Was ist ein Bundesauftragnehmer?
Einzelpersonen oder Arbeitgeber, die mit den Vereinigten Staaten (einem Ministerium oder einer Behörde) einen Vertrag über die Ausführung einer bestimmten Arbeit, die Lieferung von Arbeitskräften und Materialien oder den Verkauf von Produkten und Dienstleistungen abschließen, Konnossemente der Regierung aufbewahren, als Verwahrer von Bundesmitteln dienen oder als Ausgabe- oder Zahlstelle für US-Sparbriefe und -Scheine fungieren, schließen einen direkten Bauvertrag oder einen staatlich unterstützten Bauvertrag ab. Erbringt ein Auftragnehmer Baudienstleistungen im Rahmen eines Vertrags, bei dem eine Bundesbehörde nicht zu den Vertragspartnern gehört, sondern die Quelle der Mittel ist, so handelt es sich um einen staatlich geförderten Vertrag.
Was ist ein Unterauftragnehmer?
Ein Unternehmen, das mit einem anderen Unternehmen Geschäfte macht, das direkte Verträge mit der Bundesregierung hat.
Sie sind sich nicht sicher, ob Sie ein Auftragnehmer oder ein Unterauftragnehmer des Bundes sind? Machen Sie unser 30-Sekunden-Quiz, um das zu überprüfen.
Warum ist es also wichtig zu wissen, ob Sie ein Bundesauftragnehmer oder ein Unterauftragnehmer sind?
Wenn Sie ein Bundesauftragnehmer oder ein Unterauftragnehmer sind, übernehmen Sie Verpflichtungen im Rahmen des Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP). Dazu gehört das Verbot der Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, Ethnie, Hautfarbe, Nationalität, Herkunft, Religion, Behinderung oder Status als geschützter Veteran. Sie müssen außerdem positive Maßnahmen ergreifen, um Personen aus traditionell unterrepräsentierten und historisch benachteiligten Gruppen einzustellen und zu fördern. Darüber hinaus können Sie weiteren Verpflichtungen unterliegen, die im Folgenden erläutert werden.
Bitte beachten Sie, dass es für Bauunternehmer auf Bundesebene einige Abweichungen von den Anforderungen der Vorschriften gibt. Bitte lesen Sie unsere Blogs über die Einhaltung der Anforderungen der OFCCP für IWDs und geschützte Veteranen und den OFCCP-Leitfaden für Bauunternehmer zur technischen Unterstützung.
Durchführungsverordnung 11246
Die Durchführungsverordnung 11246 gilt für Zulieferer und Dienstleistungsunternehmen sowie für Bauunternehmen und Unterauftragnehmer (obwohl die Verpflichtungen für Bauunternehmen etwas anders sind als für Zulieferer und Dienstleistungsunternehmen).
Unternehmen mit Bundesverträgen oder Unteraufträgen im Gesamtwert von mehr als 10.000 Dollar unterliegen der Executive Order 11246. Erfasste Auftragnehmer mit 50 oder mehr Mitarbeitern und mindestens einem staatlichen Auftrag oder Unterauftrag im Wert von 50.000 Dollar oder mehr müssen ein schriftliches Programm zur Förderung von Minderheiten und Frauen (Affirmative Action Program - AAP) entwickeln, pflegen und jährlich aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie in den OFCCP-Vorschriften unter Titel 41, Kapitel 60, Teile 1 und 2.
Abschnitt 503
Abschnitt 503 des Rehabilitationsgesetzes von 1973 (Section 503) regelt die Verpflichtungen gegenüber Menschen mit Behinderungen. Abschnitt 503 gilt für Unternehmen mit Bundesverträgen oder Unterverträgen im Wert von mehr als 15.000 $. Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern und mindestens einem staatlichen Vertrag oder Untervertrag im Wert von 50.000 Dollar oder mehr müssen eine schriftliche AAP für Menschen mit Behinderungen entwickeln, pflegen und jährlich aktualisieren. Weitere Informationen zu Abschnitt 503 finden Sie in den OFCCP-Vorschriften unter Titel 41, Kapitel 60, Teil 741.
