Erinnern Sie sich noch daran, als Sie als Kind ins Ferienlager oder auf einen Ausflug gefahren sind und es immer diese praktische Checkliste gab, die Ihnen beim Packen geholfen hat? Wäre es nicht schön, wenn es so etwas auch im richtigen Leben gäbe? Wie wir letzte Woche bereits erwähnt haben, bringen wir gerade eine großartige Serie mit dem Titel „The First in HR ” heraus und möchten Ihnen praktische Tools an die Hand geben, die Sie jeden Tag nutzen können.
Der Aufbau einer Personalabteilung in einem neuen oder etablierten Unternehmen ist mit einiger Arbeit verbunden, aber mit einem soliden Plan und den großartigen Tipps, die wir Ihnen hier geben, können Sie es schaffen. Eine Einschränkung: Wir kennen Ihre Branche nicht, daher sind einige der Dinge, die Sie benötigen, möglicherweise nicht in dieser Liste enthalten, aber wahrscheinlich wird alles in diesem Artikel zumindest hilfreich, wenn nicht sogar notwendig sein. Im Gegensatz zu einer Checkliste für ein Camp können viele dieser Dinge jedoch nicht auf dem Heimweg vom Fußballtraining gekauft werden. Möglicherweise müssen Sie sie selbst herstellen oder Anbieter finden, die sie als Mehrwert liefern können. Sind Sie bereit? Dann legen wir los.
1. Beginnen Sie mit Stellenprofilen
Erstellen Sie ein Profil für jede Position in Ihrem Unternehmen und die Person, die diese Position besetzt. Sie können so viele oder so wenige Informationen angeben, wie Sie möchten. Beachten Sie jedoch, dass Sie mehr Informationen (z. B. was den aktuellen Mitarbeiter in dieser Position erfolgreich macht) für mehrere Projekte verwenden können (z. B. zum Erstellen von Outsourcing-Profilen für zukünftige Einstellungen). Unsere Vorlagen für Stellenbeschreibungen für Positionen in den Bereichen Marketing,Kundensupportund Web-/Softwareentwicklung können Ihnen dabei helfen.
2. Verwenden Sie die Profile, um eine hierarchische Struktur Ihres Unternehmens zu erstellen.
In vielen Startups steht dies etwas im Widerspruch zu ihrer Arbeitsweise, sodass Sie möglicherweise auf einigen Widerstand stoßen werden. Aber nichts ist besser als ein gutes Dokument zur Unternehmensstruktur, um zukünftige Aufgaben wie Personalplanung, Nachfolgestruktur und die Frage, was wann ausgelagert werden soll, zu bewältigen. Sie können eine solche Struktur auch nutzen, um die Berichterstattung und Gehaltsstufen für die Zukunft festzulegen. Sie werden mir später dafür dankbar sein. Möchten Sie dies automatisieren? Probieren Sie Create.ly aus .
3. Erstellen Sie einen Personalplan für Ihr Unternehmen.
Wenn Ihr Unternehmen nur wenige Schlüsselpositionen besetzt, scheint dies fast irrelevant zu sein, aber ein Plan, auf den Sie zurückgreifen können, ist entscheidend, wenn das Unternehmen wächst. Mit wem müssen Sie sprechen? Vertrieb, Betrieb, Produktentwicklung und Marketing. Diese Personen oder Teams sollten eine genaue Vorstellung davon haben, wie viele Produkte sie herstellen oder wie viele Verträge sie abschließen möchten, und die Mitarbeiter, die Sie einstellen müssen, sind Teil dieses Plans. Verschaffen Sie sich also einen Überblick darüber, was in den nächsten 12 Monaten ansteht, um herauszufinden, welche Mitarbeiter Sie einstellen müssen. Bonus: Wenn Sie (auch nur grob) berechnen können, welche direkten und indirekten Kosten Ihrem Unternehmen durch den Verlust eines Mitarbeiters entstehen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zur Erstellung einer langfristigen Einstellungsstrategie.
4. Sie benötigen ein System.
Die meisten kleineren Unternehmen beginnen mit einer Excel-Tabelle und einigen vereinzelten E-Mails, aber mit der heute verfügbaren Software macht das einfach keinen Sinn mehr. Wir empfehlen Ihnen, mit einem soliden und skalierbaren ATS (Bewerberverwaltungssystem) zu beginnen, das speziell für KMUs entwickelt wurde. Mit einem Personalplan können Sie neue Produkte besser bewerten und sicherstellen, dass sie Ihren Anforderungen entsprechen. Die Verfolgung und Kontaktaufnahme mit verschiedenen Bewerbern wird bald zu einem wichtigen Teil Ihrer Routine werden. Suchen Sie sich daher ein ATS, das Ihnen und Ihrem Team dabei hilft. In unserem Leitfaden „Auswahl eines ATS“ erfahren Sie, welche Funktionen Ihre Lösung haben sollte.
