Wie man Evergreen-Jobs verwaltet und die Haftung begrenzt

Müssen unbefristete Stellenangebote anders behandelt werden als andere Stellenangebote?

Die kurze Antwort lautet „Nein“, vorausgesetzt, es gibt einen konformen Prozess für die Personalbeschaffung, Bewerberverfolgung und -auswahl. Zunächst wäre es sinnvoll zu klären, ob sich Evergreen-Stellen wirklich so sehr von anderen offenen Stellen unterscheiden. Um sicherzustellen, dass wir uns über die Begriffe einig sind, definiere ich die beiden Arten von Stellen für die Zwecke dieses Artikels wie folgt. Beachten Sie auch, dass ich die Begriffe „Stellen“, „Jobs“, „offene Stellen“ und/oder „Stellenangebote“ synonym verwende.

• Eine Evergreen -Position ist eine offene Stellenausschreibung, die nicht an eine bestimmte Stelle gebunden ist.
• Eine offene Stelle ist eine offene Ausschreibung für eine tatsächliche Stellenausschreibung oder eine freie Stelle.

Evergreen-Stellen werden in der Regel als ständig offen definiert. Sie wurden nach den immergrünen Bäumen benannt, die das ganze Jahr über grün sind. Evergreen-Stellen werden in der Regel für die Suche nach Kandidaten und nicht für die Einstellung verwendet. Im Folgenden erfahren Sie jedoch, wie Evergreen-Stellen jederzeit zu offenen Stellen werden können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie mit Evergreen-Stellen umgehen, wenn sie zu offenen Stellen werden.

Es gibt viele Argumente für ständig offene Positionen, wie zum Beispiel:

• Aufbau eines Talentpools durch kontinuierliche Suche nach starken Talenten, insbesondere für schwer zu besetzende Positionen.
• Sie möchten nicht gegenüber jemandem ins Hintertreffen geraten, der zu einem anderen Zeitpunkt als dem Ihrer tatsächlichen Stellenausschreibung auf Stellensuche ist, d. h. wenn die Stellensuche und die Stellenausschreibung nicht zeitlich zusammenfallen.
• Um zu vermeiden, dass Kandidaten der zweiten oder dritten Wahl, die aufgrund fehlender Stellen nicht ausgewählt werden, übersehen werden.
• Um den Bedarf an schnellen Einstellungen während Wachstumsschüben oder bei Vertragsangeboten/Auftragsgewinnen zu decken; und
• Um schnell Stellen mit hoher Fluktuation zu besetzen.

Lassen Sie uns untersuchen, wie sich Evergreen-Jobs von offenen Stellen unterscheiden und wie sie Compliance-Probleme verursachen können. Das Ziel der Schaffung von Evergreen-Jobs ist es, sicherzustellen, dass Stellen offen sind, sodass jederzeit Kandidaten gefunden und eingestellt werden können. Wenn sie einen guten Kandidaten gefunden haben, schaffen einige Unternehmen möglicherweise eine neue Stelle oder bieten befristete Aufträge an, bis eine Stelle frei wird. Später in diesem Artikel werde ich auf Bedenken hinsichtlich dieser ersten Vorgehensweise eingehen. Viele Personalvermittler und Manager sind der Meinung, dass Evergreen-Jobs ihre Chancen verbessern, Top-Talente zu rekrutieren, anstatt die Suche auf Talente zu beschränken, die zu einem bestimmten Zeitpunkt auf dem Markt verfügbar sind.

Aus Compliance-Sicht: Stellen diese immerwährenden Aufgaben ein Problem dar?

Ich würde argumentieren, dass es sich bei beiden um offene Stellen handelt und dass sie kein Compliance-Problem darstellen, solange sie bis zur Datenerfassung durch das AAP nicht unterschiedlich behandelt werden. Beide Stellen erfordern die folgenden Maßnahmen, um die Einhaltung der E.O. 11246, VEVRAA und Section 503 sicherzustellen.

