Lowell Stewart, Vizepräsident für Softwareentwicklung hier bei HotDocs, hat mir kürzlich einige der wichtigsten Unterschiede zwischen einer generischen Microsoft Word-Vorlage und einer HotDocs-Vorlage erläutert, und ich fand, dass diese Informationen es wert sind, weitergegeben zu werden.
Zunächst wollen wir noch einmal zusammenfassen, was eine Word-Vorlage ist. Der Artikel „Einführung in Word-Vorlagen“ auf About.com enthält eine kurze Zusammenfassung zu Word-Vorlagen (Hervorhebung hinzugefügt):
Für diejenigen, die mit Vorlagen nicht vertraut sind: Eine Vorlage ist, einfach ausgedrückt, ein Stil-Leitfaden für Dokumente. Eine Word-Vorlage kann neben Wörterbüchern, Symbolleisten und AutoText-Einträgen auch Formatierungen, Stile, Standardtexte, Kopf- und Fußzeilen sowie Makros enthalten.
Wenn wir jedoch von einer HotDocs-Vorlage sprechen, meinen wir damit nicht nur einen Stil-Leitfaden für Dokumente. Eine HotDocs-Vorlage ist ein dynamisches Modell für das Dokument, das Sie automatisieren möchten, was zu einer schnellen, effektiven und qualitativ hochwertigen Dokumentenerstellung führt (wenn Sie noch nie von Dokumentenautomatisierung gehört haben, empfehle ich Ihnen, sich die Seite Dokumentenautomatisierung auf unserer Website anzusehen). In einer HotDocs-Vorlage können Sie natürlich alles steuern, was Sie auch mit einer Word-Vorlage steuern können (d. h. Stile, Standardtexte, Formatierungen usw.), aber die wahre Leistungsfähigkeit zeigt sich erst, wenn Sie Ihre Geschäftslogik in die Vorlage einbetten, um die Standardtexte automatisch anzupassen. Sie können Variablen einfügen , um den Text zu markieren, der sich bei jeder Erstellung eines neuen Dokuments ändert, optionale Teile oder Absätze festlegen und dynamische Listen oder sogar verschachtelte Listen mit Informationen innerhalb der Vorlage erstellen. Wenn Sie ein Dokument in eine Vorlage umwandeln, erstellt HotDocs natürlich im Hintergrund ein anpassbares Interview, mit dem Sie Kundendaten in ein Dokument eingeben können – eine weitere Funktion, die Word-Vorlagen natürlich nicht bieten.
Da HotDocs-Vorlagen so viel besser sind als normale Word-Vorlagen, wie unterscheidet Microsoft Word zwischen ihnen und weiß, wie jede einzelne zu behandeln ist?
Word-Vorlagen
- Word behandelt seine eigenen Vorlagen anders als normale Dokumente. Wenn Sie in Windows Explorer auf eine Word-Vorlage doppelklicken, erstellt Word ein neues, unbenanntes Dokument auf Basis dieser Vorlage. (Im Gegensatz dazu wird durch Doppelklicken auf ein normales Word-Dokument das Dokument zur Bearbeitung geöffnet.)
HotDocs-Vorlagen
- Da die Verarbeitung von Vorlagen durch Word für HotDocs-Inhalte nicht geeignet ist und da HotDocs (nicht Word) HotDocs-Vorlagen zusammenstellt, haben moderne Versionen von HotDocs das alte Vorlagenformat von Word (DOT) aufgegeben und verwenden stattdessen reguläre Dokumentformate zum Speichern von HotDocs-Vorlagen (RTF und bald auch DOCX). Wenn Sie also in Windows Explorer auf eine HotDocs-Vorlage doppelklicken, behandelt Word diese wie ein Dokument und öffnet sie zur Bearbeitung. Natürlich bietet HotDocs Ihnen auch viele andere Möglichkeiten, Ihre Vorlagen einfach zusammenzustellen, aber das ist ein Thema für einen anderen Tag.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass HotDocs- und Word-Vorlagen zwei sehr unterschiedliche Dinge sind. Eine Word-Vorlage eignet sich hervorragend, um eine einheitliche Formatierung zu gewährleisten, trägt jedoch kaum zur Automatisierung des Dokumentenerstellungsprozesses bei. Eine HotDocs-Vorlage ist wesentlich leistungsfähiger und umfasst die gesamte Geschäftslogik, die zur automatischen Erstellung vollständig angepasster Dokumente erforderlich ist.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