5. Erstellen Sie ein Dokument zur Gehaltsstruktur.
Dies ist bei weitem das am meisten vernachlässigte Dokument in kleinen und mittleren Unternehmen. Lassen Sie das nicht zu. Informieren Sie sich über die Gehälter für verschiedene Funktionen innerhalb des Unternehmens und vergleichen Sie diese mit dem fairen Marktwert für ähnliche Positionen. Überprüfen Sie diese alle sechs Monate, um sicherzustellen, dass Sie wettbewerbsfähig bleiben. Wenn Ihr Unternehmen andere Formen der Vergütung wie Sozialleistungen, Aktienoptionen, Gewinnbeteiligung oder flexible Arbeitsbedingungen anbietet, notieren Sie diese, aber halten Sie sie getrennt vom Dokument zur Gehaltsstruktur. Unser Leitfaden „Festlegung von Gehalt und Vergütung” hilft Ihnen dabei, mit neuen Mitarbeitern eine für beide Seiten vorteilhafte Vergütung zu vereinbaren.
6. Erstellen Sie ein Dokument zu Vergütung und Sozialleistungen.
Neuere Unternehmen bieten möglicherweise nicht die gleichen traditionellen Leistungen, die viele Mitarbeiter gewohnt sind, aber das bedeutet nicht, dass Sie nicht genauso viel zu bieten haben. Werden Sie kreativ. Finden Sie heraus, was Ihre Manager in ihren Abteilungen bewirken können. Können Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten? Können Sie Geräte kaufen oder Rabatte von Versicherungsgesellschaften anbieten? Sie können unsere Vorlage für Vergütungen und Leistungen verwenden, um Ihre Richtlinien zu skizzieren.
7. Wann haben Ihre Mitarbeiter frei?
Haben Manager an Heiligabend frei, Praktikanten aber nicht? Trifft sich die Geschäftsleitung zu einer frühen Besprechung am Dienstag? Welche Feiertage werden in Ihrem Unternehmen begangen? All dies ist individuell für Ihr Unternehmen, Ihre Branche und gelegentlich auch Ihren Standort. Aber seien Sie klar in Bezug auf Ihre Urlaubs-, Krankheits-, Freistellungs- und Feiertagsregelungen. Beziehen Sie Dinge wie Genehmigungen, Benachrichtigungen, berufsspezifische Freistellungen und die Möglichkeit, Arbeitszeiten mit anderen Mitarbeitern zu tauschen, mit ein. Vergessen Sie nicht, ein Aufzeichnungssystem einzurichten, damit Sie den Überblick behalten. Ihre Mitarbeiter WERDEN danach fragen. Laden Sie unsere Vorlage für Urlaubsregelungen herunter und erstellen Sie eine leicht verständliche Richtlinie für Ihre Mitarbeiter.
8. Eine Methode zur Leistungsmessung
Zu Beginn fällt diese Aufgabe in der Regel dem Abteilungsleiter oder Personalverantwortlichen zu, aber das ist nicht immer die beste Person für diese Aufgabe. Finden Sie bei der Erstellung Ihrer Stellenprofile heraus, wie jede Person ihren Erfolg misst, und halten Sie diese Messgrößen schriftlich fest. Sicher, diese werden sich mit dem Wachstum des Unternehmens ändern, aber zu wissen, wie das Team „gute Arbeit“ definiert und seine Ziele setzt, wird neuen Mitarbeitern nur helfen, sich einzugewöhnen. Außerdem hilft es Ihnen bei der Erstellung der gefürchteten Leistungsbewertung. Nicht alle Unternehmen haben oder setzen diese um, aber ich halte sie für wichtig, insbesondere angesichts des Zustroms von Millennials in die heutige Arbeitswelt. Der Schlüssel liegt in ständigem und messbarem Feedback und nicht in der typischen Jahresbewertung. Sie können unsere „Vorlage für die jährliche Leistungsbewertung” verwenden, um einen Prozess zur Leistungsmessung für Ihr Unternehmen zu erstellen.
