Fragen der Lohngleichheit rückten in den Mittelpunkt, als Präsident Obama 2009 den Lilly Ledbetter Act unterzeichnete, das erste Bundesgesetz dieser Art, mit dem das Lohngefälle zwischen den Geschlechtern beseitigt werden sollte. Dieses Gesetz läutete eine neue Ära der Lohngleichheit ein, und die Auswirkungen sind weiterhin im ganzen Land spürbar, ohne dass es Anzeichen für eine Verlangsamung gibt.
Mit diesem Gesetz wurde eine Entscheidung des Obersten Gerichtshofs der Vereinigten Staaten aufgehoben, die einer Frau namens Lilly Ledbetter, die angeblich schlechter bezahlt wurde als Männer in einer ähnlichen Situation, eine Entschädigung verweigert hatte. Das Bundesgesetz legte fest, dass die Verjährungsfrist für diese Art von Verstößen mit jedem ausgestellten Lohnscheck neu beginnt. Doch die Unterzeichnung dieses Gesetzes war nur der Anfang. In diesem Artikel werden die fünf wichtigsten Entwicklungen der letzten Jahre zusammengefasst, die sich auch weiterhin auf die Arbeitgeber auswirken werden: frühe Bemühungen um die Durchsetzung der Lohngleichheit, ein überarbeiteter und verstärkter EEO-1-Bericht, staatliche Bemühungen um die Lohngleichheit, Lohntransparenz und eine neue "dreifache Bedrohung" für Arbeitgeber.
1. Die frühen Bemühungen um die Durchsetzung der Lohngleichheit
Im Jahr nach der Unterzeichnung des Lilly-Ledbetter-Gesetzes richtete der Präsident die National Equal Pay Enforcement Task Force ein, der auch Patricia Shiu angehörte, die kürzlich ernannte Direktorin des Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums, der Behörde, die für die Durchsetzung der Einhaltung von Gleichstellungsmaßnahmen bei Bundesauftragnehmern und Unterauftragnehmern zuständig ist. Im Jahr 2013 erließ das OFCCP die Richtlinie 307, in der es versprach, die Verfolgung von Vergütungsunterschieden mit allen möglichen Mitteln zu verstärken und Vergütungsunterschiede jeglicher Art und Größe zu beseitigen. Diese Richtlinie hob die früheren Auslöser und Schwellenwerte der Behörde auf, auf die sich Bundesauftragnehmer bei der Beurteilung der Tragfähigkeit ihrer Vergütungsprogramme verlassen hatten.
Aber das waren nicht die größten Schlagzeilen, wenn es um die Bemühungen der Bundesbehörden geht, Fragen der Lohngleichheit anzugehen. Diese Ehre gebührt dem überarbeiteten EEO-1-Bericht, der 2016 offiziell vorgestellt wurde und der eine Fülle neuer Daten vorschreibt, die bis 2018 an die Regierung gemeldet werden müssen, sich aber auf Vergütungsmodelle für 2017 beziehen. Mit anderen Worten: Ab dem 1. Januar 2017 werden die Arbeitgeber ihre Gehaltsstrukturen wie nie zuvor unter die Lupe nehmen müssen.
2. Lernen Sie den neuen EEO-1-Bericht kennen
Die OFCCP schlug ursprünglich Verordnungen vor, um ihren früheren Bericht zur Entgeltgleichheit (den früheren "EO-Bericht") wieder aufleben zu lassen, der Bundesauftragnehmer dazu verpflichtet hätte, jährlich detaillierte Vergütungsberichte vorzulegen. Als die OFCCP Jahre zuvor eine ähnliche Anforderung stellte, hatte sie in ihren eigenen statistischen Berichten die Gültigkeit der Daten in Frage gestellt und darauf hingewiesen, dass die Daten sowohl falsch-positive als auch falsch-negative Fälle identifizierten, anstatt genaue Vorhersagen über Vergütungsunterschiede zu liefern. Nachdem die OFCCP viele negative Kommentare zu den vorgeschlagenen Vorschriften erhalten hatte, ließ sie den Regulierungsweg des Equal Pay Report fallen und übergab das Projekt an die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC).
