Fairer Lohn und sichere Arbeitsplätze: Vorgeschlagene Verordnungen und Leitlinien des Arbeitsministeriums (Teil II)

In der letzten Ausgabe hat LocalJobNetwork.com auf die Executive Order 13673 hingewiesen, die als "Fair Pay and Safe Workplaces Executive Order" bekannt ist und von Präsident Obama am 31. Juli 2014 erlassen wurde. Am 28. Mai 2015 veröffentlichte der Federal Acquisition Regulatory (FAR)-Rat gemäß dieser Executive Order eine Notice of Proposed Rulemaking (NPRM). Das Arbeitsministerium (Department of Labor, DOL) ergänzte den Regelungsvorschlag mit seinen Leitlinien ("DOL Guidance"). Wie erwartet, zielt die vorgeschlagene Regelung darauf ab, Unternehmen, die Waren verkaufen oder Dienstleistungen für die Bundesregierung erbringen wollen, beispiellose Beschäftigungs- und Arbeitsverpflichtungen aufzuerlegen. Kommentare sind bis zum 27. Juli 2015 einzureichen.

Im Großen und Ganzen enthält die vorgeschlagene Regelung drei wichtige Bestimmungen, die Auftragnehmer und Unterauftragnehmer des Bundes beachten sollten:

• Offenlegung von Verstößen - Unternehmen, die sich um Bundesaufträge für Waren und Dienstleistungen (einschließlich Bauleistungen) im Wert von mehr als 500.000 Dollar bewerben, müssen in ihren Angebotsunterlagen die Antwort auf die Frage offenlegen, ob der Bieter gegen eines von 14 Bundesarbeitsgesetzen und deren staatliche Entsprechungen verstoßen hat. Beantwortet der Bieter die Frage mit "Ja", muss der Beschaffungsbeauftragte in Verbindung mit einem neuen Bewerter, dem so genannten Agency Labor Contract Advisor, zusätzliche Informationen vom Bieter einholen und diese Angaben bewerten, um festzustellen, ob der Auftragnehmer vor der Auftragsvergabe über eine zufriedenstellende Integrität und Geschäftsethik verfügt. Wichtig ist, dass die Hauptauftragnehmer verpflichtet sind, eine ähnliche Analyse der Einhaltung der Vorschriften durch die Unterauftragnehmer durchzuführen, bevor sie Bundesunteraufträge vergeben, die schätzungsweise 500.000 $ übersteigen. Erfolgreiche Bieter müssen diese Offenlegungen während der Vertragslaufzeit alle sechs Monate aktualisieren. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung des Regelungsvorschlags des FAR Councils ist uns nicht bekannt, welche zusätzlichen gesetzlichen Regelungen in den einzelnen Bundesstaaten eine zusätzliche Offenlegung vorschreiben. Das Arbeitsministerium hat angedeutet, dass es eine weitere Anleitung zu den staatlichen Gesetzen herausgeben wird, aber es wurde kein Zeitrahmen versprochen.
• Transparenz der Gehaltsabrechnungen - Unternehmen mit Bundesverträgen für Waren und Dienstleistungen (einschließlich Bauleistungen) im Wert von mehr als 500.000 Dollar müssen auf jeder Gehaltsabrechnung die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, die Anzahl der Überstunden (sofern der Mitarbeiter nicht nach FLSA befreit ist), die Vergütung und alle Zuschläge oder Abzüge von der Vergütung (wie Boni, Prämien und Schichtzuschläge) angeben. Der Hauptauftragnehmer muss diese Anforderung in Bundesunterverträge mit einem Wert von mehr als 500.000 $ aufnehmen.
• Schiedsverfahren - Unternehmen mit Bundesverträgen über Waren und Dienstleistungen im Wert von mehr als 1 Million Dollar ist es untersagt, Ansprüche nach Titel VII sowie Ansprüche wegen sexueller Übergriffe und sexueller Belästigung vor ein Schiedsgericht zu bringen, es sei denn, der klagende Arbeitnehmer stimmt einem Schiedsverfahren zu , nachdem der Anspruch entstanden ist. Der Hauptauftragnehmer muss diese Anforderung in Bundesunterverträge im Wert von mehr als 1 Million Dollar aufnehmen.