9. Reisekostenabrechnung
Wie wird Ihr Unternehmen damit umgehen? Sie benötigen eine Richtlinie und eine einfache, benutzerfreundliche Anwendung, mit der Sie diese Ausgaben und Reisen nachverfolgen können. Glücklicherweise gibt es viele Verbraucher-Apps, die sich gut für kleine und mittlere Unternehmen eignen. Wir mögen Expensify, Shoeboxed und Harvest. Wenn Sie Tagegelder verwenden, berechnen Sie diese pro Land, um Fairness zu gewährleisten. Laden Sie unsere Vorlage für eine Spesenrichtlinie herunter und informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, wie sie eine Erstattung erhalten können.
10. Zeiterfassung ist so wichtig, wie Sie sie machen.
Die moderne Personalabteilung von heute ist weit weniger auf „Ein- und Ausstempeln“ ausgerichtet als früher, aber es gibt immer noch viele Arbeitsplätze, an denen die Mitarbeiter ihre Anwesenheit erfassen müssen. Unabhängig davon, ob Sie dafür eine Anwendung wie TimeTracker oder ein altmodisches Outlook-Add-on verwenden, sollten Sie Ihre Richtlinien vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters klar festlegen. Wenn Sie in einer Branche tätig sind, in der häufig Überstunden anfallen, sollten Sie dies ebenfalls berücksichtigen. Mit unserer kostenlosen Vorlage können Sie ganz einfach Richtlinien für die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter festlegen.
11. Das Ende der Straße
Irgendwann müssen Sie jemanden entlassen ... oder jemand wird kündigen. Fluktuation ist ein Teil des Lebens und muss angegangen werden (vorzugsweise bevor es unter Ihrer Aufsicht geschieht). Wie werden Sie damit umgehen? Werden Sie ein Austrittsgespräch führen? Werden Sie sich mit dem Vorgesetzten oder Manager des ausscheidenden Mitarbeiters zusammensetzen? Gibt es einen formellen Prozess (wie schriftliche und mündliche Verwarnungen), der der Kündigung eines Mitarbeiters vorausgeht? Verlangen Sie eine zweiwöchige Kündigungsfrist? Sind Sie ein Arbeitnehmer mit einem Arbeitsvertrag nach Belieben? Wenn Sie all diese Fragen im Voraus klären, wird diese unangenehme Aufgabe weitaus weniger chaotisch. Unsere „Vorlage für eine Kündigungsrichtlinie” hilft Ihnen dabei, Verfahren für eine einvernehmliche Trennung von Mitarbeitern zu erstellen.
12. Schulung und Weiterbildung
Wie viele kleinere Unternehmen haben Sie vielleicht noch keinen Schulungs- und Entwicklungsprozess eingerichtet, was (vorerst) in Ordnung ist. Aber denken Sie darüber nach, was die Mitarbeiter davon haben, für Sie zu arbeiten. Sie können vielleicht keine namhaften Referenten für die Schulung Ihrer Mitarbeiter engagieren, aber Sie können ein Mentorenprogramm aufbauen, berufliche Initiativen unterstützen oder Ihre Lieferanten für nützliche Schulungsmöglichkeiten (wie Webinare und Whitepaper-Reihen) nutzen. Wichtig ist, dass Sie einen Plan haben, unabhängig davon, ob das Budget dafür vorhanden ist oder nicht. Noch wichtiger ist es jedoch, die Zustimmung der Führungskräfte in Ihrem Unternehmen zu erhalten. Sie wissen, welche Weiterbildungsmöglichkeiten ihre Mitarbeiter benötigen und wie sie diese finden können. Soziale Kompetenzen, Führungsqualitäten und die Schaffung von Mitarbeiterbotschaftern sind jedoch Themen, die über die Berufsbezeichnung hinausgehen. Sehen Sie sich die Vorlage für die Schulungs-, Entwicklungs- und Bildungsrichtlinie an.
13. Vorlage für eine Stellenbeschreibung
Das ist eine schwierige Entscheidung. Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Stellenanzeigen von den richtigen Talenten gelesen werden, und der beste Weg, dies zu erreichen, ist die Erstellung überzeugender, ansprechender Texte, was mit einer Vorlage nur schwer zu bewerkstelligen ist. Andererseits müssen Ihre Anzeigen möglicherweise über verschiedene Jobbörsen und Verbreitungsplattformen hinweg einen einheitlichen Ton haben. Sie möchten, dass diese immer die Geschichte Ihres Unternehmens erzählen – was also tun? Einige fortschrittliche Unternehmen stellen zunächst die Unternehmens- und Kulturgeschichte vor und fügen anschließend individuelle Stellenbeschreibungen hinzu. In jedem Fall sollten Sie über eine standardisierte Vorlage verfügen, die Sie Ihren Teammitgliedern zur Verfügung stellen oder verwenden können, wenn Sie schnell etwas veröffentlichen müssen.