Die EEOC beschloss, den EEO-1-Bericht zu ändern und Lohndaten zu erheben, um Arbeitgeber mit potenziellen Vergütungsproblemen zu ermitteln und Benchmarks für die Branche zu erstellen. So entstand der überarbeitete EEO-1-Bericht, der sich bald auf alle Arbeitgeber auswirken wird - sowohl auf Bundesauftragnehmer als auch auf Nicht-Bundesauftragnehmer - wenn sie 100 oder mehr Beschäftigte haben und unter Titel VII des Bürgerrechtsgesetzes von 1964 fallen.
Der EEO-1-Bericht selbst ist kein neues Konzept. Arbeitgeber stellen der EEOC und der OFCCP bereits seit den 1970er Jahren demografische Daten über ihre Belegschaft zur Verfügung. Alle Arbeitgeber mit 100 oder mehr Beschäftigten und alle staatlichen Auftragnehmer mit 50 oder mehr Beschäftigten und einem Auftragswert von 50.000 Dollar oder mehr müssen jährlich einen EEO-1-Bericht einreichen, der demografische Daten über die Ethnie und das Geschlecht der Belegschaft des Unternehmens nach Beschäftigungskategorien enthält.
...Arbeitgeber mit 100 oder mehr Beschäftigten müssen nun eine Zusammenfassung der Lohndaten und der von ihren Beschäftigten im Jahr 2017 geleisteten Arbeitsstunden vorlegen.
Für viele Arbeitgeber wird jedoch Folgendes neu sein. Während die EEOC jährlich Informationen über die Anzahl der Beschäftigten nach Berufskategorie und nach Geschlecht, Ethnie und ethnischer Zugehörigkeit erhebt, müssen Arbeitgeber mit 100 oder mehr Beschäftigten 2017 nun zusammenfassende Lohndaten und Arbeitsstunden ihrer Beschäftigten vorlegen. Bundesauftragnehmer mit 50 bis 99 Beschäftigten müssen den EEO-1-Bericht weiterhin ohne Angaben zum Arbeitsentgelt und zu den geleisteten Arbeitsstunden einreichen. Anstelle der früheren Frist vom 30. September für den EEO-1-Bericht müssen die Arbeitgeber die Daten für 2017 bis zum 31. März 2018 einreichen, damit sie die Daten bis zum 31. Dezember 2017 erfassen können.
Diese Änderung bedeutet, dass Arbeitgeber wichtige Informationen über ihre Entgeltpraktiken an die EEOC und die OFCCP melden müssen, die ihrerseits die Informationen nutzen werden, um Ungleichheiten und Bereiche potenzieller Entgeltdiskriminierung zu ermitteln und zu bestimmen, wo sie Durchsetzungsmaßnahmen ergreifen werden. Auch wenn der März 2018 keine dringende Frist zu sein scheint, ist es wichtig zu wissen, dass dieser EEO-1-Bericht Vergütungsdaten für das Jahr 2017 erfassen wird, was bedeutet, dass die aktuellen Vergütungspraktiken der Arbeitgeber in nicht allzu ferner Zukunft auf dem Prüfstand stehen werden.
- Was ist der neue EEO-1-Bericht?
Die EEOC erhebt im Rahmen eines jährlichen EEO-1-Berichts Daten zur Belegschaft von allen Arbeitgebern mit 100 oder mehr Beschäftigten. In seiner aktuellen Form erfasst der Bericht Daten zu Geschlecht, Ethnie und ethnischer Zugehörigkeit der Beschäftigten in 10 verschiedenen Beschäftigungsgruppen.
Mit dem neuen EEO-1-Bericht werden die Meldepflichten für Arbeitgeber mit 100 oder mehr Beschäftigten erheblich ausgeweitet, um Informationen über Entgeltpraktiken zu erhalten. Diese Arbeitgeber müssen nicht nur die Zahl der Beschäftigten nach Geschlecht, Ethnie und ethnischer Zugehörigkeit in 10 Berufsgruppen angeben, sondern auch Informationen über die Vergütung der Beschäftigten und die Zahl der von ihnen geleisteten Arbeitsstunden in 12 von der EEOC vorausgewählten Entgeltgruppen übermitteln.
