Eine globale Bank mit Hauptsitz in Westeuropa begann Mitte der 1990er Jahre mit der Automatisierung ihres Kreditgeschäfts. Anfangs konzentrierte sie sich auf einen Aspekt des Gesamtprozesses - die Erstellung von Kreditverträgen und Sicherheitendokumenten. Die Bank setzte zunächst ein DOS-basiertes System ein, rüstete dann aber bis zum Jahr 2000 auf das branchenführende HotDocs auf. Im Laufe der nächsten Jahre stellte die Bank HotDocs schrittweise 9.000 Kundenvertretern weltweit als Webanwendung zur Verfügung.
Der HotDocs-Faktor
Unter dem Gesichtspunkt der Effizienz stellte HotDocs für die Bank eine erhebliche Verbesserung gegenüber dem bisherigen manuellen Ansatz dar, bei dem ein Kreditsachverständiger eine Liste von Dokumentenspezifikationen erstellte, die dann an den Textverarbeitungspool weitergeleitet wurden. Der Pool erstellte die Dokumente manuell, die dann zur redaktionellen Überprüfung an den Kreditsachverständigen zurückgegeben wurden, woraufhin die Dokumente wieder an die Textverarbeitung geschickt wurden und so weiter. Diese Vorgehensweise führte zwar schließlich zu vorgangsfertigen Dokumenten, war aber teuer, zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler.
HotDocs hingegen ermöglichte es jedem Kundenvertreter, die transaktionsspezifischen Daten einfach in ein einziges Interview einzugeben und dann in Sekundenschnelle den Vertrag und die Sicherheiten zu erstellen, die dann vor der Ausführung von einem Experten geprüft werden konnten. Dieser Prozess war nicht nur viel schneller und kostengünstiger, sondern führte auch zu qualitativ hochwertigeren Dokumenten mit geringerem Risiko, ein Vorteil, der mit der Verringerung der menschlichen Interaktion in diesem Prozess zusammenhing.
Automatisierung des restlichen Prozesses bei kommerziellen Krediten
Neben der Risikominderung durch einen kontrollierten, automatisierten Prozess und der Verbesserung der Effizienz und Qualität der Dokumentation, die HotDocs der Bank ermöglichte, wollte die Bankleitung auch andere Aspekte des Kreditgeschäfts automatisieren. Das Datenrouting war noch nicht automatisiert, und der Genehmigungsprozess war schwierig, da er die manuelle Synthese und Analyse von Hunderten - oder in einigen Fällen Tausenden - von einzelnen Daten beinhaltete.
Um diese und andere Probleme zu lösen, entwickelte und implementierte die Bank eine eigene Workflow-Plattform. Diese Plattform bietet einen Rahmen für das Kreditgeschäft der Bank, indem sie es in einem strukturierten Prozess (Workflow) organisiert, der Daten in Phasen sammelt, die Daten zur Überprüfung durch das Management weiterleitet, wesentliche Datenanalysen und Kennzeichnungen bereitstellt und transaktionsfertige Dokumente erzeugt.
Der Arbeitsablauf
Der Arbeitsablauf der Bank beginnt mit der Eröffnung einer Akte und der Erfassung grundlegender Informationen zum Fall - Name des Unternehmens, das den Kredit beantragt, Höhe des Kredits usw. Der Arbeitsablauf bezieht sich auch auf interne und externe Kreditsysteme, um das Profil des Kreditantragstellers zu erstellen. In der nächsten Phase des Workflows werden die fallspezifischen Daten erfasst und analysiert. Für diese Funktion hat die Bank eine weitere proprietäre Technologie entwickelt, die sie Expert Loan nennt. Dabei handelt es sich um eine Art Expertensystem, das stark strukturierte, kreditspezifische Daten sammelt und sie auf die Einhaltung vordefinierter Standards hin analysiert.
Experten-Kredit
Expert Loan basiert auf der HotDocs-Plattform und ist eine analytische, datenerfassende Sequenz, die auf vertikale Branchen ausgerichtet ist, z. B. Gastgewerbe, Molkereien, Autohändler usw. Über die Datenerfassung hinaus bietet Expert Loan eine Analyse von Datensätzen, die speziell darauf ausgerichtet ist, potenzielle Problembereiche bei einem bestimmten Antragsteller aufzuzeigen.
Interaktive Datenerfassung
Insgesamt enthält Expert Loan Felder für mehr als 6.000 diskrete Datenelemente. Ein kommerzielles Darlehen für eine bestimmte Art von Unternehmen - z. B. ein Hotel - erfordert jedoch vielleicht nur ein paar hundert Datenelemente. Es wäre zweifellos ineffizient, bei einem Kreditantrag Tausende von unnötigen Fragen zu stellen, aber es könnte auch verwirrend und irreführend sein.
Durch den Einsatz von HotDocs zur Erstellung von Expert Loan konnte die Bank die Vorteile der HotDocs-Interviews nutzen, die in hohem Maße interaktiv sind. Fragen, die unter allen Umständen gestellt werden sollten, können in Formularen zusammengefasst werden, die für jeden neuen Antragsteller angezeigt werden. Bedingte Fragen können innerhalb eines Formulars angezeigt werden oder nicht, je nach den Antworten auf andere Fragen im Formular, oder sie können mit anderen Fragen mit demselben Bedingungsprofil in Formularen zusammengefasst werden, die nur angezeigt werden, wenn bestimmte Bedingungen vorliegen.
