Von Arbeitsgesetzen und Vorschriften zur Sicherheit am Arbeitsplatz bis hin zu Berichterstattungspflichten im Bereich der Cybersicherheit: Hier finden Sie die neuesten Aktualisierungen, die sich auf Ihre Strategie zur Verwaltung von Richtlinien auswirken können.
In der sich ständig verändernden Landschaft der modernen Arbeitswelt, in der Remote-Teams rund um den Globus arbeiten, stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen, wenn es darum geht, mit den sich ändernden Vorschriften Schritt zu halten. Tatsache ist, dass Unternehmen die Gesetze des Bundesstaates, in dem sie ihren Hauptsitz haben, sowie die Bundesgesetze einhalten müssen, und auch jeden Staat, in dem sie Mitarbeiter beschäftigen.
Das bedeutet, dass man sich in einem komplexen Netz von Gesetzen zurechtfinden muss, von denen jedes seine eigenen Nuancen, Anforderungen und Auslegungen hat. Beispielsweise haben viele Staaten im Zuge von #MeToo erhebliche Änderungen vorgenommen und verlangen von Unternehmen, dass sie bestimmte Inhalte in ihre Richtlinien zur sexuellen Belästigung aufnehmen. Es gibt nicht nur 11 Staaten mit sehr spezifischen Anforderungen an Richtlinien zur sexuellen Belästigung, sondern auch einige Städte haben sogar Aktualisierungen vorgenommen, die von den Unternehmen ebenfalls anerkannt werden müssen. Und über die Welt der mitarbeiterbezogenen Compliance hinaus verfolgen Risikofachleute Änderungen wie die Aktualisierungen der Securities and Exchange Commission (SEC) vom Juli zur Offenlegung von Cybersecurity-Vorfällen, Risikomanagement und Governance für börsennotierte Unternehmen (einschließlich ausländischer privater Emittenten), die viele Organisationen dazu zwangen, ihren Ansatz zur Berichterstattung und zur Behebung von Vorfällen zu überdenken.
Unternehmen müssen die verschiedenen Gesetze, die das Arbeitsverhältnis und die Einhaltung von Vorschriften durch Unternehmen regeln, sorgfältig recherchieren, interpretieren und verstehen - von Datenschutz und ESG bis hin zu Gesetzen gegen sexuelle Belästigung, Arbeitsgesetzen, Lohn- und Arbeitszeitgesetzen, Diskriminierungsstatuten, Vorschriften zur Sicherheit am Arbeitsplatz und vielem mehr. Die Nichteinhaltung einer dieser Vorschriften kann zu rechtlichen Konsequenzen, Geldstrafen und Rufschädigung führen - die Liste ließe sich fortsetzen.
Wenn Sie das Geflecht der Vorschriften erst einmal durchschaut haben, sind Sie noch nicht aus dem Schneider. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Gesetze ändern sich häufig, und mit einer wachsenden Zahl von Mitarbeitern an verschiedenen Standorten und sich ändernden staatlichen Anforderungen ist die Wahrscheinlichkeit, dass Richtlinien aktualisiert werden müssen, größer denn je. Daher ist die kontinuierliche Überwachung, Aktualisierung und Kommunikation von Richtlinienänderungen von entscheidender Bedeutung. Es ist ein ständiges Spiel, aber eines, das Sie spielen müssen, um Ihr Unternehmen auf der richtigen Seite des Gesetzes zu halten.
Heute, Politikmanagement bedeutet, flexibel zu bleiben und die Technologie zu nutzen, um mit den Veränderungen Schritt zu halten. Vorschriften ändern sich, Arbeitsstrukturen ändern sich, so dass Ihre Strategie - und Ihre Technologie - dynamisch sein müssen.
Welche Aktualisierungen der lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften sollten Sie im Auge behalten?
Bei der Überprüfung der aktuellen Einhaltung der Richtlinien in Ihrem Unternehmen kann eine kurze Checkliste helfen, den Überblick zu behalten:
Die folgenden Angaben variieren je nach Land, Staat und manchmal sogar Stadt.
