Jedes ausgereifte Programm für das Risikomanagement von Drittanbietern (TPRM) stützt sich auf Fragebögen zur Risikobewertung, um Informationen über die Kontrollen der Anbieter zu sammeln und potenzielle Risiken aufzudecken. Woher wissen Sie angesichts der verschiedenen Fragebogenoptionen, womit Sie beginnen sollen? Beim Aufbau Ihres TPRM-Programms besteht eine der wichtigsten Entscheidungen darin, welche(n) Fragebogen Sie verwenden und wann und wie Sie diese einsetzen wollen.
In diesem Beitrag gehen wir auf den Zweck von Fragebögen zur Risikobewertung von Anbietern ein, untersuchen die Herausforderungen bei der Erstellung von Fragebögen und stellen eine grundlegende Vorlage zur Risikobewertung von Drittanbietern mit Beispielfragen zur Verfügung, die Ihnen den Einstieg erleichtern.
Was sind Fragebögen zur Risikobewertung von Anbietern?
Ein Fragebogen zur Risikobewertung von Anbietern ist ein strukturiertes Dokument, das zur Bewertung der mit Drittanbietern und Partnern verbundenen Risiken verwendet wird. Er hilft Unternehmen, potenzielle Schwachstellen in den Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Praktiken ihrer Lieferanten zu erkennen.
Diese Fragebögen sind ein wesentlicher Bestandteil von Drittanbieter-Risikomanagementprogrammen (TPRM), mit denen Unternehmen sicherstellen können, dass ihre Anbieter ihre Sicherheits- und Compliance-Standards erfüllen.
Warum Fragebögen zur Bewertung von Drittparteirisiken verwenden?
Risikobewerter und Risikomanager haben das gemeinsame Ziel, Risiken zu reduzieren - und das beginnt mit dem Sammeln von Informationen. Fragebögen zur Risikobewertung sind eine großartige Möglichkeit, einen vertrauensbasierten Einblick in die Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Kontrollen eines Anbieters zu erhalten. Sie befassen sich mit einer Fülle von TPRM-Belangen, wie z. B.:
- Ist die Risikokontrolle akzeptabel?
- Ist ein Risiko sanierungsbedürftig?
- Gibt es für ein identifiziertes Risiko eine kompensierende Kontrolle?
- In Bereichen, in denen kein Risiko festgestellt wurde, wie wirksam ist die Kontrolle?
Fragebögen sind zwar nur ein Teil der Gleichung für das Risikomanagement von Drittanbietern, aber sie sind der beste Mechanismus, um eine detaillierte interne Perspektive des Lieferantenrisikos zu erhalten.
Fragebögen zur Risikobewertung von Anbietern sind unverzichtbar, um Schwachstellen zu ermitteln, die Ihr Unternehmen für Datenschutzverletzungen oder Cyberangriffe durch Drittanbieter anfällig machen könnten. Die zunehmende Abhängigkeit der Unternehmen von Cloud-Lösungen, ausgelagerten Diensten und Plattformen von Drittanbietern bedeutet, dass sie große Mengen an sensiblen Daten mit externen Unternehmen teilen. Die schwachen Cybersicherheitspraktiken eines Anbieters können schnell zu einer erheblichen Bedrohung für Ihr Unternehmen werden.
Auswahl eines Fragebogens zur Risikobewertung von Anbietern
Die Erstellung eines Fragebogens zur Risikobewertung von Grund auf kann eine Herausforderung sein. Viele Unternehmen entscheiden sich für eine branchenübliche Risikobewertungsvorlage eines Drittanbieters, z. B. den Standard Information Gathering (SIG)-Fragebogen oder den H-ISAC-Fragebogen für Unternehmen im Gesundheitswesen, der einen guten Ausgangspunkt darstellt. Vorlagen, die auf etablierten Rahmenwerken basieren, stellen sicher, dass Ihr Fragebogen kritische Bereiche wie Datensicherheit, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und betriebliche Ausfallsicherheit abdeckt.
