Sind Sie es leid, ständig Stellenanzeigen zu schalten, Lebensläufe zu sichten und Vorstellungsgespräche zu führen? Es dauert lange, den richtigen qualifizierten Kandidaten zu finden, und bis Sie diesen Prozess durchlaufen haben, haben einige Bewerber möglicherweise bereits ein Stellenangebot eines anderen Unternehmens angenommen.
Wenn Ihnen das häufig passiert, deuten Ihre Rekrutierungskennzahlen auf ein gefährliches Problem hin: Ihre Einstellungsdauer ist zu lang.
Es könnte an der Zeit sein, Ihren Einstellungsprozess genauer unter die Lupe zu nehmen. Die Geschwindigkeit, mit der Sie neue Mitarbeiter einstellen, kann sich erheblich auf den Erfolg Ihres Unternehmens auswirken.
Was ist die Zeit bis zur Einstellung?
Was genau verstehen wir unter „Time to Hire“? Dieser Begriff bezieht sich auf die Zeit, die ein Personalverantwortlicher benötigt, um eine offene Stelle zu identifizieren, den Einstellungsprozess zu durchlaufen (einschließlich der Veröffentlichung in Jobbörsen, der Terminierung von Vorstellungsgesprächen, der Durchführung von Vorstellungsgesprächen und der Überprüfung der Referenzen) und einem Kandidaten ein Angebot zu unterbreiten. Einfacher ausgedrückt: Es misst, wie schnell Sie eine freie Stelle mit einem geeigneten Kandidaten besetzen können.
Die Messung der Einstellungsdauer ist unerlässlich, da sie wertvolle Einblicke in Ihre Einstellungs-Effizienz liefert und Ihnen sogar dabei helfen kann, Engpässe zu identifizieren. So können Sie beurteilen, ob Ihre aktuellen Prozesse optimiert sind oder ob es Engpässe gibt, die durch ein Bewerbermanagementsystem oder Automatisierung behoben werden müssen. Wenn Sie diese Kennzahl verstehen, können Sie datengestützte Entscheidungen treffen und Strategien umsetzen, die zu einer schnelleren und effektiveren Personalbeschaffung führen.
Es ist wichtig, zwischen der Zeit bis zur Besetzung und der Zeit bis zur Einstellung zu unterscheiden. Beide Kennzahlen beziehen sich zwar auf den Einstellungsprozess, messen jedoch unterschiedliche Phasen. (Darauf werden wir gleich noch näher eingehen!)
Warum sollten Unternehmen also der Verkürzung ihrer durchschnittlichen Einstellungsdauer Priorität einräumen? Zum einen ist Geschwindigkeit auf dem heutigen wettbewerbsintensiven Markt von entscheidender Bedeutung. Je länger eine Stelle unbesetzt bleibt, desto größer sind die Auswirkungen auf die Produktivität, die Mitarbeiterbindung, die Bandbreite der Personalabteilung und die Rentabilität. Darüber hinaus können längere Vakanzen die bestehenden Mitarbeiter belasten, die während dieser Zeit zusätzliche Aufgaben übernommen haben, sodass sie sich selbst auf Jobsuche begeben – und dann müssen Sie den gesamten Prozess erneut durchlaufen.
Darüber hinaus ermöglichen schnelle Einstellungen Unternehmen den Zugang zu Spitzenkräften, bevor diese von Wettbewerbern abgeworben werden. Hochqualifizierte Kandidaten erhalten oft innerhalb weniger Wochen nach Beginn ihrer Jobsuche mehrere Angebote. Mit einem effizienten Einstellungsprozess erhöhen Sie Ihre Chancen, diese begehrten Bewerber für sich zu gewinnen.
Wie man die Zeit bis zur Einstellung misst
Einer der ersten Schritte zur Verbesserung Ihrer Einstellungsdauer besteht darin, zu verstehen, wie Sie diese effektiv messen können. Durch die Verfolgung und Analyse dieser Kennzahl können Sie Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und datengestützte Entscheidungen treffen, um Ihren Einstellungsprozess zu optimieren.
Um die Zeit bis zur Einstellung zu messen, legen Sie zunächst den Startpunkt fest – in der Regel ist dies der Zeitpunkt, an dem eine Stellenausschreibung genehmigt wird oder sich ein Bewerber bewirbt. Verfolgen Sie anschließend jede Phase des Einstellungsprozesses, von der Vorauswahl und den Vorstellungsgesprächen bis hin zur Hintergrundüberprüfung und der Annahme des Angebots. Berechnen Sie die Gesamtzahl der Tage, die ein Bewerber benötigt, um diese Phasen zu durchlaufen.
