Sie haben also beschlossen, dass es Zeit ist, eine Personalabteilung aufzubauen. Was tun Sie als Erstes?
Entwickeln Sie eine Strategie. Legen Sie von Anfang an klar fest, welche Aufgaben die Personalabteilung übernehmen soll. Die Personalabteilung kann ein wirkungsvolles Instrument zur Förderung Ihrer Unternehmenskultur sein, was für ein wachsendes kleines Unternehmen oder Start-up von unschätzbarem Wert ist. Versammeln Sie alle Ihre Führungskräfte, um einen Plan zu erstellen, welche Positionen Sie in der Personalabteilung besetzen möchten und warum.
Welche Positionen benötige ich?
Wenn Sie eine Personalabteilung aufbauen möchten, sollten Sie sich zunächst mit den gängigsten Aufgabenbereichen vertraut machen. Mit diesen grundlegenden Informationen finden Sie die richtigen Mitarbeiter für Ihr Team und können Erwartungen hinsichtlich der Leistungen formulieren, die diese für Ihr Unternehmen und Ihre bestehenden Mitarbeiter erbringen sollen.
Leiter der Personalabteilung: Dies ist der Anführer der Gruppe, der Kapitän des Schiffes. Der Direktor ist der direkte Vorgesetzte aller anderen Mitarbeiter der Personalabteilung. Er ist dafür verantwortlich, die strategischen HR-Funktionen des Unternehmens zu entwickeln und diese Pläne der Geschäftsleitung zu kommunizieren. Er sorgt für die Einhaltung aller Richtlinien und gesetzlichen Vorschriften im Zusammenhang mit der Beschäftigung. Bei Bedarf koordiniert er sich auch mit anderen Abteilungsleitern, um alle personalbezogenen Angelegenheiten im Blick zu behalten.
Personalmanager: Diese Position untersteht direkt dem Direktor und konzentriert sich eher auf die operative Seite der Personalabteilung. Die Aufrechterhaltung der Personalabteilung und die Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs sind die Hauptaufgaben des Personalmanagers.
Personalvermittlungskoordinator: Ein Personalkoordinator konzentriert sich ausschließlich auf die personelle Seite der Personalabteilung. Zu seinen regulären Aufgaben gehören die Personalbeschaffung, die Aktualisierung von Stellenbeschreibungen und die Planung von Vorstellungsgesprächen. Er konzentriert sich auch auf die Mitarbeiterbindung, indem er Urlaubsanträge verwaltet, Überstunden überwacht und bei der Gehaltsabrechnung hilft.
Entwicklungsbeauftragter: Der Entwicklungsbeauftragte ist für die Schulung zuständig. Diese Person hilft bei der Erstellung von Schulungsprogrammen für neue und bestehende Mitarbeiter. Außerdem bewertet sie, wie gut die Schulungen verlaufen und wie diese verbessert werden können.
Personalreferent: In einer größeren Personalabteilung ist der Generalist die Einstiegsposition. Diese Person kümmert sich um administrative Aufgaben, sodass die Manager oder Direktoren sich um komplexere oder sensiblere Themen kümmern können.
Die erste Einstellung
Nun, da Sie wissen, wen Sie potenziell einstellen könnten, welche Position sollten Sie zuerst besetzen? Idealerweise sollte Ihr erster Mitarbeiter in der Personalabteilung jemand sein, der schnell alle Aufgaben der Abteilung übernehmen kann. Das bedeutet, dass Sie einen Direktor oder Manager einstellen sollten. Mit dieser Fachkompetenz wird Ihre noch junge Personalabteilung über viel Erfahrung in diesem Bereich verfügen und in der Lage sein, Ihr Unternehmen auf einem stabilen Kurs zu halten, während Sie wachsen.
Achten Sie bei den Vorstellungsgesprächen nicht nur auf die bisherigen Erfahrungen der Bewerber, sondern auch auf eine Philosophie, die zu Ihrem Unternehmen passt. Welche Art von Unternehmenskultur werden sie fördern? Wie werden sie mit den anderen Managern oder Direktoren in Ihrem Team interagieren? Wie stehen sie zur Rolle der Personalabteilung innerhalb eines Unternehmens? Vergewissern Sie sich, dass alle diese Antworten mit den Anforderungen Ihres Unternehmens übereinstimmen, bevor Sie ein Angebot machen.
Achten Sie auch darauf, unterstützen Sie Ihr neuestes Teammitglied , sobald es an Bord ist. Geben Sie klare Anweisungen, legen Sie Erwartungen fest und beantworten Sie Fragen. Das wird zu einem reibungslosen Übergang beitragen, wenn Sie das Team vergrößern.
Hierarchie einer Personalabteilung
Die Struktur Ihrer Personalabteilung lässt sich oft mit einem Organigramm . Der Direktor steht an der Spitze und überwacht alles, was innerhalb der Abteilung geschieht. Unterhalb des Direktors befinden sich Abteilungen für jedes der Hauptthemen, die die Personalabteilung abdeckt: Personalbeschaffung, Schulung, Vergütung, Sozialleistungen, Mitarbeiterbindung und Compliance. Je nachdem, wie Ihr Team gewachsen ist, haben Sie möglicherweise nicht für jede dieser Aufgaben eine eigene Person. Das ist kein Problem, solange alle erforderlichen Aufgaben erledigt werden.