Die im EEO-1-Bericht erfassten Daten umfassen landesweit mehr als 63 Millionen Arbeitnehmer und werden an andere Bundesbehörden wie das US-Arbeitsministerium (DOL) und die OFCCP weitergegeben, damit diese Behörden Bundesgesetze durchsetzen können. Die EEOC veröffentlicht die aggregierten Daten auch der Öffentlichkeit und hat versprochen, Berichte mit den aggregierten Lohndaten und den geleisteten Arbeitsstunden zu veröffentlichen, damit die Unternehmen sehen können, wie sie im Vergleich zu anderen, ähnlichen Organisationen abschneiden. Die OFCCP hat erklärt, dass sie Daten aus dem EEO-1-Bericht bei der Auswahl von Auftragnehmern für Prüfungen berücksichtigen wird.
- Welche Änderungen wurden vorgeschlagen?
Am 29. Januar 2016 schlug die Obama-Regierung erstmals eine Exekutivmaßnahme durch die EEOC vor, um bestimmte Unternehmen zu verpflichten, detaillierte Informationen über ihre Gehaltspraktiken zu liefern. Die Arbeitgeber sollen verpflichtet werden, die Gehaltsdaten ihrer Beschäftigten aufgeschlüsselt nach Geschlecht und Ethnie anzugeben. Viele Beobachter wiesen auf schwerwiegende Mängel in der von der EEOC vorgeschlagenen Regelung zur Umsetzung der Durchführungsverordnung hin und betonten die unangemessene Belastung der Arbeitgeber und stellten den Nutzen der Datenerhebung in Frage.
Am 1. April 2016 reichte Fisher Phillips bei der EEOC eine Stellungnahme zu den vorgeschlagenen Verordnungen ein. Die Firma erkannte an, dass das Ziel, diskriminierende Entgeltpraktiken zu beseitigen und besser zu erkennen, ein lohnenswertes Unterfangen ist. In der Stellungnahme wurde jedoch die Befürchtung geäußert, dass die vorgeschlagenen Vorschriften in ihrer ursprünglichen Fassung nichts Bemerkenswertes bewirken würden.
In der Folge veröffentlichte die EEOC eine überarbeitete Fassung der vorgeschlagenen Regeln für die Erhebung von Entgeltdaten, um zu überlegen, wie wir die Belastung der Arbeitgeber so gering wie möglich halten können. In der überarbeiteten Fassung wurden jedoch nur zwei wesentliche Änderungen an der ursprünglichen Regelung vorgenommen: Es wurde klargestellt, dass Arbeitgeber Feld 1 auf dem W-2-Formular des Arbeitnehmers als Maß für die meldepflichtige Vergütung verwenden sollten, und die Frist für den EEO-1-Bericht wurde auf den 31. März 2018 verschoben. Diese Änderungen trugen kaum zur Entlastung der Arbeitgeber bei.
- Was verlangt der neue EEO-1-Bericht von Arbeitgebern mit 100 oder mehr Beschäftigten?
Am 29. September 2016 gab die EEOC bekannt, dass sie ihre vorgeschlagenen Änderungen am EEO-1-Berichtsformular abgeschlossen hat. Der neue EEO-1-Bericht ist wesentlich komplexer; während der alte EEO-1-Bericht 121 Datenpunkte umfasste, besteht der neue Bericht aus 3.360 Datenpunkten. Wie bereits erwähnt, besteht die wichtigste Änderung des EEO-1-Berichts darin, dass nun zusammenfassende Lohndaten und aggregierte Daten über geleistete Arbeitsstunden erfasst werden.
Die Arbeitgeber müssen nun die Gesamtzahl der Beschäftigten (sowohl Vollzeit- als auch Teilzeitbeschäftigte) in jeder der 12 Entgeltgruppen für jede EEO-1-Arbeitskategorie angeben. The total number of employees is further broken down by gender (male or female) and across seven race and ethnicity categories (Hispanic or Latino, White, Black or African American, Native Hawaiian or Pacific Islander, Asian, Native American or Alaska native, or two or more races).
