Ihr Unternehmen ist ein sich ständig weiterentwickelndes Gebilde. Verschiedene bewegliche Teile beeinflussen Veränderungen, schaffen Möglichkeiten für Fortschritt und unterstützen das Wachstum. Bei der Entwicklung eines Business Continuity Plans (BCP) für Unternehmen müssen diese beweglichen Teile die Veränderungen widerspiegeln. Unabhängig davon, ob Veränderungen durch Umstrukturierungen der Belegschaft, Übernahmen oder Mitarbeiterfluktuation bedingt sind, muss ein BCP jährlich überprüft werden.
Ungeachtet der Planüberprüfungen übersehen einige Unternehmen jedoch nach wie vor die häufigsten eklatanten Lücken in ihren BCPs, die zu erheblichen Verlusten führen können. Unsere Experten, die mit Hunderten von Organisationen zusammengearbeitet und unzählige Wiederherstellungsmaßnahmen koordiniert haben, zeigen die häufigsten Lücken in den Business-Continuity-Plänen von Unternehmen auf.
Unklare Definition des Erfolgs der Notfallwiederherstellung und Planung durch das Management
Eine Kosten-Nutzen-Analyse der Geschäftskontinuität kann Herausforderungen mit sich bringen.
Das Management kann ein „Was-wäre-wenn“-Szenario außer Acht lassen, sofern keine bestimmten Regeln und Vorschriften zu befolgen sind. Die Entscheidungsfindung von Unternehmensführern basiert auf soliden Finanzdaten, die den Abteilungen, Stakeholdern und dem Geschäftsergebnis zugutekommen.
Die Umsetzung eines Business-Continuity-Plans für Unternehmen ist immer mit einer gewissen Unsicherheit verbunden. Die Vorteile, die sich aus den BC-Planungsbemühungen ergeben, sind jedoch ständig im Wandel begriffen und wirken sich auf zahlreiche Abteilungen und Betriebsabläufe aus.
Aus diesem Grund ist es unerlässlich, Führungskräften detaillierte Analysen zur Verfügung zu stellen, die die Auswirkungen verschiedener Betriebsunterbrechungen abdecken. Branchenberichte liefern überzeugende Argumente, die Unternehmensleiter davon überzeugen und dazu ermutigen, einen BCP zu implementieren.
Sich auf einen einzigen Anbieter/eine einzige Strategie als ultimative BCDR-Lösung verlassen
Sich auf einen einzigen Anbieter oder eine einzige Strategie als „Einmalige Lösung“ zu verlassen, ist zum Scheitern verurteilt.
Wenn ein Unternehmen für seine gesamte Belegschaft auf einen Homeoffice-Plan setzt, ist dies höchstwahrscheinlich ein Single Point of Failure für ein solches Unternehmen.
Unsere Experten haben Fälle erlebt, in denen ein Unternehmen nicht über genügend Lizenzen verfügte, damit seine Mitarbeiter remote auf ihre Projekte zugreifen konnten. Wie viele Ihrer Mitarbeiter nehmen außerdem ihre Laptops mit nach Hause? Wenn der Zugang zu Ihrem Gebäude beeinträchtigt wäre, wären diejenigen Mitarbeiter, die ihre Arbeitsgeräte im Büro gelassen haben, vom Geschäftsbetrieb abgeschnitten. Weitere erhebliche Nachteile der Arbeit von zu Hause aus sind Sicherheitsbedenken und mangelnde Produktivität.
Durch die Einrichtung von Redundanzen in Bezug auf Anbieter oder Notfallstrategien können Unternehmen Risiken minimieren und den ROI verbessern. Wenn Ihr Anbieter Managementveränderungen oder eine Krise durchläuft, kann Ihr Unternehmen problemlos den Anbieter wechseln oder einen Notfallplan umsetzen, ohne dass dabei Komplikationen auftreten.
Aus diesem Grund kann eine Lieferanten-Checkliste für kritische Dienstleistungen bei der Planung und Bewertung der Geschäftskontinuität eine wichtige Stütze sein. Dazu kann auch die Sorgfaltspflicht für wesentliche Dienstleistungen gehören, auf die ein bestimmter Lieferant angewiesen ist. Das Ziel einer solchen Bewertung ist es nicht, die Verantwortung für einen Ausfall auf den Lieferanten zu übertragen. Es geht vielmehr darum, potenzielle Risiken im Zusammenhang mit dem Lieferanten abzuschätzen.
Es ist von Vorteil, Lieferanten anhand Ihrer bisherigen Erfahrungen zu schulen, da sie Ihre Partner bei der Kontinuitätsplanung sind.
Fehlende Tests und Schulungen zur Geschäftskontinuität in Unternehmen
Die Grenzen eines Business-Continuity-Plans und seiner Prozesse werden dem Management oft erst nach einer Betriebsunterbrechung bewusst. Planung und Schulungen helfen dabei, die Lücken in der Strategie zu schließen.
Ob es sich um eine Tabletop-Übung oder eine Simulationsübung handelt – durch das Testen der Geschäftskontinuität können Sie und Ihre Mitarbeiter üben, wie Sie mit einer Notfallsituation umgehen. Außerdem hilft es dabei, Lücken im Plan zu finden, um zu erkennen, wo Verbesserungsbedarf besteht.
Ein häufiges Problem, das wir im Laufe der Jahre beobachtet haben, ist, dass Unternehmen zwar einen Plan haben, aber regelmäßige Tests nicht als Priorität betrachten. Durch diese Vernachlässigung gerät Ihr BCDR-Plan unter anderen, befriedigenderen Dingen wie Gewinnen in Vergessenheit.
Wir empfehlen Ihnen, sich mindestens einmal im Jahr die Zeit zu nehmen, Ihren BCDR-Plan gründlich zu testen, damit Sie Risiken mindern können, bevor tatsächlich eine Katastrophe eintritt.
Fehlender Notfallkommunikationsplan/-software
Der Erfolg Ihres Notfallplans hängt auch von der zeitnahen Kommunikation zwischen allen Mitgliedern des Notfallteams und den übrigen Mitarbeitern über die jeweiligen Zuständigkeiten ab. Die Mitglieder des Notfallteams sollten hinsichtlich ihrer Aufgaben bei der Bewältigung der Krise angemessen geschult sein.
Das Fehlen jeglicher Kommunikationskanäle ist eine erhebliche Lücke in jedem Business-Continuity-Plan.
Durch die kontinuierliche Aktualisierung und Überprüfung Ihres Notfallmanagementplans kann sich Ihr Unternehmen an neue und aufkommende Bedrohungen anpassen. Die Einrichtung bestimmter Kommunikationswege, um alle Beteiligten im Notfall zu alarmieren, ist ebenfalls entscheidend für eine schnelle und effiziente Reaktion. Es ist schwierig, das Auftreten bestimmter Bedrohungen vorherzusagen. Wenn Ihr Notfallmanagementplan jedoch alle oben genannten Elemente enthält, sind Sie in der Lage, jede unerwartete Betriebsunterbrechung zu bewältigen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
