Wenn Unternehmen mit externen Partnern oder Lieferanten zusammenarbeiten, müssen sie sicherstellen, dass diese Dritten keine Risiken mit sich bringen, die dem Unternehmen schaden könnten. Das Risikomanagement für Dritte (Third-Party Risk Management, TPRM) befasst sich mit diesem Problem. Eine wichtige Komponente des TPRM ist die Risikobewertung von Dritten, dicht gefolgt von der Einstufung der Risiken von Lieferanten.
Das Verständnis dieser Konzepte ist für den Aufbau einer soliden Grundlage für das Risikomanagement von Drittanbietern unerlässlich. In diesem Beitrag definieren wir Risikobewertung und -einstufung, erklären, wie sie in Ihr gesamtes TPRM-Programm passen, und empfehlen Best Practices für die Umsetzung.
Was ist die Risikobewertung durch Dritte?
Die Risikobewertung von Drittanbietern ist der Prozess der Bewertung und Zuordnung eines numerischen Werts zu den potenziellen Risiken, die ein externer Partner oder Lieferant für ein Unternehmen mit sich bringen könnte. Diese Bewertung hilft dabei, anhand von Faktoren wie Sicherheitspraktiken, finanzieller Stabilität und Compliance-Historie zu bestimmen, wie riskant die Zusammenarbeit mit diesem Drittanbieter ist.
Die Risikobewertung umfasst:
- Risiken identifizieren: Ermitteln Sie potenzielle Risiken wie Datenverstöße, finanzielle Instabilität und Probleme bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
- Risikobewertung: Sammeln Sie Informationen über jeden Dritten, einschließlich seiner finanziellen Lage, Sicherheitspraktiken und Compliance-Historie.
- Risikobewertung: Weisen Sie jedem Dritten eine Punktzahl zu, die dem jeweiligen Risikograd entspricht. Ein Unternehmen mit strengen Sicherheitsvorkehrungen erhält beispielsweise eine niedrige Risikobewertung, während ein Unternehmen mit häufigen Sicherheitsverletzungen eine hohe Risikobewertung erhält.
Was ist die Einstufung von Risiken durch Dritte?
Die Risikoeinstufung von Drittanbietern ist der Prozess der Kategorisierung externer Partner oder Lieferanten in verschiedene Stufen oder Ebenen auf der Grundlage ihrer Risikobewertung. Diese Stufen helfen Unternehmen dabei, ihre Beziehungen zu Drittanbietern entsprechend dem von jedem Partner ausgehenden Risiko zu priorisieren und zu verwalten.
Die Einstufung umfasst:
- Ebenen erstellen: Legen Sie verschiedene Ebenen fest, z. B. hohes, mittleres und geringes Risiko.
- Zuweisung von Dritten zu Stufen: Ordnen Sie jeden Dritten anhand seiner Risikobewertung der entsprechenden Stufe zu.
- Verwaltung nach Stufen: Verwalten Sie Beziehungen zu Dritten basierend auf ihrer Stufe. Partner mit hohem Risiko erfordern häufigere Überprüfungen und strengere Kontrollen, während Partner mit geringem Risiko weniger intensiv überwacht werden müssen.
Warum ist es wichtig, Risiken zu bewerten und Anbieter in Kategorien einzuteilen?
Verschiedene Dritte stellen unterschiedliche Risiken dar. Die Kriterien für jede Stufe variieren je nach Art des Anbieters. Beispielsweise gelten für einen Teilehändler andere Kriterien als für einen Cloud-Hosting-Dienst. Die Berechnung und Kategorisierung von Risiken ist wichtig für:
- Schutz:
Schützt Ihr Unternehmen vor potenziellen Sicherheitsverletzungen und Datenschutzverstößen, die auf riskante Dritte zurückzuführen sind. - Effizienz:
Ermöglicht es Ihnen, Ihre Ressourcen auf die Überwachung und Verwaltung der risikoreichsten Partner zu konzentrieren. - Compliance:
Stellt sicher, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, indem Sie Risiken durch Dritte systematisch verwalten.
Durch das Verständnis und die Umsetzung von Risikobewertungen und -einstufungen durch Dritte können Unternehmen ihre externen Beziehungen besser verwalten, Risiken minimieren und die allgemeine Betriebsstabilität verbessern.
Nutzen Sie Scoring, um Ergebnisse zu normalisieren und umsetzbare Einblicke zu erhalten
Es ist von entscheidender Bedeutung, die potenziellen Auswirkungen einer Nichtlieferung von Produkten oder Dienstleistungen durch einen Lieferanten zu verstehen. Nutzen Sie ein Bewertungssystem, um die Einstufung jedes Lieferanten anhand von Kriterien wie den folgenden zu bestimmen:
- Operative oder kundenorientierte Prozesse
- Interaktion mit geschützten Daten
- Finanzieller Status und Auswirkungen
- Rechtliche und regulatorische Verpflichtungen
- Reputation
- Geografie (z. B. Konzentrationsrisiko)
Sobald Sie Lieferantenebenen definiert haben, ist es ganz einfach, die wichtigsten Lieferanten zu identifizieren. Sie können beispielsweise einen Bericht über alle in den USA ansässigen Top-Lieferanten erstellen, die personenbezogene Daten verarbeiten.