Analytik zur Darlehensgenehmigung
Da es bei Geschäftskrediten um Millionen von Dollar gehen kann, wendet die Bank strenge Genehmigungsstandards an. Einer dieser Standards beinhaltet den Vergleich und die Analyse von Datenelementen auf interne Konsistenz. Beantragt beispielsweise ein Hotel einen Kredit in Höhe von 2 Mio. USD für die Modernisierung seiner Einrichtungen, so wäre dies konsistent, wenn das Hotel z. B. 200 Zimmer hat. Wenn das Hotel jedoch nur 20 Zimmer hat, könnte ein Darlehen von 2 Millionen Dollar inkonsistent sein. Auch wenn dies ein einfaches Beispiel ist, enthält Expert Loan hochentwickelte Geschäftsregeln, die Tausende von verschiedenen, obskuren Inkonsistenzen aufzeigen können, die ein tatsächlicher Kreditsachbearbeiter übersehen könnte.
Indem sie die erforderliche Geschäftslogik in das Expert Loan-Interview einbaut, kann die Bank die Antworten farblich kennzeichnen, um mögliche Unstimmigkeiten zu erkennen. So wird beispielsweise eine Antwort, die mit den Richtlinien übereinstimmt, grün kodiert, eine Antwort, die möglicherweise nicht mit den Richtlinien übereinstimmt, gelb und eine Antwort, die nicht mit den Richtlinien übereinstimmt, rot kodiert.
Sollte ein Kundenbetreuer einen Kredit trotz gelber und/oder roter Antworten einem Bewilligungsbeamten empfehlen, kann der CR eine schriftliche Erklärung abgeben, warum der Kredit ungeachtet der Unstimmigkeiten mit den Standards genehmigt werden sollte. Die integrierte Logik von Expert Loan stellt sicher, dass obskure Unstimmigkeiten in einem Datensatz nicht übersehen werden, was zu einem katastrophalen Ergebnis führen könnte.
Verbesserte Effizienz für Kreditgenehmigungsbeamte
Vor der Einführung von Expert Loan verfassten die Kundenbetreuer einen Bericht, in dem sie erklärten, warum ein Kredit zur Genehmigung empfohlen wurde. Um zu vermeiden, dass ein Kreditsachbearbeiter weitere Erklärungen zu Datenpunkten in einem Kreditantrag benötigt, verfassten die Kundenvertreter diese Berichte umfassend und ausführlich. Die Herausforderung für die Kreditsachbearbeiter bestand darin, aus diesen langen, schriftlichen Berichten die relevanten Fakten zu extrahieren. Expert Loan löste dieses Problem, indem es den Sachbearbeitern ermöglichte, nur die Datenpunkte eines Kreditantrags zu prüfen. Durch die farbliche Kennzeichnung einzelner Datenelemente wurde der Genehmigungsprozess weiter gestrafft und abgesichert.
Verwaltung von Rechten
Eine der wichtigsten Funktionen des Workflow-Systems der Bank ist die Verhinderung von Betrug, insbesondere in Form von Absprachen zwischen einem Kreditnehmer und einem Kundenvertreter. Ein Weg, wie der Workflow Absprachen verhindert, ist die Rechteverwaltung. Während ein Kundenbetreuer während des gesamten Dateneingabeprozesses auf ein bestimmtes Kreditgespräch in Expert Loan zugreifen kann, wird der Kundenbetreuer für das Gespräch gesperrt, sobald das abgeschlossene Gespräch zur Genehmigung vorgelegt wurde.
Nach der Genehmigung eines Kredits kann der Kundenbetreuer das Gespräch wieder aufnehmen; der Datensatz, auf dessen Grundlage der Kredit genehmigt wurde, ist jedoch gesperrt. Auf alle zusätzlichen Felder, die Antworten erfordern, kann der Kundenbetreuer zugreifen.
Dokumentenerstellung
Nach der Freigabe des kompletten Datensatzes ermöglicht der Workflow die sekundenschnelle Erstellung der Dokumente. Die Dokumente werden direkt im PDF-Dateiformat gespeichert und in den Workflow zurückgeführt, der die Versionskontrolle für HotDocs-Prozessanwendungen, Dokumentationen und Datensätze ermöglicht.
Zusammenfassung
Die Bank setzt HotDocs seit mehr als zehn Jahren als integrierten Bestandteil ihrer Kreditprozesse ein und hat Millionen von Kredit- und Sicherheitendokumenten für ihre Kunden erstellt. HotDocs unterstützt die Bank bei der Bewilligung von Krediten in verschiedenen Bereichen, einschließlich komplexer Datenerfassung, anspruchsvoller Datenanalyse und Dokumentenerstellung.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf HotDocs.com veröffentlicht. Im Juni 2024 übernahm Mitratech die Advanced Document Automation Platform, HotDocs. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
