OFCCP-Transparenz und Bereitschaft zur Einhaltung von Vorschriften durch Bundesauftragnehmer

Seit mehreren Jahren führe ich eine fortlaufende Studie zu den Statistiken der OFCCP und deren Auswirkungen auf die Auftragnehmergemeinschaft durch. Die jüngsten Ergebnisse basieren auf der Überprüfung und Analyse der abgeschlossenen Compliance-Aktivitäten der OFCCP zwischen dem Geschäftsjahr 2014 und dem Geschäftsjahr 2018 (Stand: 21.7.2018) und beziehen sich nicht auf die Compliance-Bereitschaft der gesamten Gemeinschaft der Auftragnehmer der Bundesregierung, die möglicherweise eine offene OFCCP-Compliance-Aktivität (Bewertung oder Beschwerdeuntersuchung) haben oder nicht von der OFCCP überprüft werden. Die für die Studie herangezogenen Daten stammen aus der Durchsetzungsdatenbank des DOL und aus „OFCCP by the Numbers”.

Transparenz der OFCCP

Im Jahr 2010 veröffentlichte das US-Arbeitsministerium die DOL Enforcement Database (DOL-Durchsetzungsdatenbank) und hat seitdem eine Reihe von Bereichen für die Öffentlichkeit freigegeben, die zuvor nur auf schriftlichen Antrag gemäß dem Freedom of Information Act (FOIA) zugänglich waren. Heute sind viele dieser Informationen online für die Öffentlichkeit verfügbar. Vor kurzem hat die OFCCP die Corporate Scheduling Announcement Letter (CSAL)-Listen und die Scheduling List auf ihrer Website veröffentlicht, sofern diese Informationen nicht unter eine der neun Ausnahmen und drei Ausschlüsse fallen, die im Gesetz enthalten sind.

• • In der Durchsetzungsdatenbank des DOL können Durchsetzungsstatistiken mehrerer DOL-Behörden eingesehen werden. Die Website lässt sich besser mit Chrome als mit Internet Explorer aufrufen. Diese Website soll die Durchsetzungsdaten, die von den DOL-Behörden im Rahmen ihrer Aufgaben gesammelt werden, für die Öffentlichkeit zugänglich und mit gängigen Suchkriterien durchsuchbar machen. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels und wie in den letzten Jahren festgestellt wurde, kann es vorkommen, dass diese Website zeitweise nicht erreichbar ist.
  • Der OFCCP Class Member Locator identifiziert Auftragnehmer anhand ihres Namens, ihrer Stadt und ihres Bundesstaates, der im Rahmen des Vergleichs enthaltenen Berufsbezeichnungen, der betroffenen Gruppe(n) und der Frist für die Kontaktaufnahme mit der OFCCP. Außerdem können Website-Besucher eine redigierte Kopie der Schlichtungsvereinbarung einsehen, einschließlich des Vergleichsbetrags sowie des Präsidenten/CEO oder einer anderen benannten Person, die die Vereinbarung im Namen des Unternehmens mit der OFCCP geschlossen hat.
  • Im FOIA-Lesesaal stellt die OFCCP der Öffentlichkeit Dokumente wie Vergleichsvereinbarungen, die eine finanzielle Haftung beinhalten, und/oder Einverständniserklärungen sowie seit kurzem auch OFCCP-CSAL- und Terminpläne zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass es möglicherweise Vergleiche gibt, die noch nicht im FOIA-Lesesaal verfügbar sind.
  • Unter „OFCCP in Zahlen” können Sie Statistiken der OFCCP zu finanziellen Entschädigungen, zur Anzahl der Mitarbeiter, die finanzielle Entschädigungen erhalten, zu Stellenangeboten, Gehaltsanpassungen und zum Umfang der Compliance-Aktivitäten der OFCCP einsehen.

Ergebnisse

Die Statistiken der OFCCP zeigen, dass Auftragnehmer nicht vorbereitet sind und dass der Prozentsatz der Auftragnehmer, bei denen Verstöße festgestellt werden, sogar steigt. Wir haben festgestellt, dass in etwa 17,3 % aller abgeschlossenen Compliance-Aktivitäten (Compliance-Bewertungen und Beschwerdeuntersuchungen) bei Auftragnehmern Verstöße gegen eine oder mehrere Verpflichtungen festgestellt wurden. Der Prozentsatz der Liefer- und Dienstleistungsunternehmen, bei denen Verstöße festgestellt wurden, ist laut den Statistiken für das dritte Quartal des Geschäftsjahres mit 30 % so hoch wie nie zuvor, verglichen mit 11,4 % im Geschäftsjahr 2014. Die Bauindustrie weist mit Abstand die höchste Gesamtquote an Verstößen auf, die von 51,9 % im Geschäftsjahr 2018 (Stand: 21.7.2018) bis zu 76,4 % im Geschäftsjahr 2014 reicht.

