Bis heute hat das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) im Jahr 2018 neun neue und vorgeschlagene Richtlinien herausgegeben. Während die meisten Richtlinien bereits in früheren Artikeln behandelt wurden, bietet dieser Artikel weitere Einblicke in die im September herausgegebenen Richtlinien sowie einige Beobachtungen und einen Überblick über die bisherigen Aktivitäten des OFCCP im Jahr 2018 unter der Trump-Regierung.
Rückblick auf das Jahr 2018 der OFCCP
Angesichts der Flut von Richtlinien ist es wichtig zu beachten, dass diese Richtlinien lediglich OFCCP und Auftragnehmern als Leitfaden für die Politik der OFCCP in Bezug auf Durchsetzung und Einhaltung dienen. Im Gegensatz zu den von Behörden erlassenen Vorschriften begründen Richtlinien keine rechtlich durchsetzbaren Rechte oder Pflichten, sondern geben lediglich Einblick in die Schwerpunkte und Methoden der Behörde bei der Durchsetzung. Dementsprechend begrüßen Auftragnehmer und Compliance-Beauftragte zwar die Leitlinien und Anweisungen, doch bieten die Richtlinien den Auftragnehmern keine rechtlich durchsetzbaren Prüfungsmethoden oder -parameter.
Unter der Trump-Regierung gab es bereits einige Veränderungen. Zunächst wurde Ondray Harris zum Direktor der OFCCP ernannt. Nach einigen Monaten im Amt trat er jedoch zurück, und Craig Leen übernahm diese Funktion.
Bevor Leen zum amtierenden Direktor der OFCCP ernannt wurde, gab es einige deutliche Änderungen in der Politik der OFCCP. Zunächst veröffentlichte die OFCCP im Februar 2018 die Richtlinie 2018-01 über die Verwendung von Vorabmitteilungen (PDN). PDNs werden für vorläufige Feststellungen von Diskriminierung bei Audits verwendet und vor der Übermittlung an Auftragnehmer vom regionalen Rechtsberater und der nationalen Behörde geprüft. Was bedeutet dies für Auftragnehmer? Es bedeutet, dass eine lokale Behörde vor der Ausstellung einer PDN ihre Feststellungen gegenüber der nationalen Behörde verteidigen muss, bevor sie weiter vorgehen kann. Infolgedessen ist es wahrscheinlicher als in den Vorjahren, dass Audits, in denen eine PDN ausgestellt wird, von der nationalen Behörde unterstützt und als rechtlich verfolgbar angesehen werden. Diese Richtlinie verlangt auch, dass Auftragnehmer schnell reagieren, da sie sonst mit einer Mitteilung über einen Verstoß rechnen müssen. Daher scheinen viele lokale Behörden PDNs als Instrument für eine frühzeitige Einigung zu nutzen.
Im Mai 2018 erließ die OFCCP die Richtlinie 2018-02, mit der das Moratorium von 2014 für die Durchsetzung gegenüber Anbietern von TRICARE- und Veterans Affairs Health Benefits Program-Leistungen bis zum 7. Mai 2021 verlängert wurde.
Leen wurde im August 2018 zum amtierenden Direktor ernannt und erließ umgehend zusätzliche Richtlinien. Im August veröffentlichte die OFCCP fünf Richtlinien: 2018-03, 2018-04, 2018-05, 2018-06 und 2018-07.
Die Richtlinie 2018-03 bezieht sich auf religiöse Organisationen und weist die Mitarbeiter im Wesentlichen an, sich mit Gerichtsverfahren und Präzedenzfällen im Zusammenhang mit dem rechtlichen Schutz von Organisationen und Personen, die ihre Religion ausüben, vertraut zu machen. Die Richtlinie weist darauf hin, dass Compliance-Beauftragte diese Präzedenzfälle bei der Bearbeitung von Beschwerden oder der Bereitstellung von Unterstützung berücksichtigen müssen.