Ein Organigramm gibt eine formale Struktur darüber, wer wem unterstellt ist und was Ihre HR auf individueller Ebene sind. Gerade in der Anfangsphase des Aufbaus einer Personalabteilung ist es wichtig , dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Teamübergreifende Zusammenarbeit
Glücklicherweise ist es höchstwahrscheinlich nicht notwendig, für jede dieser Aufgaben eine eigene Person einzustellen, auch wenn diese Vorstellung zunächst überwältigend erscheint. Möglicherweise befindet sich Ihr Unternehmen in einer Phase, in der es nicht effizient wäre, jeden Bereich der Personalabteilung von einer eigenen Person betreuen zu lassen. Das kann bedeuten, dass Sie nur ein oder zwei Mitarbeiter in der Personalabteilung haben, die sich die Aufgaben teilen. Wenn Sie über die richtige Mischung an Fähigkeiten unter Ihren Mitarbeitern verfügen, ist es auch möglich, andere Abteilungen einzubeziehen, die bei einigen Aufgaben der Personalabteilung mithelfen. Hier sind einige abteilungsübergreifende Optionen, die Ihr Team zur Unterstützung der Personalabteilung nutzen kann.
Marketing: Die Einbindung des Marketingteams ist während der Rekrutierungsphase von großem Vorteil. Marketingprofis wissen, wie man eine breite Zielgruppe anspricht und wie man eine ganz bestimmte Personengruppe anspricht. Unabhängig davon, welche Art von Stelle Sie besetzen müssen, kann das Marketingteam Ihrem HR-Team wahrscheinlich dabei helfen, diese Kandidaten zu erreichen.
Betrieb: Ihr Betriebsteam weiß alles über die Menschen und Prozesse, die Ihr Unternehmen zu einer gut geölten Maschine machen. Das bedeutet, dass es in einer guten Position ist, um bei Themen wie Schulungen und Mitarbeiterzufriedenheit zu helfen.
Buchhaltung: Das sind Ihre Finanzfachleute. Wenn Sie zusätzliche Unterstützung in den Bereichen Gehaltsabrechnung, Budget oder anderen finanziellen Fragen benötigen, ziehen Sie die Buchhaltung hinzu.
Recht: Die meisten Rechtsabteilungen sind keine Experten für dieselben Themen wie Personalfachleute, aber sie können bei Fragen zu Compliance oder Streitigkeiten beratend zur Seite stehen. Und wenn Sie wirklich das Beste aus einer kleinen Anzahl von Mitarbeitern herausholen müssen, könnte es sinnvoll sein, eine wirklich scharfsinnige Person mit der Überwachung aller rechtlichen Fragen zu beauftragen.
Informationstechnologie: Ihre IT-Experten können Ihnen bei der Implementierung von Programmen helfen, die HR-Aufgaben effizienter machen. Wenn Sie jemanden im Haus haben, der sich mit der effizienten Fehlerbehebung auskennt, muss das HR-Team nicht ständig mit dem technischen Support telefonieren und kann sich stattdessen auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Diese Art der Zusammenarbeit kann sogar für Unternehmen mit einer voll besetzten Personalabteilung nützlich sein. Sie stärkt die Bindung zwischen den Teammitgliedern und hilft den Abteilungen, besser zu verstehen, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht.
Erfolg messen
Wie bei jedem anderen Bereich Ihres Unternehmens sollten Sie regelmäßig überprüfen und bewerten, wie gut Ihre Personalabteilung arbeitet. Berücksichtigen Sie diese Leistungskennzahlen, um die Effektivität Ihrer Personalabteilung zu messen.
Finanzen: Es gibt mehrere geldbezogene KPIs, die Sie für Ihr HR-Team verwenden können. Wie hoch sind die Kosten für eine Neueinstellung? Wie hoch ist das durchschnittliche Gehalt in Ihrem Unternehmen? Wie viel kostet der Unterhalt Ihrer Personalabteilung?
Zeit: Wie lange sind Ihre Mitarbeiter durchschnittlich im Unternehmen beschäftigt? Wie viele Stunden arbeiten sie pro Tag und wie effektiv? Wie viel Urlaub nehmen nehmen sie? Wie viele Stunden Schulung erhält ein neuer Mitarbeiter?
Zufriedenheit: Diese Kennzahlen sind etwas schwieriger zu verfolgen, aber sie sind ebenso wichtig für die Analyse Ihres Personalteams. Wie zufrieden sind Ihre Mitarbeiter mit ihrer Arbeit? Sind sie mit ihrem Gehalt und ihren Sozialleistungen zufrieden? Fühlen sie sich in ihren Rollen sicher? Auch wenn Personalabteilung Mitarbeitern der obersten Führungsebene unterstellt sind, ist es ihre Aufgabe, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter des Unternehmens mit ihrer Arbeitssituation zufrieden sind. Erwägen Sie die Einführung eines Tools zur Mitarbeiterbindung, um die Zufriedenheit zu messen. Mit einer solchen Software können Mitarbeiter wöchentliche anonyme Umfragen ausfüllen, die nur wenige Minuten in Anspruch nehmen. Die Anonymität hilft dem Team, seine Meinung offen zu äußern, und Sie erhalten in Echtzeit umsetzbares Feedback.
Eine Version dieses Beitrags wurde erstmals veröffentlicht auf Search Partyveröffentlicht.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.
