Es ist Montagmorgen. Ihr bester Finalist beginnt nächste Woche, und Ihr Anbieter für Hintergrundüberprüfungen meldet sich bei Ihnen: „Bei der Hintergrundüberprüfung ist etwas aufgefallen.“ Was nun? Die FAQs von Mitratech zur Überprüfung des Strafregisters führen Sie durch reale Situationen wie diese, die bei der Einstellung auftreten können.
Wenn es um Hintergrundüberprüfungen geht, wissen wir, dass Sie mehr als nur Definitionen benötigen, sondern praktische Antworten von Menschen, die sich in der Praxis bewährt haben. Mitratech hat fast 40 Jahre damit verbracht, Compliance- und HR-Technologie zu entwickeln, der mehr als 20.000 Organisationen weltweit vertrauen. Unsere AssureHire-Plattform führt 98 % der strafrechtlichen Hintergrundüberprüfungen in weniger als 30 Stunden durch und verfügt über integrierte Audit-Schutzmaßnahmen, die dafür sorgen, dass die Einstellung reibungslos und konform verläuft.
Das bedeutet, dass wir nicht raten müssen, was HR-Teams brauchen. Wir kennen die „Feuerwehreinsätze am Montagmorgen“, die Last-Minute-Angebote, die rechtlichen Prüfungen und die Herausforderungen im Zusammenhang mit der Kandidatenerfahrung.
Die folgenden FAQs sind keine abstrakten Erklärungen, sondern basieren auf echten Fragen, die uns Personalmanager, Personalvermittler und Compliance-Beauftragte täglich stellen. Ich gehe darauf ein, was bei der Suche nach Bezirken angezeigt wird, wie lange die Ergebnisse tatsächlich dauern, was die FCRA und die EEOC zulassen und wie man mit Unstimmigkeiten umgeht, ohne Angebote zu verzögern oder die Compliance zu gefährden.
Weitere Informationen:
Was ist eine Strafregisterüberprüfung?
Stellen Sie sich vor, Sie möchten einen Bewerber für eine Stelle einstellen, die den Zugang zu sensiblen Daten, die Arbeit mit Kindern oder den Umgang mit großen Geldsummen erfordert. Auf dem Papier sieht alles gut aus, aber was Sie nicht wissen, könnte Ihr Unternehmen einem Risiko aussetzen. Hier kommt die Überprüfung des Strafregisters ins Spiel.
Bei einer Strafregisterüberprüfung werden Aufzeichnungen aus verschiedenen Quellen – Bezirksgerichte, Datenbanken der Staatspolizei, Bundesgerichte und sogar Register für Sexualstraftäter – zusammengetragen, um ein klareres Bild der Vergangenheit einer Person zu erhalten. Anstatt sich auf die Angaben des Bewerbers zu verlassen, erhalten Arbeitgeber objektive Einblicke in mögliche Warnsignale wie Verurteilungen wegen schwerer Straftaten, Anklagen wegen Vergehen, anhängige Verfahren oder ausstehende Haftbefehle.
Der Umfang der bei einer Hintergrundüberprüfung angezeigten Informationen hängt von der Suche ab:
- Überprüfungen auf Kreisebene liefern oft die detailliertesten und aktuellsten Informationen.
- Staatliche Archive konsolidieren Aufzeichnungen aus verschiedenen Gerichtsbarkeiten.
- Datenbanken von Bundesgerichten können Straftaten wie Betrug, Unterschlagung oder andere „Wirtschaftsdelikte” kennzeichnen.
- Spezielle Listen wie Sexualstraftäterregister oder Beobachtungslisten sorgen für zusätzliche Transparenz.
Warum ist das wichtig? Weil es bei Hintergrundüberprüfungen nicht nur um die Einhaltung von Vorschriften geht, sondern auch um Schutz. Für Arbeitgeber helfen sie, Ansprüche wegen fahrlässiger Einstellung zu vermeiden, wenn ein Mitarbeiter später Schaden verursacht. Für Vermieter sorgen sie für sicherere Gemeinschaften. Und für Branchen wie das Gesundheitswesen, die Kinderbetreuung oder das Bildungswesen sind sie ein Schutz für die am stärksten gefährdeten Bevölkerungsgruppen.