VEVRAA
Der Vietnam Era Veterans' Readjustment Assistance Act of 1974 (VEVRAA) regelt die Verpflichtungen gegenüber Veteranen. VEVRAA gilt für Unternehmen mit einem Bundesvertrag oder Untervertrag im Wert von 150.000 Dollar oder mehr. Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern und mindestens einem staatlichen Vertrag oder Untervertrag im Wert von 150.000 Dollar oder mehr müssen eine schriftliche AAP für Veteranen entwickeln, pflegen und jährlich aktualisieren. Weitere Informationen zum VEVRAA finden Sie in den OFCCP-Vorschriften unter Titel 41, Kapitel 60, Teil 300.
Wie geht es weiter?
Nachdem ein Unternehmen festgestellt hat, dass es ein bundesstaatlicher Auftragnehmer ist und unter Executive Order 11246, Abschnitt 503 und/oder VEVRAA fällt, besteht der nächste Schritt darin, die bestehenden spezifischen Verpflichtungen in den Griff zu bekommen und herauszufinden, ob die aktuellen Prozesse überarbeitet werden müssen, um diese Anforderungen zu erfüllen. Die OFCCP kann eines der folgenden Untersuchungsverfahren oder eine Kombination davon durchführen: Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften, Überprüfung von Unterlagen vor Ort, Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften und/oder gezielte Überprüfung. Die Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften kann auf verschiedene Weise enden, z. B. mit einem Schreiben, dass kein offensichtlicher Verstoß vorliegt, einer Schlichtungsvereinbarung oder einer Einverständniserklärung. Unabhängig davon, wie es ausgeht, verfolgt die OFCCP die Politik, Betriebe nicht innerhalb von 24 Monaten nach Abschluss einer Compliance-Bewertung erneut zu besuchen.
Seien Sie sich bewusst, dass der Auftragnehmer nach Ausstellung eines Terminplanungsschreibens verpflichtet ist, die Einhaltung aller geltenden Vorschriften für 12-24 Monate ab dem Datum des Schreibens nachzuweisen. Bundesauftragnehmer sollten auf solche Anfragen vorbereitet sein und Informationen und Dokumente zur Einhaltung der Vorschriften auf dem neuesten Stand halten und bereithalten, falls eine Überprüfung der Einhaltung eingeleitet wird.
Denken Sie daran, dass die Prüfung der Einhaltung der Vorschriften nur einer der Kostenpunkte ist, die bei Geschäften mit der Bundesregierung anfallen. Wenn Sie den Terminplanungsbrief erhalten, informieren Sie unbedingt Ihre oberste Führungskraft. Informieren Sie auch die Poststelle, dass alle eingehende Korrespondenz des Arbeitsministeriums an eine bestimmte Kontaktstelle zu richten ist. Die im Terminplanungsschreiben aufgeführten Fristen sind knapp bemessen und ziemlich unflexibel.
Und schließlich sollten Sie sich nicht scheuen, um Unterstützung zu bitten. Wenden Sie sich an Ihren internen Rechtsbeistand und überlegen Sie, ob es ratsam ist, einen externen Rechtsbeistand zu beauftragen. Ihr örtlicher Rechtsberater sollte Ihnen auch dabei helfen können, die Mitarbeiter zu bestimmen, die über die Prüfung informiert werden müssen.
Wenn Sie externe Unterstützung benötigen, ist Circa für Sie da. Unsere bewährten Lösungen helfen Ihnen, die Einstellungsanforderungen der Bundesbehörden zu erfüllen und garantieren Ihnen den Erfolg bei OFCCP-Audits. Schauen Sie sich auch unsere zahlreichen kostenlosen OFCCP-Ressourcen an, darunter unser Whitepaper "Was ist OFCCP-Compliance", das Forum "Fragen Sie die Experten", das Whitepaper "OFCCP Documentation Best Practices" und unsere Live-Webinare.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
