Einer der Hauptgründe für den Einsatz von HotDocs in Ihrem Workflow istdie Zeitersparnis. Letztendlich hängt der Grad der Zeitersparnis durch eine HotDocs-Vorlage jedoch direkt davon ab, wie viel Aufwand in deren Planung und Entwicklung gesteckt wird.
Zu den komplexesten Dokumentvorlagen zählen beispielsweise Dokumente zur Nachlassplanung wie Testamente und Treuhandverträge. Bei der Befragung für diese Art von Vorlagen werden Informationen über den Kunden, dessen Ehepartner, Kinder, andere Familienangehörige, Freunde und Institutionen erfasst. Diese Informationen werden wiederum für die Auswahl von Testamentsvollstreckern, Begünstigten, Treuhändern usw. benötigt. Normalerweise müsste ein Benutzer dieselben Informationen für jede Rolle erneut eingeben, da jede Rolle mit einer oder mehreren derselben Personen besetzt sein kann. Wenn beispielsweise eines der Kinder (dessen Daten wir bereits erfasst haben) Begünstigter des Nachlasses sein soll, müsste der Benutzer im Dialogfeld „Begünstigter“ die Informationen zu diesem Kind erneut eingeben. Mit ein wenig Planung und der Verwendung eines sogenannten „indizierten Datensystems” mit dynamischen Multiple-Choice-Variablen können Sie diese Anforderung jedoch umgehen und Vorlagen erstellen, die noch mehr Zeit sparen.
Obwohl HotDocs-Berater ein solches indiziertes Datensystem bereits seit über zwanzig Jahren verwenden, war es Lee Knight, ein unabhängiger HotDocs-Berater, der den Namen „indiziertes Datensystem” prägte und einen Ansatzfür dessen Einrichtung formalisierte. Vor kurzem habe ich das indizierte Datensystem von Herrn Knight als Ausgangspunkt für die Entwicklung von Vorlagen für die Nachlassplanung für eine große Anwaltskanzlei in Kanada verwendet. Ich habe ein Master-Interview erstellt, mit dem der Benutzer aus einer Liste von Teilnehmern an der Nachlassplanung bis zu drei Ebenen von Treuhändern auswählen kann, unabhängig davon, ob es sich um Testamentsvollstrecker, Anwälte oder Treuhänder handelt. Das hat wunderbar funktioniert! Und es spart dem Kunden viel Zeit.
Was ist das „Indexierte Datensystem“?
Die Grundidee dieses Systems besteht darin, dass Sie die benötigten Informationen an einer Stelle im Interview eingeben und dann in den nachfolgenden Dialogen auf diese Liste zurückgreifen. Als Erstes erstellen Sie also eine Masterliste, in der alle Beteiligten des Nachlassplans erfasst werden. Dazu gehören der Kunde, sein Ehepartner, seine Kinder, andere Familienmitglieder, Freunde usw. Anschließend erstellen Sie die Mittel, mit denen die Benutzer auf diese Informationen zugreifen können. Dazu erstellen Sie Multiple-Choice-Auswahlvariablen, die als Container für die Liste der Namen der Beteiligten in Ihrer Liste dienen. Sie können so viele davon erstellen, wie Sie benötigen. In der Regel repräsentieren diese die Rollen, die die Personen oder Institutionen in der Masterliste im Nachlassplan spielen werden – Kunde, Ehepartner, Kind, Begünstigter, Treuhänder, Testamentsvollstrecker usw. Anschließend füllen Sie in einer Berechnung, die in Ihrer Hauptinterviewberechnung aufgerufen wird, diese Multiple-Choice-Auswahlvariablen mit den Namen der in Ihrer Hauptliste aufgeführten Personen sowie der Nummer ihrer jeweiligen Position oder ihrem Index in dieser Liste. Wenn Benutzer auf eines dieser Dropdown-Auswahlfelder klicken, sehen sie die Namen aus der Hauptliste, aber wassie tatsächlich auswählen, ist die Indexposition in der Liste der ausgewählten Person.
Für das Nachlassplanungsprojekt, an dem ich gearbeitet habe, habe ich die Dropdown-Auswahlfelder für die Treuhänderrollen in die entsprechenden sich wiederholenden Dialoge eingefügt und sie dann als Tabelle in eine Treuhänder-Dialogseite eingebettet. So kann der Benutzer über die Dropdown-Optionen mehr als einen Treuhänder auswählen. Was auf der Vorderseite des Dokuments passiert, ist etwas knifflig, aber genial. Wenn ich die ursprünglichen Anwälte für eine Vollmacht auflisten möchte, richte ichein Wiederholungsfeldein, umdie Liste der ursprünglichen Anwälte aufzurufen. Anstatt jedoch die Dropdown-Auswahlfeldvariable für den ursprünglichen Anwalt zwischen dem öffnenden Wiederholungsfeld und dem schließenden Endwiederholungsfeld zu verwenden, verwende ich die Variable für den Namen der Partei ausder ursprünglichen Masterlistezusammen mit einer ID-Indexberechnung, die angibt, um welche Partei aus der Liste es sich handelt. (Lee Knight spricht in seinem oben erwähnten Blogbeitrag über die ID-Indexberechnung.) Das sieht dann in etwa so aus:
I appoint <<REPEAT POAPropClientAttorneysInitial:a, b, and c>><<PartyToEstateNameFull[POAPropClientAttorneyInitialID]>><> to be my attorney for property.
Wie implementiere ich das in meiner Vorlage?
Die Nachrüstung einer bestehenden Vorlage mag schwieriger sein, ist aber nicht unmöglich. Es ist wahrscheinlich besser, mit einem neuen Satz von Dokumenten zu beginnen, die Sie in HotDocs-Vorlagen konvertieren. In jedem Fall können Sie davon profitieren, wenn einer unserer geschulten Berater dieses indizierte Datensystem für Sie einrichtet. Für weitere Informationen darüber, wie wir Ihre Dokumente dynamischer gestalten können,wenden Sie sich bitte an uns oder vereinbaren Sienoch heuteeinen Termin für eine Online-Demonstration mitdem HotDocs-Team.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