Durch die frühzeitige Überprüfung von Informationen an einem leicht zugänglichen Ort können Sie Due-Diligence-Initiativen „richtig dimensionieren“, sich auf die Anbieter mit dem höchsten Risiko konzentrieren und den Gesamtprozess beschleunigen.
Wie bewerten Sie Lieferantenrisiken?
Die grundlegende Berechnung für die Bewertung des Lieferantenrisikos lautet: Wahrscheinlichkeit x Auswirkung = Risiko. Nehmen wir beispielsweise einen Lieferanten, der wichtige IT-Dienstleistungen für ein Finanzinstitut erbringt, aber die Cybersicherheitsstandards der Branche nicht einhält. Die Auswirkungen könnten erhebliche finanzielle Verluste und Reputationsschäden aufgrund einer potenziellen Datenverletzung sein (z. B. erhebliche oder schwerwiegende Auswirkungen), und die Wahrscheinlichkeit ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Cyberangriff aufgrund der Nichteinhaltung der Vorschriften durch den Lieferanten erfolgreich ist (z. B. wahrscheinlich oder äußerst wahrscheinlich). Dieses Szenario stellt für jedes Finanzinstitut ein inakzeptables Risiko dar und würde wahrscheinlich zur Kündigung des Vertrags führen.
Verwenden Sie eine Matrix, die Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen kombiniert, um die Risikobewertungen zu ermitteln.
Dieses Beispiel unterstreicht, wie wichtig es ist, gründliche Risikobewertungen von Lieferanten mit einer umfassenden Bewertungsrubrik durchzuführen. Dies ist besonders wichtig für Organisationen, die mit sensiblen Informationen umgehen, wie Finanzinstitute, Auftragnehmer der Regierung und Gesundheitsdienstleister. Oftmals machen Vorschriften die primäre Organisation für die Nichteinhaltung von Vorschriften durch Lieferanten verantwortlich, was die Notwendigkeit einer sorgfältigen Überwachung und eines sorgfältigen Risikomanagements unterstreicht.
Best Practices für die Risikobewertung von Drittanbietern
Die Bewertung von Risiken und die Einstufung von Lieferanten sind für Ihre gesamte Lieferantenrisikobewertung von entscheidender Bedeutung. Sie sollten standardisierte Kontrollen und Anforderungen festlegen. Es gibt jedoch keinen einheitlichen Prozess für die Lieferantenrisikobewertung. Verschiedene Lieferanten stellen unterschiedliche Risiken für Ihr Unternehmen dar, abhängig von Faktoren wie:
- Kritikalität für Ihre Lieferkette, z. B. als Alleinlieferant oder einziger Lieferant
- Zugriff auf sensible Daten, wie personenbezogene Daten (PII), geschützte Gesundheitsdaten (PHI) oder wirtschaftlich sensible Informationen (CSI)
- Anfälligkeit für Kontinuitätsereignisse wie Naturkatastrophen oder geopolitische Konflikte
Ein strukturierter Prozess für jede Lieferantenkategorie macht Ihr Risikomanagementprogramm für Drittanbieter effizienter und hilft Ihnen, bessere risikobasierte Entscheidungen hinsichtlich Ihrer Lieferantenbeziehungen zu treffen.
Definieren Sie Ihr akzeptables Restrisikoniveau
In einer perfekten Welt könnten Risiken vollständig ausgeschlossen werden. Bei der Zusammenarbeit mit Dritten bleibt jedoch immer ein gewisses Risiko bestehen. Bevor Sie potenzielle Lieferanten bewerten, legen Sie Ihr akzeptables Risikoniveau fest. Dieser Schritt macht die Lieferantenauswahl und den gesamten Prozess des Risikomanagements für Dritte schneller, effizienter und einheitlicher. So können Sie leicht Lieferanten identifizieren, die Ihren Geschäftszielen und Ihrer Risikotoleranz nicht entsprechen, und klären, welche Kontrollen Sie von Lieferanten verlangen müssen.
Bewertung des inhärenten Risikos
Die Bewertung des inhärenten Risikos ist ein wesentlicher Bestandteil des Lebenszyklus des Risikomanagements für Dritte. Nicht jeder Lieferant erfordert das gleiche Maß an Prüfung. Beispielsweise stellt ein Lieferant für Bürobedarf ein geringeres organisatorisches Risiko dar als ein Lieferant, der kritische Teile oder juristische Dienstleistungen anbietet. Ein Lieferant mit Sitz in einer politisch instabilen Region, der in der Vergangenheit Verstöße begangen hat oder eine schlechte Bonität aufweist, stellt ein höheres Risiko dar und erfordert eine verstärkte Sorgfaltspflicht.