Verstöße Offenlegung

Vor der Vergabe eines Bundesauftrags über Waren und Dienstleistungen (einschließlich Bauleistungen) im Wert von mehr als 500.000 $ muss der Vertragsbeamte feststellen, ob der potenzielle Auftragnehmer eine zufriedenstellende Bilanz in Bezug auf Integrität und Geschäftsethik aufweist. Der Vertragsbeamte und der Berater für Arbeitsverträge der Agentur stützen sich bei dieser Feststellung auf die Offenlegung des Bieters, die Art der Verstöße, mildernde Umstände und die vom Auftragnehmer ergriffenen Abhilfemaßnahmen.

Was sollte der staatliche Auftragnehmer offenlegen?

Gemäß der vorgeschlagenen Regelung werden bei der erstmaligen Einreichung eines Angebots für Aufträge im Wert von 500.000 USD oder mehr neue Zertifizierungsfragen zu Verstößen zu beantworten sein:

(1) Der Bieter [ ] beabsichtigt [ ] nicht, ein Angebot für eine Ausschreibung mit einem geschätzten Auftragswert von mehr als 500.000 $ abzugeben.

(2) Wenn der Bieter in Absatz (q)(1) dieser Bestimmung "ja" angekreuzt hat, versichert der Bieter nach bestem Wissen und Gewissen [Bieter kreuzt entsprechendes Feld an]:

[ ] (i) Innerhalb der letzten drei Jahre vor dem Datum des Angebots wurde keine behördliche Entscheidung, kein Schiedsspruch und keine zivilrechtliche Entscheidung gegen den Bieter wegen Verstößen gegen das Arbeitsrecht erlassen; oder

[ ] (ii) Gegen den Bieter wurde innerhalb der letzten drei Jahre vor dem Datum des Angebots eine behördliche Sachentscheidung, ein Schiedsspruch oder eine Entscheidung oder ein zivilrechtliches Urteil wegen Verstößen gegen das Arbeitsrecht erlassen.

Wenn der Auftragnehmer das zweite Kästchen ankreuzt, entscheiden der Beschaffungsbeauftragte und der Berater für Arbeitsverträge der Agentur, ob eine "Zuständigkeitsfeststellung" zu den Verstößen getroffen werden muss, bevor der Auftrag vergeben werden kann. Zu diesen zusätzlichen Angaben gehören "das Arbeitsgesetz, gegen das verstoßen wurde; die Fallnummer, die Nummer der Inspektion, die Nummer der Anklage, die Aktennummer oder eine andere eindeutige Identifikationsnummer; das Datum, an dem die Feststellung, das Urteil, der Schiedsspruch oder die Entscheidung gefällt wurde; und der Name des Gerichts, des Schiedsrichters/der Schiedsrichter, der Agentur, des Gremiums oder der Kommission, die die Entscheidung gefällt hat". Diese Informationen werden in ein SAM(System for Award Management) Berichtsmodul eingegeben.

Die Liste der Bundesgesetze, über die der Bieter Bericht erstatten muss, ist umfangreich und umfasst unter anderem:

• Der Fair Labor Standards Act (FLSA);
• Das Gesetz über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz von 1970 (OSH Act);
• Das Gesetz zum Schutz von Wanderarbeitern und Saisonarbeitern in der Landwirtschaft (MSPA);
• Der National Labor Relations Act (NLRA);
• Das Davis-Bacon-Gesetz (DBA);
• Das Gesetz über Dienstleistungsverträge (SCA);
• Executive Order 11246 (Chancengleichheit bei der Beschäftigung);
• Abschnitt 503 des Rehabilitationsgesetzes von 1973;
• Der Vietnam Era Veterans' Readjustment Assistance Act of 1974 (VEVRAA);
• Der Family and Medical Leave Act (FMLA);
• Titel VII des Bürgerrechtsgesetzes von 1964 (Titel VII);
• Der Americans with Disabilities Act von 1990 (ADA);
• Das Gesetz zur Altersdiskriminierung in der Beschäftigung von 1967 (ADEA);
• Executive Order 13658 (Einführung eines Mindestlohns für Auftragnehmer); und
• Äquivalente staatliche Gesetze.

Wie bereits erwähnt, weist das Arbeitsministerium darauf hin, dass es in künftigen Veröffentlichungen darauf eingehen wird, welche einzelstaatlichen Gesetze den 14 oben aufgeführten Bundesgesetzen und Durchführungsverordnungen gleichwertig sind. In den aktuellen Leitlinien wird jedoch bereits erklärt, dass die von der Arbeitsschutzbehörde des Ministeriums genehmigten staatlichen Pläne gleichwertige staatliche Gesetze sind. So viel ist bekannt.

Was würde als Verstoß gelten?

