Fünfjähriges Bestehen von Abschnitt 503

Der fünfte Jahrestag der überarbeiteten Bestimmungen von Abschnitt 503 des Rehabilitation Act (503) rückt immer näher. Dieser Jahrestag bietet Auftragnehmern Gelegenheit, intensiv über ihre Fortschritte bei der Anwerbung, Auswahl, Förderung und Bindung von Menschen mit Behinderungen am Arbeitsplatz nachzudenken. Es ist ein günstiger Zeitpunkt für Auftragnehmer, um ihre Fortschritte zu überprüfen, wirksame Initiativen und Programme hervorzuheben und mit den Vorbereitungen für die alle fünf Jahre stattfindende Erhebung freiwilliger Angaben zum Behindertenstatus der Mitarbeiter zu beginnen. Diese alle fünf Jahre stattfindende Erhebung ist in Unterabschnitt C festgelegt und sollte als Aktionspunkt in die Diskussionen und Planungen der Auftragnehmer für das kommende Jahr aufgenommen werden. Dieses Jubiläumsjahr kann jedoch auch zusätzliche Anerkennung, aber auch eine verstärkte Kontrolle durch die OFCCP mit sich bringen.

Zunächst sehen wir das Interesse von Craig Leen, dem Direktor der OFCCP, Unternehmen hervorzuheben, die erfolgreiche Praktiken und Strategien für Menschen mit Behinderungen vorweisen können. Eine solche Anerkennungsinitiative ist der Vorschlag für einen Preis für herausragende Leistungen bei der Integration von Menschen mit Behinderungen. Die öffentliche Kommentierungsphase für diesen Preis endete im Dezember 2018, sodass wir weitere Informationen zu diesem Thema erwarten, hoffentlich noch in diesem Geschäftsjahr. Alternativ wird auch ein Anstieg der Audits erwartet, die im Geschäftsjahr 2019 beginnen werden, wobei der Schwerpunkt auf Überprüfungen gemäß Abschnitt 503 liegen wird. Auftragnehmer wurden durch die Richtlinie (DIR) 2018-04 über diese gezielten Überprüfungen informiert, was bedeutet, dass die OFCCP einen Teil der Audits auf die Executive Order 11246 (E.O.), Abschnitt 503 oder den Vietnam Era Veterans' Readjustment Assistance Act von 1974 (VEVRAA) konzentrieren wird. In diesem Artikel möchten wir Ihnen die Anforderungen von Unterabschnitt C, Trends bei der Behinderungsquote sowie Informationen zur Vorbereitung auf weitere Audits, insbesondere auf Überprüfungen gemäß Abschnitt 503, in Erinnerung rufen.

 Beachten Sie, dass die Selbstidentifizierung der Mitarbeiter freiwillig ist und alle erhobenen Daten vertraulich behandelt und in einer separaten Datei gespeichert werden sollten.

Zunächst sei daran erinnert, dass Unterabschnitt C der Vorschriften die Verpflichtung enthält, Mitarbeiter dazu aufzufordern, sich selbst als Menschen mit Behinderung zu identifizieren. Darüber hinaus besteht die jährliche Verpflichtung, für jede Berufsgruppe an jedem Standort oder in jeder Funktionseinheit (oder für die gesamte Belegschaft, wenn das Unternehmen weniger als 100 Mitarbeiter hat) ein Beschäftigungsziel von 7 % festzulegen, die Selbstauskünfte im Vergleich zu diesem Richtwert von 7 % zu analysieren und maßnahmenorientierte Programme zu entwickeln und durchzuführen, um festgestellte Problembereiche zu beheben. Da wir uns einem Meilenstein-Jubiläum von Abschnitt 503 nähern, werden Auftragnehmer damit beginnen, ihrer Verpflichtung zur alle fünf Jahre stattfindenden Aufforderung nachzukommen. Dies geschieht unter Verwendung des vorgeschriebenen Formulars, das auf der OFCCP-Website zu finden ist. Beachten Sie, dass die Selbstidentifizierung der Mitarbeiter freiwillig ist und alle gesammelten Daten vertraulich behandelt und in einer separaten Datei gespeichert werden sollten.