In der Richtlinie 2018-04 erklärt die OFCCP, dass sich die Behörde ab dem Geschäftsjahr 2019 (1. Oktober 2018) nur noch auf drei Bereiche der Compliance konzentrieren werde: die Executive Order 11246, die sich mit Minderheiten und Frauen befasst; Abschnitt 503 des Rehabilitation Act von 1973, der sich mit Menschen mit Behinderungen befasst; und der Vietnam Era Veterans' Readjustment Assistance Act von 1974 (VEVRAA), der sich auf geschützte Veteranen konzentriert. Die Richtlinie sieht auch vor, dass Auftragnehmer darüber informiert werden, auf welchen Bereich sich solche Audits, die eine Untersuchung vor Ort umfassen, konzentrieren werden. Die OFCCP ist zwar noch dabei, Prozesse und eine Liste mit häufig gestellten Fragen (FAQs) zu entwickeln, es ist jedoch unwahrscheinlich, dass sie 2018 mit den gezielten Überprüfungen beginnen wird. Bis zum 10. Oktober 2018 hat die OFCCP ihre Website noch nicht mit FAQs zu diesem Punkt aktualisiert.
Im August veröffentlichte die OFCCP die Richtlinie 2018-05 zu Vergütungsprüfungen. Weitere Einzelheiten zur neuen Vergütungsrichtlinie finden Sie im OFCCP Digest vom September.
Die Richtlinie 2018-06 befasst sich mit der Entwicklung eines Anerkennungsprogramms für Auftragnehmer, die sich durch die Gewährleistung gleicher Beschäftigungschancen auszeichnen. Einer der Vorteile wäre ein Moratorium für Audits bei anerkannten Auftragnehmern. Der OFCCP Digest vom letzten Monat enthält weitere Informationen zu diesem Programm.
Die Richtlinie 2018-07 bezieht sich auf die Initiative der OFCCP zur Überprüfung von Förderprogrammen für benachteiligte Gruppen (Affirmative Action Program, AAP). Konkret befasst sich diese Richtlinie mit der Sorge, dass nicht konforme Auftragnehmer „auf Kosten anderer profitieren“, und entwickelt ein Verfahren für die jährliche Zertifizierung der AAP-Konformität. Die OFCCP wird „Informationstechnologie zur Erfassung und Erleichterung der Überprüfung von AAPs” entwickeln, was eine Sorge war, die im Bericht des Government Accountability Office (GAO) von 2016 zur Verbesserung der Einhaltung der Nichtdiskriminierungsvorschriften durch Auftragnehmer der Bundesregierung ausdrücklich erwähnt wurde. Die Richtlinie sieht auch vor, dass die OFCCP Konformitätsprüfungen zur Überprüfung der aktuellen AAPs durchführt und bei Audits nur für die unterstützenden Daten eines AAP Verlängerungen gewährt.
September-Richtlinien
Im September schlug die OFCCP eine neue Richtlinie zu funktionalen Förderprogrammen vor, die auch im OFCCP Digest vom September behandelt wurde.
Seitdem hat die OFCCP auch Richtlinien in Bezug auf Transparenz und Ombudsdienste herausgegeben.
Die Richtlinie 2018-08 befasst sich mit der Gewährleistung transparenter Compliance-Bewertungen. Die OFCCP wurde häufig wegen mangelnder Transparenz und Konsistenz bei Audits sowie zwischen den einzelnen Büros kritisiert. Um diesen Kritikpunkten Rechnung zu tragen, hat die Behörde Anhörungen und Bürgerversammlungen abgehalten und sich mit den Interessengruppen über die Bedenken und mögliche Lösungen ausgetauscht. Unter der Leitung von Leen hat die Behörde begonnen, Richtlinien zu erlassen, um den Bedenken der Auftragnehmer hinsichtlich der Transparenz Rechnung zu tragen.
