Neuer Terminplanungsbrief und detaillierte Auflistung. Der neue Terminplanungsbrief und die detaillierte Auflistung („Terminplanungsbrief“), die im August 2023 vom Office of Management and Budget (OMB) genehmigt wurden, bedeuten eine massive Erhöhung der Datenmenge, die Auftragnehmer der Bundesregierung zusammen mit ihren Unterlagen für die Buchprüfung einreichen müssen. In der Vergangenheit forderte die Behörde einen Großteil dieser Details nur dann an, wenn die erste Einreichung eines Auftragnehmers Fragen aufwarf, die eine zusätzliche Prüfung rechtfertigten.
Punkt 22 verlangt neue Details zur Überprüfung des Vergütungssystems durch den Auftragnehmer gemäß 41 CFR 2.17(b)(3). Er enthält mehr Details für die Einreichung, als in der Verordnung vorgeschrieben ist. Beispielsweise verlangt die Verordnung nicht, dass Auftragnehmer eine statistische Analyse durchführen – auch wenn 22(e) so formuliert ist, als ob dies der Fall wäre.
In seiner Begründung für die Änderung des Scheduling Letter behauptet das OFCCP, dass die Übermittlung aller möglicherweise relevanten Informationen mit der ersten Einreichung den Prüfungsprozess beschleunigen werde. Ehrlich gesagt ist es noch zu früh, um zu sagen, ob das OFCCP mit all den zusätzlichen Informationen überfordert sein wird. Mehr dazu in den Folgebeiträgen von Circa, sobald sich die Lage im Jahr 2024 weiterentwickelt.
Wechsel an der Spitze der OFCCP: Direktorin Yang verließ die OFCCP im März 2023. Am Ende ihrer Amtszeit führte die OFCCP oberflächliche Erstprüfungen der eingereichten Auditunterlagen durch, um zu entscheiden, welche davon am ehesten eine weitere Prüfung rechtfertigten. Nach der Ernennung von Michelle Hodge zur amtierenden Direktorin kehrte die Behörde zu vollständigen Audits von Anfang an zurück. Triage ja oder nein, das ist die Frage für 2024.
Überprüfung der Vergütung: In öffentlichen Stellungnahmen im Laufe des Jahres 2023 zur Überprüfung der Vergütungsdaten von Auftragnehmern auf mögliche Probleme der Lohngleichheit sprach die OFCCP von „Vergrößern und Verkleinern”. Dies bezieht sich offenbar auf den Vergleich der Vergütung von Mitarbeitern, die nicht unbedingt ähnliche Tätigkeiten ausüben. Die OFCCP bildet eine Gruppierung nach der anderen, groß, klein oder mittelgroß (d. h. „zoomt”), bis eine Gruppierung einen statistisch signifikanten Lohnunterschied zwischen Männern und Frauen oder Rassen/Ethnien ergibt.
Titel VII schreibt vor, dass die Überprüfung der Lohngleichheit auf einen Vergleich von Mitarbeitern beschränkt sein muss, die sich in einer „ähnlichen Situation“ befinden. [1] Ein „Heran- und Herauszoomen“ zum begrenzten Zweck der Feststellung, ob eine weitere Analyse erforderlich ist, kann in Ordnung sein. Ein „Herumzoomen“, um einem Auftragnehmer mitzuteilen, dass er gegen Titel VII verstößt, ist es jedoch nicht.
Lohn- und Gehaltsdatenberichterstattung: Auf der NILG-Nationalkonferenz 2023 versprach EEOC-Vorsitzender Burrows, dass die EEOC die Wirtschaft um Stellungnahmen bitten werde, bevor sie über eine Ausweitung der EEO-1-Berichterstattung auf detaillierte Angaben zu den Löhnen und Gehältern der Beschäftigten („Komponente 2” der Berichterstattung) entscheidet. Burrows erklärte, die Kommission werde die Meinung der Interessengruppen einholen, da es „wichtig ist, die richtige Entscheidung zu treffen”. In der Auftragnehmergemeinschaft herrscht Einigkeit darüber, dass der zur Erfassung der Daten für 2017 und 2018 verwendete Component-2-Prozess zeitaufwändig und für die Ermittlung von Ungleichheiten bei der Bezahlung aufgrund von ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht wenig nützlich ist. Wird die EEOC weitere Stellungnahmen einholen oder die Component-2-Berichterstattung 2024 unverändert durchsetzen? Bleiben Sie dran.
Künstliche Intelligenz: KI analysiert Daten, um Empfehlungen für das beste Vorgehen zu geben (z. B. wen man einstellen sollte). Wenn die zugrunde liegenden Daten voreingenommen sind, gibt die KI ebenfalls voreingenommene Empfehlungen ab. Dieses Thema steht derzeit ganz oben auf der Agenda der Regierung: Siehe die Verordnung der Biden-Regierung zu KI. KI ist eines der drängendsten und komplexesten Themen des Jahres 2023 und darüber hinaus.
KI wird in den Bereichen Talentakquise, Onboarding, Schulung und Entwicklung, Leistungsmanagement und einer Vielzahl anderer HR-Initiativen eingesetzt. Der neue Punkt 19 des Scheduling Letter verlangt, dass Auftragnehmer bei einer Prüfung „Dokumentationen zu Richtlinien und Praktiken” für KI und „technologiebasierte Auswahlverfahren” vorlegen. Wenn Sie KI einsetzen, überprüfen Sie die Funktionsweise Ihres Systems, um sicherzustellen, dass es keine Hindernisse für die Beschäftigung schafft, und halten Sie die entsprechenden Unterlagen bereit.