Die vorgeschlagene Vorschrift und die DOL-Leitlinien definieren "Verstoß" als (i) verwaltungstechnische Sachentscheidungen, (ii) Schiedssprüche oder Entscheidungen aus einem Schiedsverfahren oder (iii) zivilrechtliche Urteile.

(i) Verwaltungsrechtliche Verdienstfeststellungen

Als Verwaltungsentscheidungen gelten solche, die von den für die Durchsetzung des Bundesarbeitsrechts zuständigen Behörden erlassen werden. Zu diesen Behörden gehören unter anderem das DOL, die Occupational Safety and Health Review Commission, die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) und das National Labor Relations Board. Eine Verdienstfeststellung ist eine Mitteilung oder Feststellung (endgültig oder vorbehaltlich einer Berufung oder weiteren Überprüfung), die von einer solchen Behörde nach einer vollständigen Untersuchung ausgestellt wird und die darauf hinweist, dass der Auftragnehmer gegen eine Bestimmung der aufgezählten Arbeitsgesetze verstoßen hat.

Wenn beispielsweise die Wage and Hour Division des DOL eine WH-56 "Summary of Unpaid Wages" (Zusammenfassung unbezahlter Löhne) oder ein Schreiben ausstellt, in dem zivilrechtliche Geldstrafen verhängt werden, müsste der Bieter dies als Verstoß melden. Ähnlich verhält es sich, wenn die OFCCP eine "Show Cause Notice" ausstellt oder wenn die EEOC ein Feststellungsschreiben herausgibt, in dem sie feststellt, dass ein hinreichender Grund für die Annahme besteht, dass eine ungesetzliche Beschäftigungspraxis stattgefunden hat oder stattfindet, auch diese Fälle müssten gemeldet werden. Die OFCCP stellt immer dann "Show Cause Notices" aus, wenn ein Auftragnehmer zum Fälligkeitstermin für die Auditvorlage keinen vollständigen Plan für positive Maßnahmen vorlegt. Es ist nicht klar, ob diese Arten von Show Cause Notices meldepflichtig sind. Wenn die OFCCP beabsichtigt, diese Arten von "Show Cause Notices" als Verstöße zu werten, dann wird die Gemeinschaft der Auftragnehmer in Eile sein, Daten rechtzeitig einzureichen, um zu vermeiden, dass eine meldepflichtige "Show Cause Notice" als Teil einer Angebotseinreichung ausgelöst wird, da die OFCCP den Auftragnehmern oft keine angemessenen Fristverlängerungen gewährt, um sicherzustellen, dass ihre Daten gut geprüft und korrekt sind. Einige Auftragnehmer werden am Ende falsche Daten einreichen, weil sie keine Zeit mehr haben, die Daten vor dem Fälligkeitsdatum der Einreichung zu korrigieren.

Wenn die OFCCP eine routinemäßige Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften mit einer Notice of Violations abschließt und der Auftragnehmer sich bereit erklärt, die Verstöße durch Abschluss einer Schlichtungsvereinbarung zu beheben, müssen die Notice of Violations und die Schlichtungsvereinbarung NICHT gemeldet werden. Es ist davon auszugehen, dass die OFCCP bei der Abfassung von Schlichtungsvereinbarungen eine sehr harte Linie verfolgen wird, denn wenn ein Auftragnehmer den Formulierungen der OFCCP nicht zustimmt, droht er möglicherweise sofort mit der Einleitung der "Show Cause Notice"-Phase, die dann zu einem meldepflichtigen Ereignis wird.

Mit anderen Worten, die vorgeschlagene Vorschrift wird von den Bietern verlangen, viele Arten von Verwaltungsentscheidungen zu melden, die nicht endgültig sind, auch wenn keine Anhörung stattgefunden hat und keine endgültige Entscheidung der Behörde erlassen oder von den Gerichten überprüft wurde.

(ii) Zivilrechtliche Feststellung

Eine zivilrechtliche Entscheidung umfasst alle Urteile oder Verfügungen - einschließlich anfechtbarer Urteile -, die von einem Bundes- oder einzelstaatlichen Gericht erlassen werden, in denen das Gericht feststellt, dass der Bieter gegen eine Bestimmung des Arbeitsrechts verstoßen hat, oder dem Bieter untersagt, gegen eine Bestimmung des Arbeitsrechts zu verstoßen. Die Definition umfasst private Klagen, die durch ein Schwurgerichtsverfahren, ein Einzelrichterverfahren oder ein Urteil im Schnellverfahren entschieden werden, sowie einstweilige Verfügungen bei Verstößen gegen das Arbeitsrecht, Zustimmungsurteile und Versäumnisurteile. Ein privater Vergleich, bei dem die Klage vom Gericht abgewiesen wird, ohne dass ein Urteil ergeht, gilt nicht als Zivilurteil.