Moderne Unternehmen nutzen Hintergrundüberprüfungssoftware (wie unser AssureHire), um den Prozess zu optimieren, Durchlaufzeiten zu verkürzen und menschliche Fehler zu minimieren. Diese Tools rufen nicht nur Daten ab, sondern überprüfen sie auch und gleichen sie mit mehreren Datenquellen ab, um ihre Richtigkeit sicherzustellen.
Kurz gesagt, bei einer Strafregisterüberprüfung geht es weniger darum, die Vergangenheit einer Person auszugraben, als vielmehr darum, heute fundierte und verantwortungsbewusste Entscheidungen zu treffen, sei es bei der Einstellung von Mitarbeitern, der Vermietung von Immobilien oder der Gewährung von Zugang zu sensiblen Bereichen.
Warum sind Strafregisterüberprüfungen wichtig?
Wenn Sie schon einmal im Personalwesen gearbeitet haben, wissen Sie, dass es bei der Einstellung von Mitarbeitern nicht nur darum geht, eine Stelle zu besetzen. Es geht darum, die Erfahrungen der Bewerber, den Druck der Vorgesetzten und die Zeitpläne in Einklang zu bringen und dabei auch Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen zu schützen. Die Überprüfung des Strafregisters ist nicht der glamouröseste Teil der Talentakquise, aber sie ist einer der Schritte hinter den Kulissen, die für einen reibungslosen Ablauf sorgen.
Vorstellungsgespräche und Lebensläufe erzählen Ihnen die Geschichte, die ein Bewerber Ihnen erzählen möchte. Eine Hintergrundüberprüfung füllt die Lücken. Vielleicht kommt dabei nichts Überraschendes zum Vorschein (was in der Regel der Fall ist), aber manchmal ist es der Unterschied zwischen einem frühzeitig erkannten Risiko und späteren Folgen. Es geht weniger um Überwachung als vielmehr um Seelenfrieden, weil Sie wissen, dass Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllt haben. In bestimmten Bereichen, wie dem Gesundheitswesen, der Kinderbetreuung und dem Bildungswesen, sind diese Überprüfungen jedoch nicht optional; viele Berufsverbände und Vereinigungen schreiben Hintergrundüberprüfungen vor, und einige empfehlen sogar regelmäßige erneute Überprüfungen.
Der andere Aspekt? Vertrauen. Mitarbeiter möchten wissen, dass ihr Arbeitsplatz sicher ist. Kunden möchten die Gewissheit haben, dass sie mit verantwortungsbewussten Partnern zusammenarbeiten. Ein solides Hintergrundüberprüfungsverfahren, einschließlich der Überprüfung des Strafregisters, stärkt beides.
Hintergrundüberprüfungen lösen nicht alle Herausforderungen bei der Personalbeschaffung, aber sie geben Ihnen ein Maß an Sicherheit, das anderswo nur schwer zu erreichen ist: die Gewissheit, dass Sie fundierte, faire Entscheidungen treffen, die einer genauen Prüfung standhalten.
Was schiefgeht, wenn Hintergrundüberprüfungen übersprungen werden
Manchmal sind die schlimmsten Lektionen diejenigen, die man erst hört, wenn es schon zu spät ist. Nehmen wir Baltimore im Jahr 2024: Eine Gebäudeverwaltungsgesellschaft soll einen Wartungsarbeiter eingestellt haben, ohne eine gründliche Hintergrundüberprüfung durchzuführen – dieser Arbeiter hatte Berichten zufolge bereits zuvor Gewalt- und Sexualdelikte begangen. Was dann geschah, war schrecklich: Der Arbeiter verschaffte sich unter falschen Vorwänden Zugang und beging Gewalttaten. Die Klage verweist auf diese versäumte Überprüfung (AP News).
Wie funktionieren Strafregisterüberprüfungen?
Die Überprüfung des Strafregisters ist einer der häufigsten Bestandteile des Einstellungsprozesses. Wenn Sie jemals erlebt haben, dass ein Finalist in letzter Minute abgelehnt wurde, wissen Sie, warum Teams darauf achten, dass diese Überprüfung korrekt durchgeführt wird. Wie funktionieren diese Überprüfungen eigentlich?