• Aufnahme in die Liste des State ESDS in dem Bundesstaat, in dem die Stelle zu besetzen ist. Gemäß VEVRAA ist dies für Positionen unterhalb der Führungsebene erforderlich, die länger als drei Tage offen sind und nicht aus den Reihen der Organisation besetzt werden.
• Führen Sie Maßnahmen zur Förderung der Vielfalt durch.
• Führen Sie genaue Aufzeichnungen über alle Arbeitssuchenden und Bewerber.
• Verfolgen Sie den Status/die Phase und die Einstellung des Arbeitssuchenden ordnungsgemäß, um die Identifizierung von Kandidaten zu unterstützen, die in den AAP-Daten berücksichtigt werden sollen.
• Führen Sie eine Wirkungsanalyse der Einstellungsaktivitäten durch.

Wie würden Sie die oben genannten Compliance-Aktivitäten bei Evergreen-Bestellungen anders handhaben?

Erstens kann es bei den Stellenangeboten des Staates für unbefristete Stellen schwierig sein, den Bundesstaat zu bestimmen, in dem die Stelle besetzt wird, bis die Einstellung erfolgt ist. Beachten Sie, dass Sie der OFCCP keine Stellenangebote für unbefristete Stellen vorlegen müssen, die nicht tatsächlich besetzt werden. Ich würde vorschlagen, die Stellenangebote in dem Bundesstaat aufzuführen, in dem die Rekrutierung erfolgt, oder am Standort der Unternehmenszentrale. Zweitens müsste für unbesetzte unbefristete Stellen keine Impact-Ratio-Analyse durchgeführt werden.

Da sich mein Vorschlag möglicherweise von den Vorschlägen anderer unterscheidet, halte ich es für hilfreich, den Ablauf einer unbefristeten Stellenausschreibung im Vergleich zum Ablauf einer offenen Stellenausschreibung zu verstehen. Stellen Sie sich den Prozess der unbefristeten Stelle als eine Zeitachse vor, die immer nach drei Monaten oder bei Besetzung der Stelle endet, je nachdem, was zuerst eintritt. Dies dient dazu, die Größe des Bewerberpools zu verwalten und zu begrenzen, wenn eine Stelle besetzt wird.

Evergreen-Anforderungsprozess

Offener Beschaffungsprozess

Es gibt einige Auftragnehmer, die der Meinung sind, dass es am besten ist, die unbefristete Stellenausschreibung immer offen zu halten. Wenn sie jemanden einstellen möchten, der sich auf die unbefristete Stellenausschreibung beworben hat, eröffnen sie eine neue Stellenausschreibung und nehmen die Einstellung dort vor. Auch wenn diese Methode den Bewerberpool einschränken würde, würde ich aus den folgenden Gründen von diesem Ansatz abraten.

1. Sie haben ein Einstellungsverhältnis von 1:1, was für die OFCCP als Warnsignal angesehen werden könnte, insbesondere wenn zahlreiche Stellen auf diese Weise besetzt werden.
2. Die staatliche Stellenausschreibung zum Zeitpunkt der Eröffnung wurde nicht erfüllt.

Hier sind einige typische Szenarien, die die unterschiedlichen Ergebnisse je nach Art der Verwaltung der Evergreen-Anforderung veranschaulichen. Die Szenarien eins und zwei entsprechen meinen oben genannten Empfehlungen.

Szenario 1 – Die Anfrage wurde nicht bearbeitet, nach drei Monaten geschlossen und eine neue unbefristete Anfrage wurde eröffnet.

• ^1. Januar – Evergreen-Anforderung eröffnet
• ^1. Januar –^31. März – 200 Bewerber bewerben sich
• ^31. März – Die Ausschreibung ist geschlossen, und keiner der 200 Bewerber wird in den AAP-Daten berücksichtigt, unabhängig davon, ob sie die Definition eines Internetbewerbers erfüllen.

Endergebnis – kein Bewerber wird in den AAP-Daten berücksichtigt.

Szenario 2 – Die Bestellung wurde innerhalb von drei Monaten ausgeführt, abgeschlossen und eine neue unbefristete Bestellung wurde eröffnet.

• ^1. Januar – Evergreen-Anforderung eröffnet
• ^1. März – Stelle besetzt und Ausschreibung geschlossen. 125 Bewerber bewerben sich, 20 entsprechen der Definition eines Internetbewerbers und werden in den AAP-Daten erfasst.

Endergebnis – 20 Bewerber werden in den AAP-Daten berücksichtigt.

