Wie jeder BC-Experte bestätigen wird, sollte der Business Continuity Plan eines Unternehmens nicht statisch sein, sondern regelmäßig überprüft, getestet und optimiert werden, um sicherzustellen, dass er im Bedarfsfall seinen Zweck erfüllt. Im Jahr 2021 unterstreichen die anhaltende Unvorhersehbarkeit von COVID-19 und das Auftreten extremer Wetterereignisse und Probleme in der Lieferkette, wie wichtig eine solide Strategie und ein solider Plan zur Geschäftskontinuität sind, um Geschäftsrisiken zu mindern. Zum Ende des Jahres 2021 und zu Beginn des Jahres 2022 ist es entscheidend, darüber nachzudenken, wie gut Ihr Unternehmen die Ereignisse des vergangenen Jahres verhindert, darauf reagiert und sich davon erholt hat, und die Pläne entsprechend zu aktualisieren.
Die Bedeutung der Aktualisierung Ihres Business Continuity Plans
Wenn Sie Ihren Business Continuity Plan nicht aktualisieren, ist das in etwa so, als würden Sie nach einer Gebäudesanierung weiterhin einen alten Fluchtwegplan aushängen. Er ist nicht mehr relevant, und wenn man sich daran hält, wird dies wahrscheinlich zu schlechten Ergebnissen führen.
Die Pandemie war für viele Unternehmen ein Auslöser, Zeit und Ressourcen in die Planung der Geschäftskontinuität zu investieren. Laut dem Bericht „The Future of Business Continuity & Resilience Report 2021des Business Continuity Institute (BCI) gaben 79 % der Befragten an, dass die Bedeutung der Resilienz in ihrem Unternehmen aufgrund der Pandemie gestiegen sei. Sowohl Führungskräfte auf höchster Ebene als auch Teammitglieder konnten erkennen, welche Auswirkungen ein solider Plan (oder das Fehlen eines solchen) auf ihr Unternehmen hat.
Bekannte Bedrohungen entwickeln sich weiter; neue Bedrohungen entstehen.
Bedrohungen ändern sich täglich. Es entstehen neue Cybersicherheitsrisiken oder neue Covid-Varianten wie Delta oder Omicron. Es ist zwar unmöglich, jede Veränderung oder Eventualität vorherzusagen und zu planen, aber es gibt neue Trends, die im letzten Jahr aufgetreten sind und die Sie jetzt berücksichtigen müssen. Ein Beispiel ist der Trend zum Homeoffice/zur Telearbeit. Während viele Homeoffice-Richtlinien als Krisenmanagementstrategie erfolgreich waren, gibt der BCI-Bericht an, dass 94 % der Befragten sagen, dass einige, die meisten oder alle Mitarbeiter nach der Pandemie einen Teil ihrer Arbeitszeit von zu Hause aus arbeiten möchten. Dieser neue Trend wird für viele Unternehmen zum Standard werden. Allerdings entstehen dadurch andere Risiken, die im Bereich IT-Sicherheit, Notstromversorgung und Kommunikation angegangen werden müssen.
Aktualisieren Sie Ihren Notfallplan, um Ihr Unternehmen zu schützen
Im Krisenmanagementbericht 2021 des BCI Krisenmanagementbericht 2021zeigen die Umfrageergebnisse, dass 33 Prozent der Unternehmen vor der Pandemie über einen Krisenplan verfügten, der im Umgang mit Covid jedoch unwirksam war. Von diesen Befragten konnten drei Viertel ein neues Programm erstellen oder bestehende Pläne so anpassen, dass sie für COVID-19 relevant waren.
Durch die Aktualisierung Ihres Plans stellen Sie sicher, dass er den sich ändernden Umständen entspricht, sodass Sie die Wiederherstellungszeit verkürzen können. Dies kann Ihrem Unternehmen helfen, einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen oder zu erhalten oder zumindest die negativen finanziellen und betrieblichen Auswirkungen zu verringern.
Sie sollten überprüfen, wie effektiv Ihr bisheriger Plan auf Makro- und Mikroebene war, und dabei sowohl weltweite Ereignisse als auch Risiken berücksichtigen, die für Ihre Branche oder Ihr Unternehmen spezifisch sind. Einige wichtige Fragen, die Sie sich bei der Aktualisierung Ihres Plans stellen sollten, sind:
- Was ist in unserem Business Continuity Plan sinnvoll zu berücksichtigen?
- Gibt es etwas, das nicht mehr relevant ist?
- Ist unser Plan zu starr oder zu vage?
- Nutzt das Unternehmen neue Technologien oder Anbieter? Haben wir unsere Sorgfaltspflicht hinsichtlich ihrer BC-Strategien erfüllt?
