Automatisierung von Versicherungsabläufen: Von manuellen Prozessen zu optimierten Arbeitsabläufen und umsetzbaren Erkenntnissen

Das Prozessmanagement ist nicht nur eine weitere Backoffice-Funktion – es ist ein zentraler strategischer Treiber des Versicherungsgeschäfts. Die Risikobewertung und die Anlage von Prämien mögen Schlagzeilen machen, aber die Fähigkeit, Schadenprozesse effizient zu verwalten, ist es, was wirklich die Rentabilität und Widerstandsfähigkeit beeinflusst.

Und die Risiken steigen weiter. Haftungsansprüche nehmen nicht langsam zu – in den USA sind sie in den letzten zehn Jahren um ~57 % zugenommen, angetrieben durch steigende Prozesskosten. Da Rechtskosten zu einem Top-Risiko werden, können Sie es sich nicht leisten, dass die juristischen Personen in Ihrem Unternehmen isoliert oder ohne Transparenz arbeiten.

Das Besondere an Versicherungen ist, dass der Rechtsbereich nicht an einem Ort angesiedelt ist. Die meisten Versicherer betreiben tatsächlich drei verschiedene Organisationen mit jeweils unterschiedlichen Aufgaben, Arbeitsabläufen und technologischen Anforderungen. Zusammen bilden sie ein Rechtsökosystem, das in keiner anderen Branche seinesgleichen hat.

• Unternehmensrecht, wo die Transparenz der Ausgaben und regulatorische Risiken im Vordergrund stehen.
• Die MitarbeiteranwälteDie internen Anwaltskanzleien sind mit der Bearbeitung einer großen Anzahl von alltäglichen Schadensfällen beauftragt.
• Schadensersatzklagen, bei denen hochkarätige Angelegenheiten ausgelagert werden und jede einzelne Ausgabenposition genauestens geprüft wird.

Für die meisten Versicherer besteht die eigentliche Herausforderung nicht nur in der Automatisierung, sondern auch darin, diese Daten und Teams miteinander zu verbinden. Ohne kompatible Systeme ist die Transparenz in Bezug auf Rechtsstreitigkeiten und Schadenersatzforderungen des Unternehmens begrenzt. Die Teams verbringen Stunden damit, Daten zwischen den Systemen abzugleichen – ein Prozess, der die Berichterstellung verlangsamt, Fehler erhöht und die Gesamtanalyse trübt.

Lassen Sie uns einen Blick auf die Herausforderungen und Chancen werfen, denen jeder Einzelne im Zusammenhang mit der Automatisierung von Versicherungsprozessen (und einer besseren Transparenz zwischen den Teams!) gegenübersteht. 

Unternehmensrecht: Von fragmentiert zu einheitlich

Wenn Rechtsstreitigkeiten, regulatorische Risiken und Transaktionen auf Ihrem Schreibtisch landen, ist das Letzte, was Sie brauchen, ein Labyrinth aus isolierten Systemen. Doch genau das ist die Situation, in der sich viele Rechtsabteilungen von Unternehmen befinden – sie haben keinen Überblick über Ausgaben, Risiken oder Ergebnisse.

Die starke Abhängigkeit von externen Beratern verschärft das Problem nur noch: Die Ausgaben können schnell in die Höhe schnellen, und ohne Transparenz ist es nahezu unmöglich, Risiken in Echtzeit zu managen. Moderne Plattformen für das Fallmanagement und die elektronische Rechnungsstellung verändern diese Situation. Durch die Vereinheitlichung der Abläufe in den Bereichen Recht, Schadensfälle und interne Rechtsberatung erhalten CLOs endlich die Einblicke, die sie benötigen, um das Unternehmen zu schützen und die Kosten zu kontrollieren.

Rechtsberater: Anwaltskanzlei Disziplin, Versicherungsskala

Keine andere Branche betreibt eigene Anwaltskanzleien wie die Versicherungsbranche. Die Teams der internen Rechtsberater bearbeiten eine enorme Anzahl von Verteidigungsfällen mit hohem Volumen und geringer Komplexität – darunter Autounfälle, Stürze und alles dazwischen.

Der Druck ist unerbittlich: Hohe Durchsatzraten aufrechterhalten, Qualität gewährleisten und dabei mit einer Fluktuation umgehen, die Konsistenz zu einer täglichen Herausforderung macht. Aus diesem Grund erfordern die Abläufe in der Rechtsberatung eine andere technologische Grundlage als die Unternehmensrechtsabteilung oder die Prozessabteilung. Standardisierte Fallbearbeitung, Dokumentenautomatisierung und intuitive Arbeitsabläufe ermöglichen es diesen Teams, mit der Sorgfalt einer Anwaltskanzlei zu arbeiten und gleichzeitig die Transparenz und Analysen zu liefern, die erforderlich sind, um mit der Prozessabteilung und der Unternehmensrechtsabteilung auf Augenhöhe zu bleiben.

Rechtsstreitigkeiten: Kontrolle über hohe Ausgaben

Wenn Fälle zu komplexen, hochkarätigen Angelegenheiten eskalieren, übernimmt ein externer Anwalt. Aber bei einem jährlichen Umsatz von Hunderten von Millionen (manchmal sogar Milliarden) Dollar wird jede Rechnung genauestens geprüft.

