Auf welche Merkmale sollte ein Rechts- oder Compliance-Team oder ein Technologieeinkäufer bei den verschiedenen Lösungen achten, die Bestandteil einer wirksamen Datenschutz- und Information Governance-Initiative sein sollten?

Die heutigen Anforderungen an die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen werden immer alltäglicher und komplexer, so dass Unternehmen Softwarelösungen in Betracht ziehen müssen, um den beispiellosen Anforderungen an Datensicherheit und Information Governance gerecht zu werden.

Neue Vorschriften und Normen werden weitgehend durch die öffentliche Reaktion auf Enthüllungen über Hacks, Datenlecks und andere Probleme im Zusammenhang mit Verbraucherdaten vorangetrieben. Dieser öffentliche Druck ist ein globaler Trend und hat eine wachsende Nachfrage nach Transparenz und Rechenschaftspflicht der Unternehmen in Bezug auf die Art und Weise, wie Daten gesammelt, gespeichert, abgerufen und verwendet werden, ausgelöst.

  • Auch nach GDPR, fühlen sich 45 % der EU-Bürger immer noch nicht sicher in ihre Privatsphäre im Internet.
  • 59 % der britischen Verbraucher waren skeptisch der Verwendung von Kundendaten durch Unternehmen im Jahr 2019 skeptisch gegenüber. 46 % gaben an, dass sie im Falle eines falschen Umgangs eines Unternehmens mit Daten nicht mehr bei diesem Unternehmen kaufen würden.
  • 62 % der US-Verbraucher sind der Meinung, dass ihre persönlichen Daten heute weniger sicher sind, dass das Sammeln von Daten mehr Risiken als Vorteile mit sich bringt und dass es nicht möglich ist, durch den Alltag zu gehen, ohne überwacht zu werden.

Die Wahl der richtigen Datenschutzsoftware für Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen ist eine entscheidende Aufgabe. Das richtige Produkt wird Ihnen helfen, die Kosten für die Nichteinhaltung von Vorschriften zu senken und die Anzahl der Vorfälle zu verringern. Gleichzeitig wird der Zeitaufwand für die Verwaltung der wachsenden Datenmenge, der Dokumentation, der Bescheinigungen und anderer Aufgaben, die mit einem modernen Compliance-Programm verbunden sind, reduziert.

Umgang mit komplexen Compliance-Fragen

Wo die Einhaltung von Vorschriften kompliziert wird - und es wird nicht einfacher werden einfacher für Unternehmen, die auf mehreren Märkten tätig sind, kann Software Unternehmen helfen, die in verschiedenen Ländern tätig sind oder die ein Datenschutzprogramm benötigen, das über eine einfache Datenschutzrichtlinie hinausgeht. Die besten Softwarelösungen bewältigen ein hohes Volumen an komplexen Datenschutzmanagement-Aktivitäten und sind einfach zu bedienen.

Aber zuerst? Um die richtige Wahl unter den konkurrierenden Softwarelösungen zu treffen, müssen Sie Ihre Verpflichtungen, die Branchenstandards und die Daten, die Sie sammeln, wie Sie sie sammeln und wie sie gespeichert werden, genau kennen. Diese Faktoren sind ausschlaggebend für die Entscheidung, welche Art von Software Sie benötigen, um die besonderen Herausforderungen Ihres Unternehmens zu bewältigen.

Worauf ist bei Datenschutzsoftware zu achten?

Es gibt keine Einzellösung, die den Datenschutzanforderungen eines jeden größeren Unternehmens gerecht wird, denn diese Anforderungen reichen von technischen bis hin zu menschlichen Faktoren, von der Überwachung bis hin zum Betrieb. Käufer werden einzelne Produkte mit verschiedenen Funktionen evaluieren müssen, um verschiedene Aspekte des Datenschutzes und der Information Governance abzudecken.

In dieser Reihe von Beiträgen werden wir die wichtigsten Merkmale und Vorteile untersuchen, auf die Sie bei Produkten achten sollten, die unbedingt gehören in die Suite der Datenschutzlösungen für Ihr Unternehmen gehören.