Diskriminierungsfeststellungen finden sich in weniger als 3 % aller abgeschlossenen Compliance-Bewertungen und Beschwerdeuntersuchungen. Wir haben festgestellt, dass Diskriminierungsfeststellungen seit dem Geschäftsjahr 2015 zunehmen, wobei Lohn- und Gehaltsdiskriminierung in 21,7 % (Geschäftsjahr 2015) bis 40,4 % (Geschäftsjahr 2017) aller Diskriminierungsfeststellungen festgestellt wurde. Andere Formen der Diskriminierung, darunter bei Einstellung, Beförderung, Kündigung, Unterbringung und Belästigung, wurden in 59,6 % (Geschäftsjahr 2017) bis 78,2 % (Geschäftsjahr 2015) aller Diskriminierungsfeststellungen festgestellt.

Die finanziellen Vergleiche erreichten im Geschäftsjahr 2017 mit 23.910.884 US-Dollar ihren Höchststand, wobei die Zahl der Gruppenmitglieder mit 11.653 am niedrigsten war. Im Rahmen unserer Studie haben wir die OFCCP um eine Erklärung gebeten, wie die finanziellen Vergleiche im Geschäftsjahr 2017 berechnet wurden. Im Laufe der Jahre hat die OFCCP regelmäßig nicht nur das Jahresgehalt der mutmaßlichen Opfer von Diskriminierung berücksichtigt, sondern auch das Jahresgehalt in Fällen, in denen dem Auftragnehmer mangelnde Bemühungen vorgeworfen wurden oder in denen festgestellt wurde, dass der Auftragnehmer zuvor keine angemessenen aktionsorientierten Programme zur Einstellung von Mitarbeitern in Bereichen durchgeführt hatte, in denen er dazu verpflichtet war. Wir warten weiterhin auf eine Antwort der OFCCP.

Der höchste Prozentsatz der Gruppen, die von den mutmaßlichen Diskriminierungsfeststellungen der OFCCP betroffen sind, umfasst in der folgenden Reihenfolge: Schwarze – 27,9 % (Geschäftsjahr 2017) und 63,6 % (Geschäftsjahr 2015); Frauen – 17,7 % (Geschäftsjahr 2016) und 33,4 % (Geschäftsjahr 2018); Sonstige (Männer und/oder Weiße) – 4,2 % (Geschäftsjahr 2015) und 30,7 % (Geschäftsjahr 2016); Asiaten – 0,8 % (Geschäftsjahr 2016) und 22,9 % (Geschäftsjahr 2017); Hispanics weniger als 1 % (Geschäftsjahr 2015) und 6,0 % (Geschäftsjahr 2014); Indianer, geschützte Veteranen und Menschen mit Behinderungen weniger als 1 % in jedem Geschäftsjahr. Ausführliche Informationen finden Sie in Abbildung 8.

• Abbildung 1: Ergebnisse der gesamten abgeschlossenen Compliance-Maßnahmen (Compliance-Bewertungen und Beschwerdeuntersuchungen) der OFCCP zwischen dem Geschäftsjahr 2014 und dem Geschäftsjahr 2018, gemeldet am 21. Juli 2018.

Der Zeitraum dieser Überprüfung zeigt, dass die OFCCP 9.872 Konformitätsbewertungen und 598 Beschwerdeuntersuchungen abgeschlossen hat. Eine detailliertere Analyse dieses Geschäftsjahres 2014 bis zum Geschäftsjahr 2018 (wie am 21. Juli 2018 berichtet), Langfristige Trends (Geschäftsjahr 2018 im Vergleich zum Geschäftsjahr 2014) und kurzfristige Trends (Geschäftsjahr 2018 im Vergleich zum Geschäftsjahr 2017) zeigen, dass der Prozentsatz der Vergleichsvereinbarungen und Finanzvereinbarungen steigt.

• Abbildung 2: Trends bei den Ergebnissen der OFCCP-Konformitätsbewertung zwischen dem Geschäftsjahr 2014 und dem Geschäftsjahr 2018, gemeldet am 21. Juli 2018.

Eine Überprüfung der abgeschlossenen Fälle während des Untersuchungszeitraums zeigt, dass die SWARM-Region den höchsten Prozentsatz an Konformitätsbescheinigungen (88 %) aufwies, die Mid-Atlantic-Region den höchsten Prozentsatz an Schlichtungsvereinbarungen (20 %) und die SWARM-Region den höchsten Prozentsatz an Finanzvereinbarungen (3 %). Mit Ausnahme der Region Mid-Atlantic gab es in allen Regionen Vergleichsvereinbarungen. Der Anteil der Vergleichsvereinbarungen lag in keiner Region über einem Prozent.

• Abbildung 3: Regionale Aufschlüsselung der Arten von Fallabschlüssen nach Region

Branchen

Stehen alle Branchen vor denselben Herausforderungen? Auf keinen Fall! Bei einer genaueren Betrachtung der einzelnen Branchen muss man feststellen, dass die Baubranche bei weitem am stärksten von den Anforderungen der OFCCP betroffen ist, was zum Teil darauf zurückzuführen ist, dass die Anforderungen und die Personen, die in der Regel für die Maßnahmen zur Förderung benachteiligter Gruppen in dieser Branche verantwortlich sind, in der Regel nicht zum Personalwesen gehören. Die Studie zeigt, dass die NAICS¹ -Branchencodes aufgeführt. Von den 9.872 abgeschlossenen Compliance-Bewertungen hatten 139 oder 1,4 % entweder keine Branchenklassifizierung oder einen ungültigen NAICS-Code, die nicht in Abbildung 4 enthalten sind.

