Die OFCCP haucht ihrem FAAP-Programm neues Leben ein, das seit der ersten Genehmigung funktionaler AAPs im Jahr 2000 weitgehend brachlag. Viele Unternehmen könnten die FAAP-Struktur nun attraktiv finden. Aber die Frage bleibt: Passt die FAAP-Struktur zu Ihrem Unternehmen?

Was ist ein funktionaler Aktionsplan zur Förderung benachteiligter Gruppen?

FAAPs sind nicht neu, aber sie gehören zu den weniger bekannten Optionen zur Einhaltung der OFCCP-Vorschriften. Nur ein kleiner Teil der betroffenen Auftragnehmer und Subunternehmer entscheidet sich jedes Jahr dafür, AAPs nach funktionalen Gesichtspunkten zu strukturieren.

FAAPs bieten eine Alternative zum etablierungsbasierten AAP-Rahmenwerk. Anstatt Pläne an einen bestimmten physischen Standort zu binden, sind FAAPs nach diskreten Funktionsbereichen strukturiert. Sie sind für Unternehmen gedacht, die zumindest teilweise nach unabhängigen Geschäftseinheiten oder Funktionen organisiert sind, die über eigene Berichts- und Managementstrukturen verfügen. (Unternehmen können eine Kombination aus betriebsbasierten und funktionalen AAPs verwenden, um ihre Mitarbeiter abzudecken.) FAAPs sollen die Art und Weise, wie Beschäftigungsentscheidungen in solchen Organisationen getroffen werden, besser widerspiegeln und erfassen. Sie ermöglichen es einem AAP, große geografische Gebiete abzudecken, die durch den funktionalen Betrieb miteinander verbunden sind.

Arbeitgeber müssen vor der Umsetzung von FAAPs die vorherige Genehmigung der OFCCP einholen. Dazu ist ein formeller Antrag mit Angaben zur Organisationsstruktur des Unternehmens und seinem Plan zur Umsetzung der FAAPs erforderlich. Nach der Genehmigung schließt das Unternehmen eine schriftliche Vereinbarung mit der OFCCP für einen festgelegten Zeitraum ab.

Hintergrund der FAAPs

FAAPs entstanden, als deutlich wurde, dass einige Unternehmensstrukturen nicht mit einem auf Niederlassungen basierenden AAP-Modell vereinbar sind. Seit den 1960er Jahren sind Unternehmen in ihrer Größe und geografischen Reichweite gewachsen und entscheiden sich möglicherweise für dezentrale Managementmodelle. Die zunehmende Verbreitung von Remote- und Telearbeitern hat die auf Niederlassungen basierenden Pläne weiter verkompliziert.

Die formelle Genehmigung für FAAPs erfolgte im Jahr 2000, als die OFCCP ihre AAP-Vorschriften überarbeitete. Der Verweis auf eine funktionale Planstruktur war zurückhaltend und vage:

41 C.F.R. §60-2.1(d)(4). Die Verordnung legt weiter fest, dass:

Nach der Verabschiedung von Abschnitt 60-2.1(d)(4) forderten Auftragnehmer weitere Informationen darüber, wie dieses „Nicht-Einrichtungs”-AAP umgesetzt werden könnte. Um diese Fragen zu beantworten, erließ Charles E. James Sr., damals stellvertretender Staatssekretär für die Einhaltung von Bundesverträgen unter Präsident George W. Bush, im Jahr 2002 die Richtlinie 254. Die Richtlinie 254 legte ein Verfahren fest, nach dem Auftragnehmer die Genehmigung eines funktionalen AAP-Systems beantragen konnten.

 Auftragnehmer wurden auch durch die obligatorische Auditpflicht von FAAPs abgeschreckt, die mindestens ein OFCCP-Audit während der Laufzeit der FAAP-Vereinbarung vorschrieb.

Die Leitlinien der OFCCP zu FAAPs wurden seitdem mehrfach geändert, unter anderem in den Jahren 2011, 2013 und 2016. Trotz dieser Änderungen haben Auftragnehmer Verwirrung und Frustration über bestimmte Aspekte des FAAP-Programms geäußert. Eine der Hauptbeschwerden war, dass die Compliance-Beauftragten vor Ort nicht mit der Prüfung eines FAAP vertraut sind, insbesondere wenn es um Vor-Ort-Prüfungen geht. Auftragnehmer wurden auch durch die obligatorische Prüfungsanforderung von FAAPs abgeschreckt, die mindestens eine OFCCP-Prüfung während der Laufzeit der FAAP-Vereinbarung vorschrieb.

Die Änderungen im Juni 2019: Ein „freundlicheres” FAAP

Unter der Leitung von Direktor Craig Leen war die OFCCP ein Zentrum intensiver Aktivitäten. Direktor Leen hat das Ziel formuliert, die OFCCP zu einer effizienteren und transparenteren Organisation zu machen. Im Rahmen dieser Bemühungen hat die OFCCP den FAAP-Prozess überarbeitet. Die Reform erfolgte durch die Richtlinie 2013-01, Revision 2, die am 20. Juni dieses Jahres in Kraft trat. Die durch die Richtlinie herbeigeführten Änderungen machen den FAAP-Prozess für Auftragnehmer zugänglicher und vorteilhafter.