Entscheidungen des Obersten Gerichtshofs zu Harvard und UNC und bevorstehende Entscheidungen: Der Oberste Gerichtshof entschied, dass die Affirmative-Action-Programme der Harvard University und der University of North Carolina für die Zulassung zum College gegen die Verfassung und Titel VI des Civil Rights Act verstoßen. Das Gericht entschied, dass die Programme, die darauf abzielen, die Zulassung von Schwarzen zu fördern, nicht „eng zugeschnitten” sein können, um sicherzustellen, dass die Rechte anderer Gruppen (in diesem Fall Chinesen) so wenig wie möglich eingeschränkt werden. Die Mehrheitsmeinung von Oberrichter Roberts stützte sich weitgehend auf einen Fall aus dem Jahr 2003, Grutter v. Bollinger, in dem der Gerichtshof das Zulassungsverfahren von Harvard als Beispiel für die ordnungsgemäße Umsetzung von Affirmative Action bei der Hochschulzulassung hervorhob. In seiner Stellungnahme stellt Oberrichter Roberts auch die Frage, ob Messgrößen, wie wir sie bei der Planung von Affirmative Action verwenden, zuverlässig sind. Nach dieser Logik könnte eine künftige Entscheidung des Gerichtshofs die Grundlagen von Affirmative Action untergraben.
Weniger Aufsehen erregend, aber dennoch von Bedeutung ist die bevorstehende Überprüfung der „Chevron-Doktrin” durch den Obersten Gerichtshof. Im Jahr 1984 entschied der Oberste Gerichtshof in der Rechtssache Chevron, U.S.A., Inc. gegen Natural Resources Defense Council,Inc., dass eine Bundesbehörde die Lücken füllen kann, wenn die Gesetzgebung des Kongresses eine Frage nicht ausdrücklich regelt. Die derzeitige konservative Mehrheit im Obersten Gerichtshof befürwortet keine Übertragung von Befugnissen an Bundesbehörden. Im nächsten Jahr wird der Oberste Gerichtshof zwei Fälle verhandeln, die sich mit der Chevron-Doktrin befassen. Auch wenn diese Fälle nicht direkt die Themen Affirmative Action oder Diversity, Equity and Inclusion (DE&I) betreffen, könnte eine Aufhebung der Chevron-Doktrin konservativen Gruppen als Munition dienen, um diese Programme anzufechten. Damit ist die Entscheidung des Obersten Gerichtshofs, die Doktrin zu überprüfen, eines der wichtigsten Ereignisse im Bereich Compliance im Jahr 2023.
Schlussfolgerung
War der Oberste Gerichtshof böse oder gut? In unserem gespaltenen Land gehen die Meinungen auseinander.
War es unangebracht von der OFCCP, die Kommentare der Auftragnehmer bei der Begründung des neuen Scheduling Letter im Wesentlichen zu ignorieren? Positiv zu vermerken ist, dass die OFCCP derzeit dabei ist, ihre Vereinbarung (Memorandum of Understanding, MOU) mit der NILG zu erneuern. In früheren Vereinbarungen wurde eine intensive und sinnvolle Diskussion über Themen zugesagt, die für die Einhaltung der Vorschriften von entscheidender Bedeutung sind. Die Hoffnung stirbt zuletzt: Sinnvolle Diskussionen würden dazu beitragen, dass sinnvolle Audits durchgeführt werden, in denen tatsächliche Hindernisse für den gleichberechtigten Zugang identifiziert und beseitigt werden. Das wäre wünschenswert.
[1] „Wie lässt sich feststellen, ob Mitarbeiter sich in einer ähnlichen Situation befinden? Die Tätigkeiten der Mitarbeiter sollten so ähnlich sein, dass man davon ausgehen kann, dass sie gleich bezahlt werden. Dies muss kein allzu starrer Prozess sein. Entscheidend ist, was die Mitarbeiter tatsächlich tun, nicht ihre Berufsbezeichnungen oder Abteilungszugehörigkeiten. Fähigkeiten, Aufwand, Verantwortung und die allgemeine Komplexität der Arbeit sind Richtwerte für die Bestimmung der Ähnlichkeit von Tätigkeiten.“ (EEOC Q & A: Compliance Manual Section on Compensation Discrimination)
1 „Wie lässt sich feststellen, ob Mitarbeiter sich in einer ähnlichen Situation befinden? Die Tätigkeiten der Mitarbeiter sollten so ähnlich sein, dass man davon ausgehen kann, dass sie gleich bezahlt werden. Dies muss kein übermäßig rigider Prozess sein. Entscheidend ist, was die Mitarbeiter tatsächlich tun, nicht ihre Berufsbezeichnungen oder Abteilungszugehörigkeit. Fähigkeiten, Aufwand, Verantwortung und die allgemeine Komplexität der Arbeit sind Richtschnüre für die Bestimmung der Ähnlichkeit von Tätigkeiten.“ (EEOC Q & A: Compliance Manual Section on Compensation Discrimination)
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