(iii) Schiedsspruch oder Entscheidung

Der Bieter ist verpflichtet, jeden Schiedsspruch oder jede Verfügung eines Schiedsrichters oder Schiedsgerichts zu melden, bei dem/der ein Verstoß gegen das Arbeitsrecht festgestellt wurde. Dazu gehören auch Schiedssprüche oder Anordnungen, die noch nicht rechtskräftig sind oder noch von einem Gericht bestätigt, geändert oder aufgehoben werden können, sowie private oder vertrauliche Schiedsverfahren. Der Arbeitgeber wäre nur dann von der Meldepflicht befreit, wenn die Feststellung, dass ein Verstoß gegen ein Arbeitsgesetz vorlag, aufgehoben oder annulliert wurde.

Um welche Arten von Verstößen geht es den Agenturen?

Gemäß der vorgeschlagenen Regelung suchen die Behörden insbesondere nach "schwerwiegenden", "vorsätzlichen", "wiederholten" oder "weit verbreiteten" Verstößen. Tatsächlich ist ein beträchtlicher Teil der DOL-Leitlinien der Definition dieser Begriffe gewidmet. Ein Verstoß gilt als "schwerwiegend", wenn er mindestens eines der folgenden Szenarien umfasst:

• Ein Verstoß gegen das Arbeitsschutzgesetz oder einen von der OSHA genehmigten staatlichen Plan wurde als schwerwiegend eingestuft, ein Verstoß gegen das Arbeitsschutzgesetz wurde nicht abgestellt, oder es wurde ein Hinweis auf eine drohende Gefahr gemäß dem Arbeitsschutzgesetz oder einem von der OSHA genehmigten staatlichen Plan ausgestellt;
• Die betroffenen Arbeitnehmer machten 25 % oder mehr der Belegschaft der Baustelle aus;
• Es wurden Bußgelder und Strafen in Höhe von mindestens 5.000 USD festgesetzt, Lohnnachzahlungen in Höhe von mindestens 10.000 USD fällig oder eine Unterlassungsverfügung von einer Vollstreckungsbehörde oder einem Gericht erlassen. Beachten Sie, dass sich die Schwellenwerte nach dem "festgesetzten" Betrag richten - selbst wenn also beispielsweise ein Verwaltungsbescheid in Höhe von 7.000 $ auf einen Vergleich in Höhe von 4.000 $ herabgesetzt wird, gilt die Geldstrafe als "schwerwiegender" Verstoß;
• Das Verhalten des Bieters hat gegen den MSPA oder die Kinderarbeitsbestimmungen des FLSA verstoßen und den Tod oder die schwere Verletzung eines oder mehrerer Arbeitnehmer verursacht oder dazu beigetragen;
• Beschäftigung eines Minderjährigen, der zu jung war, um legal beschäftigt zu werden, oder Verstoß gegen eine Anordnung für gefährliche Berufe;
• Der Bieter hat eine nachteilige Beschäftigungsmaßnahme (einschließlich Entlassung, Einstellungsverweigerung, Suspendierung, Degradierung oder Bedrohung) durchgeführt oder ist für eine ungesetzliche Belästigung eines oder mehrerer Arbeitnehmer verantwortlich, weil diese ein durch ein Arbeitsgesetz geschütztes Recht ausgeübt haben;
• Die Feststellungen der zuständigen Vollzugsbehörde, des Gerichts, des Schiedsrichters oder des Schiedspanels lassen den Schluss zu, dass der Bieter ein Muster oder eine Praxis der Diskriminierung oder der systematischen Diskriminierung anwendet;
• Die Feststellungen der zuständigen Vollzugsbehörde, des Gerichts, des Schiedsrichters oder des Schiedspanels lassen den Schluss zu, dass der Bieter die Ermittlungen der Vollzugsbehörde behindert hat; oder
• Der Bieter hat gegen die wesentlichen Bedingungen einer Vereinbarung oder eines Vergleichs mit einer Vollstreckungsbehörde verstoßen oder eine gerichtliche Anordnung, eine behördliche Anordnung einer Vollstreckungsbehörde oder einen Schiedsspruch missachtet.