Ein Risikofragebogen für Dritte enthält in der Regel Fragen über:
- Richtlinien des Anbieters zum Datenschutz und zur Cybersicherheit.
- Einhaltung von Industrienormen und -vorschriften.
- Sicherheitskontrollen im Zusammenhang mit der Zugangsverwaltung, dem Datenschutz und der Reaktion auf Zwischenfälle.
- Sicherheitsmaßnahmen für die physische und digitale Infrastruktur.
Die Verwendung von Fragebögen, die dem Industriestandard entsprechen, kann Ihnen den Einstieg erleichtern, da sie einen akzeptierten Pool von Inhalten bieten, mit denen Ihre Anbieter wahrscheinlich bereits vertraut sind. Diese Vorlagen bieten eine Grundlage, aber Unternehmen sollten sie je nach Risikotoleranz, Branche und gesetzlichen Anforderungen an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen. Ein ausgewogener Ansatz gewährleistet, dass der Fragebogen relevante, genaue und effektive Informationen erfasst, die auf die Rolle des jeweiligen Anbieters zugeschnitten sind.
Wichtige Fragen zum Risiko von Drittanbietern als Starthilfe für die Risikobewertung von Anbietern
Für diejenigen, die gerade erst anfangen, haben wir die 20 wichtigsten Kontrollfragen zusammengestellt, die man Anbietern stellen sollte. Diese Fragen dienen als Ausgangspunkt für die Bewertung der Risikolage von Anbietern. Sie decken Kontrollbereiche von der Unternehmensführung über die Informationssicherheit bis hin zum Incident Response Management ab. Laden Sie unsere anpassbare Excel-Vorlage herunter, um das Rahmenwerk, die Antwortmöglichkeiten und die Risikobewertung zu erfassen.
Muster für Fragen zur Risikobewertung von Drittparteien
- Steuerung: Wurden eine Informationssicherheitspolitik und themenspezifische Richtlinien definiert, veröffentlicht und an das Personal und interessierte Kreise weitergegeben?
- Steuerung: Werden die Informationssicherheitspolitik und alle themenspezifischen Richtlinien von der Geschäftsleitung überprüft und abgezeichnet?
- Vermögensverwaltung: Verfügt die Organisation über ein Vermögensverwaltungsprogramm, in dem festgelegt ist, wie die Vermögenswerte inventarisiert, klassifiziert, gehandhabt und entsorgt werden?
- Risikobewertung: Hat die Organisation ein formelles Risikomanagementprogramm oder -verfahren entwickelt, um Informationssicherheitsrisiken zu identifizieren, zu verwalten, zu überprüfen und darauf zu reagieren?
- Lieferkette: Identifiziert und überprüft Ihr Unternehmen Lieferanten, die Informationssysteme, Komponenten und Dienstleistungen bereitstellen? Werden diese anhand eines Risikomanagementprozesses oder -programms für Dritte bewertet?
- Identitätsmanagement: Wie verwaltet die Organisation den Zugang zu ihren Informationssystemen oder zu Systemen mit sensiblen oder kritischen Daten?
- Informationsschutz: Gibt es ein Datenschutzprogramm, mit dem ermittelt, verwaltet und kommuniziert werden kann, wie sensible oder personenbezogene Daten innerhalb der Organisation verwendet werden?
- Datensicherheit: Wenn sensible oder kritische Daten verwendet werden, welche Datensicherheitskontrollen wurden durchgeführt, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit dieser Daten zu schützen?
- Sicherheit im Betrieb: Verfügt die Organisation über robuste, dokumentierte Betriebsverfahren, einschließlich Basiskonfigurationen für Informationssysteme, Änderungsverwaltung, Patching und Datensicherung?
- Veranstaltungsmanagement: Beschreiben Sie, wie die Organisation Veranstaltungsmanagementaktivitäten durchführt.
- Ereignis-Management: Gibt es Prozesse zur Verwaltung und Analyse von Protokollen?
- Kontinuierliche Überwachung: Beschreiben Sie, ob und welche Verfahren zur kontinuierlichen Überwachung des Netzwerks, der Systeme und des physischen Zugangs zu den Räumlichkeiten der Organisation vorhanden sind.
