Im vergangenen Herbst wurde erwartet, dass die OFCCP im Mai 2016 einen Vorschlag zur Überarbeitung der in der Executive Order 11246 enthaltenen Anforderungen an positive Maßnahmen für Bauunternehmen und Unterauftragnehmer auf Bundesebene und mit staatlicher Unterstützung veröffentlichen würde. Die OFCCP hat ihre Vorschriften für Bauunternehmen zuletzt vor Jahrzehnten in den 1970er Jahren aktualisiert. Die Wahrscheinlichkeit, dass die OFCCP ihre Vorschriften noch vor dem Ende der Obama-Regierung aktualisiert, schwindet, zumal sie in ihrer Haushaltsbegründung für das Haushaltsjahr 2017 keinen Hinweis auf diesen Vorschlag gegeben hat. Nichtsdestotrotz ist es für Bauunternehmer an der Zeit, ihr Wissen über die Executive Order 11246 und deren Einhaltung aufzufrischen.
Ein guter Ausgangspunkt ist die Überprüfung, ob es sich bei den Verträgen eines Unternehmens um Bundesbauverträge handelt. Bundesbauaufträge umfassen den Bau, die Sanierung, den Umbau, den Abriss oder die Reparatur von Gebäuden, Autobahnen oder andere Änderungen oder Verbesserungen an Bundesbesitz, einschließlich Straßen, Grundstücken und Gebäuden.(Siehe 41 CFR § 60-1.3). Bundesbauunternehmen unterscheiden sich von Nicht-Bauunternehmen, da der Ort und die Dauer der Arbeit ihrer qualifizierten Mitarbeiter oft vorübergehend ist. (Beispiele für Handwerker oder Facharbeiter sind Zimmerleute, Maurer, Betonbauer, Eisenarbeiter, Mechaniker und Geräteführer). Sobald ein Gebäude oder eine Reparatur fertiggestellt ist, bedeutet die Arbeit eines Facharbeiters oft das Ende des Arbeitsverhältnisses mit dem Bauunternehmen.
Infolgedessen müssen Bauunternehmer keine schriftlichen Aktionspläne für Frauen und Minderheiten gemäß Executive Order 11246 erstellen. Stattdessen müssen sie die sechzehn Spezifikationen einhalten, bei denen es sich um Maßnahmen zur Förderung von Frauen und Minderheiten handelt. (41 CFR 4.3[a][7]). Der Schwellenwert für die Einhaltung der Sechzehn Spezifikationen ist ein Bundes- oder staatlich geförderter Bauauftrag oder Unterauftrag im Wert von mehr als 10.000 $. (41 CFR § 60-4.1).
Zu den Highlights der Sechzehn Spezifikationen gehören:
- ein Arbeitsumfeld, das frei von Belästigung, Einschüchterung und Nötigung ist
- Erstellung und Pflege aktueller Listen mit Quellen für die Rekrutierung von Minderheiten und Frauen sowie mit Gemeinschaftsorganisationen und Nutzung dieser Quellen für die Rekrutierung von Stellen
- Aufzeichnung von Namen, Adressen und Telefonnummern jedes Bewerbers, der einer Minderheit angehört oder eine Frau ist, aus einer Einstellungsquelle
- Aufzeichnung der getroffenen Maßnahmen und der Gründe, warum ein Bewerber nicht eingestellt wurde
- Entwicklung von Schulungen am Arbeitsplatz oder Teilnahme an Schulungsprogrammen unter ausdrücklicher Einbeziehung von Minderheiten und Frauen
- Verbreitung der EEO-Politik innerhalb und außerhalb des Unternehmens
- Ausrichtung der Rekrutierungsbemühungen auf Minderheiten-, Frauen- und Gemeindeorganisationen, auf Schulen mit Minderheiten- und Frauenschülern sowie auf Minderheiten- und Frauenrekrutierungs- und Ausbildungsorganisationen
Dies ist ein Bereich, der bei Bauunternehmen für Verwirrung sorgt, da diese oft nur die Ziele für Bundesaufträge berechnen. 