- Gab es in dem Unternehmen wesentliche Änderungen bei den Geschäftsprozessen oder beim Personal?
- Haben sich die Unternehmensziele oder Prioritäten geändert?
Die Dynamik, die BC in den letzten Jahren gewonnen hat, ist zwar ermutigend, doch dürfen die Bemühungen nicht nachlassen, nur weil die Welt nun in das dritte Pandemiejahr geht. Die Business-Continuity-Pläne von Unternehmen müssen vorausschauend sein, um auf die nächste Bedrohung vorbereitet zu sein, die sich am Horizont abzeichnet.
Wie oft sollte Ihr Business Continuity Plan aktualisiert werden?
Wie oft Sie Ihren BCP aktualisieren, hängt von Ihrer Branche und den individuellen Unternehmenszielen, Betriebsabläufen und dem Risikoprofil ab. Als Grundregel sollten Unternehmen ihre Pläne für kritische Betriebsabläufe nach Bedarf oder alle sechs Monate und alle anderen Pläne mindestens einmal jährlich überprüfen.
Zusätzlich zu den regelmäßig durchgeführten Überprüfungen sollten Sie Ihren Business Continuity Plan aktualisieren, wenn einer der folgenden Fälle eintritt:
- Es gibt wesentliche Änderungen im Geschäftsbetrieb Ihres Unternehmens. Beispiele hierfür sind personelle/eigentumsrechtliche Veränderungen, neue Lieferanten, neue Technologien, Änderungen der Betriebsprozesse/Richtlinien usw. Diese werden wahrscheinlich bei der Durchführung einer Business-Impact-Analyse zutage treten.
- Eine Testübung deckt eine Lücke in Ihrem Business Continuity Management auf.
- Erkenntnisse aus der Praxis.
Wenn Sie Ihren Plan aktualisieren, sollten Sie die Änderungen kommunizieren und den entsprechenden Stakeholdern und wichtigen Mitarbeitern die erforderlichen Schulungen anbieten. Durch eine Sensibilisierung für das Thema erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit einer ordnungsgemäßen Umsetzung.
Erfahrungen aus dem Jahr 2021, die Sie in Ihre Business-Continuity-Pläne für 2022 einfließen lassen sollten
Im Laufe des Jahres 2021 traten mehrere Bedrohungen und Trends zutage. Zu diesen Bedrohungen und Veränderungen zählen das COVID-19-Virus, Homeoffice-Richtlinien, das Lieferkettenmanagement sowie die unmittelbaren und langfristigen Auswirkungen extremer Wetterereignisse. Sie sollten in Betracht ziehen, diese in Ihren Business-Continuity-Plan für 2022 aufzunehmen oder dort zu belassen, wenn sie für Ihr Unternehmen relevant sind.
Covid geht weiter
Wir haben viel über das COVID-19-Virus und den Umgang damit gelernt. Das Virus und die weltweite Bekämpfung der Pandemie werden sich jedoch weiterentwickeln. Es ist wahrscheinlich, dass weitere Varianten wie Omicron auftreten werden, die trotz Impfstoff erneut Auswirkungen auf Arbeitsplätze, Arbeitskräfte und Lieferketten haben könnten. Glücklicherweise haben die meisten Unternehmen aus den letzten zwei Jahren der Covid-Krise gelernt und werden diese Erkenntnisse in ihrer BC-Strategie für 2022 optimieren und bestimmte Konzepte auch auf andere Bedrohungen anwenden.
Die Arbeit von zu Hause aus wird wahrscheinlich bestehen bleiben
Eine Form der Fernarbeit ist für viele Unternehmen die neue Normalität. In der BCI-Umfrage 2021 geben über 36 Prozent der Mitglieder an, dass sie dies als Option in ihre BC-Maßnahmen integrieren wollen. Da die Arbeit im Homeoffice nun nicht mehr nur vorübergehend ist, gibt es wichtige Überlegungen für den BC-Plan Ihres Unternehmens für 2022:
- Ist Ihre Technologie und Ihr Notfallwiederherstellungsplan robust genug, um Cybersicherheitsbedrohungen und Datenverluste außerhalb Ihres Büros zu verhindern und darauf zu reagieren?
- Enthält Ihr BC-Plan Gesundheits- und Sicherheitsstandards für Heimarbeiter?
- Sind das Wohlbefinden und die psychische Gesundheit Ihrer Mitarbeiter Teil Ihres Notfallplans?