- Kontinuierliche Überwachung und Erkennung von Bedrohungen: Wie plant, überwacht, erkennt und reagiert die Organisation auf Bedrohungen?
- Management der Reaktion auf Zwischenfälle: Beschreiben Sie den Prozess des Incident Management der Organisation.
- Physische Sicherheit: Beschreiben Sie den Ansatz, der verfolgt wird, um die physischen Räumlichkeiten und alle Sicherheitsbereiche vor unbefugtem Personal und Umweltgefahren zu schützen.
- Personalverwaltung: Verfügt die Organisation über definierte Prozesse für Neuzugänge, Versetzungen und Austritte, einschließlich Überprüfung, Sicherheitsschulung und Disziplinarmaßnahmen?
- Erkennung von Bedrohungen: Führt Ihr Unternehmen Sensibilisierungs- und Schulungskampagnen in Bezug auf Phishing-Bedrohungen und bewährte Verfahren zur Erkennung und Meldung vermuteter Phishing-Versuche durch, einschließlich regelmäßiger Tests zur Überprüfung der Wirksamkeit?
- Geschäftskontinuität: Beschreiben Sie den Ansatz der Organisation für die Planung und das Testen von Business Continuity und Disaster Recovery.
- Systementwicklung: Wie geht die Organisation bei der Entwicklung sicherer Systeme vor?
- Cloud-Sicherheit: Wenn Anbieter von Cloud-Diensten (PaaS, SaaS oder IaaS) zur Unterstützung oder Bereitstellung von Diensten eingesetzt werden, wie sichert die Organisation ihre Daten oder Anwendungen innerhalb der Cloud-Umgebung?
Passen Sie diese Fragen an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, die gesetzlichen Anforderungen und die Risikotoleranz an. Laden Sie unsere Excel-Vorlage für den Fragebogen zu Risiken Dritter herunter, um die vollständigen Antwortoptionen und die Bewertung zu erhalten.
Herausforderungen bei Fragebögen zur Risikobewertung von Anbietern
Fragebögen zur Risikobewertung von Anbietern sind zwar wichtig, aber nicht unproblematisch:
Arbeitsintensiv: Das Ausfüllen eines Fragebogens zur Risikobewertung von Anbietern kann zeitaufwändig sein, insbesondere für Unternehmen, die von zahlreichen Anbietern abhängig sind. Die Entwicklung, Verteilung und Analyse der Fragebögen erfordert spezielle Ressourcen und Fachkenntnisse.
Zeitliche Momentaufnahme: Sicherheitsfragebögen bieten nur eine Momentaufnahme der Sicherheitslage eines Anbieters zu einem bestimmten Zeitpunkt. Die Cybersicherheit ist ein sich schnell entwickelnder Bereich, und nach dem Ausfüllen des Fragebogens können neue Schwachstellen auftreten.
Ermüdung der Anbieter: Viele Anbieter sind mit den sich wiederholenden Fragebögen zur Risikobewertung von verschiedenen Kunden überfordert. Dies kann dazu führen, dass sie das Ausfüllen dieser Formulare verzögern oder zurückstellen, was den gesamten Bewertungsprozess behindert.
Komplexe Lieferketten: Bei den heutigen vernetzten Lieferketten müssen Unternehmen die Risiken bewerten, die mit Dritt- und Viertanbietern verbunden sind, d. h. mit denen ihre Lieferanten zusammenarbeiten. Dies erhöht die Komplexität des Risikomanagementprozesses um eine weitere Ebene.
Tipps für die Verwendung von Fragebögen zu Lieferantenrisiken
Lassen Sie sich nicht auf einen einzigen, starren Fragebogen festlegen.
