das Gleiche gilt für die Auswahl von Bewerbern. Sich durch einen Berg von Lebensläufen zu wühlen, ist absolut prähistorisch. Jede E-Mail auszudrucken, die Sie erhalten, verschwendet Zeit und Ressourcen. Sie wissen genau, wonach Sie suchen. Der nächste Schritt sollte darin bestehen, die besten Bewerber herauszusuchen, anstatt einen Lebenslauf nach dem anderen zu lesen, der „nicht Ihren Anforderungen entspricht, aber sehr lernbegierig ist“.
Der Einsatz von Bewerbermanagementsystemenwirft nicht nur ein breites Netz aus, um Bewerber zu gewinnen, indem es den Traffic direkt auf Ihre Stellenanzeige lenkt, sondern es filtert auch sofort die besten Kandidaten heraus. Anstatt eine Aktentasche voller Lebensläufe mit nach Hause zu schleppen, um sie zu lesen (das haben wir alle schon einmal gemacht), können Sie direkt mit der Planung von Telefon- und persönlichen Vorstellungsgesprächen beginnen und die Stelle besetzen. Das ist nicht nur clever, sondern auch kostengünstig und schont Ihren Rücken.
4. Das Telefoninterview überspringen
Vorabgespräche, beispielsweise ein zehnminütiges Telefonat, sind entscheidend für eine optimale Zeitplanung. Der Lebenslauf sieht zwar gut aus, enthält jedoch nicht immer alle wichtigen Informationen. Darin wird vielleicht angegeben, dass der Bewerber „ausgezeichnete Englischkenntnisse“ für die Stelle im Callcenter hat, aber nur ein Telefoninterview kann bestätigen, dass dies auch tatsächlich zutrifft. Die Notwendigkeit eines zweisprachigen Bewerbers kann nur per Telefon überprüft werden. Einige Bewerber geben wichtige Informationen wie ihre Gehaltsentwicklung nur bei einem Telefonat preis, andere sind möglicherweise nicht mehr verfügbar oder interessiert. Auch wenn das Telefoninterview für Bewerber vielleicht kein beliebter Schritt ist, ist es für Personalvermittler sehr hilfreich, um die Zeit zu optimieren, die Sie für jedes Vorstellungsgespräch mit jedem Bewerber aufwenden.
5. Zu viele Köche
Selbst wenn Sie einen Koch einstellen, gilt: Zu viele Köche verderben den Brei. Bewährte Vorgehensweise: Begrenzen Sie die Anzahl der Bewerber und Interviewer auf ein Minimum. Wenn Sie eine einzige Stelle besetzen, gilt: Je mehr Bewerber Sie sehen, desto leichter vergessen Sie, wer was gesagt hat und wie sich die einzelnen Bewerber präsentiert haben. Und nein, Sie dürfen keine Fotos von ihnen machen, um sich zu merken, wer wer ist – die EEOC würde sich darüber sehr freuen!
Für eine einzelne Stelle sollten Sie die fünf besten Bewerber einladen. Entscheiden Sie, wer wirklich am Bewerbungsgespräch teilnehmen muss: wann Sie diese Personen benötigen und wie Sie ihre Beiträge dokumentieren können. Ihr Ziel ist es, den Bewerber effizient durch den Prozess zu führen, sicherzustellen, dass alle Stimmen gehört werden, und dabei niemandes Zeit zu verschwenden.
Viele Unternehmen lassen die Personalabteilung die ersten Vorstellungsgespräche führen und leiten die Kandidaten weiter, die in die engere Auswahl kommen. Einige lassen die Abteilungsleiter von Anfang an ihre eigenen Einstellungen verwalten. Unabhängig vom Verfahren ist es wichtig, die Anzahl der Vorstellungsgespräche überschaubar zu halten. Der Personalverantwortliche spielt eine entscheidende Rolle, aber sind auch Kollegen in den Prozess eingebunden? Eine Gruppe von Personen, von denen einige keine einzige Frage stellen, zum ersten Vorstellungsgespräch einzuladen, ist nicht nur eine Verschwendung von Ressourcen, sondern kann auch Bewerber einschüchtern und den Eindruck vermitteln, dass Sie in einem Gremium entscheiden.
Denken Sie auch daran, dass Personen, die am Bewerbungsgespräch beteiligt sind, ohne entsprechende Schulung die Tür für unangemessene oder sogar illegale Fragen öffnen. „Oh, wie viele Kinder haben Sie?“ ist für normale Mitarbeiter ein Eisbrecher – für den Personalmanager ist es ein Albtraum. Halten Sie es einfach und effizient.
6. Reden statt zuhören
Sie haben die besten Bewerber für Vorstellungsgespräche ausgewählt. Sie haben ihnen die Stellenbeschreibung geschickt, in der Hoffnung, dass sie diese lesen und kluge Fragen zum Job und zum Unternehmen stellen werden. Sie planen einen Marathon-Tag mit Vorstellungsgesprächen. Jetzt seien Sie still. Ja, genau, seien Sie still. Die meisten Interviewer reden zu viel und stellen die richtigen Fragen auf die falsche Art und Weise.