Szenario 3 – Die Anforderung bleibt während des gesamten AAP-Jahres offen (nicht empfohlen)

• ^1. Januar – Evergreen-Anforderung eröffnet
• ^1. März – Stelle besetzt, Ausschreibung bleibt offen. 125 Bewerber bewerben sich, 20 entsprechen der Definition eines Internetbewerbers und werden in den AAP-Daten erfasst.
• ^1. August – Stelle besetzt, Ausschreibung bleibt offen. 200 Bewerber bewerben sich, 50 entsprechen der Definition eines Internetbewerbers und werden in den AAP-Daten erfasst.
• ^1. Dezember – Stelle besetzt, Ausschreibung bleibt bis zum Jahresende offen. 225 Bewerber bewerben sich, 70 entsprechen der Definition eines Internetbewerbers und werden in den AAP-Daten erfasst.

Endergebnis – 140 Bewerber werden in den AAP-Daten berücksichtigt.

Wie Sie der obigen Abbildung entnehmen können, würde eine Aufrechterhaltung der unbefristeten Ausschreibung während des gesamten AAP-Jahres zweifellos zu einem größeren Bewerberpool führen, anhand dessen sich die nachteiligen Auswirkungen messen lassen. Ich glaube nicht, dass dies für die meisten Auftragnehmer die ideale Situation wäre.

Was tun Sie, wenn Sie einige der Kandidaten aus einer geschlossenen Evergreen-Position für zukünftige Stellenangebote oder neue Evergreen-Stellenangebote in Betracht ziehen möchten?

Das macht den Prozess natürlich komplizierter, ist aber nichts Ungewöhnliches und hängt mit einigen der Gründe zusammen, warum du überhaupt Evergreen-Stellenausschreibungen haben willst. Am besten kontaktierst du die Bewerber und bittest sie, sich erneut auf die neue Evergreen-Stellenausschreibung zu bewerben, wenn sie noch interessiert sind. Der andere, vielleicht nicht ganz so regelkonforme, aber praktischere Prozess besteht darin, diese Kandidaten manuell in die neue Stellenausschreibung zu verschieben. Sie können diesen zweiten Ansatz wählen, um zu vermeiden, dass der Kandidat sich ständig auf neue Stellenangebote bewerben muss.

Wenn Sie sie jedoch weiterhin manuell zu einer neuen Stellenausschreibung hinzufügen, ohne deren Interesse genau zu kennen, kann dies letztendlich zu einer Vergrößerung Ihres Bewerberpools führen. Um dies zu korrigieren, können Sie, sobald die Evergreen-Stellenausschreibung zu einer tatsächlichen offenen Stelle wird, den Bewerber kontaktieren, um sein Interesse zu ermitteln. Wenn er zu diesem Zeitpunkt kein Interesse bekundet, zieht er sich selbst aus dem Auswahlverfahren zurück und wird daher nicht als Internetbewerber für AAP-Zwecke berücksichtigt.

Hoffentlich habe ich Ihre Aufmerksamkeit geweckt und Sie werden davon absehen, eine Evergreen-Position auf unbestimmte Zeit offen zu halten. Weitere hilfreiche Tipps und Hinweise sind:

• Jede unbefristete Stellenausschreibung muss sich auf eine bestimmte Position beziehen; es können jedoch mehrere unbefristete Stellenausschreibungen gleichzeitig für verschiedene Positionen veröffentlicht werden.
• Um die Daten sauber zu halten, sollten für Jobs innerhalb desselben AAP eindeutige Evergreen-Anforderungen erstellt werden.
• Evergreen-Stellenausschreibungen sollten nicht länger als drei Monate offen bleiben. Wenn die Evergreen-Stelle zu einer offenen Stelle wird und vor Ablauf der drei Monate besetzt wird, schließen Sie diese Stellenausschreibung und eröffnen Sie eine neue Evergreen-Stellenausschreibung.

Wenn Sie Fragen haben oder diese Diskussion fortsetzen möchten, zögern Sie nicht, mich unter [email protected] oder unter 410-581-4970 zu kontaktieren. Melden Sie sich unter www.workplace-dynamics.com an, um unsere Aktualisierungen und Newsletter zur Einhaltung von Vorschriften zu erhalten .

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.