Einführung

In einer Zeit, in der sich die Gesetze ändern und die Angst vor OFCCP-Prüfungen allgegenwärtig ist, ist es immer eine gute Idee, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ein gutes Verständnis der Grundlagen für die Einhaltung der Vorschriften haben und wissen, wie sich interne Entscheidungen auf Bundesauftragnehmer auswirken. Jahrzehntelang haben mir Auftragnehmer gesagt, dass, wenn es um positive Maßnahmen geht, "ein Plan ein Plan ein Plan ist", was bedeutet, dass es sich im Grunde um Berichte nach Schablonen handelt und alle AAPs im Grunde gleich sind. Gleichzeitig waren die Auftragnehmer immer bestrebt, den/die Jahresplan(e) so kostengünstig wie möglich fertig zu stellen und ins Regal (oder in den elektronischen Ordner) zu stellen, damit sie sich anderen Aufgaben zuwenden können. Als Experten für die Einhaltung von EEO/AA kann Ihnen das OutSolve-Team mit Sicherheit sagen, dass ein Plan nicht nur ein Plan ist. Vielleicht war das vor zehn oder zwanzig Jahren so, aber jetzt nicht mehr. Die Landschaft hat sich verändert, und die Auswirkungen sind weitaus bedeutender, nicht nur in Bezug auf Zeit und Aufwand, sondern auch in Bezug auf Geld und Cent.

Auftragnehmer müssen bei der Entwicklung von Plänen Dutzende von Entscheidungen treffen, von denen viele einfach und harmlos erscheinen. Einige dieser Entscheidungen können die Planinhaber jedoch in eine unangenehme Lage bringen, wenn die Ergebnisse sie einer Überprüfung durch das OFCCP oder nachteiligen Feststellungen aussetzen. Eine kritische Entscheidung, die Auftragnehmer schon früh im Prozess treffen müssen und die nicht ausreichend berücksichtigt wird, ist die Festlegung der Anzahl der zu entwickelnden Pläne und der Verteilung der Mitarbeiter auf diese Pläne. Dies ist eine scheinbar harmlose Entscheidung, bei der die Auftragnehmer sich die Vorschriften ansehen und in der Regel schnelle Entscheidungen treffen, die später dazu führen können, dass die Einhaltung von Fördermaßnahmen zu einem Labyrinth aus Bürokratie und OFCCP-Prüfungen zu einer langwierigen und möglicherweise kostspieligen Verhandlung wird.

Werfen wir einen Blick auf die Regeln im Zusammenhang mit der Planstruktur sowie auf die Vor- und Nachteile der häufigsten Szenarien.

Die Verordnungen

Die regulatorischen Anforderungen im Zusammenhang mit der Planstruktur sind per Definition recht einfach, obwohl die Auswirkungen dieser Entscheidungen erheblich sind. Eine Ausnahme von der Einfachheit bilden die Mitarbeiter von Unternehmensinitiativen und die kommentierten Berichte, aber das ist ein Thema für einen anderen Tag. Hier sind die Grundlagen (den vollständigen Text der Vorschriften können Sie hier lesen):
http://www.ecfr.gov/cgi-bin/text-idx?c=ecfr&sid=3b71cb5b215c393fe910604d33c9fed1&rgn=div5&view=text&node=41:1.2.3.1.2&idno=41

• Alle Mitarbeiter müssen in einen Plan für positive Maßnahmen einbezogen werden.
• Betriebe mit mehr als 50 Beschäftigten müssen einen eigenen Plan haben
• Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten haben drei (3) Möglichkeiten:
  • Sie haben ihren eigenen Plan
  • im Plan des Beamten liegen, der diesen Betrieb beaufsichtigt
  • in dem Plan verortet sein, in dem die Personalentscheidungen getroffen werden
• Wenn ein Auftragnehmer keine Pläne für die einzelnen Niederlassungen erstellen möchte, kann er bei der OFCCP eine Genehmigung für die Erstellung von Plänen für einzelne Geschäftsbereiche beantragen, die als "Functional Affirmative Action Plans" oder "FAAPs" bezeichnet werden.
• Auftragnehmer fragen oft nach Unternehmen unter dem Dach des Unternehmens, die nicht an der Erfüllung eines Haupt- oder Untervertrags auf Bundesebene beteiligt sind, und ob diese Unternehmen von den Anforderungen an die Einhaltung von Gleichstellungsmaßnahmen ausgenommen werden können. Unsere Antwort lautet in der Regel "nicht sehr wahrscheinlich". Um diese Ausnahmen zu erhalten, müssen die Auftragnehmer ein Verfahren bei der OFCCP durchlaufen, um eine Genehmigung zu erhalten, und es gibt keine Garantie dafür, dass sie erfolgreich sein werden, da die OFCCP aufgrund der Executive Order eine weitreichende Zuständigkeit hat. Tatsächlich spricht die OFCCP bei der Gewährung von Ausnahmen von "seltenen und zwingenden Umständen". In der Anlage finden Sie einen Link zu den Einzelheiten der Ausnahmeregelungen für Einrichtungen. http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/directives/dir260.pdf