Lassen Sie mich das Schritt für Schritt erklären:
Der Kandidat erteilt seine Zustimmung und stellt Informationen zur Verfügung.
Arbeitgeber können nicht einfach nach Belieben eine Hintergrundüberprüfung durchführen. Gemäß dem Fair Credit Reporting Act (FCRA) müssen Bewerber ihre schriftliche Zustimmung geben. Sobald diese vorliegt, beginnt der Prozess mit den grundlegenden Angaben: vollständiger Name, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer und manchmal auch Adresshistorie. Diese Informationen werden verwendet, um Datensätze aus verschiedenen Gerichtsbarkeiten abzugleichen.
Lokale (Bezirks-)Suchen
Die meisten Strafanzeigen werden auf Kreisebene eingereicht, weshalb diese Suche als die genaueste und aktuellste gilt. Wenn Ihr Kandidat in mehreren Kreisen gelebt hat, wird bei einer gründlichen Überprüfung jeder einzelne Kreis überprüft, um blinde Flecken zu vermeiden.
Beispiel: Ein Lagerarbeiter, der kürzlich in einen anderen Bundesstaat gezogen ist, hat möglicherweise einen Eintrag in seinem früheren Wohnort. Wenn Sie nur seine aktuelle Adresse überprüfen, könnte Ihnen dieser Eintrag entgehen.
Staatliche und nationale Datenbanken
Einige Bundesstaaten unterhalten zentralisierte Datenbanken, in denen Gerichtsdaten aus verschiedenen Bezirken zusammengefasst werden. Es gibt auch nationale Datenbanken, die Aufzeichnungen aus mehreren Bundesstaaten zusammenfassen. Diese sind nützlich, um ein breites Netz auszuwerfen, aber sie sind nicht perfekt. Die Aufzeichnungen können unvollständig oder veraltet sein oder es fehlt ihnen der Kontext. Deshalb behandeln zuverlässige Anbieter sie als ergänzende Quelle und nicht als einzige Quelle.
Bundesgerichtsakten
Bestimmte Straftaten wie Betrug, Unterschlagung, Geldwäsche oder Straftaten, die über Staatsgrenzen hinweg begangen werden, werden vor Bundesgerichten verfolgt. Diese erscheinen nicht in den Überprüfungen auf Kreis- oder Landesebene, daher sind Recherchen in Bundesdatenbanken für Positionen im Finanzbereich, mit sensiblen Daten oder mit Führungsaufgaben von entscheidender Bedeutung.
Register und Beobachtungslisten für Sexualstraftäter
Arbeitgeber führen häufig zusätzliche spezialisierte Überprüfungen durch, beispielsweise anhand von Registern für Sexualstraftäter, Terrorismus-Beobachtungslisten oder branchenspezifischen Sanktionslisten (für das Gesundheitswesen oder Finanzdienstleistungen). Diese bieten eine zusätzliche Sicherheit, insbesondere in regulierten Branchen.
Verifizierung und Qualitätskontrolle
Hier kommen Hintergrundüberprüfungsunternehmen wie AssureHire von Mitratech ins Spiel. Rohe Datenbanktreffer reichen nicht aus. Jede potenzielle Übereinstimmung wird direkt bei Gerichten oder Strafverfolgungsbehörden überprüft, um die Genauigkeit zu bestätigen und Fehlalarme zu reduzieren. Ohne diesen Schritt riskieren Sie, jemanden falsch zu identifizieren – oder schlimmer noch, eine Entscheidung auf der Grundlage unvollständiger Informationen zu treffen.
Rückmeldung an den Arbeitgeber
Sobald die Recherche abgeschlossen und überprüft ist, werden die Ergebnisse in einem Bericht zusammengefasst, den die Personal- und Compliance-Teams überprüfen können. Je nach Anbieter kann dies zwischen einigen Stunden und mehreren Tagen dauern. AssureHire schließt über 98 % der Hintergrundüberprüfungen in weniger als 30 Stunden ab, was weniger Verzögerungen bei der Einstellung und ein geringeres Risiko bedeutet, Kandidaten an einen Wettbewerber zu verlieren.