Black Hat Dreistigkeit: Im Jahr 2019 wurde eine Sammlung von 2,7 Milliarden Identitätsdatensätzen, bestehend aus 774 Millionen eindeutigen E-Mail-Adressen und 21 Millionen eindeutigen Passwörtern, zum Verkauf im Internet veröffentlicht.

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Auswahl der Software für die Richtlinienverwaltung

Die Grundlage eines soliden Datenschutzprogramms bilden Richtlinien und Verfahren, die auf der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften beruhen und in die ein Mechanismus zur Rechenschaftslegung eingebettet ist, um die Einhaltung der Vorschriften durch die Mitarbeiter zu fördern.

Schließlich sind die Mitarbeiter Ihr größter Risikofaktor: Laut Gartner gehen 59 % der Datenschutzvorfälle auf die eigenen Mitarbeiter eines Unternehmens zurück.

Unternehmen müssen einen effektiven Rahmen für das Richtlinienmanagement schaffen, der schlüsselfertige Prozesse bietet, die Zeit, Geld und Frustration sparen und Rechtsstreitigkeiten und Rufschädigung aufgrund von Richtlinienverstößen vermeiden oder verringern können. Mit der richtigen Software für das Richtlinienmanagement ist das viel leichter möglich.

Nach welchen Fähigkeiten sollten Sie suchen?

  • Eine gute Softwarelösung für das Richtlinienmanagement bietet vor allem mehrere und aktuelle Vorlagen für unterstützende Dokumente , damit Ihre Mitarbeiter die für ein Datenschutzprogramm erforderlichen Dokumente erstellen können. Die Automatisierung des Erstellungs- und Aktualisierungsgenehmigungsprozesses für Richtlinien und Verfahren hilft, Verzögerungen im Arbeitsablauf zu vermeiden.
  • Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter die Richtlinien und Verfahren verstehen, aber die Informationsflut kann ein großes Hindernis sein, wenn es darum geht, dass die Mitarbeiter sich regelkonforme Verhaltensweisen aneignen. Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die Informationen erhalten, die sie benötigen, um die Vorschriften einzuhalten, besteht darin, die richtigen Segmente Ihrer Belegschaft mit den Informationen zu versorgen, die für jeden von ihnen geeignet sind, und zwar in der richtigen Sprache.

Jonathan Spira, CEO und Chefanalyst von Basex, einem Forschungsunternehmen für die Wissensökonomie, sagte, dass die Informationsüberlastung die US-Wirtschaft jährlich mindestens 900 Milliarden Dollar in Form von verringerter Mitarbeiterproduktivität und verminderter Innovation kostet. Die besten Tools für die Richtlinienverwaltung ermöglichen eine gezielte Verteilung von Informationen und bieten den Endbenutzern die Möglichkeit, Richtlinien bei Bedarf einfach abzurufen.

  • Die richtige Lösung sollte es Ihnen ermöglichen, die Bescheinigungen innerhalb Ihres Programms zu verfolgen und alle erforderlichen Änderungen vorzunehmen, um die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern.
  • Darüber hinaus wird die Möglichkeit, die Berichterstattung zu automatisieren , um frühzeitige Risikobewertungen und Reaktionen zu ermöglichen, die Anzahl und die Kosten von Verstößen gegen die Vorschriften verringern.
  • Die Benutzerfreundlichkeit steht praktisch an erster Stelle, so dass sowohl Administratoren als auch Mitarbeiter in der Lage sind, mit der Lösung mit minimaler (oder gar keiner) Schulung zu arbeiten. Dies ist wichtig, da die meisten Mitarbeiter Schwierigkeiten mit Datenschutz- und Cybersicherheitsfragen haben. 75 % der Befragten hatten in einer Umfrage Schwierigkeiten, bewährte Verfahren in diesen Bereichen zu verstehen, und stuften sie als "Anfänger" oder "Risiko" ein.

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