Berechnen Sie diese Kennzahl für mehrere Einstellungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums, um Ihre durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung genau vorherzusagen. Auf diese Weise können Sie saisonale Schwankungen oder Trends identifizieren, die sich auf die Geschwindigkeit der Personalbeschaffung auswirken. Sie können diese Kennzahl auch nach Personalverantwortlichen, Einstellungsteams, Rekrutierungsteams (wenn Sie externe Quellen nutzen), Ihrem Bewerbungsprozess und sogar nach den Auswirkungen der Neueinstellung aufschlüsseln.
Denken Sie daran, dass Messungen allein Ihre Ergebnisse nicht verbessern – handeln Sie auf der Grundlage dieser Erkenntnisse!
Zeit bis zur Besetzung vs. Zeit bis zur Einstellung
Bei der Messung der Effizienz Ihres Einstellungsprozesses spielen zwei wichtige Kennzahlen eine Rolle: die Zeit bis zur Besetzung und die Zeit bis zur Einstellung. Diese Begriffe mögen ähnlich klingen, bezeichnen jedoch unterschiedliche Aspekte des Zeitplans für die Personalbeschaffung.
Die Zeit bis zur Besetzung bezieht sich auf den Zeitraum zwischen der Veröffentlichung einer Stellenausschreibung und der Annahme eines Angebots durch einen Bewerber. Dabei werden alle Phasen des Einstellungsprozesses berücksichtigt, einschließlich der Suche nach Bewerbern, der Durchführung von Vorstellungsgesprächen und der endgültigen Entscheidung.
Andererseits konzentriert sich die Zeit bis zur Einstellung ausschließlich auf den Zeitraum zwischen der Bewerbung eines Kandidaten auf eine Stelle und seiner offiziellen Einstellung. Diese Kennzahl berücksichtigt keine Verzögerungen, die durch externe Faktoren wie Hintergrundüberprüfungen oder Referenzprüfungen verursacht werden.
Das Verständnis dieses Unterschieds ist entscheidend, da Sie so erkennen können, wo Verbesserungen in Ihrem Einstellungsprozess vorgenommen werden können. Wenn Ihre Zeit bis zur Besetzung hoch ist, Ihre Zeit bis zur Einstellung jedoch niedrig, deutet dies darauf hin, dass die meisten Verzögerungen nach der Auswahl eines geeigneten Kandidaten auftreten.
Durch die separate Analyse dieser Kennzahlen können Sie Engpässe in Ihrer Rekrutierungspipeline identifizieren und geeignete Maßnahmen ergreifen. Angenommen, Sie stellen fest, dass Ihre Zeit bis zur Einstellung aufgrund langwieriger Interviewprozesse oder langsamer Entscheidungsfindung der an der Einstellung beteiligten Stakeholder länger als erwartet ist. In diesem Fall können Sie Strategien wie die Straffung von Interviews oder die Festlegung klarer Fristen für Feedback umsetzen.
Die Verkürzung sowohl der Zeit bis zur Besetzung als auch der Zeit bis zur Einstellung hat für Unternehmen zahlreiche Vorteile. Sie stellt sicher, dass freie Stellen schnell mit qualifizierten Kandidaten besetzt werden, die effektiv zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen können. Ein kürzerer Rekrutierungszyklus minimiert auch Störungen innerhalb der Teams, die durch längere Vakanzen verursacht werden.
Darüber hinaus senkt eine schnellere Einstellung die Kosten, die mit längeren Stellenausschreibungen und mehreren Vorstellungsrunden verbunden sind. So können Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben und Top-Talente für sich gewinnen, bevor sie von der Konkurrenz abgeworben werden.
Die Vorteile eines schnellen Einstellungsprozesses
Die Vorteile eines schnellen Einstellungsprozesses sind zahlreich und können sich erheblich auf Ihr Unternehmen auswirken.
Durch eine schnelle Einstellung können Sie sich Top-Talente sichern, bevor es Ihre Mitbewerber tun. Auf dem heutigen wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt erhalten talentierte Kandidaten oft mehrere Angebote. Wenn Sie zu lange mit Ihrer Entscheidung warten, laufen Sie Gefahr, die besten Kandidaten an andere Unternehmen zu verlieren.