Bei der Auswahl eines einzigen, "perfekten" Fragebogens kann man leicht in eine Analyse-Lähmung verfallen. Eine angemessene Due-Diligence-Prüfung ist jedoch mit einem einmaligen Ansatz nicht möglich. Sobald Sie die Antworten auf den Fragebogen erhalten, sind die Informationen veraltet. Die Aufrechterhaltung von Risikowissen und -bewusstsein in Echtzeit erfordert eine kontinuierliche Bewertung. Unabhängig davon, ob Sie einen standardisierten oder einen firmeneigenen Ansatz verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass potenzielle TPRM-Lösungsanbieter die Flexibilität bieten, branchenübliche und benutzerdefinierte Fragebögen bereitzustellen.
Nutzen Sie ein Repository mit vordefinierten Bewertungen.
Dazu gehören branchenübliche Fragebögen wie der Standard Information Gathering (SIG) Lite oder der Healthcare Information Sharing and Analysis Center (H-ISAC) Lite sowie Fragebögen, die speziell für Compliance- und Sicherheits-Frameworks (z. B. CMMC, GDPR, FCA, PCI, ISO 27001, NIST usw.) entwickelt wurden. Achten Sie auf Lösungen, die die Fragebögen automatisch den relevanten Frameworks zuordnen und so die Erfassung und Verwaltung Ihrer Umfragen optimieren.
Halten Sie sich Ihre Anpassungsmöglichkeiten offen.
Suchen Sie nach der Möglichkeit, Elemente zur Überprüfung während des Bewertungsprozesses zu importieren oder zu erstellen, sowie nach Anpassungsoptionen für die Kombination von Fragen, um individuellen Anforderungen gerecht zu werden.
Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Verkäufer und Lieferanten.
Die Risikobewertung von Lieferanten ist kein einmaliger Prozess. Er sollte regelmäßig wiederholt werden, insbesondere bei Anbietern mit hohem Risiko. Die Häufigkeit der Neubewertungen hängt davon ab, wie wichtig der Lieferant für Ihren Betrieb ist und wie sensibel die Daten sind, die er verarbeitet. Unternehmen, die in stark regulierten Branchen tätig sind, müssen ihre Lieferanten je nach den geltenden Compliance-Anforderungen möglicherweise jährlich oder häufiger neu bewerten.
Ergänzen Sie die Fragebögen durch eine kontinuierliche Risikoüberwachung.
Ergänzen Sie die regelmäßigen internen Bewertungen durch eine kontinuierliche Überwachung der Bedrohungen durch externe Anbieter. Cybersicherheitsrisiken entwickeln sich schnell, und die Sicherheitslage eines Anbieters kann sich aufgrund neuer Schwachstellen, Vorfälle oder Änderungen in seinen Geschäftsprozessen schnell ändern. Um mit diesen Veränderungen Schritt zu halten, ist eine kontinuierliche Überwachung unerlässlich. Die Überwachung liefert zusätzliche Informationen, die sowohl potenzielle Risiken aufdecken können, sobald sie entstehen, als auch zur Validierung von Bewertungsreaktionen in Bezug auf bestimmte Kontrollen verwendet werden können.
Nächste Schritte
Fragebögen zur Risikobewertung von Anbietern sind für ein solides Risikomanagementprogramm für Drittanbieter unerlässlich. Unternehmen sollten diese Fragebögen mit Echtzeit-Sicherheitsüberwachung, automatisierten Risikomanagement-Tools und fortlaufenden Lieferantenbewertungen kombinieren, um das Risiko von Drittanbietern effektiv zu verwalten.
Die richtige Kombination von Instrumenten und Strategien hilft Ihnen, die mit Ihrem Lieferantennetzwerk verbundenen Risiken zu mindern, damit Ihr Unternehmen in einer zunehmend vernetzten Welt sicher bleibt. Unser umfassender Leitfaden bietet weitere Einblicke in den Prozess der Risikobewertung von Lieferanten. Wenn Sie erfahren möchten, wie Prevalent Sie bei der Optimierung dieses Prozesses unterstützen kann, vereinbaren Sie noch heute ein Strategiegespräch oder eine Demo.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf Prävalent.net. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech das KI-gestützte Risikomanagement für Dritte, Prevalent. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, regulatorische Änderungen und Compliance abgestimmt sind.