Wenn Sie die Aktualisierungen von Vorschriften verfolgen, die sich auf Unternehmensmitarbeiter und Humanressourcen auswirken, müssen Sie mit Vorschriften wie diesen auf dem Laufenden bleiben:
- Sexuelle Belästigung und EEO-Richtlinien
- Geschützte Merkmale
- Unterkünfte
- Marihuana-Gesetze
- Berichterstattung über Vorfälle
- Löhne und Arbeitszeiten
- Überstunden, Essens- und Ruhepausen?
- Urlaubsgesetze wie zum Beispiel:
- Urlaub aus familiären Gründen, medizinischer Urlaub und staatlich bezahlter FMLA
- Urlaubs- und Krankheitszeiten (die weitgehend auf staatlicher Ebene geregelt sind)
- Urlaub für Wähler und Wahlbeamte
- Urlaub bei häuslicher Gewalt
- Urlaub für Opfer und Zeugen von Straftaten
- Urlaub als Geschworener
- Urlaub im Trauerfall (neue Gesetze in Illinois und Washington berücksichtigen Fehlgeburten und den Tod von Säuglingen)
- Elternurlaub
- Urlaub für Organ-, Knochenmark- und Blutspender
- Schulische Aktivitäten Urlaub
- Militärischer Urlaub
- Urlaub für freiwillige Zivildienstleistende und Notfallhelfer
Um mit diesen sich ändernden Richtlinien Schritt zu halten - vor allem in einer Welt, in der die Mitarbeiter weit verstreut sind - ist mehr als nur ein grundlegendes Verständnis der Änderungen der Vorschriften erforderlich. Es erfordert auch einen geografisch festgelegten Einführungsprozess für neue Mitarbeiter, damit diese ihre Rechte und Pflichten vom ersten Tag an verstehen.
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Wenn Sie für die Einhaltung von Risikovorschriften zuständig sind, haben Sie vielleicht folgende Anforderungen auf dem Radar:
- ISO 27001
- SOC 2
- SS1/22 & SS2/22
- COBIT
- NIST
- CCAR
- sr 11-7
- DFAST
- SOX
- TRIM & Mehr
Es gibt viel zu beachten, und ohne die richtige Technologie zur Überwachung, Verwaltung und Risikominderung laufen Unternehmen Gefahr, bei der Einhaltung aktueller Vorschriften ins Hintertreffen zu geraten. Mit einer leistungsstarken Plattform für die Richtlinienverwaltung können Governance-, Risiko- und Compliance-Experten ihre Prozesse automatisieren, sodass sich ändernde Vorschriften keine Überraschung darstellen und die richtigen Richtlinien vom ersten Tag an an die richtigen Mitarbeiter weitergeleitet werden.
Einsatz von Technologie zur Überwachung, Verwaltung und Minderung von Risiken
Durch die Automatisierung und elektronische Zentralisierung der Einhaltung von Richtlinien schaffen Plattformen für die Richtlinienverwaltung eine prüfbare Übersicht über die Aktualisierungen und Bescheinigungen der Richtlinien, die im Falle eines Rechtsstreits von entscheidender Bedeutung sind. Ohne einen zentralen Speicherort, der die Einhaltung der Richtlinien vom ersten Tag an nachweist, kann es schwierig sein, die Einhaltung vor Gericht zu bestätigen. Mit einem zentralen Speicherort hat das Risikoteam Ihres Unternehmens einen Überblick aus der Vogelperspektive und kann durch Automatisierung sicherstellen, dass immer die richtigen Richtlinien vorhanden sind und sowohl jährlich als auch bei Änderungen oder Einführung relevanter Vorschriften aktualisiert werden.
Letztendlich ist Policy Management weder nur eine Strategie noch nur eine Technologie: Es kombiniert beides, um Lücken zu schließen und einen kohärenten Ansatz für Veränderungen in der rechtlichen Landschaft zu schaffen.