Darüber hinaus zeigt ein schneller Einstellungsprozess, dass Ihr Unternehmen Wert auf Effizienz legt und die Zeit sowohl der Bewerber als auch der internen Stakeholder, die am Einstellungsprozess beteiligt sind, respektiert. Dieser positive Eindruck kann Ihre Arbeitgebermarke stärken und in Zukunft mehr hochqualifizierte Bewerber anziehen.
Ein schneller Einstellungsprozess trägt auch dazu bei, Produktivitätsverluste aufgrund von offenen Stellen zu minimieren. Wenn Stellen über einen längeren Zeitraum unbesetzt bleiben, bedeutet dies eine zusätzliche Belastung für die bestehenden Mitarbeiter, die möglicherweise zusätzliche Arbeit übernehmen oder für ihre abwesenden Kollegen einspringen müssen.
Darüber hinaus können neue Mitarbeiter durch die Verkürzung der Einstellungsdauer schneller einen Beitrag leisten. Das bedeutet, dass sie schneller einen Einfluss ausüben und einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen können, als wenn sie während eines langwierigen Einstellungsprozesses warten müssten.
Ein schneller Einstellungsprozess sorgt für eine bessere Kandidatenerfahrung. Bewerber schätzen es, während des gesamten Einstellungsprozesses zeitnah Feedback und Updates zu erhalten. Eine effiziente Kommunikation mit den Bewerbern und deren Einbindung in jede Phase des Prozesses hinterlässt einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen, selbst wenn sie letztendlich nicht eingestellt werden.
Eine schnelle Rekrutierungsstrategie hat viele Vorteile, darunter die Sicherung von Top-Talenten vor der Konkurrenz, der Aufbau eines effizienten Arbeitgeberimages, die Minimierung von Produktivitätsverlusten aufgrund von offenen Stellen und die Bereitstellung einer hervorragenden Kandidatenerfahrung während des gesamten Einstellungsprozesses.
Wie Sie Ihre Einstellungsdauer verbessern können
Bei der Personalbeschaffung ist Zeit ein entscheidender Faktor. Ein langwieriger und ineffizienter Einstellungsprozess kann Ihr Unternehmen nicht nur wertvolle Zeit und Geld kosten, sondern auch dazu führen, dass Sie Top-Talente verpassen. Deshalb ist es so wichtig, kontinuierlich daran zu arbeiten, die Zeit bis zur Einstellung zu verkürzen.
Hier sind einige Strategien, die Sie umsetzen können, um Ihre Zeit bis zur Einstellung zu verkürzen:
1. Optimieren Sie Ihren Einstellungsprozess: Identifizieren Sie Engpässe oder unnötige Schritte in Ihrem aktuellen Einstellungsprozess und optimieren Sie diese. Vereinfachen Sie Bewerbungsformulare, führen Sie erste Telefoninterviews durch und nutzen Sie Technologien wie Videointerviews.
2. Klare Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass alle am Einstellungsprozess beteiligten Parteien hinsichtlich der Stellenanforderungen, Qualifikationen und Zeitpläne auf dem gleichen Stand sind. Dies hilft, Verwirrung und Verzögerungen zu vermeiden.
3. Talentpools nutzen: Der Aufbau eines Pools qualifizierter Kandidaten, die Interesse an einer Tätigkeit in Ihrem Unternehmen bekundet haben, kann den Zeitaufwand für die Suche nach neuen Kandidaten für jede freie Stelle erheblich reduzieren.
4. Technologie nutzen: Durch die Implementierung eines Bewerbermanagementsystems (ATS) lassen sich verschiedene Phasen des Einstellungsprozesses automatisieren, von der Überprüfung der Lebensläufe bis zur Terminierung von Vorstellungsgesprächen, wodurch Entscheidungen schneller getroffen werden können.
5. Zusammenarbeit mit Personalverantwortlichen: Arbeiten Sie eng mit Personalverantwortlichen zusammen, um im Voraus klare Erwartungen festzulegen, damit diese ihre Rolle im Einstellungsprozess verstehen und zeitnah Feedback zu Bewerbungen oder Vorstellungsgesprächen geben können.
Durch die konsequente Umsetzung dieser Strategien können Sie Ihre Einstellungsdauer optimieren und gleichzeitig effizient Top-Talente gewinnen!
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.
