Seth Rowland von Basha Systems entwickelt seit 1996 Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten-Workflows. In einer aktuellen Ausgabe von „Big Law” von TechnoLawyer* bezeichnet sich Rowland selbst als „Kopfgeldjäger”, der seine Tage damit verbringt, die Dschungel der Dokumentenarchive von Anwaltskanzleien auf der Suche nach „verborgenen Schätzen” zu durchforsten. Die gefundenen Informationen nutzt er dann, um Anwaltskanzleien zu zeigen, wie sie ihre ungenutzten Ressourcen erschließen und in Dokumentenautomatisierungssystemen wie HotDocs sinnvoll einsetzen können.
Die meisten großen Anwaltskanzleien produzieren täglich Tausende von Dokumenten, darunter Nachlasspläne, Testamente, Treuhandverträge sowie Unternehmens- und behördliche Unterlagen. Wenn diese Dokumente nicht mehr benötigt werden (oder zumindest vorerst nicht mehr), werden sie laut Rowland oft in eine Art „Müllhalde” geworfen. Dabei braucht es nur ein wenig Organisation und Schulung, um Ihr Dokumentenautomatisierungssystem in eine wahre „Wissensschatzkammer” zu verwandeln.
HotDocs kann perfekte Entwürfe komplexer Dokumente in wenigen Minuten erstellen – statt in Stunden. Das bedeutet, dass Rechtsassistenten und junge Anwälte Dokumente erstellen können, die keiner sorgfältigen Überprüfung durch einen Seniorpartner bedürfen. Obwohl viele Kanzleien das Potenzial und die Leistungsfähigkeit von HotDocs erkannt haben, bleiben die von ihnen erstellten Dokumentenautomatisierungssysteme oft unvollständig und verkümmern mit der Zeit. Wie können Sie also sicherstellen, dass Ihr veraltetes Dokumentenautomatisierungssystem sein volles Potenzial ausschöpft?
Eine vollständige Systemüberprüfung könnte angebracht sein. Sie könnten eine Beratungsfirma beauftragen, diese Bestandsaufnahme für Sie durchzuführen, oder, wenn Sie sich ambitioniert fühlen, könnten Sie sich selbst daran machen. Das wird zweifellos viel Arbeit erfordern, aber am Ende werden Sie reichlich belohnt werden. Ihre Systemüberprüfung kann Folgendes umfassen: Neuorganisation Ihrer Vorlagenbibliothek, Bereinigung der Vorlagencodierung, Umbenennung von Variablen, um sie klarer und/oder prägnanter zu gestalten, Überprüfung der Variablenplatzierung, Erstellung neuer Variablen, Löschen redundanter Variablen, Implementierung von Wiederholungsstrukturen, Entfernen von Klauselbibliotheken und Ersetzen durch INSERT-Vorlagen, um die Bearbeitung zu vereinfachen, Überprüfung der Absatznummerierung, Überprüfung von Querverweisen, Erstellung neuer Berechnungen und vieles mehr.
Rowland fasst zusammen: „In unseren fast 15 Jahren in der Branche hat Basha Systems gelernt, dass kein gutes Dokumentenerstellungssystem jemals wirklich vollständig ist – ein gutes Dokumentenerstellungssystem sollte sich organisch in das Unternehmen einfügen und mit den Anforderungen des Unternehmens sowie den Änderungen in der Gesetzgebung mitwachsen.“
Mit HotDocs müssen Sie sich nicht mit „gut genug“ zufrieden geben – Sie können das leistungsstärkste, dynamischste und am besten organisierte Vorlagensystem der Branche nutzen, wenn Sie bereit sind, Zeit und Mühe zu investieren. Sie müssen nicht alles auf einmal erledigen – arbeiten Sie einfach Schritt für Schritt daran, und schon bald wird Ihr sich weiterentwickelndes Dokumentenautomatisierungssystem einen großen Beitrag zur Produktivität und Effizienz Ihres Unternehmens leisten.
*Aus TechnoLawyers Ausgabe vom 11.04.2012 „Big Law: Confessions of a Document Assembly Bounty Hunter” (Große Anwaltskanzleien: Bekenntnisse eines Kopfgeldjägers für Dokumentenzusammenstellungen)
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
