OFCCP-Tools zur Beantwortung Ihrer Fragen - OFCCP FAQ - Teil 1

Sich im Dschungel der Gesetze und Vorschriften zur Affirmative Action zurechtzufinden, kann eine Herausforderung sein. Okay, es kann sogar überwältigend sein. Aber das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) hat einige hilfreiche Tools bereitgestellt, die Ihnen dabei helfen, die gesuchten Antworten zu finden.

Eine meiner Anlaufstellen für Antworten ist, Sie haben es erraten, die Rubrik „Häufig gestellte Fragen“ der OFCCP. Und meine häufigsten Fragen beziehen sich auf die Internet Applicant Recordkeeping Rule (Vorschrift zur Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen im Internet). Wussten Sie, dass es bereits Antworten auf diese Fragen gibt?

F: Abschnitt 60-1.3(5) der Internet Applicant Rule besagt, dass ein Auftragnehmer unter anderem dann zu dem Schluss kommen kann, dass ein Arbeitssuchender an einer Stelle nicht interessiert ist, wenn dieser durch wiederholte Nichtbeantwortung von Anfragen des Auftragnehmers bezüglich seines Interesses an der Stelle passiv Desinteresse bekundet. Wie oft muss ein Auftragnehmer versuchen, eine Person zu kontaktieren, um zu dem Schluss zu kommen, dass diese durch „wiederholte Nichtbeantwortung von Anfragen” Desinteresse bekundet hat?

A: Ein Auftragnehmer kann zu dem Schluss kommen, dass eine Person Desinteresse gezeigt hat, wenn sie zwei oder mehr Anfragen des Auftragnehmers nicht beantwortet hat. Ein Auftragnehmer kann auch aufgrund der Angaben, die die Person in ihrer Interessenbekundung gemacht hat, zu dem Schluss kommen, dass ein Arbeitssuchender sich aus dem weiteren Auswahlverfahren für die Stelle zurückgezogen hat.

F: Wenn ein Personalvermittler auf einer Jobmesse einem Arbeitssuchenden vorschlägt, sich auf eine bestimmte Stelle zu bewerben, und der Arbeitssuchende dies nicht tut, ist der Arbeitssuchende dann ein Bewerber oder ein Internetbewerber?

A: Nein, vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer eine einheitliche und konsequent angewandte Richtlinie oder Vorgehensweise hat, Bewerber in ähnlicher Situation nicht zu berücksichtigen. Beachten Sie, dass Diskriminierung bei der Personalbeschaffung ebenfalls durch die Durchführungsverordnung verboten ist. Es wäre eine Diskriminierung, wenn ein Personalvermittler Bewerber auf einer Jobmesse aufgrund ihrer Rasse, ihres Geschlechts oder ihrer ethnischen Zugehörigkeit unterschiedlich behandeln würde, wenn es um die Bereitstellung spezifischer Informationen zu Stellenangeboten geht.

F: Muss ein Auftragnehmer Lebensläufe aufbewahren, wenn sein Vertreter bei Rekrutierungsveranstaltungen an Hochschulen mit Studierenden zusammentrifft, um allgemeine Stellen zu besprechen, für die ein Studierender qualifiziert sein könnte, wenn der Auftragnehmer allen Studierenden mitteilt, dass sie sich über die Website des Auftragnehmers bewerben müssen, um für eine bestimmte Stelle in Betracht gezogen zu werden?

A: Ein Auftragnehmer muss die Lebensläufe aller Bewerber aufbewahren, die er für eine bestimmte Stelle in Betracht gezogen hat. Wenn ein Vertreter des Auftragnehmers sich mit Studenten trifft, um allgemein über die Arten von Stellen zu sprechen, die beim Auftragnehmer verfügbar sind, und allen Studenten mitteilt, dass sich Bewerber über die Website des Auftragnehmers bewerben müssen, um für bestimmte Stellen in Betracht gezogen zu werden, dann zieht der Auftragnehmer die Studenten während des Rekrutierungsbesuchs an der Hochschule nicht für eine bestimmte Stelle in Betracht, und ihre Lebensläufe müssen nicht aufbewahrt werden. Der Auftragnehmer sollte darauf achten, ein solches Protokoll einheitlich und konsequent anzuwenden. Es ist die tatsächliche Praxis des Auftragnehmers, die darüber entscheidet, ob ein Auftragnehmer einen Lebenslauf berücksichtigt hat.