Der zweite bemerkenswerte Diskussionspunkt, der mit dieser Datenerfassungskomponente zusammenhängt, sind die Trends bei der Behindertenquote, die wir durch öffentliche Umfragen und private Forschungsstudien verfolgen. DCI hat ein kontinuierliches Interesse daran, die Fortschritte zu beobachten, die die Auftragnehmergemeinschaft für diese geschützte Gruppe erzielt, und Wege aufzuzeigen, wie Unternehmen ihre Erfolge bewerten und hervorheben können. Zur Bewertung dieser Erfolge stützen wir uns auf drei Berechnungen der Behindertenquote: (1) die Teilnahmequote, d. h. der Prozentsatz der Mitarbeiter, die das freiwillige Formular zur Selbstidentifizierung ausgefüllt haben (d. h. mit „Ja“, „Nein“ oder „Ich möchte nicht antworten“ geantwortet haben); (2) die Antwortquote, d. h. der Prozentsatz der Personen mit Behinderungen nur innerhalb der teilnehmenden Bevölkerung; und (3) die Nutzungsquote, die den Prozentsatz der Personen mit Behinderungen im Vergleich zur Gesamtzahl der Beschäftigten angibt. Dieser dritte Faktor ist für die OFCCP von größtem Interesse, da er eine erforderliche Komponente von Unterabschnitt C ist, aber die ersten beiden Faktoren liefern wichtige Erkenntnisse darüber, ob Fortschritte erzielt werden. Die wichtigste Frage, die wir stellen, lautet: Haben Unternehmen Fortschritte für Menschen mit Behinderungen am Arbeitsplatz erzielt?

DCI hat diese Forschungsfrage anhand einer ersten Benchmark-Umfrage untersucht (Cohen, Hansell und Wilson, 2015). Damit mehr Auftragnehmer die Anforderungen von Subpart C vollständig erfüllen können, hat DCI eine Folgeumfrage durchgeführt (Hansell & Wilson, 2016). Eine wichtige Erkenntnis aus diesen Umfragen ist, dass es darauf ankommt, wie man die Daten zur Selbstauskunft misst. Wir haben festgestellt, dass der größte Grund zur Sorge der Unterschied zwischen den Antwort- und Nutzungsraten war. Denken Sie daran, dass das Formular zur Selbstidentifizierung die Möglichkeit bietet, die Selbstidentifizierung abzulehnen. In diesem Fall sinkt in der Regel die Nutzungsrate. DCI bereitet derzeit eine Studie für 2019 vor, in der die Teilnahme von Menschen mit Behinderungen (z. B. der Prozentsatz der Mitarbeiter, die das freiwillige Formular zur Selbstidentifizierung ausgefüllt haben), die Antwortquote (z. B. der Prozentsatz der Menschen mit Behinderungen nur innerhalb der teilnehmenden Bevölkerung) und die Nutzungsraten (z. B. der Prozentsatz der Menschen mit Behinderungen im Vergleich zur Gesamtzahl der Mitarbeiter) für den Zeitraum 2017–2018 bewertet werden. Die vorläufigen Ergebnisse für 2019 sind in der folgenden Tabelle aufgeführt, der endgültige Bericht wird jedoch erst später in diesem Jahr von DCI veröffentlicht. Obwohl diese Ergebnisse unternehmensweit und nicht nach Berufsgruppen innerhalb eines Standorts oder einer Funktion aggregiert sind, halten wir sie dennoch für aussagekräftig. Ein besonders positiver Trend, den es zu nutzen gilt, ist die steigende Beteiligung der Mitarbeiter am Ausfüllen des Formulars zur Selbstidentifizierung. Dafür kann es viele Gründe geben (z. B. Bewusstsein, Vertrauen in den Datenschutz), aber es entspricht dem Ziel der OFCCP, dass Unternehmen eine Atmosphäre der Inklusion schaffen, damit sich die Mitarbeiter wohl fühlen, wenn sie diese Informationen weitergeben. Um also die Frage zu beantworten, die uns allen auf der Zunge liegt: Ja, es scheint, dass Unternehmen insgesamt Fortschritte für Menschen mit Behinderungen am Arbeitsplatz machen.
 