Ein Verstoß wird als "vorsätzlich" betrachtet, wenn:

• Nach dem Arbeitsschutzgesetz hat ein Arbeitgeber entweder eine vorsätzliche Missachtung der Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes oder eine offensichtliche Gleichgültigkeit gegenüber den Anforderungen des Gesetzes nachgewiesen;
• Für die Zwecke einer gemäß dem OSH Act oder einem von der OSHA genehmigten staatlichen Plan erteilten Aufforderung wurde die fragliche Aufforderung als vorsätzlich oder eine gleichwertige staatliche Bezeichnung(d. h."wissentlich") eingestuft, und die Einstufung wurde später nicht aufgehoben;
• Für die Zwecke des FLSA (einschließlich des Equal Pay Act) wurde in der behördlichen Entscheidung eine Lohnnachzahlung für mehr als zwei Jahre gefordert oder festgesetzt oder es wurden zivilrechtliche Geldstrafen für einen vorsätzlichen Verstoß gefordert oder festgesetzt, oder es gab ein zivilrechtliches Urteil oder einen Schiedsspruch oder eine Entscheidung, die den Bieter für eine Lohnnachzahlung für mehr als zwei Jahre haftbar machte oder die Festsetzung von zivilrechtlichen Geldstrafen für einen vorsätzlichen Verstoß bestätigte;
• Für die Zwecke des ADEA hat die Vollstreckungsbehörde, das Gericht, der Schiedsrichter oder das Schiedsgericht einen pauschalen Schadenersatz festgesetzt oder zugesprochen;
• Für die Zwecke des Titels VII oder des ADA hat die Vollstreckungsbehörde, das Gericht, der Schiedsrichter oder das Schiedsgericht Strafschadensersatz für einen Verstoß festgesetzt oder zugesprochen, wenn der Bieter eine diskriminierende Praxis mit Vorsatz oder rücksichtsloser Gleichgültigkeit gegenüber den staatlich geschützten Rechten einer geschädigten Person verfolgt hat; oder
• Im Hinblick auf die anderen Arbeitsgesetze lassen die Feststellungen der zuständigen Vollzugsbehörde, des Gerichts, des Schiedsrichters oder des Schiedspanels den Schluss zu, dass der Bieter wusste, dass sein Verhalten durch eines der Arbeitsgesetze untersagt war, oder dass er leichtfertig oder mit offensichtlicher Gleichgültigkeit gegenüber der Tatsache gehandelt hat, dass sein Verhalten durch eine oder mehrere Anforderungen der Arbeitsgesetze untersagt war.

Ein Verstoß gilt als "wiederholt", wenn er mit einem oder mehreren anderen Verstößen des Bieters gegen die Arbeitsgesetze identisch oder ihnen im Wesentlichen ähnlich ist. Zwei Verstöße können im Wesentlichen ähnlich sein, wenn sie "wesentliche Elemente gemeinsam haben". Die Untersuchung erfordert nicht, dass die Verstöße gegen dasselbe Arbeitsrecht erfolgen, sondern konzentriert sich auf die Verpflichtungen, die sich aus den Arbeitsgesetzen ergeben. So könnten beispielsweise drei verschiedene Diskriminierungsvorwürfe von behinderten Veteranen als "wiederholte" Verstöße betrachtet werden, wenn einer unter dem ADA, ein anderer unter Abschnitt 503 des Rehabilitationsgesetzes und der dritte unter dem VEVRAA fällt. In den Leitlinien heißt es auch, dass Verstöße im Wesentlichen ähnlich sind, auch wenn sie nicht dieselbe Beschäftigungspraxis betreffen. "So wären beispielsweise zwei Verstöße gegen das Verbot der Diskriminierung aufgrund des Geschlechts auch dann wesentlich ähnlich, wenn sie zwei verschiedene Beschäftigungspraktiken beträfen - z. B. Einstellung und Beförderung.

Ein Verstoß ist "durchdringend", wenn die Handlungen des Bieters ein Muster von "schwerwiegenden" oder "vorsätzlichen" Verstößen aufweisen. Mit anderen Worten, es müssen mehrere Verstöße vorliegen, obwohl "die Anzahl der Verstöße zwangsläufig von der Größe des Arbeitgebers abhängt, da größere Arbeitgeber aufgrund ihrer Größe eher mehrere Verstöße aufweisen". Bei kleineren Unternehmen kann eine geringere Anzahl von Verstößen ausreichen, während bei größeren Unternehmen "in der Regel entweder eine größere Anzahl von Verstößen oder Verstöße, die eine erhebliche Anzahl oder einen erheblichen Prozentsatz der Belegschaft eines Unternehmens betreffen, erforderlich sind". Im Gegensatz zu wiederholten Verstößen müssen die Verstöße nicht zu ähnlichen arbeitsrechtlichen Anforderungen geführt haben. Darüber hinaus können schwerwiegende Verstöße in ein und demselben Verfahren oder bei ein und derselben Untersuchung festgestellt werden, wie z. B. mehrere, aber unterschiedliche Verstöße gegen das Arbeitsschutzgesetz, die in ein und derselben Untersuchung aufgedeckt werden. Verstöße gegen viele verschiedene Arbeitsgesetze sind ebenfalls ein Indiz für die Durchdringung.