Führende Akteure im Bereich Schadenregulierung wissen, was auf dem Spiel steht: Ein einziger unkontrollierter Fall kann sich auf die gesamte Finanzleistung auswirken. Aus diesem Grund ist die verwaltete Rechnungsprüfung (Managed Bill Review, MBR) – sowohl die Echtzeitprüfung als auch die rückwirkende Überprüfung nach der Regulierung – unverzichtbar geworden. Durch die Möglichkeit, Gebühren Zeile für Zeile zu bewerten, gewinnen Versicherer Verhandlungsmacht, Vorhersagbarkeit bei Prognosen und die Gewissheit, dass die Ausgaben tatsächlich den Ergebnissen entsprechen.

Das Thema ist dasselbe: Effizienz, Vorhersagbarkeit und Transparenz in einer von Risiken geprägten Branche. Automatisierung und Analytik sind nicht nur operative Verbesserungen – sie sind der Wettbewerbsvorteil gegenüber: 

• Zu viele Systeme, die nicht miteinander kommunizieren, sodass Sie keinen Überblick über Ausgaben oder Ergebnisse haben.
  
• Hohe Fluktuation in den Teams der Rechtsberater, was es schwierig macht, Kontinuität zu wahren.
  
• Die Rechnungen externer Anwälte steigen immer weiter, und es gibt nur begrenzte Möglichkeiten, sie wirksam anzufechten oder zu prüfen.
  
• Manuelle, sich wiederholende Prozesse, die die Zeit der Anwälte beanspruchen und die Lösung verzögern.

Eine Reise, auf der sich viele Versicherer bereits befinden

Die Entwicklung eines führenden Transportunternehmens zeigt, wie sich die Transformation Schritt für Schritt vollzieht:

• Ausgangspunkt: Home Office Legal
  Zunächst modernisierten sie das Fallmanagement für das Home Office Litigation Team. Durch isolierte Systeme war es nahezu unmöglich, einen klaren Überblick über die Abläufe zu erhalten, und manuelle Arbeit verlangsamte alles.
• Phase Zwei: Automatisierung von Arbeitsabläufen
  Als Nächstes leitete das Legal Innovation Team eine Abkehr von unflexiblen Systemen ein, die bei jeder Änderung den Eingriff eines Anbieters erforderten. Durch die Umstellung auf konfigurierbare Workflow-Automatisierung erhielten sie die Kontrolle zurück und konnten Integrationsprobleme beseitigen.
• Ausweitung auf den gesamten Rechtsbereich
  Mit zunehmender Dynamik erweiterten sie die vernetzten Plattformen auf das gesamte Rechtsabteilungsteam im Homeoffice und fügten Hosting und neue Umgebungen hinzu, um umfassendere Abläufe zu unterstützen.
• Rechtliche Transformation vor Ort
  Der Durchbruch gelang, als die Mitarbeiter der Rechtsabteilung, die Tausende von Fällen mit geringer Komplexität bearbeiteten, veraltete Tools durch moderne Fallmanagement-, Automatisierungs- und Dokumentenerstellungslösungen ersetzten. Dadurch wurden die Prozesse sofort standardisiert und die Einreichung von Dokumenten für Tausende von Benutzern beschleunigt.
• Ausblick
  Jetzt planen sie die nächste Welle: elektronische Rechnungsstellung sowohl für die Rechtsabteilung im Homeoffice als auch für Außendienstmitarbeiter, Verwaltung der Rechnungsprüfung für Rechtsstreitigkeiten mit hohem Streitwert und möglicherweise eine Ausweitung auf umfassendere GRC- und HR-Compliance.

Dieser Weg ist nicht einzigartig. Er spiegelt wider, wie viele Versicherer an die Transformation herangehen: Sie beginnen mit einem Brückenkopf, beweisen den Wert und expandieren dann über die gesamte Triade hinweg.

Warum es funktioniert

Versicherungsunternehmen sind bereits auf Analysen ausgerichtet – Versicherungsmathematiker modellieren Risiken seit einem Jahrhundert. Diese DNA ist auch der Grund, warum die Branche schneller als erwartet auf Automatisierung und prädiktive Erkenntnisse setzt.

• Automatisierung beseitigt repetitive Arbeiten, die den Durchsatz beeinträchtigen.
• Fortschrittliche Analysen helfen Versicherern zunehmend dabei, Ressourcen zuzuweisen und Kosteneinsparungen zu identifizieren.
• Standardisierte Systeme reduzieren den Aufwand bei Fluktuation und Einarbeitung.
• Rechnungsprüfung sorgt dafür, dass die Ausgaben für externe Rechtsberater unter Kontrolle bleiben, bevor sie zu einem Risiko für die Reputation werden.

Ganz zu schweigen davon, dass die Technologiebudgets rapide steigen – 61 % der General Counsel geben an, dass sie für 2025 eine erneute Erhöhung ihrer Budgets um durchschnittlich 5 % erwarten. Darüber hinaus rechnen General Counsel für 2025 mit einer Ausgaben für Technologie um 44 % steigen. Steigende Budgets helfen jedoch nur, wenn die Ausgaben zielgerichtet, integriert und vorausschauend sind.

Für Versicherungsunternehmen ist Modernisierung keine Option, sondern eine Notwendigkeit. Die Frage ist nur, wie schnell Sie die Effizienz, Widerstandsfähigkeit und Wettbewerbsvorteile nutzen können, die die Automatisierung heute ermöglicht. 

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