Strategien für die Wahl der Struktur eines Aktionsplans für positive Maßnahmen

Bauunternehmer haben einige einfache Fragen, wenn es um die Entwicklung von Plänen geht. Die Hauptfrage lautet: "Welche Planstruktur brauche ich?" Meiner Ansicht nach lässt sich diese Frage in mehrere Teilkomponenten untergliedern, die ich hier näher erläutern werde.

Komponente eins - Was verlangen die Vorschriften und was erwartet die OFCCP?
Komponente zwei - Was machen alle anderen? (gemeinsame Lösungen)
Komponente drei - Wie kann ich das Risiko minimieren (mögliche Probleme vermeiden)?

Die Antwort auf diese Fragen ist interessant, denn es gilt das alte Sprichwort: "Manche Dinge ändern sich und manche Dinge bleiben gleich".

Seit Jahrzehnten entwickeln Bauunternehmer so genannte Stellenpläne. Ein Betriebsplan ist ein AAP, der für eine bestimmte Adresse (ein gemauertes Gebäude) erstellt wird. Auftragnehmer müssen für jede Niederlassung mit mindestens 50 Beschäftigten einen eigenen AAP erstellen, und dies ist seit Jahren die Norm. Darüber hinaus fällt die Zuweisung aller Mitarbeiter, die nicht innerhalb eines größeren Standorts arbeiten, in eine der oben definierten Kategorien, wo sie einen unabhängigen AAP haben oder in den Plan ihres Vorgesetzten oder ihrer Personalbehörde aufgenommen werden können.

Eine neuere Option, die in der Entwicklung der Planung von positiven Maßnahmen aufgetaucht ist, ist die Erfindung von funktionalen Plänen für positive Maßnahmen oder "FAAPs". Mit der Erstellung von FAAPs wurde den Vertragspartnern eine Methode zur Planentwicklung an die Hand gegeben, die besser widerspiegeln kann, wie sie ihre Mitarbeiter einstellen und halten. Bei einem funktionalen Plan handelt es sich um eine Berichtsstruktur, die anstelle von Berichten nach Standorten eine Berichterstattung nach Geschäftszweigen ermöglicht, die sich über die einzelnen Niederlassungen erstrecken. Dieses Format war für die Auftragnehmer sehr sinnvoll, da nicht nur die Berichterstattung besser auf das Unternehmen abgestimmt ist und somit ein besseres Engagement (auch bekannt als "Buy-in") der Führungskräfte ermöglicht, sondern auch die Entwicklung und Umsetzung von weniger Plänen, was eine kürzere Zeitspanne für die Planentwicklung und potenziell niedrigere Kosten bedeutet.

Während die oben genannten Optionen seit vielen Jahren als Standard akzeptiert werden, hat sich die Philosophie in letzter Zeit geändert. Um die Frage "Was machen alle anderen?" und "Wie minimiere ich das Risiko?" zu beantworten - lautet die Antwort, dass sich in den letzten Jahren viele Auftragnehmer mit mehreren Niederlassungen gezwungen sahen, eine konservativere Strategie zu verfolgen, was auf die derzeitige Regierung und ihre aggressiven Durchsetzungsmaßnahmen bei Prüfungen zurückzuführen ist. Jetzt, da die OFCCP aggressiv nach Lücken bei der Einstellung und Entlohnung sucht, hat sich eine Strategie entwickelt, die darauf abzielt, so wenig Daten wie möglich zu liefern, um eine Prüfung zu vermeiden, die zu einer Klage wegen Diskriminierung führen könnte. Dabei geht es nicht darum, das System zu betrügen oder eine so genannte "Teile und Herrsche"-Strategie zu verfolgen, sondern einfach darum, das Format zu wählen, mit dem sich ein unnötiges Risiko vermeiden lässt. Niemand will der OFCCP die Schlüssel zum Königreich geben, wenn er nicht muss. Wenn ein Auftragnehmer einen AAP als Reaktion auf den Erhalt eines Einberufungsschreibens einreicht, besteht die neueste Strategie darin, nur die Mitarbeiterdaten zu übermitteln, die für diese Adresse spezifisch sind. War es in der Vergangenheit üblich, die Mitarbeiter kleinerer Standorte in den Plan ihres Vorgesetzten oder ihrer Personalfunktion einzubeziehen, so besteht die Strategie nun darin, sie getrennt zu halten und Pläne für kleine Standorte zu erstellen, um sie unabhängig zu halten. Diese Strategie ist zwar nicht für alle Auftragnehmer geeignet, und dieser Artikel befasst sich auch nicht mit den unzähligen Ebenen, die mit der Zuordnung von Mitarbeitern zu Plänen verbunden sind (Unternehmensinitiative, Telearbeit, Fusionen usw.), er soll jedoch einige Kernideen für das Risikomanagement liefern.