FCRA-Hintergrundüberprüfungen: Was die Personalabteilung wissen muss
Die Durchführung von Strafregisterüberprüfungen ist nicht so einfach wie das Abrufen von Unterlagen, sondern erfordert die Einhaltung einer Vielzahl von Gesetzen, die regeln, wie diese Unterlagen angefordert, verwendet und gespeichert werden dürfen. In den USA legt der Fair Credit Reporting Act (FCRA) die bundesstaatlichen Mindeststandards fest. Gemäß dem FCRA müssen Sie:
- Holen Sie die schriftliche Zustimmung des Kandidaten ein, bevor Sie einen Bericht anfordern.
- Stellen Sie ein klares, eigenständiges Offenlegungsformular zur Verfügung (nicht versteckt im Kleingedruckten); und
- Befolgen Sie strenge „Maßnahmen bei Ablehnung“, wenn Sie aufgrund der Ergebnisse eine Einstellungsentscheidung treffen (teilen Sie den Bericht mit, geben Sie dem Bewerber die Möglichkeit, Einspruch einzulegen, und erteilen Sie dann die endgültige Mitteilung).
Das Bundesgesetz ist jedoch nur der Ausgangspunkt. Staatliche und lokale Vorschriften sorgen für zusätzliche Komplexität:
- Einige Bundesstaaten beschränken die Meldung von Vorstrafen auf sieben Jahre, unabhängig von der Straftat.
- „Ban-the-box”-Gesetze schränken ein, wann Sie im Einstellungsprozess überhaupt nach Vorstrafen fragen dürfen.
- Bestimmte Bundesstaaten schränken die Verwendung von Vorstrafen ein, die nie zu einer Verurteilung geführt haben.
Personalverantwortliche müssen auch die EEOC-Richtlinien berücksichtigen, die klarstellen, dass man Bewerber mit Vorstrafen nicht pauschal ausschließen darf. Stattdessen müssen drei Faktoren abgewogen werden: die Art der Straftat, wie lange sie zurückliegt und ihre Relevanz für die Stelle.
Warum das wichtig ist: Fehltritte können zu Klagen, Geldstrafen oder Diskriminierungsklagen führen, ganz zu schweigen vom Vertrauensverlust bei den Bewerbern. Bei richtiger Handhabung tragen Hintergrundüberprüfungen jedoch zu einem vertretbaren Einstellungsprozess bei, der den Schutz des Unternehmens mit fairer Behandlung in Einklang bringt.
Profi-Tipp: AssureHire von Mitratech integriert diese Compliance-Richtlinien automatisch in den Workflow, von FCRA-Offenlegungen bis hin zu EEOC-konformen Berichten. Auf diese Weise müssen Personalvermittler sich nicht 50 staatliche Vorschriften merken, während sie sich beeilen, Stellen zu besetzen.
Was bringen Strafregisterauszüge ans Licht?
Wenn ein Arbeitgeber eine Strafregisterüberprüfung durchführt, sucht er nach mehr als nur einer einfachen „Ja oder Nein“-Antwort. Eine gut durchgeführte Überprüfung liefert einen Überblick über die Vorgeschichte einer Person in einem bestimmten Gerichtsbezirk, in der Regel beginnend auf Kreisebene.
Was wird also bei einer Überprüfung des Strafregisters eines Landkreises tatsächlich angezeigt? Stellen Sie sich dies als Einblick in die offiziellen Aufzeichnungen des Bezirksgerichts und des Strafverfolgungssystems vor:
Verhaftungsprotokolle – Daten, Anklagen und die zuständige Behörde zum Zeitpunkt der Verhaftung.
Gerichtsakten – Die schriftlichen Unterlagen zu allen eingereichten Fällen, einschließlich Anklagen, Verurteilungen, Abweisungen oder Freisprüchen.
Haftbefehle – Wenn in diesem Bezirk ein aktiver Haftbefehl vorliegt, wird dieser angezeigt.
Verurteilungen – Details zu Schuldsprüchen, von Vergehen bis hin zu Verbrechen, zusammen mit Informationen zur Strafzumessung wie Geldstrafen, Bewährungsstrafen oder Freiheitsstrafen.
Haftunterlagen – Alle Haftzeiten in Bezirksstrafanstalten.
