OFCCP veröffentlicht endgültige Fassung des überarbeiteten Terminierungsschreibens und der detaillierten Auflistung
Wenn ein Bundesauftragnehmer offiziell für eine Überprüfung der Einhaltung der Affirmative Action durch das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums ausgewählt wird, benachrichtigt das OFCCP den Auftragnehmer durch ein Planungsschreiben, das an die zu bewertende Einrichtung gesendet wird. Das Planungsschreiben enthält eine detaillierte Auflistung, in der verschiedene statistische Berichte und andere Informationen angefordert werden. Auftragnehmer sind verpflichtet, alle in der detaillierten Auflistung angeforderten Daten innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt des Terminierungsschreibens an das OFCCP zu übermitteln.
Am 12. Mai 2011 veröffentlichte die OFCCP vorgeschlagene wesentliche Änderungen am Terminbrief und der detaillierten Auflistung. Nach Eingang von Stellungnahmen verschiedener Mitglieder der Öffentlichkeit legte die OFCCP am 28. September 2011 die voraussichtlich endgültige Fassung des Terminbriefs und der detaillierten Auflistung vor. Die endgültigen Fassungen des überarbeiteten Terminierungsschreibens und der detaillierten Auflistung entsprechen im Wesentlichen den vorgeschlagenen Fassungen. Die Änderungen an der detaillierten Auflistung sind dramatisch und weitreichend. Obwohl es sich hierbei nicht um eine vollständige Liste handelt, müssten Auftragnehmer gemäß der überarbeiteten detaillierten Auflistung Folgendes bereitstellen:
- • Spezifische demografische Informationen zu Bewerbern, Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen, einschließlich Daten zu Minderheiten-Untergruppen. Auftragnehmer wären verpflichtet, Daten nach Berufsgruppe UND Berufsbezeichnung bereitzustellen.
- • Spezifische demografische Daten für jede Berufsgruppe und jede Berufsbezeichnung in den Mitarbeiterpools, die für Beförderungsmöglichkeiten in Betracht kommen. Diese Art der Analyse würde im Wesentlichen der derzeitigen Analyse für Bewerber und Neueinstellungen entsprechen.
- • Spezifische demografische Daten für jede Berufsgruppe und Berufsbezeichnung zur Gesamtzahl der Mitarbeiter, die zu dem für eine Kündigung in Betracht kommenden Mitarbeiterpool gehörten
- • Spezifische und umfassende Daten zu Mitarbeitern, die für Vergütungsanalysen verwendet werden. Arbeitgeber wären verpflichtet, für jeden Mitarbeiter das Grundgehalt, die geleisteten Arbeitsstunden, das Geschlecht, die ethnische Zugehörigkeit, das Einstellungsdatum, die Berufsbezeichnung, die EEO-1-Kategorie und die Berufsgruppe anzugeben. Diese Daten würden in elektronischer Form an die OFCCP übermittelt. Auftragnehmer könnten Informationen zu weiteren Faktoren bereitstellen, die sich auf die Vergütung auswirken können, wie beispielsweise Berufserfahrung, Standort, Besoldungsgruppe und Ausbildung. Auftragnehmer wären verpflichtet, Daten zu ALL allen Mitarbeitern, einschließlich Vertrags-, Tages- und Zeitarbeitskräften, anzugeben. Die für Vergütungsanalysen zu verwendenden Daten würden sich auf Mitarbeiter beziehen, die zum Zeitpunkt des1. Februar in der betreffenden Einheit beschäftigt waren, unabhängig vom Startdatum des AAP. Daher könnten die für die Vergütungsanalyse zu verwendenden Daten einen ganz anderen Mitarbeiterkreis abdecken als die Mitarbeiter in der Belegschaftsanalyse und anderen statistischen Berichten im AAP.
- • Richtlinien zum Arbeitsurlaub, einschließlich Richtlinien zum Familien- und Krankenurlaubsgesetz und zum Mutterschaftsurlaub
- • Richtlinien zur Unterbringung für religiöse Bräuche und Praktiken
- • Richtlinien zur Unterbringung von Menschen mit Behinderungen und Informationen zu spezifischen Unterbringungsmöglichkeiten für Menschen mit Behinderungen
- • Zwei Jahre VETS-100- und/oder VETS-100A-Berichte
Die OFCCP nimmt keine Stellungnahmen mehr zu ihrem überarbeiteten Terminplan und ihrer detaillierten Auflistung entgegen, aber das Office of Management and Budget (OMB) nimmt bis zum 28. Oktober 2011 Stellungnahmen zu den mit den Änderungen dieser Dokumente verbundenen Belastungen entgegen. Das OMB ist NUR daran interessiert zu bewerten, ob die OFCCP die zusätzliche Belastung, die die Änderungen mit sich bringen, angemessen berücksichtigt hat; das OMB bittet nicht um zusätzliche Kommentare zu den inhaltlichen Fragen im Zusammenhang mit den Überarbeitungen.
Es ist zwar unwahrscheinlich, dass das OMB den Antrag der OFCCP auf Änderung des Terminierungsschreibens und der detaillierten Auflistung ablehnen wird, jedoch ist noch unklar, wann das neue Terminierungsschreiben und die neue detaillierte Auflistung in Kraft treten werden. Das aktuelle Terminierungsschreiben ist abgelaufen, und die weitere Verwendung dieses Dokuments durch die OFCCP unterliegt Einschränkungen. Das OMB hat diese Dokumente bereits mehrfach geprüft, sodass die Prüfung durch das OMB möglicherweise schnell abgeschlossen werden kann.
Unternehmen, die den Compliance-Prüfungen der OFCCP unterliegen, müssen überlegen, wie sie die in der überarbeiteten detaillierten Auflistung geforderten zusätzlichen Informationen bereitstellen wollen. Die Änderungen am Terminbrief und an der detaillierten Auflistung werden eindeutig zu einem erhöhten Zeitaufwand für die Erfassung und Aufzeichnung von Informationen sowie zu einem erhöhten Zeit- und Kostenaufwand für die Erstellung von Affirmative-Action-Plänen führen.
Wussten Sie schon … dass die Auftragnehmergemeinschaft eine letzte Gelegenheit hat, die Änderungen am Terminplan und der detaillierten Auflistung zu begrenzen? Unternehmen können Kommentare an das OMB unter [email protected] senden. Alle Kommentare sollten sich ausschließlich auf die Anzahl der Stunden und den Aufwand beziehen, die mit den Änderungen an diesen Dokumenten verbunden sind. Diese Kommentare werden Teil einer permanenten Akte, die bei künftigen Rechtsstreitigkeiten bezüglich des überarbeiteten Terminplans und der detaillierten Auflistung von Bedeutung sein kann.
Weitere Informationen zum überarbeiteten Terminplanungsbrief und zur detaillierten Auflistung der OFCCP erhalten Sie von mir unter [email protected]. Sie können auch den Abschnitt „Dokumente“ auf der Website von HR Analytical Services unter www.hranalytical.com besuchen, um Kopien des überarbeiteten Terminplanungsbriefs und der detaillierten Auflistung einzusehen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