Die zehn EEO-1-Berufskategorien bleiben unverändert: (1.1) leitende/höhere Beamte und Manager; (1.2) Beamte und Manager der ersten/mittleren Ebene; (2) Fachkräfte; (3) Techniker; (4) Vertriebsmitarbeiter; (5) Verwaltungsmitarbeiter; (6) Handwerker; (7) Arbeiter; (8) Arbeiter und Helfer; und (9) Dienstleistungsmitarbeiter.
Um die Lohngruppe zu ermitteln, müssen die Arbeitgeber das in Feld 1 des W-2-Formulars für Einkommenssteuerzwecke angegebene Entgelt verwenden. Die zwölf Lohngruppen sind:
- 19.239 $ und weniger
- $19,240-$24,439
- $24,440-$30,679
- $30,680-$38,999
- $39,000-$49,919
- $49,920-$62,919
- $62,920-$80,079
- $80,080-$101,919
- $101,920-$128,959
- $128,960-$163,799
- $163,800-$207,999
- $208.000 und mehr
Im EEO-1-Bericht werden auch Daten über die geleisteten Arbeitsstunden erfasst, so dass auch Teilzeitbeschäftigung und unterjährige Beschäftigung in die Analyse einfließen können. Die Daten werden von der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden abgeleitet, die gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA) erfasst werden müssen. Für Arbeitnehmer, die nach dem FLSA befreit sind, haben Arbeitgeber jedoch die Möglichkeit, entweder 20 Stunden pro Woche für Teilzeitbeschäftigte und 40 Stunden pro Woche für Vollzeitbeschäftigte zu melden oder die tatsächliche Anzahl der vom Arbeitnehmer geleisteten Arbeitsstunden anzugeben.
Die gemeldeten Daten basieren auf einer "Momentaufnahme der Belegschaft", die einen beliebigen Lohnzeitraum zwischen dem 1. Oktober 2017 und dem 31. Dezember 2017 umfasst. Es liegt im Ermessen des Arbeitgebers, einen beliebigen Lohnzeitraum innerhalb des dreimonatigen Zeitfensters der Momentaufnahme auszuwählen, um die Grundgesamtheit für den EEO-1-Bericht zu ermitteln. Die erhobenen Daten basieren auf dem 31. Dezember, dem Ende des Berichtszeitraums 2017. Die Einreichungsfrist wird künftig der 31. März eines jeden Jahres sein.
- Wie können sich Arbeitgeber auf die neuen EEO-1-Berichtsanforderungen vorbereiten?
Das Ziel der EEOC bei der Sammlung dieser zusätzlichen Daten ist es, Unternehmen zu identifizieren, die möglicherweise Lohnunterschiede aufweisen, und dann gezielt gegen jene Arbeitgeber vorzugehen, die aufgrund des Geschlechts und möglicherweise der Ethnie diskriminieren, indem sie Durchsetzungsmaßnahmen ergreifen. Die EEOC plant, Berichte mit aggregierten Daten zu veröffentlichen und ihre Ermittler darin zu schulen, ihr Analytic Software Tool zu verwenden, um potenzielle Indikatoren für Diskriminierung zu ermitteln, die zusätzliche Untersuchungen rechtfertigen.
Daher ist es für einen Arbeitgeber am besten, mit der Überprüfung der Entgeltpraktiken zu beginnen und alle Bereiche, in denen ein Lohngefälle besteht, jetzt zu ermitteln und zu beseitigen, bevor die Daten an die EEOC gemeldet werden müssen. Das Unternehmen sollte ein geschlechtsspezifisches internes Audit und möglicherweise ein Audit in Bezug auf Ethnie und ethnische Zugehörigkeit durchführen, um sich ein Bild von seinen Entgeltpraktiken zu machen und die Möglichkeit zu haben, Entgeltunterschiede vor dem offiziellen Berichtszeitraum zu korrigieren.