Zu den bemerkenswertesten Aspekten der Richtlinie 2013-01 Rev. 2 gehören:

• • FAAP-Vereinbarungen haben eine Laufzeit von 5 Jahren, statt wie bisher 3 Jahren. Dadurch wird der Verwaltungsaufwand für Unternehmen im Zusammenhang mit dem Antragverfahren reduziert.

• • Die OFCCP wird innerhalb von 60 Tagen über FAAP-Anträge entscheiden. Bisher gab es keine Frist, innerhalb derer eine Entscheidung getroffen werden musste. Diese neue Schnelligkeit hilft Auftragnehmern, ihre AA-Verpflichtungen umgehend zu erfüllen.

• • Die OFCCP verlangt nicht mehr, dass ein FAAP-Auftragnehmer während der FAAP-Laufzeit geprüft wird. Damit entfällt eines der größten Hindernisse für viele Unternehmen, die sich für FAAP entscheiden.

• • Die OFCCP berücksichtigt bei der Prüfung eines Antrags auf ein FAAP-Programm nicht die Compliance-Historie eines Unternehmens. Dadurch können auch Unternehmen mit einer nicht ganz einwandfreien Bilanz zu FAAPs wechseln, wenn diese besser zur Unternehmensstruktur passen.

• Nach einer FAAP-Prüfung erhält die Einheit eine 36-monatige Schonfrist für künftige Prüfungen. Das ist ein Jahr länger als die Schonfrist, die für betriebliche Altersversorgungspläne gewährt wird. Dies ist vielleicht der größte Anreiz für Arbeitgeber, FAAPs in Betracht zu ziehen.

Sollten Sie FAAPs verfolgen?

Angesichts der Änderungen der OFCCP an den FAAPs sollten Unternehmen neu bewerten, ob das Modell für ihre Organisation geeignet ist.

Zunächst muss geprüft werden, ob das Unternehmen für FAAPs in Frage kommt. Nur Unternehmen, die wirklich funktional strukturiert sind, erhalten die Genehmigung der OFCCP. Das Unternehmen muss über Geschäftsbereiche oder Einheiten verfügen, die autonom von anderen operieren, mit identifizierbaren Personalpraktiken und Entscheidungen, die sich von anderen Teilen des Betriebs des Arbeitgebers unterscheiden. Eine angemessen eigenständige Funktion verfügt über eigene Führungskräfte und untersteht nicht einer zentralisierten Hierarchie. Außerdem muss jede vorgeschlagene Funktion mindestens 50 Mitarbeiter umfassen (im Gegensatz zu AAPs für Unternehmen, bei denen der Arbeitgeber sich für kleinere Pläne entscheiden kann).

Wenn die grundlegenden Anforderungen erfüllt sind, sollten Auftragnehmer entscheiden, ob FAAPs strategisch sinnvoll sind. Werden FAAPs das Unternehmen besser in die Lage versetzen, Audits zu verteidigen?

Mehrere Überlegungen beeinflussen die Dichotomie zwischen FAAP und Establishment. Zum Beispiel:

• • Anzahl der Pläne: Wie viele AAPs müsste das Unternehmen unter jedem Ansatz erstellen?

• • Umfang der Pläne: Würden FAAPs zu deutlich umfangreicheren oder weniger umfangreichen Plänen führen als ein etablierter Ansatz?

• • Verwaltungskosten: Was ist mit der Umstellung von einem Einrichtungssystem auf ein FAAP-System oder auf eine Kombination aus AAPs und FAAPs verbunden?

• • Zugriff auf Aufzeichnungen und Daten: Während einer Prüfung erhält die OFCCP Zugang zu Zeugen und Informationen im Rahmen des Plans. Gibt dies in einem FAAP-System angesichts des Umfangs der Aktivitäten Anlass zur Sorge?

• • Wahrscheinlichkeit einer Prüfung: Obwohl während einer FAAP-Vereinbarung keine Prüfung mehr erforderlich ist, scheinen die Chancen für FAAP-Auftragnehmer schlecht zu stehen. Die OFCCP hat Ende 2018 CSALs an 66 FAAPs und im März 2019 an 72 FAAPs verschickt. Im Jahr 2018 hatte die OFCCP 71 aktive FAAP-Vereinbarungen (die aktuelle Zahl ist nicht bekannt). Die Wahrscheinlichkeit, einer Prüfung unterzogen zu werden, scheint daher bei FAAPs viel höher zu sein.

• Rechtliches Risiko: Wie hoch ist angesichts der oben genannten Punkte die Wahrscheinlichkeit, dass das Unternehmen im Rahmen eines der beiden Ansätze geprüft wird? Wie würde sich das Unternehmen bei einer Prüfung verhalten? Beachten Sie, dass aus Sicht der Prüfung in der Regel kleinere Pläne bevorzugt werden, da sowohl die Statistiken günstiger ausfallen als auch die potenzielle Anzahl der „Opfer” geringer ist.

Jedes Unternehmen wird selbst entscheiden, ob FAAPs für seine Organisation geeignet sind. Es wird interessant sein zu beobachten, ob die jüngsten Änderungen der OFCCP im Laufe der Zeit zu einer größeren Beliebtheit des Programms führen werden.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.