Als die Software für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM) erstmals auf den Markt kam, bestand ihr zentraler Wertversprechen darin, den Wert von Verträgen zu realisieren. Dies wurde erreicht, indem Unternehmen bestehende Verträge analysieren, Regeln, Bedingungen und Termine extrahieren und diese so darstellen konnten, dass die Mitarbeiter jeden Vertrag effektiv verwalten und beispielsweise Zahlungen pünktlich einziehen konnten.
Mittlerweile hat sich CLM weit über seine Ursprünge hinaus entwickelt und übernimmt rasch das Konzept der Dokumentenautomatisierung (Dokumentenabwicklung), wenn auch im Allgemeinen noch in rudimentärer Form. Dieses Ergebnis war natürlich unvermeidlich, da die Erstellung von Verträgen der natürliche Vorläufer der Vertragsverwaltung ist. Ebenso übernehmen CLMs das Konzept des Workflows, das die natürliche nächste Phase nach der Erstellung von Verträgen darstellt – ein regelbasierter Genehmigungsprozess.
HotDocs, der weltweit führende Anbieter von Technologien zur Dokumentenautomatisierung, ist derzeit sowohl in CLM- als auch in BPM-Kreisen ein heißes Thema (kein Wortspiel beabsichtigt), da es nicht nur die Erstellung selbst komplexester Verträge ermöglicht, sondern auch die Strukturierung anspruchsvollster Frage-Antwort-Interviews zur Informationsbeschaffung, wobei die Komplexität der Interviews übrigens ein natürliches Nebenprodukt der Komplexität der Verträge ist.
Ein einzigartiger Anwendungsfall von HotDocs in Workflows zur Vertragserstellung ist die Weiterleitung der Daten zur Genehmigung und später die Weiterleitung des eigentlichen Vertrags. Durch die Weiterleitung der Daten anstelle des gesamten Vertrags kann ein Unternehmen den Genehmigungsprozess erheblich vereinfachen und verbessern und sicherstellen, dass alle Fakten, die zur Erstellung des Vertrags verwendet werden, korrekt in das System eingegeben wurden. Natürlich sind die Fakten, die in die Erstellung des Vertrags einfließen, in der Regel dieselben Fakten, die das CLM für die gesamte Laufzeit des Vertrags katalogisieren möchte.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