Der Arbeitgeber sollte auch die Vergütungsrichtlinien überprüfen, um sicherzustellen, dass keine geschlechtsspezifischen Verzerrungen bestehen. Darüber hinaus sollte das Unternehmen Stellenbeschreibungen überprüfen und überarbeiten, um festzustellen, unter welcher der zehn EEO-1-Stellenkategorien jede Position gemeldet werden sollte. Das Unternehmen sollte in Erwägung ziehen, das Audit durchzuführen und es mit Hilfe eines Anwalts zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Projektarbeit durch das Anwaltsgeheimnis geschützt ist.
Arbeitgeber sollten auch bedenken, dass das Ausfüllen des neuen EEO-1-Berichts ein kostspieliges und zeitaufwändiges Unterfangen sein wird. Möglicherweise müssen die internen Datenerfassungssysteme aktualisiert werden, damit die technischen Systeme in der Lage sind, die Entgeltdaten in der für den neuen EEO-1-Bericht erforderlichen Weise zu erfassen und zu verarbeiten. Außerdem ist die Beseitigung festgestellter unrechtmäßiger Entgeltunterschiede mit Kosten verbunden, da das Entgelt eines anderen Arbeitnehmers nicht gekürzt werden kann, um Lohngleichheit zu gewährleisten.
3. Die Staaten steigen in den Trend zur Lohngleichheit ein
Ein weiterer Trend besteht darin, dass die einzelnen Bundesstaaten die Frage der Lohngleichheit in ihren eigenen Gesetzen aufgreifen, so dass im ganzen Land ein Flickenteppich unterschiedlicher Verpflichtungen entstanden ist. Es überrascht nicht, dass Kalifornien an der Spitze der Staaten steht, die kürzlich Gesetze zur Lohngleichheit erlassen haben. Ende 2016 hat Kalifornien seine Anforderungen an die Gleichstellung der Geschlechter auf die Ethnie ausgeweitet, ähnlich wie es der EEO-1-Bericht vorsieht.
Auch New York hat kürzlich ein arbeitnehmerfreundliches Gesetz verabschiedet, das Geschlechtergerechtigkeit vorschreibt, und der Gouverneur von Massachusetts hat im August 2016 ein neues Gesetz zur Lohngleichheit unterzeichnet. Das Gesetz von Massachusetts, das 2018 in Kraft tritt, enthält eine Safe-Harbor-Bestimmung für Arbeitgeber, die Selbstprüfungen durchführen und Maßnahmen ergreifen, um festgestellte Ungleichheiten zu korrigieren. Arbeitgeber in Massachusetts dürfen einen Bewerber nicht nach seinem bisherigen Gehalt fragen, um sicherzustellen, dass sich der Arbeitgeber bei der Entlohnung nicht auf das frühere Einkommen der Person stützt, sondern auf das, was die Stelle "wert" ist.
Maryland hat ein Gesetz in Kraft gesetzt, das dem New Yorker Gesetz ähnelt, und Oregon hat ein Gesetz nach dem Vorbild von Kalifornien und Massachusetts vorgeschlagen (das im Januar 2017 durch die Legislative geht). Zweifellos wird die Zahl der Bundesstaaten, die ihre eigenen Gesetze zur Lohngleichheit entwickeln, weiter zunehmen. Neben den Staaten mit "neuen" oder "verbesserten" Lohngleichheitsgesetzen gibt es in vielen Staaten auch ältere Gesetze, die in letzter Zeit mehr Aufmerksamkeit erhalten haben und mit neuem Enthusiasmus angewendet werden.
4. Wie sieht die OFCCP die Lohntransparenz?
Die Anforderungen an die Lohntransparenz sind sehr lebendig und gut. Die OFCCP-Vorschrift zur Lohntransparenz verlangt von den Auftragnehmern, dass sie ihre Mitarbeiter und Bewerber darüber informieren, dass sie nicht diszipliniert werden, wenn sie über ihre Entlohnung sprechen - ein weiterer Auswuchs des Lilly-Ledbetter-Erbes. Die Entgelttransparenzrichtlinie sollte überall dort ausgehängt werden, wo Mitarbeiter- und Bewerbermitteilungen ausgehängt werden, auch in elektronischer Form. Diese Anforderung an die Lohntransparenz von Auftragnehmern wurde in mehreren staatlichen Gesetzen zur Lohngleichheit aufgegriffen.