Bauunternehmen müssen außerdem nachweisen, dass sie sich nach bestem Wissen und Gewissen bemühen, die numerischen Ziele für die Förderung von Minderheiten und Frauen im Baugewerbe zu erreichen.(Siehe 41 CFR 60-4.6). Die OFCCP misst die Einhaltung der Zielvorgaben anhand der von Minderheiten und Frauen geleisteten Arbeitsstunden pro Gewerk in einem bestimmten geografischen Gebiet. Die Ziele berücksichtigen alle Bauarbeiten, die in dem geografischen Gebiet ausgeführt werden, unabhängig davon, ob es sich um Bundesarbeiten handelt oder um Arbeiten, die vom Bund unterstützt werden oder nicht. Dies ist ein Bereich, der bei Bauunternehmen für Verwirrung sorgt, da sie die Ziele oft nur für Bundesaufträge berechnen.
Ein weiterer weit verbreiteter Irrglaube unter Bauunternehmern ist, dass sie die Unterschiede bei den Einstellungs-, Beförderungs- und Kündigungsraten von Minderheiten (oder anderen Rassen) und Frauen im Vergleich zu ihren nicht geschützten Kollegen nicht bewerten müssen. Dies wird als Analyse der nachteiligen Auswirkungen bezeichnet. Sie tun dies, um sicherzustellen, dass eine weitere Bewertung oder Validierung eines Auswahlverfahrens nicht erforderlich ist.(Siehe EEO and Affirmative Action Specification #11 und 41 CFR 60-3.3). Während eines Audits führt die OFCCP ihre eigenen Analysen durch. Bauunternehmen sollten diese Analysen unter dem Schutz des Anwaltsgeheimnisses durchführen, so dass sie, wenn sie Problembereiche erkennen, über geeignete nächste Schritte entscheiden können, ohne die Analyse den neugierigen Augen der OFCCP vorlegen zu müssen.
Bauunternehmen müssen Bewerber- und Beschäftigungsunterlagen je nach Größe des Unternehmens ein bis zwei Jahre ab dem Datum der Erstellung der Unterlagen oder der betreffenden Personalmaßnahme aufbewahren, je nachdem, was später eintritt. Dazu gehören Formulare zur Selbstauskunft von Bewerbern und neuen Mitarbeitern, E-Mails, Briefe, Bewerbungen, Lebensläufe und Ähnliches.
Wenn die OFCCP ihre neuen Vorschriften für Bauunternehmer bis zu einer anderen Regierung aufschiebt, haben die Bauunternehmer Zeit, ihre Einhaltung zu überprüfen. Bauunternehmen sollten sich vergewissern, dass ihre Formulare, in denen sie Bewerber und Mitarbeiter nach ihrer Ethnie und ihrem Geschlecht fragen, aktuell sind (und nicht aus dem Jahr 1980 stammen). Sie sollten sich vergewissern, dass sie einige Maßnahmen zur Einhaltung der sechzehn Spezifikationen ergreifen, wie z. B. die Sicherstellung einer angemessenen Anwerbung von Minderheiten und Frauen für Handwerksberufe. Sie sollten ihre Ziele nach geografischem Gebiet und Gewerk berechnen und dann die Arbeitsstunden ihrer Handwerker analysieren, um zu sehen, wie sie abgeschnitten haben. Bauunternehmen sollten über Protokolle für Bewerber, Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen verfügen oder eine Möglichkeit haben, Tabellen mit diesen Daten zu erstellen und dann in Zusammenarbeit mit ihren Rechtsberatern Analysen der negativen Auswirkungen für Bewerber/Einstellungen, etablierte Mitarbeiter/Beförderungen und etablierte Mitarbeiter/Kündigungen durchzuführen. Wer jetzt ein wenig Zeit in diese Maßnahmen investiert, wird später weniger Zeit mit der Vorbereitung auf oder während einer Prüfung durch die OFCCP verbringen.
Wenn Sie Fragen zu den Verpflichtungen von Bundesbauunternehmen gegenüber Frauen und Minderheiten haben, wenden Sie sich bitte an Pamela Ploor unter 414-277-5661 oder [email protected].
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
