Staatliche Aufträge sind eine stabile Einnahmequelle für Unternehmen, aber sie sind mit Auflagen verbunden. Sie sind schwer zu erhalten und zu behalten. Nicht nur der Einstieg in den staatlichen Markt ist kompliziert, auch die Einhaltung der entsprechenden Vorschriften nach der Vergabe kann eine Herausforderung sein. Positiv ist, dass Geschäfte mit der Regierung nur geringfügig von Konjunkturschwankungen beeinflusst werden, was für Auftragnehmer über Jahre hinweg zu einem stabilen Einkommensstrom führt.
In der Realität konzentrieren viele Bieter ihre Ressourcen in erster Linie auf die Akquise von Aufträgen und legen weniger Wert auf die Einhaltung der Compliance-Anforderungen nach dem Zuschlag. Die Entscheidung, sich um öffentliche Aufträge zu bewerben, muss strategisch getroffen werden, um Compliance-Risiken abzusichern. Beispielsweise muss die Erstellung eines Geschäftsplans zur Verfolgung von Bundesaufträgen auf der Koordination aller organisatorischen Funktionen basieren, einschließlich Personalwesen/Compliance, um den Auftragnehmer zu zwingen, Fragen zu beantworten, wer die Konkurrenz ist, was den Auftragnehmer von ihnen unterscheidet und, was ebenso wichtig ist, welche Vorschriften und Compliance-Anforderungen gelten. Das Ergebnis dieser Selbstprüfung ist ein besseres Verständnis dafür, ob Sie die verschiedenen Aspekte eines Bundesauftragnehmers, einschließlich der Compliance, bewältigen können.
| Würden Sie eine Sperre der Einhaltung von Vorschriften vorziehen? |
Viele OFCCP-Prüfungen enden mit Vergleichen, die unter anderem die Nachzahlung von Löhnen, Zinsen, Vereinbarungen zur umfassenden Selbstkontrolle in der Zukunft und Stellenangebote umfassen, um nur die gängigsten Abhilfemaßnahmen zu nennen. Nur sehr wenige Fälle enden mit einem Ausschluss. Noch seltener sind Fälle, in denen der Bundesauftragnehmer ausdrücklich einem Ausschluss zustimmt. Genau das ist jedoch in den letzten Monaten bei zwei Auftragnehmern geschehen. Laut der Verwaltungsbeschwerde der OFCCP gegen die Independent Food Corporation (IFC) war die IFC vom 15. September 2006 bis zum 31. Dezember 2007 Vertragspartner des US-Verteidigungsministeriums für mehr als 800.000 US-Dollar. Die OFCCP behauptete, dass die IFC gegen die E.O. 11246 verstoßen habe, indem sie diskriminierende Einstellungspraktiken gegenüber weiblichen und hispanischen Bewerbern für Einstiegspositionen in der Produktion angewandt habe. Die OFCCP behauptete ferner, dass die IFC gegen das VEVRAA verstoßen habe, indem sie nicht alle geeigneten Stellenangebote bei der zuständigen lokalen Stelle des staatlichen Arbeitsvermittlungssystems gemeldet habe. Der Vergleich enthält keine Einzelheiten zu den angeblichen Verstößen, und es ist auch nicht klar, wie die IFC angeblich gegen Abschnitt 503 des Rehabilitation Act verstoßen (oder nicht verstoßen) haben soll. In ähnlicher Weise leitete die OFCCP im Juni 2012 eine Prüfung der Anwaltskanzlei Shapiro DiCaro ein und forderte Kopien ihres AAP gemäß E.O. 11246, Abschnitt 503 und VEVRAA an. Die Anwaltskanzlei legte diese zwar schließlich vor, weigerte sich jedoch, weiteren Dokumentationsanfragen nachzukommen, und teilte der OFCCP ausdrücklich mit, dass sie dies nicht tun werde. Die Parteien kündigten den betreffenden Bundesvertrag schließlich im April 2013.
Beide Auftragnehmer haben am 7. November 2013 bzw. am 15. April 2014 Vergleichsvereinbarungen geschlossen. Beide Auftragnehmer erklärten sich bereit, sich nicht um künftige Regierungsaufträge oder Unteraufträge zu bewerben, diese wissentlich anzunehmen, wissentlich auszuführen oder wissentlich dafür erforderliche Dienstleistungen zu erbringen, und werden für mindestens drei bzw. zwei Jahre von künftigen Aufträgen, Unteraufträgen, Verlängerungen oder wesentlichen Änderungen bestehender Aufträge oder Unteraufträge ausgeschlossen, bis sie 1) eine Wiederaufnahme beantragen und 2) durch eine vollständige Konformitätsprüfung gegenüber der OFCCP nachweisen, dass sie die Bestimmungen der E.O. 11246, Section 503, VEVRAA und aller Durchführungsbestimmungen einhalten.