Was wird die Agentur mit der Offenlegung des Bieters machen?

Sobald der Bieter die erforderliche Offenlegung vornimmt, sieht die vorgeschlagene Regelung vor, dass der Auftraggeber diese Informationen in Abstimmung mit dem Agency Labor Compliance Advisor (ALCA) bewertet. Bei dem ALCA handelt es sich um einen von der Agentur zugewiesenen Beamten, dessen Aufgabe darin besteht, einheitliche Hinweise darauf zu geben, ob das Vorgehen des Bieters einen Mangel an Integrität und/oder Geschäftsethik erkennen lässt. Der Vertragsbeamte wird dann unter Berücksichtigung der DOL-Leitlinien und der Empfehlung des ALCA eine Entscheidung über die Verantwortung des Auftragnehmers treffen. Die Vertragsbediensteten sind außerdem verpflichtet, die im Rahmen dieses Prozesses erhaltenen Informationen an den für die Suspendierung und den Ausschluss zuständigen Beamten ihrer Behörde weiterzuleiten, wie dies in den Verfahren ihrer Behörde vorgesehen ist.¹

Die aufgedeckten Verstöße jedes Bieters werden "von Fall zu Fall unter Berücksichtigung der Gesamtheit der Umstände, einschließlich der Schwere des Verstoßes oder der Verstöße, der Größe des Auftragnehmers und etwaiger mildernder Faktoren bewertet. Das Ausmaß, in dem ein Auftragnehmer Verstöße behoben hat . . einschließlich der von den Auftragnehmern mit den Vollzugsbehörden getroffenen Vereinbarungen, wird in dieser Hinsicht besonders berücksichtigt. Der Bieter kann Einzelheiten zu mildernden Umständen und Abhilfemaßnahmen gleichzeitig mit der Meldung von Verstößen vorlegen.

Zu den Abhilfemaßnahmen können Maßnahmen gehören, die der Bieter bereits ergriffen hat, um die Verstöße zu beheben, einschließlich Maßnahmen zur Verhinderung von Wiederholungen (einschließlich derjenigen, die im Rahmen von Vereinbarungen mit der zuständigen Durchsetzungsbehörde getroffen wurden), sowie Informationen, die von der jeweiligen Durchsetzungsbehörde selbst in Bezug auf notwendige Abhilfemaßnahmen, Unterstützung bei der Einhaltung der Vorschriften oder künftige Abhilfemaßnahmen übermittelt wurden. Zu den weiteren mildernden Faktoren gehören jüngste rechtliche oder regulatorische Änderungen, Bemühungen in gutem Glauben und ein erheblicher Zeitraum der Einhaltung der Vorschriften nach Verstößen.

Die Agentur wird keine Verstöße berücksichtigen, die "unbeabsichtigt sind oder nur minimale Auswirkungen haben". Darüber hinaus führt ein einziger Verstoß gegen eines der Arbeitsgesetze nicht zu der Feststellung mangelnder Verantwortung.

Welche Verpflichtungen ergeben sich aus der vorgeschlagenen Regelung für die Zeit nach der Auftragsvergabe?

Die erfolgreichen Bieter müssen ihre Angaben während der Vertragslaufzeit alle sechs Monate aktualisieren. In den aktualisierten Angaben muss, wie bei den Angaben vor der Auftragsvergabe, angegeben werden, ob gegen die Bieter Verwaltungsentscheidungen, Schiedssprüche oder -entscheidungen oder zivilrechtliche Urteile wegen Verstößen gegen das Arbeitsrecht ergangen sind.

Auf der Grundlage der aktualisierten Angaben sowie "ähnlicher Informationen aus anderen Quellen" kann der Auftraggeber Abhilfemaßnahmen ergreifen, die bis zur Vertragskündigung und zur Überweisung an den für die Suspendierung und den Ausschluss zuständigen Beamten der Agentur reichen können.

Wie wirken sich diese Verpflichtungen auf die Beziehung zwischen Auftragnehmer und Unterauftragnehmer aus?

