Workflow der Woche: Wie man freiberufliche Mitarbeiter mit Workflow-Automatisierung verwaltet

Mit einer schnell wachsenden freiberuflichen Arbeitskräftendie derzeitige Lage auf dem Arbeitsmarkt und großzügige Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus - wie die, die Airbnb gerade ausgerollt hat- ist auch Ihr Unternehmen wahrscheinlich auf eine Mischung aus Vollzeit-, Vertrags- und Gig-Mitarbeitern aus aller Welt umgestiegen. Und Sie sind nicht allein; 90 % der Unternehmen glauben, dass die Kombination von Vollzeitbeschäftigten mit Freiberuflern und Auftragnehmern ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Wie Shahar Erez, CEO von Stoke Talent, es ausdrückt"Einen hochqualifizierten, unabhängigen Auftragnehmer für ein bestimmtes Projekt an Bord zu holen, kann Unternehmen im Vergleich zu einem Vollzeitmitarbeiter Zehntausende von Dollar sparen, während sie gleichzeitig ebenso hochwertige Ergebnisse liefern."

Geld sparen, schnell skalieren und die besten Talente einstellen - wo ist der Haken? Bevor Sie sich auf die Gig-Economy einlassen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie die damit verbundenen Herausforderungen meistern können. Wie werden Sie beispielsweise freiberufliche Arbeitsverträge im Vergleich zu Ihren Festangestellten verwalten? Wie werden Sie die Zusammenarbeit erleichtern und Auftragnehmer schnell zum Arbeiten bringen? Und wie werden Sie sensible Informationen schützen und gleichzeitig Ihren Zeitarbeitskräften die nötige Autonomie geben, um sich in ihrer Rolle zu entfalten? 

Viele dieser Antworten hängen von der Kultur und den Richtlinien Ihres Unternehmens ab, aber einige Tools können die Umsetzung Ihrer Richtlinien erleichtern. Durch die Automatisierung von Formularen, Verträgen und Projektprozessen mit Lösungen wie Mitratech's Workflow-Automatisierungstool (TAP)können Sie die Vorteile der freiberuflichen Arbeit genießen, die sowohl für Sie als auch für den Auftragnehmer problemlos ist. Denn schließlich entscheidet der Freiberufler, ob er weiterhin mit Ihnen zusammenarbeiten möchte. Die Schaffung eines definierten, reproduzierbaren und dennoch dynamischen Prozesses ist daher der Schlüssel zur Kundenbindung.

Im Gegensatz zu Ihren Vollzeitbeschäftigten (die im Durchschnitt vier Jahre in der durchschnittlich ~ vier Jahre), werden Ihre Vertragsarbeiter wahrscheinlich Verträge mit einer Laufzeit von 3 bis 6 Monaten unterzeichnen, die sich möglicherweise verlängern lassen, oder auch nicht. Das bedeutet eine Menge Formulare, Verträge, NDAs, usw. Und wenn Sie eine hochqualifizierte Arbeitskraft nur für sechs Monate bezahlen, möchten Sie so wenig Zeit wie möglich mit ihrer Einstellung verlieren. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen für Verträge, Redlining, Genehmigungen und Eskalationen bedeutet, dass Ihre Checkliste für neue Mitarbeiter ist selbstfahrendund die Auftragnehmer können sie selbst verwalten. Das bedeutet auch, dass die gesammelten Informationen sicher an einem Ort - einem zentralen Datenspeicher - gespeichert werden können, sodass Ihre Personal- und Rechtsteams alle Verträge überwachen, frühere Vereinbarungen für zurückkehrende Vertragspartner abrufen und doppelte Formulare vermeiden können. Durch die Zeitersparnis der Teams beim Onboarding und beim Wissensaustausch können sowohl Unternehmen als auch Auftragnehmer eine optimierte Kapitalrendite erzielen. vv

Wenn Ihr Auftragnehmer mit einem Projekt beginnt, hat er möglicherweise keine Zeit, das gesamte Team kennenzulernen. Und obwohl sie vielleicht in Slack oder Teams sind, haben sie in der Regel keinen Zugriff auf die gesamte Bibliothek eines Unternehmens mit Dateien und Ressourcen. Wie können Sie sie also trotzdem in Verbindung halten? Durch die Einrichtung eines Workflows für die Überprüfung, Genehmigung und Echtzeit-Zusammenarbeit, auf den auch Außenstehende zugreifen können, ohne dass zusätzliche Benutzerlizenzen oder Datenrisiken entstehen, können Ihre Auftragnehmer auf sichere Weise Assets einreichen, die zur Überprüfung oder zum Feedback an den richtigen internen Mitarbeiter weitergeleitet werden (auch wenn dieser sie nicht namentlich kennt!) Außerdem stehen dynamische Benachrichtigungen und Eskalationen zur Verfügung, um die Fertigstellung voranzutreiben, die Dringlichkeit zu vermerken und Teammitglieder für die Projektzusammenarbeit zu markieren.

Eine der größten und kostspieligsten Herausforderungen bei der Auftragsarbeit sind die besonderen Anforderungen im Zusammenhang mit dem Arbeitsrecht und der Einstufung. Matt Rivera erläutert einige Risiko- und Compliance-Faktoren, die bei der Einstellung von Leiharbeitern zu berücksichtigen sind, sowie bewährte Praktiken, um diese zu minimieren. Unter den vielen Tipps, die er gibt, gehören die Erstellung spezifischer und detaillierter Leistungsbeschreibungen, die Überprüfung des Versicherungs- und Steuerstatus des Anbieters und die Zusammenarbeit während der gesamten Vertragslaufzeit zu den wichtigsten. Glücklicherweise können diese Prozesse automatisiert werden durch Workflows für das Lieferantenmanagement mit integrierter Zusammenarbeit, Dokumentenerstellung und einem zentralen Datenspeicher automatisiert werden.

Es gibt zwar kein Geheimrezept für die Gewinnung und Bindung von Spitzentalenten jeglicher Art von Beschäftigung, aber die Schaffung von Systemen, die ein reibungsloses Onboarding, einen optimierten Prozess und eine sichere Zusammenarbeit ermöglichen, trägt wesentlich zur Verbesserung des Prozesses bei und fördert gleichzeitig Innovation und Rentabilität.