Wie man eine erfolgreiche Risikobewertung von Lieferanten durchführt
Das Lieferantenrisikomanagement (Vendor Risk Management, VRM) ist ein Prozess, der sich mit der kontinuierlichen Verwaltung und Sicherstellung befasst, dass die von Ihrem Unternehmen genutzten Lieferanten und Dienstleistungen keine negativen Auswirkungen auf die Unternehmensleistung oder irgendeine Art von Unterbrechung des aktuellen Geschäftsablaufs zur Folge haben.
Dieser Prozess soll bei der Verwaltung und Überwachung potenzieller Risiken helfen. Teil des Risikomanagementsystems für Lieferanten sind Risikobewertungen von Lieferanten. Die Zusammenarbeit mit Ihren Risikomanagern für Lieferanten hilft bei der Erstellung eines vollständigen Arbeitsablaufs für die Lieferantenbewertung und -behebung.
Einige Tipps zur Erstellung einer erfolgreichen Risikobewertung für das Lieferantenmanagement?
- Sie sollten wissen, wer Ihre Risikomanager für die Lieferanten sind, und sicherstellen, dass die Risikomanager für die Lieferanten während der gesamten Dauer Ihrer Geschäftsbeziehung mit ihnen die Informationen über die Lieferanten laufend aktualisieren. Dadurch wird auch sichergestellt, dass die Anforderungen an die Sorgfaltspflicht bekannt sind und überwacht werden.
- Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Kontaktinformationen des Anbieters haben, einschließlich E-Mail-Adressen und Standorte. Dies ist eine wichtige Information für Ihre Risikobewertung.
- Erstellen Sie Vorlagen für Risikobewertungen, Fragebögen und Vorlagen für Dokumentenanforderungen auf der Grundlage Ihrer Unternehmensrichtlinien.
- Sobald die Bewertungen abgeschlossen sind, sollten sie aufgezeichnet und dem Risikoanalysten zur Überprüfung zur Verfügung gestellt werden.
- Achten Sie auf Industriestandards wie die International Standards Organization (ISO), die Leitlinien für die Entwicklung idealer Geschäftspraktiken und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bieten.
- Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um von der Kreditorenbuchhaltung eine Liste aller Lieferanten zu erhalten, um sicherzugehen, dass kein Lieferant übersehen wurde und dass Sie sich nicht mit jemandem befassen, der keine Dienstleistungen mehr für Ihr Unternehmen erbringt.
Risikobewertungen von Anbietern
Eine Risikobewertung des Anbieters oder eine Risikoprüfung hilft Ihnen, die potenziellen Risiken zu bewerten, die sich aus der Nutzung eines Produkts oder einer Dienstleistung eines bestimmten Unternehmens ergeben können. Risikobewertungen von Anbietern geben einem Unternehmen die Möglichkeit, seine Anbieter nach den Arten von Dienstleistungen, die sie erbringen, in Gruppen einzuteilen (z. B. Verarbeiter, Marketing, Wartung, Cloud-Speicher usw.).
Durch die Erstellung eines Risikobewertungsprozesses und die Bewertung des Risiko- und Compliance-Managements erhält jeder Anbieter eine Bewertung, und eine vollständige Bewertungsvorlage ermöglicht zukünftige Bewertungen und Compliance-Kontrollen. Dies schafft eine hervorragende Grundlage für alle künftigen Beziehungen und die Automatisierung von Risikomanagementlösungen, laufender Risikoüberwachung und Sicherheitskontrollen.
Fragen, die Sie bei der Erstellung Ihres ersten Prozesses zur Risikobewertung von Anbietern berücksichtigen sollten:
- Welche Lieferanten sind für Ihr Unternehmen und Ihren Geschäftsbetrieb am wichtigsten?
- Dies bietet die Möglichkeit, die Anforderungen an die Sorgfaltspflicht festzulegen und zu bestimmen, wer als kritisch bzw. hochriskant eingestuft werden sollte.
- Was sind die Anforderungen für die Einhaltung von Vorschriften?
- Wie verfolgen Sie derzeit Finanznachrichten, Datensicherheitsverletzungen, SEC-Berichte usw.?
- Welche Arten von Informationen müssen Ihre Lieferanten selbst erfassen, übermitteln und speichern?
- Hat einer der Anbieter Zugang zu Ihren Servern, Systemen, Netzwerken und Unterlagen?
- Wenn ja, in welchem Umfang werden sie Zugang zu Ihren Aufzeichnungen und Daten haben?
- Verfolgen Sie derzeit alle Ihre Verträge, die sich automatisch verlängern?
Risikomanagement für Dritte
Die Überprüfung des Risikomanagements von Drittanbietern und des Compliance-Managements ermöglicht es Ihnen, sowohl das inhärente Risiko als auch das Restrisiko zu überprüfen. Das inhärente Lieferantenrisiko ist der erste Eindruck des Risikos, das von einem neuen oder potenziellen Lieferanten ausgeht. Das Restrisiko eines Anbieters ist das Risiko, das verbleiben kann, nachdem das inhärente Risiko ermittelt und Maßnahmen zur Risikominderung ergriffen wurden.
Sie müssen diese gründliche Überprüfung durchführen, um zu verstehen, welche Richtlinien und Verfahren der Anbieter für das Compliance-Management eingeführt hat, um potenzielle Risiken zu mindern und zu verwalten. Außerdem können Sie so feststellen, ob die Anbieter proaktiv handeln und strengere Sicherheitsverfahren zur Risikominderung einführen.
Das Risikomanagement ermöglicht die Entwicklung neuer Geschäftsprozesse mit angemessenen integrierten Risikokontroll- und -eindämmungsmaßnahmen für jedes wahrgenommene Sicherheitsrisiko oder jeden finanziellen Risikofaktor. Da sich das Risikomanagement ständig weiterentwickelt, sollten die Richtlinien und Verfahren ständig angepasst werden , um der zunehmenden Komplexität der Risiken Rechnung zu tragen und die Unternehmen weiterhin zur Entwicklung solider, umfassender Risikomanagementlösungen herauszufordern.
Stellen Sie sicher, dass Sie über eine umfassende Ressource zur Verbesserung Ihres Lieferantenverwaltungsprogramms verfügen. Eine solide Lösung sollte Überwachungs- und Bewertungsfunktionen, ausgelagerte Dienste und die Automatisierung von Prozessen, Richtlinien und Arbeitsabläufen bieten.
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