Die vorgeschlagene Regelung sieht vor, dass ein Hauptauftragnehmer, der einen Unterauftrag im Wert von mehr als 500.000 US-Dollar vergibt, den Unterauftragnehmer vor der Angebotsabgabe auf dieselbe Weise prüfen muss wie der Auftraggeber den Hauptauftragnehmer. Mit anderen Worten: Der Hauptauftragnehmer muss zunächst feststellen, ob es sich bei dem Unterauftragnehmer um "eine verantwortungsvolle Quelle handelt, die eine zufriedenstellende Bilanz in Bezug auf Integrität und Geschäftsethik aufweist". Um diese Analyse abzuschließen, muss der Unterauftragnehmer die gleichen Angaben zu Verstößen machen wie der Hauptauftragnehmer.

Die Überprüfung aller Verstöße von Unterauftragnehmern muss vor der Auftragsvergabe erfolgen. Vergibt der Hauptauftragnehmer den Unterauftrag jedoch innerhalb von fünf Tagen nach der Ausführung des Hauptauftrags oder tritt der Unterauftrag in Kraft, kann der Hauptauftragnehmer die Analyse innerhalb von 30 Tagen nach Vergabe des Unterauftrags abschließen.

Für qualifizierte Unterauftragnehmer gelten die gleichen halbjährlichen Offenlegungspflichten nach dem Angebot wie für Hauptauftragnehmer.

Gehaltsscheck-Transparenz

Obwohl die so genannte "Right-to-Know"-Regelung des US-Arbeitsministeriums ein separater Punkt auf der langfristigen Regulierungsagenda des Ministeriums bleibt, wird sie mit der vorgeschlagenen Regelung zur Erstellung schwarzer Listen effektiv auf staatliche Auftragnehmer angewendet. Unternehmen mit Bundesverträgen für Waren und Dienstleistungen (einschließlich Bauleistungen) im Wert von mehr als 500.000 Dollar müssen auf jedem Gehaltsscheck ihrer Mitarbeiter die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden und Überstunden, die Zahl der gezahlten Überstunden sowie alle Zuschläge oder Abzüge vom Gehalt (wie Boni, Prämien und Schichtzuschläge) angeben. Der Hauptauftragnehmer muss diese Anforderung in Bundesunterverträge mit einem Wert von mehr als 500.000 $ aufnehmen.

Die Überstunden in jedem Gehaltsscheck müssen so aufgeschlüsselt werden, dass sie dem Zeitraum entsprechen, für den die Überstunden berechnet und bezahlt werden. Wenn keine Überstunden gemeldet werden, weil der Arbeitnehmer "von den Überstundenvergütungsanforderungen des Fair Labor Standards Act befreit ist, muss der Auftragnehmer die Person über den Status der Befreiung informieren."

Wenn eine Person als unabhängiger Auftragnehmer und nicht als Arbeitnehmer behandelt wird, muss der Auftragnehmer der Person ein Dokument aushändigen, in dem er sie über diesen Status informiert; das Dokument muss vor Beginn der Arbeit oder zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses mit der Person ausgehändigt werden.

Schließlich sieht die vorgeschlagene Regelung vor, dass der Gehaltsscheck in anderen Sprachen als Englisch ausgestellt werden muss, wenn ein erheblicher Teil der Belegschaft die englische Sprache nicht fließend beherrscht".

Es ist an der Zeit festzustellen, ob Ihre steuerbefreiten Mitarbeiter richtig eingestuft sind, bevor die vorgeschlagene Regelung in Kraft tritt, und dies sollte unter Wahrung des Anwaltsgeheimnisses geschehen.

Schlichtung von Ansprüchen von Vertragsnehmern

Unternehmen mit Bundesverträgen über Waren und Dienstleistungen im Wert von mehr als 1 Million Dollar ist es untersagt, Ansprüche nach Titel VII sowie Ansprüche wegen sexueller Übergriffe und sexueller Belästigung schiedsrichterlich zu behandeln, es sei denn, der klagende Arbeitnehmer stimmt einem Schiedsverfahren zu, nachdem der Anspruch entstanden ist. Der Hauptauftragnehmer muss diese Vorschrift auch in Bundesunterverträge im Wert von mehr als 1 Million Dollar aufnehmen.