Darüber hinaus war die Komponente der Lohntransparenzmitteilung des Gesetzes über faire Löhne und sichere Arbeitsplätze nicht in der kürzlich ergangenen Verfügung für zwei der drei Abschnitte des Gesetzes enthalten und ist nach wie vor in Kraft. Nach dem Gesetz über faire Löhne und Gehälter ist der Auftragnehmer verpflichtet, seine freigestellten und unabhängigen Auftragnehmer über ihren Status zu informieren und Lohnausweise vorzulegen. (Die übrigen Bestimmungen des Fair Pay and Safe Workplaces Act, einschließlich der so genannten "Blacklisting"-Regeln, wurden von einem Bundesgericht blockiert, kurz bevor sie in Kraft treten sollten. Infolgedessen müssen sich Bundesauftragnehmer, die diese hohen Schwellenwerte erreicht haben, derzeit keine Gedanken über die obligatorische Offenlegung von Verstößen oder darüber machen, ob ihre Schiedsvereinbarungen sexuelle Belästigung und ähnliche Deliktsansprüche einschließen können).
5. Vorsicht vor der "dreifachen Bedrohung"
Und schließlich müssen sich Arbeitgeber vor der unheimlich klingenden "dreifachen Bedrohung" fürchten, die eher nach einer Waffe eines Comic-Bösewichts als nach einer zunehmend verbreiteten rechtlichen Taktik klingt. Immer mehr Beschäftigte und ehemalige Beschäftigte klagen auf der Grundlage des Entgeltgleichheitsgesetzes (Equal Pay Act), bei dem dasselbe zweistufige Verfahren der bedingten Zertifizierung wie bei den FLSA-Fällen zur Anwendung kommt. Eine bedingte Zertifizierung ist leicht zu erlangen und schwer zu bekämpfen, was zu der jüngsten Flut von FLSA-Sammelklagen geführt hat. Die Anwälte der Kläger, die in den letzten zehn Jahren ihre Fähigkeiten bei FLSA-Sammelklagen verfeinert haben, beginnen nun zu erkennen, dass die gleichen Grundsätze auch für Lohngleichheitsklagen gelten. Somit stellt die Lohngleichheit eine dreifache Bedrohung dar: EEO-1-Berichtspflichten, neue und überarbeitete staatliche Lohngleichheitsgesetze und vermehrte bundesweite Sammelklagen.
Schlussfolgerung: Was können wir von der Trump-Regierung erwarten?
Mit Blick auf die Zukunft der Lohngleichheit hat Präsident Trump deutlich gemacht, dass er ein Geschäftsmann ist, der die Bedürfnisse der Geschäftswelt versteht und die Wirtschaft in Amerika unterstützen wird. Gleichzeitig hat er im Wahlkampf einige Erklärungen zur Unterstützung der Lohngleichheit abgegeben, die zumindest in den ersten Jahren seiner Amtszeit nur schwer zu ignorieren sein dürften. Weltweit sind Lohngleichheit und Lohntransparenz in vielen europäischen Ländern zur Norm geworden, in denen sich die Arbeitgeber darauf vorbereiten, ihre Lohnanalysen im Rahmen staatlicher Vorschriften zu veröffentlichen.
Auch wenn es zu einigen Änderungen der bundesstaatlichen EEO-1-Anforderungen für die Meldung von Gehaltsdaten kommen könnte, ist es unwahrscheinlich, dass sich die EEO-1-Anforderungen drastisch ändern werden, solange die EEOC keine andere Partei hat. Während der Status der EEO-1-Lohndatenmeldung etwas ungewiss sein mag, könnten arbeitnehmerfreundliche Bundesstaaten zusätzliche staatliche Gesetze zur Lohngleichheit durchsetzen, um dieses Problem anzugehen. Zweifellos ist die Lohngleichheit ein aktuelles Thema, und sie wird es auch bleiben.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
