Während die Welt der Bundesauftragnehmer darauf wartet, wie Trumps Regierung die Durchsetzungsmaßnahmen der OFCCP gestalten wird, gibt es ein Instrument der Behörde, das wahrscheinlich nicht so schnell verschwinden wird – das Gespräch mit dem Vergütungsmanager. Es besteht kaum Zweifel daran, dass „gleiche Bezahlung” auch unter einer republikanischen Regierung eine der obersten Prioritäten der Behörde bleiben wird. Bislang waren keine Maßnahmen für die Untersuchungen der Behörde zum Thema „Lohnunterschiede” so erfolgreich wie diese Interviews.
Geschichte des Vergütungsmanagers Interview
Bundesauftragnehmer wissen, dass jeder ihrer Aktionspläne zur Förderung benachteiligter Gruppen („AAPs“) einer regelmäßigen Konformitätsprüfung durch die OFCCP unterzogen werden kann. Die OFCCP leitet diese Prüfungen ein, indem sie ein„Terminschreiben“versendet, in dem der Auftragnehmer aufgefordert wird, seinen AAP und zusätzliche Begleitinformationen innerhalb von 30 Kalendertagen bei einer bestimmten OFCCP-Bezirksstelle einzureichen. Traditionell gaben diese Einreichungen den Ton für die Konformitätsprüfung an. Früher führte eine Einreichung ohne unerreichte Ziele oder nachteilige Auswirkungen zu einem schnellen Abschluss und der Feststellung, dass keine Verstöße gegen die Executive Order 11246, VEVRAA oder Abschnitt 503 des Rehabilitation Act vorlagen.
Aber die Zeiten haben sich geändert. Auch wenn eine Einreichung voller statistischer Indikatoren nach wie vor zu einer langwierigen und chaotischen Prüfung führt, ist eine „saubere“ Einreichung kein verlässlicher Indikator mehr für einen schnellen Abschluss, da die OFCCP tiefer gräbt und unvorhersehbare Wege in einem Bereich beschreitet, der mit versteckten Risiken behaftet ist – den Vergütungsdaten.
Seit der Umsetzung der Richtlinie 307 („Verfahren zur Überprüfung der Vergütungssysteme und -praktiken von Auftragnehmern“) im Februar 2013 hat die OFCCP damit zu kämpfen, wie sie das Ziel der Richtlinie, nämlich eine gründlichere und ad hoc durchgeführte Analyse der Vergütungspraktiken von Auftragnehmern, erreichen kann. Zunächst entfernte sich die Behörde in kleinen Schritten von ihrem bisherigen Ansatz, bei dem sie die Vergütung einzelner Personen untersuchte, um Gründe für Vergütungsunterschiede zwischen bestimmten Personen zu finden. Die Auftragnehmer nahmen diese Änderungen gelassen hin. Schließlich unterscheidet sich ein solcher Ansatz nicht wesentlich von dem „Zwei-oder-Zwei“-Test, den die OFCCP zuvor angewendet hatte, um Berufsbezeichnungen zu identifizieren, bei denen diskriminierende Vergütungsunterschiede wahrscheinlicher waren.
Kurz darauf entwickelte sich der Ansatz der OFCCP jedoch zu einem geheimen „Auslösetest“, bei dem das Risiko von Lohndiskriminierung auf der Grundlage der Ergebnisse grundlegender Analysen und Vergleiche der durchschnittlichen Lohnunterschiede innerhalb einer Gruppe bewertet wurde. Während die spezifischen Schwellenwerte im Laufe der Zeit schwankten, blieb das Vorgehen dasselbe: Es galt, große Belegschaften mit größeren Lohnunterschieden zu identifizieren und Fälle, in denen eine große Anzahl von Menschen von Lohndiskriminierung betroffen sein könnte, eingehend zu untersuchen.
Im Laufe des letzten Jahres hat sich der Ansatz der OFCCP erneut geändert. Nun versucht die OFCCP, mithilfe von Statistiken bei jeder Prüfung komplexe multiple Regressionsanalysen durchzuführen. Dies ist eine erhebliche Abweichung von früheren Ansätzen.