Dieses Verbot von Schiedsvereinbarungen vor der Klageerhebung würde in drei Fällen nicht gelten:

• Wenn die Mitarbeiter eines Auftragnehmers oder Subunternehmers unter einen Tarifvertrag fallen, den der Auftragnehmer oder Subunternehmer mit einer Arbeitnehmerorganisation ausgehandelt hat.
• Wenn die Vereinbarung zur Schlichtung solcher Ansprüche unterzeichnet wurde, bevor der Auftragnehmer oder Unterauftragnehmer unter diese Bestimmung des Regelungsvorschlags fällt (es sei denn, der Auftragnehmer oder Unterauftragnehmer hat die Möglichkeit, die Vertragsbedingungen zu ändern). Diese Ausnahme würde auslaufen, "wenn der Vertrag neu ausgehandelt oder ersetzt wird". Es ist jedoch unklar, ob sich der "Vertrag" in diesen Ausnahmen von den Ausnahmen auf den Beschaffungsvertrag oder den anwendbaren unabhängigen Vertrag bezieht.
• Wenn der Auftragnehmer oder Unterauftragnehmer kommerzielle Artikel oder kommerziell erhältliche Standardartikel liefert.

Probleme mit den vorgeschlagenen Verordnungen

Es liegt auf der Hand, dass der überarbeitete Beschaffungsprozess gemäß der vorgeschlagenen Regelung sowohl für die Bieter als auch für die Behörden aufwändig sein wird. Die Ausschreibung von Bundesverträgen wird nun eine zeitaufwändige und höchst subjektive Analyse komplexer und spezieller rechtlicher Konzepte erfordern, die in jedem der 14 Bundesgesetze, die den vorgeschlagenen Regeln unterliegen, vorkommen. Die Analyse der Behörde kann dazu führen, dass Angebote abgelehnt, Verträge gekündigt oder Auftragnehmer aufgrund von Verstößen suspendiert werden, die der Auftragnehmer möglicherweise bereits behoben hat oder die noch nicht vollständig geklärt sind. Es erübrigt sich zu erwähnen, dass diese komplexen Analysen hohe Kosten verursachen und das Verfahren zum Nachteil kleiner Auftragnehmer, die nur über begrenzte Ressourcen verfügen, verzerren und neue Auftragnehmer davon abhalten könnten, sich um staatliche Aufträge zu bewerben und diese auszuführen.

Es ist auch unklar, wie die Vergabestelle die Beurteilungen vornehmen wird, ohne eine gründliche Untersuchung der Absicht des Kongresses, die jedem Bundesgesetz zugrunde liegt, dessen Verletzung beurteilt werden muss, wie die Rechte der Auftragnehmer auf ein ordnungsgemäßes Verfahren geschützt werden und wie die Agenturen all dies rechtzeitig erreichen werden, ohne den Beschaffungsprozess unangemessen zu verzögern. Viele Auftragnehmer sind zu Recht besorgt, dass die neuen, noch zu definierenden Richtlinien für die Feststellung, ob frühere Verstöße gegen das Arbeitsrecht sich auf die Verantwortung des Auftragnehmers auswirken, zu einer Bevorzugung führen und den Auftragnehmern, denen die Vertragsberechtigung verweigert wird, ein ordnungsgemäßes Verfahren verweigern.

Wichtig ist, dass das Ziel dieser Verordnungen zwar darin besteht, die Einhaltung der Arbeits- und Beschäftigungsgesetze zu gewährleisten, dass sie aber wahrscheinlich auch Druck auf Bundesauftragnehmer und Subunternehmer ausüben werden, Forderungen zu begleichen, anstatt ein negatives Urteil vor Gericht, durch einen Schlichter oder einen Verwaltungsrichter zu riskieren.

Nächste Schritte

Wir möchten Sie ermutigen, uns Ihre Bedenken zu den vorgeschlagenen Regelungen mitzuteilen. Kommentare zum Regelungsvorschlag und den DOL-Leitlinien sind bis zum 27. Juli 2015 einzureichen. Wenn Sie Ihre Bedenken gegenüber den Bundesbehörden äußern, bedenken Sie bitte die finanziellen und ressourcenbezogenen Auswirkungen, die diese Vorschriften auf Ihr Unternehmen und seine Fähigkeit haben werden, erschwingliche Waren und Dienstleistungen für die Bundesregierung bereitzustellen.

^{1. "Stellt ein Auftraggeber fest, dass ein potenzieller Auftragnehmer aus einem kleinen Unternehmen nicht verantwortlich ist, wird die Angelegenheit an die Small Business Administration (SBA) weitergeleitet. Wenn die SBA zu dem Schluss kommt, dass das Kleinunternehmen verantwortlich ist, stellt sie eine Eignungsbescheinigung aus. ?}

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.