Customer Communications Management (CCM) ist heutzutage ein heißes Thema, da die Notwendigkeit, Informationen, die für Einzelpersonen oder bestimmte Gruppen angepasst wurden, stapelweise zu verarbeiten und in verschiedenen Formaten zu verteilen - von E-Mails bis hin zu Twitter-Feeds - in Unternehmen scheinbar allgegenwärtig ist.
CCMs und XML
CCM-Systeme basieren im Allgemeinen auf einem XML-Editor. Die Idee ist, mit einem Dokument zu beginnen - vielleicht eine Word- oder PDF-Datei - und einige grundlegende Merkmale der Dokumentautomatisierung einzubauen, wie z. B. einfache Seriendruckfelder und vielleicht einige bedingte Logik und/oder berechnete Werte. Die Variablen in der automatisierten XML-Datei werden dann den entsprechenden Feldern in einer bestehenden Datenbank zugeordnet. Wenn die XML-Datei mit der Datenbank abgeglichen wird, entsteht eine benutzerdefinierte Ausgabe, die dann durch verschiedene Arten von Filtern geleitet wird, von denen jeder die XML-Datei in etwas Bestimmtes umwandelt, z. B. in einen Facebook- oder LinkedIn-Post.
Die Überschneidungen und Unterschiede zwischen CCM und Dokumentenerstellung
Die Überschneidungen zwischen CCM und der Technologie zur Dokumentenautomatisierung sind offensichtlich - das Konzept, Geschäftsregeln in ein Dokument einzubauen, um eine ereignisspezifische Ausgabe zu erzeugen. CCM-Systeme und Systeme zur Automatisierung von Dokumenten weisen jedoch zwei wesentliche Unterschiede auf:
- Die Hauptfunktionalität von CCMs sind mehrere Ausgabeformate, nicht die leistungsstarke Automatisierung von Dokumenten. Folglich sind CCMs für relativ einfache Dokumente mit nur wenigen zusammengeführten Werten und einer relativ einfachen Automatisierung konzipiert. Mit anderen Worten: Es ist unwahrscheinlich, dass ein großes Unternehmen, z. B. eine weltweit tätige Bank, einen komplexen Darlehensvertrag in mehrere Ausgabeformate umwandeln möchte. Systeme zur Dokumentenautomatisierung hingegen sind speziell für die Automatisierung und Erstellung von hochkomplexen Rechtsinstrumenten und deren Ausgabe in ihrem nativen Format - MS Word, WordPerfect oder PDF - konzipiert.
- CCMs arbeiten, indem sie ein Textverarbeitungsdokument direkt in einen XML-Editor importieren, wo es dann den Automatisierungs- und Ausgabeumwandlungsprozess durchläuft. Da XML-Editoren von Natur aus nicht in der Lage sind, alle komplexen und eigenwilligen Formatierungsmerkmale von Word und WordPerfect zu verarbeiten, gehen viele dieser Merkmale während des Importprozesses verloren. Im Gegensatz dazu arbeiten unternehmenstaugliche Systeme zur Automatisierung von Dokumenten, wie das branchenführende HotDocs, innerhalb des Textverarbeitungsprogramms. Mit anderen Worten: Alles, was in einem Textverarbeitungsprogramm möglich ist, kann auch in HotDocs erledigt werden.
CCMs bieten eine leistungsstarke Lösung für die komplexen IT-Kommunikationsprobleme von heute. Aber wenn es um die Automatisierung komplexer Dokumente geht, sind sie in der Regel das falsche Werkzeug für diese Aufgabe.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