Die Strategie, die Pläne so klein und dezentralisiert wie möglich zu halten, hat potenziell negative Auswirkungen. Die erste Auswirkung sind die Kosten und der Aufwand, die für die Entwicklung und Unterstützung einer größeren Anzahl von Plänen erforderlich sind. Mehr Berichte bedeuten in der Regel auch mehr Kosten. Der zweite Punkt betrifft die Ergebnisse. Wie aussagekräftig sind die Ergebnisse, wenn die Pläne für positive Maßnahmen auf die kleinstmögliche Ebene dezentralisiert sind? Wenn AAPs von Zahlen bestimmt werden und Statistiken von der Stichprobengröße abhängen, kann man leicht zu dem Schluss kommen, dass es problematisch ist, aus Plänen mit kleiner Stichprobengröße eine Bedeutung abzuleiten.

Schlussfolgerung

Auch wenn ein Auftragnehmer es für notwendig erachtet, sich vor einer Überprüfung zu schützen, stellt dies eine Herausforderung dar, wenn er versucht, eine vernünftige Strategie zur Umsetzung eines Plans für positive Maßnahmen zu entwickeln. Auftragnehmer müssen jede Strategie, die auf Ergebnisse abzielt, sinnvoll und vertretbar sein. Was bedeutet das für den Auftragnehmer? Eine Strategie zur Erreichung des Ziels, nicht nur eine sinnvolle Umsetzungsstrategie, sondern auch konforme Pläne mit minimalem Risiko zu haben, wäre die Entwicklung von zwei Analysesätzen. Die eine Gruppe von Berichten würde erstellt, um die Vorschriften einzuhalten und auf eine Aktenprüfung zu reagieren, während die andere Gruppe interne Analysen entwickeln würde, die aussagekräftige Ergebnisse liefern und eine Umsetzungsstrategie ermöglichen würden, die zu Ergebnissen führt. Es ist nichts dagegen einzuwenden, alternative Analysen zu entwickeln, um größeren Auftragnehmern einen anderen Blick auf die Organisation zu ermöglichen, und die Auftragnehmer tun dies schon seit vielen Jahren. Allerdings sollten die Auftragnehmer bei ihrer Vorgehensweise Vorsicht walten lassen. Wenn ein Auftragnehmer eine Analyse durchführt, die ihn in Gefahr bringen könnte, wenn die Ergebnisse weitergegeben werden, sollte sie unter Wahrung der Vertraulichkeit und unter Aufsicht eines Rechtsbeistands erstellt werden. Dies könnte verhindern, dass die Ergebnisse zum Beweisstück A in einer Klage werden. Wir haben auch schon erlebt, dass Auftragnehmer bei der Erstellung einer großen Anzahl alternativer Analysen, einschließlich umstrukturierter Stellengruppen, Vermittlungsziele, Transaktionen und Vergütungen, "improvisiert" haben, was manchmal zu Ergebnissen führte, die falsch interpretiert und falsch gehandhabt werden konnten. Bei der Analyse von Daten ist es wichtig, einen Plan zu haben. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Fragen stellen und Experten hinzuziehen, um einen Weg zu finden, der nicht nur zur Einhaltung der Vorschriften, sondern zu echten positiven Maßnahmen führt.

Viel Glück da draußen!

Chris Lindholm
VP Compliance
OutSolve, LLC

Dieser Artikel ist nicht als Rechtsberatung gedacht. Für rechtliche Unterstützung wenden Sie sich bitte an einen geeigneten Rechtsbeistand. Copyright © OutSolve 2015

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.