Es ist wichtig zu verstehen, was diese Überprüfungen nicht abdecken. Eine Überprüfung auf Kreisebene ist für das jeweilige Gebiet sehr genau, erfasst jedoch keine Straftaten, die in anderen Kreisen, Bundesstaaten oder auf Bundesebene begangen wurden. Aus diesem Grund kombinieren die meisten Arbeitgeber Überprüfungen auf Kreisebene mit umfassenderen Überprüfungen auf Bundesstaats-, multijurisdiktionaler oder Bundesebene, um ein vollständiges Bild zu erhalten.
Was wird bei einer Hintergrundüberprüfung nicht angezeigt?
Wie gesagt, nicht jeder Vorfall erscheint in einer Hintergrundüberprüfung. Einige Bundesstaaten beschränken die Meldung bestimmter Straftaten auf einen Zeitraum von sieben Jahren. Versiegelte oder gelöschte Einträge sind ebenfalls tabu.
Arbeitgeber müssen die Richtlinien der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) befolgen, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse fair verwendet werden, wobei die Art der Straftat, die Zeit seit ihrer Begehung und ihre Relevanz für die Stelle zu berücksichtigen sind.
Dies ist eine weitere Möglichkeit, wie Mitratech Ihnen die Arbeit erleichtert. Mit AssureHire erhalten Sie Hintergrundüberprüfungen, die mit Compliance-Sicherheitsvorkehrungen ausgestattet sind, einschließlich der von der FCRA vorgeschriebenen Offenlegungen und der EEOC-konformen Berichterstattung. Wenn Fragen auftauchen, steht Ihnen unser Netzwerk aus internen HR- und Compliance-Experten zur Verfügung, um Sie zu bewährten Verfahren zu beraten, sodass Sie nie im Unklaren bleiben. Zusammen mit Tracker I-9 können Sie Hintergrundüberprüfungen, Berechtigungsprüfungen, Aufbewahrungsvorschriften und Audit-Bereitschaft in einem System verwalten, das sich an Ihre Einstellungszahlen anpasst.
Anstatt sich mit Papierkram herumzuschlagen und sich zu fragen, ob Ihr Verfahren Bestand hat, wissen Sie, dass jeder Schritt fair, konform und vertretbar ist.
Warum Compliance wichtig ist
Auch wenn es vielleicht so aussehen mag, geht es bei der Überprüfung des Strafregisters nicht darum, Schmutz auszugraben. Es geht darum, fundierte und verantwortungsbewusste Einstellungsentscheidungen zu treffen und Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden zu schützen.
Betrachten wir einmal, womit Sheetz, eine Convenience-Store-Kette, konfrontiert war: Die EEOC reichte 2024 eine Klage ein, weil die Einstellungsrichtlinien der Kette eine Überprüfung aller Bewerber auf Vorstrafen vorsahen und viele von ihnen disqualifizierten, ohne ihnen die Möglichkeit zu geben, sich zu erklären oder den Kontext darzulegen. Das Problem? Ungleiche Auswirkungen und die Verweigerung der Möglichkeit für Bewerber, Fehler zu korrigieren oder zu klären.
Wenn sie schlecht durchgeführt werden, können sie zu Verzögerungen führen, Bewerber frustrieren oder Sie Compliance-Risiken aussetzen. Wenn sie gut durchgeführt werden, halten sie Ihren Einstellungsprozess am Laufen und gewährleisten gleichzeitig Fairness und rechtliche Vertretbarkeit.
Wie lange dauert eine Strafregisterüberprüfung?
Sie haben einen Kandidaten für eine wichtige Position gefunden, der Manager möchte ihn am liebsten schon gestern im Einsatz sehen, und das Einzige, was zwischen dem Angebot und dem Arbeitsbeginn noch steht, ist die Hintergrundüberprüfung.
Die Frage, die sich jeder stellt: Wie lange dauert eine Strafregisterüberprüfung?
In den meisten Fällen dauert eine Strafregisterüberprüfung ein bis drei Werktage. Manchmal liegen die Ergebnisse bereits innerhalb weniger Stunden vor. AssureHire beispielsweise erledigt mehr als 98 % der Strafregisterüberprüfungen in weniger als 30 Stunden. Aber nicht jede Suche ist gleich. Wenn Sie Daten aus einem einzigen Gerichtsbezirk abrufen, können die Ergebnisse schnell vorliegen. Wenn Sie eine Suche in mehreren Bezirken durchführen müssen oder wenn die Position eine gründlichere Überprüfung durch staatliche und bundesstaatliche Gerichte erfordert, müssen Sie mit einer längeren Bearbeitungszeit rechnen.