Das letzte Thema, mit dem wir uns befassen möchten, sind die gezielten Überprüfungen gemäß Abschnitt 503. Wie bereits erwähnt, wird ein Teil der Terminvereinbarungsschreiben sich auf die Einhaltung von Abschnitt 503 konzentrieren. DCI erwartet ein neues Terminvereinbarungsschreiben zur Durchführung dieser gezielten Überprüfungen, das kürzlich vom Office of Management and Budget (OMB) genehmigt wurde. Während die Auftragnehmer auf weitere Informationen zu diesen gezielten Überprüfungen warten, spekulieren wir weiterhin darüber, was eine solche Prüfung mit sich bringen wird. Nur die Zeit wird zeigen, ob die OFCCP über die Zeit, das Budget und die personellen Ressourcen verfügt, um umfassende Vor-Ort-Besuche bei jeder gezielten Überprüfung durchzuführen, wie in der Richtlinie 2018-04 erwähnt. Eine noch dringlichere Frage ist jedoch, was bei einer gezielten Überprüfung zu erwarten ist. In einem früheren DCI-Blog (Sharrer, 2018) haben wir darauf hingewiesen, dass die OFCCP beabsichtigt, die Einstellungs- und Vergütungsdaten für Menschen mit Behinderungen zu bewerten. Derzeit sammelt und analysiert die OFCCP diese Art von Daten bei Audits nicht. Die Verwendung dieser Daten wirft viele Bedenken auf, insbesondere hinsichtlich des nicht offengelegten Behinderungsstatus. Wie aus unseren Studien hervorgeht, liegt die Teilnahmequote insgesamt nur bei 41,76 % (ein Anstieg gegenüber 22,32 % im Jahr 2015). In der Regel fehlen der OFCCP in solchen Vergütungsanalysen keine Angaben zu Rasse/Ethnizität und Geschlecht, da die meisten Auftragnehmer über diese Daten aufgrund von Selbstauskünften der Mitarbeiter verfügen und fehlende Informationen gemäß den EEO-1-Meldepflichten durch andere Beschäftigungsunterlagen oder durch Identifizierung durch Beobachter ergänzen.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Welchen Rat können wir für den weiteren Weg in diesem wegweisenden Jahr geben? Unser Rat lautet, proaktiv zu handeln, indem Sie einen aktuellen Aktionsplan zur Förderung benachteiligter Gruppen erstellen und sich auf bevorstehende gezielte Überprüfungen vorbereiten. Konzentrieren Sie sich darauf, erfolgreiche Initiativen zu identifizieren und hervorzuheben, wie z. B. Mitarbeiterressourcengruppen, Kommunikation, Auszeichnungen, Schulungs- und Entwicklungsressourcen sowie alle anderen damit verbundenen Aktivitäten, die dazu beitragen, Menschen mit Behinderungen am Arbeitsplatz zu halten. Um dies zu erreichen, können Sie einen Halbjahresfortschrittsbericht hinzufügen oder einen freiwilligen internen Untersuchungsprozess durchführen. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen die für eine Prüfung erforderlichen Dokumente sammeln und sich auf eine Aktenprüfung und Probeinterviews vorbereiten, die während der Vor-Ort-Besuche der OFCCP stattfinden. Da es sich um den fünfjährigen Meilenstein der Vorschriften handelt, sollten Sie proaktiv sein und einen Aktionsplan starten, um Mitarbeiter dazu einzuladen, erneut ihren Behindertenstatus offenzulegen.

Referenzen

Cohen, D., Hansell, B. und Wilson, K. (30. Juni 2015). Die Ergebnisse liegen vor: Wie schneiden Ihre Selbstauskunftsraten zu Behinderungen ab? [Blogbeitrag]. https://blog.dciconsult.com/blog/results-disability-self-id-rates-measure

Arbeitsministerium (10. August 2018). RICHTLINIE 2018-04. Abgerufen unter https://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/directives/dir2018_04.html

Hansell, B., & Wilson, K. (9. April 2016). Ergebnisse der Umfrage 2016 zur Selbstidentifizierungsrate von Menschen mit Behinderung [Blogbeitrag]. https://blog.dciconsult.com/blog/the-2016-survey-results-on-disability-self-identification-rates

Sharrer, D. (13. September 2018). Was Sie bei einer gezielten Überprüfung gemäß Abschnitt 503 oder VEVRAA erwarten können [Blogbeitrag]. https://blog.dciconsult.com/what-to-expect-in-a-focused-section-503-or-vevraa-review

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.