Um diese fortgeschrittenen statistischen Analysen durchzuführen, benötigt die OFCCP mehr Informationen, als sie mit dem Terminbrief sammelt. In Punkt 19 des Terminierungsschreibens wird verlangt, dass jeder Auftragnehmer der OFCCP in seiner ersten Audit-Einreichung Vergütungsdaten auf Mitarbeiterebene vorlegt, aus denen Geschlecht, Rasse/Ethnizität, Einstellungsdatum, Berufsbezeichnung, EEO-1-Kategorie, Berufsgruppe, „Grundgehalt und/oder Lohnsatz“, „Arbeitsstunden in einer typischen Arbeitswoche“ und „sonstige Vergütungen oder Gehaltsanpassungen wie Boni, Prämien, Provisionen, Leistungszulagen, Ortszulagen oder Überstunden“ hervorgehen. Siehe detaillierte Auflistung, Punkt 19. Die Vergütung eines einzelnen Mitarbeiters setzt sich jedoch aus viel mehr individuellen Entscheidungen zusammen, die im Laufe der Karriere des Mitarbeiters getroffen werden, als in Punkt 19 aufgeführt sind.
Beispielsweise können Leistungsbewertungen, frühere einschlägige Erfahrungen, Ausbildung, die Frage, ob der Mitarbeiter zuvor bei einem vom Auftragnehmer übernommenen Unternehmen beschäftigt war (und sein Gehalt bei diesem übernommenen Unternehmen), Marktfaktoren, Einstiegsgehalt, Anspruch auf bestimmte Arten von Vergütungen sowie die Qualität und/oder Quantität der Arbeit des Mitarbeiters zur tatsächlichen Vergütung eines einzelnen Mitarbeiters beitragen. Daten wie diese fehlen jedoch in den Unterlagen, die die OFCCP zu Beginn einer Prüfung analysieren kann. Auch die unter Punkt 19 angeforderten Daten – darunter das Einstellungsdatum, die Berufsbezeichnung, die EEO-1-Kategorie, die Berufsgruppe, das Grundgehalt oder der Lohnsatz oder die typische Arbeitszeit – hätten in der Regel keinen Einfluss auf beispielsweise die Provisionen eines Mitarbeiters.
Das große Problem, mit dem die OFCCP konfrontiert ist, besteht darin, dass die Vergütungssysteme der Auftragnehmer einzigartig, nuanciert und kompliziert sind. Es gibt keine „Einheitslösung“ für effektive Vergütungsuntersuchungen. Die OFCCP benötigt nicht nur mehr Informationen über die Vergütung als in Punkt 19 angegeben, sondern auch individuellere Informationen, um die einzigartigen Praktiken jedes Auftragnehmers besser verstehen zu können. Um die Mängel von Punkt 19 auszugleichen, greift die Behörde auf Interviews mit Vergütungsmanagern zurück – und fordert diese bereits zu Beginn der Audits an.
Warum Interviews mit dem Vergütungsmanager über den Erfolg oder Misserfolg einer Prüfung entscheiden können
In einem Interview mit dem Vergütungsmanager spricht die Behörde direkt mit einem Vertreter des Unternehmens, um Themen wie die Art und Weise, wie Vergütungsentscheidungen getroffen werden, und die dabei berücksichtigten Faktoren zu erörtern. Die Antworten auf diese Fragen können den Statistikern der OFCCP dabei helfen, die analysierten Daten anzupassen und ihre fortgeschrittenen statistischen Modelle zu verfeinern, um genauere und fundiertere Schlussfolgerungen zu Lohnunterschieden zu ziehen.
Die Agentur hat erkannt, dass die während der Interviews gewonnenen Informationen Aufschluss darüber geben können, wie die Belegschaft des Auftragnehmers zu analysieren ist und welche Variablen sich auf die Bezahlung auswirken... 
Und die OFCCP setzt dieses leistungsstarke Instrument bereits frühzeitig bei Audits ein. Die Behörde hat erkannt, dass die während der Befragungen gewonnenen Informationen Aufschluss darüber geben können, wie die Belegschaft des Auftragnehmers zu analysieren ist und welche Variablen sich auf die Bezahlung für bestimmte Berufsgruppen, Berufsbezeichnungen, Gehaltsstufen usw. auswirken. Die Notizen der OFCCP aus den ersten Befragungen der Vergütungsmanager dienen der Behörde als Leitfaden, um zu bestimmen, welche „Vergütungsanalysegruppen” zu analysieren sind (wie in der Richtlinie 307 vorgesehen) und welche Variablen in ihre Analysen einbezogen werden sollen. Tatsächlich erhalten Auftragnehmer oft unmittelbar nach einer ersten Befragung der Vergütungsmanager eine Anfrage, in der detaillierte Daten zu den Punkten angefordert werden, die laut Befragung Einfluss auf die Vergütung haben.