Um das Risiko eines Lieferanten zu verstehen, berechnen Sie das inhärente Risiko – also das Risikoniveau des Lieferanten vor der Anwendung spezifischer Kontrollen. Diese Basislinie dient als Orientierung für Ihre Entscheidungen hinsichtlich der erforderlichen Sorgfaltspflicht. Nach der Festlegung der Basislinie für das inhärente Risiko wird die Berechnung des Restrisikos – also des nach Anwendung der Kontrollen verbleibenden Risikos – wesentlich einfacher.
Das inhärente Risiko ist auch für Entscheidungen zur Profilerstellung, Einstufung und Kategorisierung von Anbietern von entscheidender Bedeutung. Dieser Ansatz beschleunigt die Risikobewertung, indem die Anbieterbewertungen auf die Risiken und Standards abgestimmt werden, die für Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und die Aufsichtsbehörden am relevantesten sind.
Einstufung und Kategorisierung
Beginnen Sie mit einerinternen Profilerstellung und einer Bewertung der Hierarchie, umIhre Lieferanten zu kategorisieren und die Art, den Umfang und die Häufigkeit der für jede Gruppe erforderlichen Bewertungen festzulegen. Ein strukturierter Prozess für jede Lieferantenkategorie macht Ihr Risikomanagementprogramm für Dritte effizienter und ermöglicht bessere risikobasierte Entscheidungen.
Nutzen Sie eine auf inhärenten Risikobewertungen basierende Einstufung, um Ressourcen und Maßnahmen zu priorisieren. Hochriskante Anbieter wie Abrechnungs- oder Lohnbuchhaltungsdienstleister erfordern möglicherweise umfangreichere Bewertungen und Überwachungen. Passen Sie Strategien zur Risikominderung für Restrisiken entsprechend der Einstufung an und konzentrieren Sie Ihre Ressourcen auf hochriskante Anbieter, um eine nachhaltige Compliance und Risikominderung sicherzustellen.
Eine gemeinsam genutzte Bibliothek nutzen
Risikomanagementprozesse für Dritte können für Teams mit begrenzten Ressourcen eine Belastung darstellen. Die Datenerfassung und die Kommunikation mit Lieferanten nehmen den größten Teil der Zeit in Anspruch, die für die Risikominderung und die Durchführung von Bewertungen benötigt wird. Die sich ständig ändernde Rechtslage, die Fachwissen zur Auslegung von Compliance-Verpflichtungen erfordert, verschärft dieses Problem noch. Die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und die Erfüllung von Anforderungen an das Lieferantenrisikomanagement bei gleichzeitiger Maximierung der Fähigkeiten Ihres Teams ist ein Balanceakt.
Um Ressourcenengpässen Rechnung zu tragen, entscheiden sich viele Unternehmen – insbesondere solche mit einem soliden Plan zur Einstufung von Lieferanten – dafür, bereits eingereichte und innerhalb einer Branchenbörse geteilte Inhalte zu nutzen. Diese Lieferantenbörsen sind sich selbst erfüllende Prophezeiungen: Je mehr Lieferanten teilnehmen, desto größer ist die Überschneidung mit anderen Unternehmen. Dies beschleunigt den Prozess der Risikoidentifizierung und -minderung und minimiert die Zeit für die Datenerfassung.
Zuordnung der Risikobewertung Ihres Anbieters zu den Compliance-Anforderungen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Fragebögen zu Lieferantenrisiken die Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens widerspiegeln. Wenn Ihr Lieferant Zugriff auf sensible Informationen wie personenbezogene Daten, Gesundheitsdaten oder Finanzdaten hat, übertragen Sie Ihre Compliance-Anforderungen auf Ihre Fragebögen zu Lieferantenrisiken. Wichtige Fragen sind unter anderem:
- Ist die Organisation nach Informationssicherheitsstandards oder -rahmenwerken von Drittanbietern zertifiziert? (z. B. SOC 2, NIST 800-53, NIST CSF, CMMC)
- Fällt die Organisation unter die Anforderungen der Cybersicherheit oder der Informationssicherheit? Wenn ja, welche?
- Welche Richtlinien und Verfahren gibt es für die Weitergabe von Kundendaten an Dritte und Vierte?
Keine Alleingänge
Die Verwendung einer TPRM-Plattform kann die Risikobewertung von Lieferanten erheblich beschleunigen, bei der Bewertung und Einstufung von Lieferanten helfen und die Antworten auf Fragebögen schnell den Compliance-Anforderungen zuordnen. Spezielle Lösungen für das Risikomanagement von Drittanbietern wie Prevalent bieten integrierte, anpassbare Fragebögen zu inhärenten Risiken, mit denen sich Lieferantenrisiken nahtlos identifizieren lassen.
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf Prävalent.net. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech das KI-gestützte Risikomanagement für Dritte, Prevalent. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, regulatorische Änderungen und Compliance abgestimmt sind.