Was den Prozess verlangsamt, ist nicht die Technologie, sondern der menschliche Faktor. In einigen Bezirken arbeiten Gerichtsangestellte immer noch mit manuellen Verfahren. Unvollständige Daten müssen unter Umständen geklärt werden. Unstimmigkeiten in den Angaben eines Bewerbers können zusätzliche Überprüfungen erforderlich machen. Deshalb ist es so wichtig, einen Anbieter für Hintergrundüberprüfungen zu haben, der die Bearbeitungszeiten in Echtzeit verfolgt.
Die wichtigste Erkenntnis? Es gibt keinen einheitlichen Zeitplan. Wie lange eine Strafregisterüberprüfung dauert, hängt davon ab, wo Sie suchen, wonach Sie suchen und wie genau die Angaben des Bewerbers mit den Daten übereinstimmen. Je schneller Sie nach Annahme eines Angebots mit der Überprüfung beginnen, desto reibungsloser verläuft Ihr Einstellungsprozess.
Wie führt man eine Strafregisterüberprüfung bei einer Person durch?
Wenn Sie jemanden einstellen möchten, können Sie nicht einfach mit ein paar Klicks die Vorstrafen einer Person abrufen – zumindest nicht auf legalem Wege.
Eine Strafregisterüberprüfung ohne Wissen des Bewerbers durchzuführen, ist mehr als nur eine schlechte Idee – es verstößt gegen das Bundesgesetz „Fair Credit Reporting Act“ (FCRA) und in vielen Bundesstaaten auch gegen lokale Datenschutzgesetze.
So funktioniert der Prozess, wenn er im Beschäftigungskontext ordnungsgemäß durchgeführt wird:
- Holen Sie zuerst die Zustimmung ein. Bevor Sie eine Hintergrundüberprüfung anfordern, müssen Sie dem Bewerber ein klares, eigenständiges Offenlegungsformular vorlegen und seine schriftliche Genehmigung einholen. Hier gibt es keine Abkürzungen – das FCRA schreibt dies vor.
- Arbeiten Sie mit einem vertrauenswürdigen Anbieter für Hintergrundüberprüfungen zusammen. Die meisten Arbeitgeber nutzen eine Verbraucherauskunftei (Consumer Reporting Agency, CRA) wie AssureHire von Mitratech, die direkten Zugriff auf Daten von Bezirken, Bundesstaaten und Bundesbehörden hat. So wird sichergestellt, dass die Ergebnisse korrekt, aktuell und konform sind.
- Führen Sie die richtigen Recherchen durch. Je nach Position können Sie Aufzeichnungen auf Kreisebene, Datenbanken mehrerer Gerichtsbarkeiten oder Bundesgerichte überprüfen. Für Positionen im Fahrdienst sind Kraftfahrzeugunterlagen Standard; für Positionen im Finanzbereich kann eine Bonitätsprüfung angebracht sein (sofern dies nach staatlichem Recht zulässig ist).
- Überprüfen Sie die Ergebnisse fair. Wenn ein Eintrag auftaucht, müssen Sie die EEOC-Richtlinien befolgen. Pauschale Verbote können Sie Diskriminierungsklagen aussetzen.
- Ergreifen Sie gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen. Wenn Sie aufgrund der Ergebnisse entscheiden, den Bewerber nicht einzustellen, sind Sie gemäß FCRA verpflichtet, ihm den Bericht vorzulegen, ihm eine „Zusammenfassung seiner Rechte” auszuhändigen und ihm die Möglichkeit zu geben, Fehler anzufechten, bevor Sie Ihre Entscheidung endgültig treffen.
Häufig gestellte Fragen zur Überprüfung des Strafregisters
Was macht Mitratech?