Die OFCCP-Richtlinien sind auch eine hervorragende Informationsquelle darüber, wie die OFCCP die von ihr durchgesetzten Gesetze auslegt und entsprechende Richtlinien und Verfahren erstellt. Hier ist die Definition der OFCCP:

„Eine Richtlinie (DIR) soll den Mitarbeitern der OFCCP oder Auftragnehmern der Bundesregierung als Leitfaden für die Durchsetzung und Einhaltung von Richtlinien oder Verfahren dienen. Eine DIR ändert nichts an den Gesetzen und Vorschriften, die für die Programme der OFCCP gelten, und begründet keine rechtlich durchsetzbaren Rechte oder Pflichten.“

Ich bekomme häufig Fragen zum Auditprozess und den möglichen Ergebnissen. Ein Aspekt dieser Fragen betrifft die finanziellen Auswirkungen. Die OFCCP-Richtlinie 310 besagt:

„Diese Richtlinie legt die Grundprinzipien für die Anwendung der Formel und der individuellen Entlastungsmodelle zur Berechnung von Nachzahlungen als Abhilfe für Diskriminierung fest. Die Richtlinie gibt an, wann die Anwendung der Formel oder der individuellen Entschädigung angemessen ist und welche Faktoren bei dieser Entscheidung zu berücksichtigen sind. In jedem Fall entscheidet die OFCCP, welches Modell zur Festlegung der Entschädigung in einem bestimmten Fall verwendet wird, nicht der Auftragnehmer. Die Richtlinie enthält auch Leitlinien zur Berechnung der Nachzahlung, einschließlich der Behandlung von Milderungsgründen, wenn diese vom Auftragnehmer als Verteidigung geltend gemacht werden, je nach dem verwendeten Modell.“

Wussten Sie, dass die Unterdeckung eine der Berechnungsmethoden ist, die die OFCCP bei der Anwendung der Formel-Entlastungsmethode verwendet?

Formelbasierte Entschädigungsmethode: „Eine Methode, die in Fällen systemischer Diskriminierung zur Berechnung des Gesamtbetrags der Nachzahlungen für eine betroffene Gruppe von Diskriminierungsopfern verwendet wird, der dann (anteilig oder anderweitig) auf alle Mitglieder dieser Gruppe aufgeteilt wird, die anspruchsberechtigt sind, erfolgreich identifiziert wurden und sich zur Teilnahme an der Einigung bereit erklären. Unter geeigneten Umständen kann die formelbasierte Entschädigung auch zur Bewertung anderer Arten von Gruppenentschädigungen für Diskriminierungsopfer verwendet werden.“

Defizit: „Die Differenz zwischen der tatsächlichen Anzahl der Personen aus der benachteiligten Gruppe, die für die betreffende Beschäftigungsmöglichkeit ausgewählt wurden (Einstellungen, Beförderungen usw.), und der Anzahl, die ohne Diskriminierung proportional zu ihrem Anteil an den qualifizierten Bewerbern ausgewählt worden wäre. Dieses Konzept gilt im Allgemeinen nicht für Fälle von Lohndiskriminierung.“

Wussten Sie, dass die OFCCP das Handbuch veröffentlicht hat, das sie ihren Compliance-Beauftragten zu den Verfahren für die Durchführung von Audits zur Verfügung stellt?

Nun, eines der ersten Dinge, die man wissen sollte, ist, dass sie diese Bewertungen als Compliance-Bewertungen bezeichnen.

Das Federal Contract Compliance Manual ist ein 536 Seiten starkes Handbuch. Glauben Sie mir, wenn ich sage, dass es eine Fülle von Informationen enthält, aber glauben Sie mir ebenso, wenn ich sage, dass Sie sich mit reichlich Koffein versorgen sollten, bevor Sie mit dem Lesen beginnen.

Hier sind einige Abschnitte, die meiner Meinung nach besonders interessant sind:

• Terminplan und detaillierte Auflistung – Abbildung F2
• Standard Compliance Evaluation Report (SCER) – Anhang A-1 das Formular, A2 die Anweisungen
• Anleitung zur Durchführung von Vor-Ort-Bewertungen – Kapitel 2
• Standardtext für Vergleichsvereinbarung – Abbildung F5
• Rechtsbehelfe bei Diskriminierung am Arbeitsplatz – Kapitel 7

Sehen Sie sich diese Ressourcen an, die Ihnen helfen, vor einer Prüfung die Vorschriften einzuhalten, aber auch zu wissen, was Sie während einer Prüfung erwartet.