Die Richtlinie 2018-08 versucht, die Erwartungen zu klären und einen Fahrplan für die Vorgehensweise der Compliance-Beauftragten bei Audits vorzugeben. Die Richtlinie weist darauf hin, dass die OFCCP nur unter „außergewöhnlichen“ Umständen Verlängerungen für die Einreichung von Desk-Audits gewährt. Derzeit sind Auftragnehmer verpflichtet, AAPs innerhalb von 30 Tagen nach Aufforderung einzureichen. Auftragnehmern kann eine Verlängerung von 30 Tagen für die Begleitdaten gewährt werden, wenn die Aufforderung vor Ablauf der Frist für die Einreichung des AAP erfolgt. Wenn die AAPs des Auftragnehmers nicht rechtzeitig eingereicht werden, wird eine Aufforderung zur Stellungnahme (Notice to Show Cause, NSC) ausgestellt. Auftragnehmer haben dann 30 Tage Zeit, um der OFCCP eine Begründung für die verspätete Einreichung vorzulegen. Im Gegensatz dazu kann die OFCCP derzeit zwei NSCs wegen Verweigerung des Zugangs ausstellen, bevor sie mit der Durchsetzung fortfährt. Das Ziel der OFCCP ist es, Schreibtischprüfungen innerhalb von 45 Tagen abzuschließen. Wenn dieses Ziel konsequent erreicht wird, könnte es aufgrund der gesteigerten Effizienz der OFCCP zu einer Zunahme der Anzahl der Prüfungen kommen.
Die Richtlinie besagt außerdem, dass die OFCCP ihre Datenanforderungen vor Abschluss einer Aktenprüfung einschränken muss. Datenanforderungen nach der Aktenprüfung müssen „die Grundlage für die Anforderung enthalten, angemessen auf die betreffenden Bereiche zugeschnitten sein und eine angemessene Antwortfrist vorsehen“. Wie viele Auftragnehmer wissen, handelt es sich hierbei um eine wesentliche Änderung gegenüber den bisherigen Praktiken der OFCCP.
Die OFCCP wird Auftragnehmer auch über „vorläufige Anzeichen“ für Diskriminierung informieren, die bei ihren Untersuchungen festgestellt wurden. Dies soll Auftragnehmern dabei helfen, potenzielle Problembereiche anzugehen und ihre Darstellung zu formulieren, und könnte es ihnen ermöglichen, zusätzliche Informationen zu identifizieren, deren Offenlegung die Bedenken der OFCCP ausräumen würde. Dies dürfte zu einem interaktiveren Prozess führen, der möglicherweise weniger Beanstandungen gegenüber Auftragnehmern zur Folge hat.
Die Einbeziehung von Statistikern und Rechtsanwälten kann ein klareres Bild davon vermitteln, ob es Probleme gibt, die die OFCCP wahrscheinlich über die Anwaltskanzlei durchsetzen wird, was möglicherweise zu mehr Vergleichen führen könnte. 
Die OFCCP hat sich außerdem verpflichtet, Auftragnehmern alle 30 Tage Statusaktualisierungen zur Verfügung zu stellen. Wenn eine Angelegenheit geschlichtet werden muss, scheint die OFCCP entschlossen zu sein, während dieses Prozesses mit den Auftragnehmern zusammenzuarbeiten, einschließlich der Einbeziehung von Statistikern und Rechtsanwälten in solche Gespräche. Dies würde eine dramatische Veränderung in der Art und Weise darstellen, wie die OFCCP mit Schlichtungen umgeht. Die Einbeziehung von Statistikern und Rechtsanwälten könnte ein klareres Bild davon vermitteln, ob es Probleme gibt, die die OFCCP wahrscheinlich über die Anwaltskanzlei durchsetzen wird, was möglicherweise zu mehr Vergleichen führen könnte.