Mitratech ist ein globaler Anbieter von Software für die Bereiche Recht, Risiko, Compliance und Personalwesen, die Unternehmen dabei unterstützt, schneller Personal einzustellen, Compliance-Vorgaben einzuhalten und Risiken zu reduzieren. Mitratech bedient weltweit mehr als 20.000 Unternehmen und bietet Tools wie Tracker I-9, das die Beschäftigungsberechtigung und E-Verify automatisiert und seit mehr als 20 Jahren keine Bußgelder für Kunden verursacht hat; AssureHire, das schnelle, FCRA-konforme Hintergrundüberprüfungen bietet, die direkt in ATS- und HRIS-Plattformen integriert sind; TalentReef, ein Bewerberverwaltungssystem für die standortbasierte Einstellung einer großen Anzahl von Mitarbeitern; und Mineral, das Arbeitgebern On-Demand-HR-Know-how, Compliance-Warnungen und Tools zur Erstellung von Richtlinien bietet, die häufig in Gesundheitsplänen enthalten sind.
Zusammen optimieren diese Lösungen Arbeitsabläufe, reduzieren manuelle Fehler und geben Personal- und Compliance-Teams die Gewissheit, dass jeder Prozess, von der Einstellung bis zur Prüfung, auch unter Druck reibungslos funktioniert.
Was überprüft AssureHire?
AssureHire ist die Lösung von Mitratech für Hintergrundüberprüfungen, die schnell arbeitet und dabei alle Schritte FCRA- und EEOC-konform durchführt. Was genau überprüft wird, hängt vom Paket ab, das ein Arbeitgeber zusammenstellt, aber hier sind die gängigsten Überprüfungen:
Identitätsprüfung – Bestätigt die Gültigkeit der Sozialversicherungsnummer (SSN) und die bisherigen Adressen.
Strafregisterauszüge – Datenbanken auf Kreis-, Landes-, Bundes- und multijurisdiktionaler Ebene, um für die Stelle relevante Verurteilungen aufzudecken.
Überprüfung des Sexualstraftäterregisters – Abgleich mit nationalen Registern.
Beschäftigungsnachweis – Bestätigung der bisherigen Berufserfahrung und der Beschäftigungsdaten.
Bildungsnachweis – Überprüfung der vom Bewerber angegebenen Abschlüsse, Diplome oder Zertifikate.
Kraftfahrzeugregister (MVR) – Bei Stellen mit Fahrdienstüberprüfung des Führerscheinstatus, der Verstöße und der Entzüge.
Drogentests – Optionale Tests für Arbeitgeber mit regulierten oder sicherheitsrelevanten Stellen.
Kreditauskünfte – Für Stellen mit Geld- oder Finanzverantwortung (wird sparsam und in Übereinstimmung mit staatlichen Beschränkungen verwendet).
Überprüfung der Berufslizenz – Bestätigt aktive, gültige Lizenzen für regulierte Branchen (z. B. Gesundheitswesen, Finanzwesen, Rechtswesen).
Was AssureHire auszeichnet, ist, dass es für Bewerber mobiloptimiert ist (ID-Erfassung und Einwilligung in wenigen Minuten), sich direkt in Bewerberverfolgungs- und Onboarding-Workflows integrieren lässt und eine Freigaberate von über 85 % am selben Tag bietet. Außerdem sind Compliance-Sicherheitsvorkehrungen wie FCRA-Offenlegungen, Maßnahmen vor/bei nachteiligen Entscheidungen und EEOC-konforme Bewertungsrichtlinien integriert, sodass Personalvermittler unter dem Druck einer hohen Einstellungsquote keine wichtigen rechtlichen Schritte übersehen.
Was ist die EEOC?
EEOC steht für Equal Employment Opportunity Commission (Kommission für Chancengleichheit am Arbeitsplatz). Es handelt sich um eine US-Bundesbehörde, die für die Durchsetzung von Gesetzen zuständig ist, die Diskriminierung am Arbeitsplatz aufgrund von Faktoren wie Rasse, Hautfarbe, nationaler Herkunft, Geschlecht, Religion, Alter, Behinderung und genetischen Informationen verbieten. Die Aufgabe der EEOC besteht darin, sicherzustellen, dass alle Menschen gleiche Chancen auf dem Arbeitsmarkt haben, ohne diskriminiert zu werden.