Die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette ist entscheidend
Die Lieferketten waren 2021 aufgrund des Wetters, der Pandemie und der Weltwirtschaft stark beeinträchtigt. Erinnern Sie sich an die Störung, die auftrat, als ein Containerschiff den Suezkanal , was den globalen Handel schätzungsweise 6 bis 10 Milliarden Dollar gekostet hat? Oder die Engpässe in den Häfen von Los Angeles und Long Beach , die durch einen Anstieg der Importnachfrage sowie durch Arbeitskräftemangel, Einschränkungen am Arbeitsplatz und infrastrukturelle Herausforderungen verursacht wurden? Da Lieferketten zu erheblichen Störungen führen können, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Hersteller und Händler ebenfalls über einen Business-Continuity-Plan verfügen. Möglicherweise sollten Sie Ersatzlieferanten und alternative Materialquellen in Betracht ziehen. Wir haben einen Artikel zum Thema Supply Chain & Third-Party Vendor Resilience veröffentlicht, in dem wir Best Practices vorstellen, die Sie in Ihren Plan für 2022 aufnehmen können.
Krisenmanagement und Resilienz bei extremen Wetterbedingungen
Zu sagen, dass Wetterereignisse unvorhersehbar waren, wäre wohl die Untertreibung des Jahres. Im Jahr 2021 mussten Unternehmen und ihre Mitarbeiter extreme Wetterereignisse , die sowohl unmittelbare als auch langfristige Folgen hatten. Fast jeder Monat im Jahr 2021 brachte ein unerwartetes Wetterereignis mit sich:
- Rekordtiefe Temperaturen und Schneefälle führten zu Stromausfällen in Texas
- Hitzewellen und Dürren führen weltweit zu ausbreitenden Waldbränden
- Sommerfluten in Westeuropa und Zentralchina
- Verheerende Hurrikane im Südosten der Vereinigten Staaten
- Katastrophale Tornados im Mittleren Westen im Dezember
Im Jahr 2022 sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Lieferketten und Arbeitsplätze für extreme Wetterbedingungen gerüstet sind. Wie oben erwähnt, sollten Sie bei der Planung der Wetterresilienz auch Heimarbeiter berücksichtigen, insbesondere wenn Sie traditionelle BC-Arbeitsbereichs-Wiederherstellungsstandorte zugunsten von WFH-Strategien aufgeben.
So aktualisieren Sie Ihren BCP
Wenn Sie überhaupt keinen Business-Continuity-Plan haben, finden Sie in diesem Blogbeitrag zum Thema Business Continuity Planning Do’s and Don’ts eine gute Einführung.
Für das Jahr 2022 gibt es einige wichtige Hinweise zur Aktualisierung Ihres BCP:
- Führen Sie eine Business-Impact-Analyse durch, um zu beurteilen, wie sich die Bedrohungen für Ihr Unternehmen seit dem letzten Jahr verändert haben. Priorisieren Sie die für Ihr Unternehmen bedeutendsten Risiken für den kommenden Planungszeitraum.
- Entscheiden Sie sich für einen zentralisierten oder hybriden Ansatz, um die Erfolgschancen zu erhöhen. Vermeiden Sie Engpässe und Silos, indem Sie rein regionale oder abteilungsbezogene Pläne abschaffen.
- Denken Sie daran, dass Menschen in der Regel das größte Kapital eines Unternehmens sind. Verfolgen Sie einen menschenorientierten Ansatz (Burnout und mangelndes Engagement sind Geschäftsrisiken).
- Wenn Sie dies noch nicht getan haben, beziehen Sie den Vorstand und die Geschäftsleitung in den Prozess ein, um Zustimmung zu erhalten, das Bewusstsein für die Bedeutung der Geschäftskontinuität zu schärfen und einen zentralisierten Ansatz besser zu entwickeln.
- Konzentrieren Sie sich darauf, agil und anpassungsfähig zu sein – Ihr BCP sollte weder zu starr noch zu vage sein.
- Beziehen Sie Kommunikations- und PR-Strategien in Ihren Plan ein, um schnell reagieren und Ihren Ruf verwalten zu können.
- Stellen Sie sicher, dass Sie über die richtigen Führungskräfte in British Columbia verfügen, um Ihren Business-Continuity-Plan umzusetzen und bei Bedarf anzupassen.
Starten Sie Ihren BC-Plan für 2022
Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf alles vor, was 2022 bringen mag. Agility Planner ist ein hervorragender Ausgangspunkt, wenn Sie Hilfe bei der Erstellung Ihres Business-Continuity-Plans für 2022 benötigen. Unsere Softwarelösungen bieten Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung Ihres Plans und einfache, umsetzbare Schritte zur Ausführung. Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo, um zu erfahren, wie unsere Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung das Business-Continuity-Management Ihres Unternehmens optimieren, vereinfachen und unterstützen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