Nun wissen die meisten Mitglieder der Bundesvertrags- oder Affirmative-Action-Gemeinschaft, dass ein Ausschluss in OFCCP-Fällen selten ist. Tatsächlich wurden seit 1965 schätzungsweise weniger als 70 Fälle auf diese Weise gelöst. Was löst einen Ausschluss aus? Im Allgemeinen führt ein Fall von schwerwiegenden Verstößen gegen E.O. 11246, Abschnitt 503 oder VEVRAA (oder Durchführungsbestimmungen) oder, wie im Fall Shapiro DiCaro, die Weigerung, angeforderte Unterlagen im Zusammenhang mit einer Konformitätsprüfung vorzulegen, dazu, dass ein Auftragnehmer von einem Ausschluss bedroht ist.
Warum entscheidet sich ein Auftragnehmer der Bundesregierung dafür, ausgeschlossen zu werden, wie es Independent Food Corp und Shapiro DiCaro getan haben? Wir haben keine Hinweise darauf, warum IFC oder Shapiro DiCaro dies getan haben. Während IFC im Wesentlichen darauf verzichtete, einen Auftrag im Wert von mehr als 800.000 US-Dollar auszuführen, entschied sich Shapiro DiCaro dafür, auf Einnahmen in Höhe von etwa 300.000 US-Dollar im Zeitraum zwischen 2007 und 2013 zu verzichten. Da Vergleiche, die die Zahlung von Lohnrückständen und Zinsen oder ähnliche Vereinbarungen beinhalten, in der Regel mit einer laufenden Überwachung einhergehen, möchte ein Auftragnehmer möglicherweise nicht einer laufenden Überwachung unterzogen werden. IFC und Shapiro DiCaro sind möglicherweise zu dem Schluss gekommen, dass die Kosten für die Einhaltung der Vorschriften zu hoch sind (vielen erscheint dies jedoch angesichts der lukrativen Bundesaufträge unwahrscheinlich). Vielleicht waren ihre Fehltritte so gravierend, dass sie mindestens drei Jahre brauchen würden, bevor sie überhaupt hoffen könnten, die Anforderungen von E.O. 11246, Section 503 und VEVRAA zu erfüllen. Oder vielleicht wollten sie sich einfach nicht mit dem beschäftigen, was sie als zusätzliche Arbeit empfanden.
Durch den Ausschluss werden Verstöße daran gehindert, sich an Ausschreibungen für Bundesaufträge zu beteiligen, bis sie durch Einhaltung der Vorschriften „die Missachtung beseitigen“ können. Der Zweck besteht nicht darin, den Auftragnehmer zu bestrafen, sondern einen Anreiz zu schaffen, sein Verhalten zu ändern und die Vorschriften einzuhalten. Es wird interessant sein zu sehen, ob IFC und Shapiro DiCaro sich entscheiden, den Preis zu zahlen und eines Tages wieder in den Bereich der Bundesaufträge einzusteigen. Was können wir in der Zwischenzeit aus diesen Fällen lernen? Erstens sollten Auftragnehmer die Einhaltung der oben genannten Gesetze und ihrer Durchführungsbestimmungen ernst nehmen und sie in ihren Geschäftsplan und ihre strategischen Entscheidungen einbeziehen, bevor sie sich um Bundesaufträge bewerben. Die OFCCP nimmt die Einhaltung der Vorschriften auf jeden Fall ernst. Zweitens können Auftragnehmer, die die Einhaltung der Vorschriften nicht ernst nehmen, ihre aktuellen Verträge sowie das Recht verlieren, sich um aktuelle und zukünftige Verträge zu bewerben oder daran teilzunehmen. Bundesaufträge können sehr lukrativ sein. Viele Unternehmen zögern daher, sie durch die Zustimmung zu einem Ausschluss abzulehnen. Drittens stellen Auftragnehmer, die von Anfang an und kontinuierlich proaktiv für die Einhaltung der Vorschriften sorgen, in der Regel fest, dass der Zeit-, Geld- und Energieaufwand in der Regel durch die Kosten für die Verteidigung bei einer Prüfung und die Behebung von Verstößen im Nachhinein und vor allem durch die Einnahmen aus dem Auftrag selbst mehr als ausgeglichen wird. Schließlich kann selbst ein Auftragnehmer, der ausgeschlossen wurde oder dem ein Ausschluss droht, die Folgen noch „rückgängig machen“, indem er der OFCCP nachweist, dass er die Probleme, die ursprünglich zum Ausschluss geführt haben, behoben hat.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