Diese Anfragen einiger OFCCP-Büros sind eng auf bestimmte Datenpunkte für bestimmte Gruppen zugeschnitten, die der Vergütungsmanager als potenziell relevant für die Bezahlung identifiziert hat. Andere verlangen jedoch ausnahmslos alle Daten für alle Mitarbeiter. In einigen Überprüfungen hat die OFCCP vom Auftragnehmer verlangt, Daten zu Ausbildung und Berufserfahrung für Einstiegspositionen im Arbeiterbereich vorzulegen, obwohl alle Mitarbeiter in den betreffenden Berufsbezeichnungen unabhängig von ihrer Ausbildung oder Berufserfahrung genau den gleichen Lohn erhalten. Auf Nachfrage erklärte die OFCCP, dass die angeforderten Datenpunkte während des Gesprächs mit dem Vergütungsmanager ermittelt worden seien und daher relevant seien.
Daher stellen frühzeitige Gespräche mit Vergütungsmanagern nun einen Wendepunkt in der Überprüfung dar. Verläuft das Gespräch positiv, ist es wahrscheinlicher, dass Auftragnehmer eine „tiefgehende” Untersuchung der Vergütung vermeiden und den Rest der Überprüfung straffen können – genau wie es bei einer „einwandfreien” ursprünglichen Einreichung in „den guten alten Zeiten” der Fall war. Verläuft das Gespräch jedoch schlecht, müssen Auftragnehmer mit umfangreichen, aufwändigen Datenanforderungen und einer langwierigen Überprüfung rechnen, die sich über Jahre hinziehen kann. Bei einer kürzlich durchgeführten Überprüfung stellte die OFCCP beispielsweise nach einem Gespräch eine Datenanforderung mit 96 Punkten, in der für jeden Mitarbeiter alle Datenpunkte ausgefüllt werden mussten, unabhängig von den tatsächlichen Vergütungspraktiken des Unternehmens.
Was können Auftragnehmer tun, um sich auf Vorstellungsgespräche mit Vergütungsmanagern vorzubereiten?
Vor diesem Hintergrund sind Auftragnehmer gut beraten, sich gründlich auf eine frühzeitige Anfrage für ein Gespräch mit dem Vergütungsmanager vorzubereiten. In Gesprächen sollten Auftragnehmer Aussagen vermeiden, die nicht zielgerichtet sind, oder ungeschickte Äußerungen, die den Eindruck erwecken, dass die Vergütung einfach ist, Positionen einander ähnlich sind oder ähnliche Faktoren die Bezahlung für mehrere Stellen und/oder Berufsgruppen beeinflussen. Und hüten Sie sich vor Fragen oder Antworten, die suggerieren, dass Dinge „immer” oder „nie” vorkommen. Die Vergütungsverwaltung ist selten so „schwarz-weiß” (entschuldigen Sie das Wortspiel). Vielmehr sind die meisten Vergütungssysteme nuanciert und komplex, und Auftragnehmer müssen sicherstellen, dass die OFCCP versteht, dass Vergütungsentscheidungen je nach Situation auf vielen verschiedenen Faktoren basieren können.
Noch wichtiger ist, dass Auftragnehmer, bevor sie mit der OFCCP über Vergütungspraktiken sprechen, (unter Wahrung des Anwaltsgeheimnisses) dieselben fortgeschrittenen statistischen Analysen vorbereiten, die die OFCCP letztendlich durchführen wird. Auftragnehmer tun gut daran, die Ergebnisse dieser Analysen zu nutzen, um ihr Verständnis ihrer eigenen Vergütungssysteme zu bestätigen und ihre Strategie für das Gespräch zu formulieren.
Die Realität ist, dass die „guten alten Zeiten“ vorhersehbarer OFCCP-Prüfungen vorbei sind. Die OFCCP ist weiterhin davon überzeugt, dass es in der amerikanischen Arbeitswelt Lohndiskriminierung gibt, und die Behörde wird mit Argusaugen nach Beweisen suchen, um Lohnunterschiede zu beseitigen. Am besten geht man davon aus, dass bald eine Anfrage für ein Gespräch mit dem Vergütungsmanager eingeht, und bereitet sich entsprechend vor.
Um bewährte Verfahren in Bezug auf OFCCP-Compliance, Audit-Verteidigung, Interviews mit Vergütungsmanagern und Analysen zur Lohngleichheit zu besprechen, wenden Sie sich bitte an Scott Pechaitis unter 303-876-2201, oder [email protected] oder an Chris Patrick unter 303-876-2202, oder [email protected].
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