Die Richtlinie 2018-09 bezieht sich auch auf Transparenz und fordert die Einrichtung eines Ombudsdienstes. Die OFCCP hat einen Ombudsdienst eingerichtet, um Auftragnehmern bei Fragen zu Audits und anderen Angelegenheiten mit lokalen Behörden zu helfen. Diese Personen, die von der nationalen Behörde eingestellt werden sollen, haben die Aufgabe, mit Auftragnehmern sowie nationalen und lokalen Behörden zu interagieren, um sicherzustellen, dass die Audits gemäß den in den Richtlinien festgelegten Erwartungen durchgeführt werden. Gemäß der Richtlinie sollte ein Ombudsmann folgende Aufgaben wahrnehmen:
- „Hören Sie sich die Bedenken externer Interessengruppen zu OFCCP-Angelegenheiten und Verbesserungsvorschläge an.“
- Förderung und Erleichterung der Lösung von OFCCP-Angelegenheiten auf Bezirks- und Regionalbüroebene;
- Zusammenarbeit mit den Bezirks- und Regionalbüros der OFCCP als Verbindungsstelle zur Lösung bestimmter Probleme, nachdem die Beteiligten die Möglichkeiten der Bezirks- und Regionalbüros ausgeschöpft haben;
- Verweisen Sie Stakeholder bei routinemäßigen Fragen zur Einhaltung von Vorschriften und bei technischen Supportanfragen an den OFCCP-Helpdesk.
- Angelegenheiten, die direkt von der nationalen Geschäftsstelle weitergeleitet werden, annehmen und prüfen; und
- Nach eigenem Ermessen eine Überweisung unter bestimmten Umständen ablehnen können.
Die Einrichtung des Ombudsdienstes ist eine weitere Maßnahme, um Bedenken auszuräumen und das Vertrauen in die Auftragnehmergemeinschaft zu stärken. Die Zeit wird jedoch zeigen, ob dies die beabsichtigte Wirkung haben wird. Nichtsdestotrotz handelt es sich hierbei um eine Richtungsänderung gegenüber früheren OFCCP-Initiativen und um eine vielversprechende Entwicklung in der Auftragnehmergemeinschaft.
Absichtserklärung mit NILG
Ende August unterzeichneten die National Industry Liaison Group (NILG) und die OFCCP eine Absichtserklärung (Memorandum of Understanding, MOU) über die Einrichtung einer Zusammenarbeit zur Förderung der freiwilligen Einhaltung von Vorschriften. Die OFCCP verpflichtete sich, an den Sitzungen der NILG teilzunehmen und Fragen verschiedener Auftragnehmer zu beantworten. Insbesondere erklärte sich die OFCCP bereit, solche Fragen nicht gegen das fragende Unternehmen zu verwenden oder als Grundlage für die Einleitung einer Prüfung heranzuziehen, was von vielen Auftragnehmern begrüßt wurde. In der Absichtserklärung heißt es ausdrücklich:
- „Diese Absichtserklärung sieht vor, dass sich die OFCCP und die NILG auf nationaler Ebene abstimmen und die NILG die Koordination zwischen der OFCCP und den lokalen ILG-Sektionen erleichtert. In diesem Zusammenhang sieht die Absichtserklärung vor, dass die Parteien die Compliance-Herausforderungen untersuchen, mit denen Auftragnehmer konfrontiert sind, Möglichkeiten zur Minimierung und Beseitigung operativer, organisatorischer und einstellungsbezogener Hindernisse identifizieren, die Auftragnehmer möglicherweise erfahren haben oder die ihrer Meinung nach die positive Diskriminierung und die Chancengleichheit am Arbeitsplatz behindern, und proaktive und innovative Lösungen zur Beseitigung dieser Hindernisse entwickeln.“
Schlussfolgerung
Die OFCCP war in diesem Jahr sehr beschäftigt, da sie versucht, die Behörde umzugestalten und die von den Interessengruppen und im GAO-Bericht vorgebrachten Bedenken anzugehen. Wenn die OFCCP diesen Kurs fortsetzt, dürfte sich die Lage für Auftragnehmer klären, was zu einer wirklich kooperativen Beziehung zwischen Auftragnehmern und der OFCCP führen könnte. Eine solche Beziehung würde es ermöglichen, den eigentlichen Zweck der OFCCP zu verwirklichen: sicherzustellen, dass Arbeitnehmer Teil eines vielfältigen und integrativen Umfelds sind, das frei von Diskriminierung ist.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