Die EEOC untersucht Beschwerden von Arbeitnehmern gegen Arbeitgeber wegen Diskriminierung. Außerdem berät sie Arbeitgeber und Arbeitnehmer hinsichtlich ihrer Rechte und Pflichten gemäß den Antidiskriminierungsgesetzen. Die Kommission setzt sich durch Aufklärungsprogramme, Bildungsinitiativen und die Entwicklung von Richtlinien und Leitlinien für die Verhinderung von Diskriminierung ein.
Die EEOC setzt mehrere Bundesgesetze durch, die vor Diskriminierung am Arbeitsplatz schützen, darunter Titel VII des Civil Rights Act von 1964, das Gesetz gegen Altersdiskriminierung am Arbeitsplatz (ADEA), das Gesetz für Amerikaner mit Behinderungen (ADA) und das Gesetz gegen Diskriminierung aufgrund genetischer Informationen (GINA).
Wenn jemand glaubt, am Arbeitsplatz diskriminiert worden zu sein, bietet die EEOC ein Verfahren zur Einreichung einer Diskriminierungsklage an. Die Behörde führt Untersuchungen durch und kann rechtliche Schritte gegen Arbeitgeber einleiten, die gegen Antidiskriminierungsgesetze verstoßen haben.
Insgesamt spielt die EEOC eine entscheidende Rolle bei der Förderung von Chancengleichheit, Fairness und Inklusion am Arbeitsplatz.
Das Fazit zu Strafregisterüberprüfungen
Wenn Sie schon lange genug im Personalwesen oder in der Personalbeschaffung tätig sind, wissen Sie, dass Hintergrundüberprüfungen nicht nur ein weiterer Punkt auf Ihrer Checkliste sind, sondern ein Schritt, der entweder Ihren Einstellungsprozess vorantreibt oder alles zum Stillstand bringt. Und wenn ein auffälliges Ergebnis in Ihrem Posteingang landet, möchten Sie auf keinen Fall raten müssen, was als Nächstes zu tun ist.
Aus diesem Grund hat Mitratech AssureHire anders aufgebaut. Wir haben es speziell für Personalvermittler und Personalverantwortliche entwickelt, die Dutzende von offenen Stellen zu besetzen haben, die Erwartungen der Bewerber managen müssen und dennoch unter Druck fundierte, konforme Entscheidungen treffen müssen. Mit 98 % der Überprüfungen, die in weniger als 30 Stunden abgeschlossen sind, und integrierten Compliance-Sicherheitsvorkehrungen wie FCRA-Offenlegungen und EEOC-konformen Richtlinien ist AssureHire nicht nur eine Software, sondern bietet auch Sicherheit in großem Maßstab.
Die oben aufgeführten FAQs spiegeln die tatsächlichen Fragen wider, die wir täglich hören:
- Was steht eigentlich auf einem County-Scheck?
- Wie lange dauert es, bis Ergebnisse vorliegen, wenn mein Vorgesetzter morgen jemanden vor Ort haben möchte?
- Was ist, wenn es ein Warnsignal gibt – soll ich pausieren oder weitermachen?
Das sind keine abstrakten Szenarien, sondern die gelebte Realität von Personal- und Compliance-Teams. Und der Unterschied zwischen Chaos und Zuversicht besteht darin, einen Partner zu haben, der schon einmal in einer ähnlichen Situation war.
Mitratech verfügt über fast 40 Jahre Erfahrung darin, mehr als 20.000 Unternehmen dabei zu unterstützen, schneller Personal einzustellen, Vorschriften einzuhalten und Risiken zu reduzieren. Wenn also am Montagmorgen die Feuerübung ansteht, sind Sie bestens vorbereitet.
Letztendlich geht es bei der Überprüfung von Vorstrafen nicht darum, die Vergangenheit zu kontrollieren. Es geht darum, Arbeitsplätze zu schaffen, an denen sich Bewerber respektiert fühlen, Mitarbeiter sich sicher fühlen und Arbeitgeber wissen, dass sie fundierte Entscheidungen treffen, die der Prüfung durch Kunden, Audits und rechtlichen Überprüfungen standhalten.
Mit AssureHire setzen Sie nicht nur ein Häkchen, sondern schützen Ihr Team, Ihr Unternehmen und Ihren Einstellungszeitplan.
