Viele Beiträge in diesem Blog setzen voraus, dass Sie bereits über grundlegende Kenntnisse der wichtigsten Funktionen von HotDocs verfügen. Die Beiträge der Reihe „Zurück zu den Grundlagen“ richten sich jedoch speziell an diejenigen unter Ihnen, die HotDocs noch nicht kennen, und behandeln die grundlegenden Funktionen, die Sie kennen sollten.
Eine HotDocs-Vorlage ist ein Muster oder eine Vorlage für Ihre Dokumente. Sie hilft Ihnen dabei, schnell und einfach benutzerdefinierte Dokumente zu erstellen, indem Sie einen einfachen Frage-Antwort-Prozess durchlaufen, anstatt jedes Mal von vorne anzufangen oder ein altes Dokument zu bearbeiten. Eine HotDocs-Vorlage wird mit HotDocs Developer in Ihrem Textverarbeitungsprogramm erstellt und spart Ihnen Zeit und Geld , da sie den Prozess der Dokumentenerstellung erheblich vereinfacht.
Nehmen wir beispielsweise an, Sie arbeiten in der Personalabteilung und müssen Arbeitsverträge für eine Gruppe neuer Mitarbeiter Ihres Unternehmens erstellen. Sie könnten jedes Dokument einzeln erstellen ... oder Sie erstellen eine HotDocs-Vorlage und verwenden diese Vorlage, um auf viel schnellere und einfachere Weise eine unbegrenzte Anzahl von Arbeitsverträgen zu erstellen.
Ein Teil Ihrer Vorlage könnte etwa so aussehen:
Jedes farbige Textfeld ist eine Variable, die während des Vorstellungsgesprächs ausgefüllt wird. Wenn Sie bereit sind, die Arbeitsverträge auszufüllen, füllen Sie einfach die HotDocs-Interviewfragen wie folgt aus:
Wenn Sie fertig sind, generiert die Vorlage ein fehlerfreies Dokument, das im Originalformat (Word, WordPerfect oder PDF) gespeichert, bearbeitet, gedruckt, per E-Mail versendet, an ein Dokumentenmanagementsystem gesendet usw. werden kann. Dank Ihrer HotDocs-Vorlage müssen Sie nicht mehr alle Geschlechtspronomen manuell ändern, sicherstellen, dass die Datumsangaben das richtige Format haben, und überprüfen, ob alle richtigen Absätze enthalten sind. Und Sie werden definitiv keine Stunden mehr mit Korrekturlesen und Bearbeiten verbringen.
Aber es kommt noch besser: Wenn Sie bereits alle Mitarbeiterdaten in einer Datenbank gespeichert haben, kann Ihre HotDocs-Vorlage eine Verbindung zu dieser Datenbank herstellen und das Vorstellungsgespräch automatisch ausfüllen. Sie können auch alle eingegebenen Antworten speichern und später wiederverwenden, um neben dem Arbeitsvertrag viele weitere Dokumente zu erstellen, beispielsweise Angebotsschreiben, Versicherungsanträge und vieles mehr.
Um mehr über HotDocs-Vorlagen und ihre Funktionsweise zu erfahren, sehen Sie sich unser kostenloses Webinar „Einführung in HotDocs“ an.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