„Wie Sie in der Stellenbeschreibung gesehen haben, brauchen wir jemanden, der xyz gemacht hat, haben Sie das?“ Diese Frage ruft eine Ja/Nein-Antwort hervor – nicht gerade aufschlussreich. Offene Fragen zu stellen – „Erzählen Sie mir von Ihren Erfahrungen mit xyz ...“ erfordert eine durchdachte Antwort, die Ihnen nicht nur Einblicke in den Hintergrund des Bewerbers gibt, sondern ihm auch die Möglichkeit bietet, über sich selbst zu sprechen und sich zu offenbaren. Wenn es zu einer unangenehmen Stille kommt, lassen Sie es einfach so. Bitten Sie den Bewerber, sich einen Moment Zeit zu nehmen, um über seine Antwort nachzudenken. Er wird versuchen, die Stille zu füllen, und Sie erhalten viel mehr Informationen, als Sie sonst bekommen würden. Die Aufgabe eines Interviewers besteht darin, Fragen zu stellen, die zu einer ausführlichen, detaillierten Antwort führen. Im Durchschnitt sollten Sie etwa 20 Prozent der Zeit sprechen und 80 Prozent zuhören.
7. Nicht überprüfen der Referenzen
Auf dem Papier sehen sie großartig aus, im Vorstellungsgespräch wirkten sie, als gehörten sie nicht nur zum Unternehmen, sondern wollten es auch bekannt machen. Alle, die am Einstellungsprozess beteiligt sind, sind voller Vorfreude auf ihren Arbeitsbeginn – eine Willkommensparty ist bereits in Planung. Aber sind sie wirklich so, wie sie scheinen? Manche Menschen präsentieren sich im Vorstellungsgespräch so gut, dass man sich fragt, ob sie dadurch so gut geworden sind, weil sie es so oft gemacht haben. Andere haben nicht die Fähigkeit, sich selbst zu „verkaufen“, aber sie haben die Fähigkeiten, um ihre Arbeit zu erledigen.
Unabhängig davon, ob es sich um herausragende Bewerber oder um Mauerblümchen handelt, die darauf warten, sich zu entfalten, ist es von entscheidender Bedeutung, zu überprüfen, ob sie wirklich die sind, die sie vorgeben zu sein, und ob sie wirklich das geleistet haben, was sie behaupten. Von Einsteigern, die ihre (geringe) Erfahrung übertreiben, bis hin zu hochrangigen Mitarbeitern, die ihre Leistungen aufblähen – „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“ lautet das Dogma der Personalabteilung.
Vor vielen Jahren, als ich als Personalvermittler in der Personalabteilung anfing, sagte mir ein Mentor: „Zehn Jahre nach ihrem Abschluss ist der Abschluss einer Person bedeutungslos: Entweder hat sie die Arbeit gemacht, für die sie ausgebildet wurde, was bedeutet, dass ihre Erfahrung ihren Abschluss übertrumpft, oder sie hat es nicht getan, was ihren Abschluss nutzlos macht. Aber so oder so müssen Sie überprüfen, ob sie ihn tatsächlich haben und ob alles andere, was sie behaupten, auch stimmt.“ Ich kann gar nicht zählen, wie oft mich diese Worte davor bewahrt haben, große Fehler bei der Einstellung von Mitarbeitern zu begehen.
Manche nennen es harmloses Schummeln, andere nennen es Prahlerei, aber in Wirklichkeit ist es einfach nur Lügen. Ich hatte einmal einen Kandidaten für eine sehr spezielle wissenschaftliche Position, der wochenlange Vorstellungsgespräche mit Bravour bestanden hatte – er war ein sicherer Kandidat. Der letzte Schritt war die Überprüfung seiner Referenzen, bevor sein Angebotsschreiben erstellt wurde. Kein Problem, dachte ich. Bis ich versuchte, seine Ausbildung zu überprüfen: Seine Universität bestritt nicht nur, dass er einen Master-Abschluss hatte, sondern teilte mir auch mit, dass er vor über einem Jahrzehnt sein Studium abgebrochen hatte. Als ich den Bewerber damit konfrontierte, gab er zu, dass er gelogen hatte. Noch schockierender war jedoch seine Bemerkung: „Sie sind der erste Mensch, der das jemals überprüft hat.“ Er hatte über 10 Jahre lang in diesem Bereich gearbeitet und dabei vorgegeben, den Abschluss zu haben!
Warum eine Beziehung mit jemandem eingehen, dem man nicht vertrauen kann? Die Überprüfung aller Referenzen ist notwendig, um die bestmögliche Wahl zu treffen.
Wenn Sie diese häufigen Fehler bei der Einstellung vermeiden und sich auf Ihr eigenes Gespür und Ihr Know-how verlassen, können Sie hoffentlich langfristige, für beide Seiten vorteilhafte Arbeitsbeziehungen mit Ihren neuen Mitarbeitern aufbauen. Viel Erfolg!
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.