• Abbildung 4: Von der OFCCP am stärksten betroffene Branchen

Verstöße, die für Auftragnehmer/Subunternehmer des Bundes die größte Herausforderung darstellen

Die Studie zeigt, dass Auftragnehmer und Subunternehmer der Bundesregierung weiterhin mit einigen der gleichen technischen Herausforderungen konfrontiert sind wie in den Vorjahren: Dokumentation, Personalbeschaffung, schriftlicher AAP, bisherige Leistungen, Compliance Sonstiges (früher bekannt als „Verweigerung des Zugangs”, geändert im Jahr 2013) sowie Vorwürfe der Diskriminierung in Bezug auf Vergütung (Bezahlung), Einstellung, Vermittlung, Beförderung, Kündigung und Belästigung.

• Abbildung 5: Prozentsatz der Verstöße zwischen dem Geschäftsjahr 2014 und dem Geschäftsjahr 2018, gemeldet am 21. Juli 2018.

Welche technischen Verstöße betreffen welche Branchen?

Nicht alle Branchen stehen vor denselben Herausforderungen. Die häufigste Verstöße in den meisten Branchen betrifft die Aufbewahrung von Unterlagen, mit Ausnahme der Branchen Bauwesen, Immobilien und Vermietung sowie Bildungsdienstleistungen – sonstige technische und gewerbliche Schulen, wo die Personalbeschaffung den häufigsten Verstoß darstellt.

• Abbildung 6: Prozentsatz der technischen Verstöße nach Branche

Welche Diskriminierungsverstöße betreffen welche Branchen?

In jeder in Abbildung 7 aufgeführten Branche wurde mindestens eine Form der Diskriminierung festgestellt, mit Ausnahme der folgenden Branchen, in denen keine Diskriminierung festgestellt wurde: 1) Bergbau, Gewinnung von Steinen und Erden, Öl- und Gasförderung; 2) Bildungsdienstleistungen – sonstige technische und gewerbliche Schulen; und 3) Kunst, Unterhaltung und Freizeit.

• • Abbildung 7: Prozentsatz der Diskriminierungsverstöße nach Branche
    
• Abbildung 8: Von den Diskriminierungsfeststellungen der OFCCP betroffene Gruppenmitglieder

Zusammenfassung

Die Statistiken der OFCCP zeigen, dass Auftragnehmer nicht vorbereitet sind und dass der Prozentsatz der Auftragnehmer, bei denen Verstöße gegen technische Vorschriften und Diskriminierung festgestellt wurden, sogar gestiegen ist. Eine Auswertung der OFCCP-Statistiken für die Geschäftsjahre 2014 bis 2018 (Stand: 21.7.2018) zeigt, dass in etwa 18,1 % der abgeschlossenen Compliance-Prüfungen die Unternehmen nicht vorbereitet waren. Die beiden häufigsten Verstöße sind weiterhin die Dokumentation und die Personalbeschaffung.

Die OFCCP definiert Nichtkonformität als die Nichteinhaltung der in den Gleichstellungsklauseln des Vertrags und/oder den Vorschriften zur Umsetzung dieser Klauseln (41 CFR Kapitel 60) festgelegten Bedingungen durch einen Auftragnehmer und/oder die Nichtbehebung von Verstößen. Wenn ein Auftragnehmer gegen eine oder mehrere OFCCP-Vorschriften verstößt, muss er eine Schlichtungsvereinbarung abschließen, um technische Verstöße zu beheben. Bei Vorwürfen der Diskriminierung, die der Auftragnehmer nicht widerlegen kann, muss die Organisation eine Schlichtungsvereinbarung mit einer finanziellen Komponente, auch als Finanzvereinbarung bezeichnet, abschließen, um die Verstöße zu beheben. In Fällen, in denen die OFCCP und der Auftragnehmer die Verstöße (technischer Art und/oder Diskriminierung) nicht beheben können, wird die OFCCP eine Durchsetzung anstreben, die zu einem Vergleich führen kann. Die ultimative Sanktion, die verhängt werden kann, ist der Ausschluss. Wenn eine Organisation ausgeschlossen wird, ist es ihr untersagt, Geschäfte mit Personen zu tätigen, die einen Bundesvertrag oder Untervertrag haben.

Der Bericht des Government Accounting Office (GAO) vom September 2016 besagt, dass im Jahr 2015 fast 85 % der für eine Bewertung der Einhaltung von Liefer- und Dienstleistungsvorschriften ausgewählten Bundesauftragnehmer nicht vorbereitet waren und ihre Programme zur Förderung benachteiligter Minderheiten nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist von 30 Tagen einreichten. Seit Januar 2018 hat die OFCCP als Reaktion auf die Empfehlungen des GAO-Berichts eine Reihe von Richtlinien herausgegeben, wobei weitere Leitlinien der OFCCP in den Bereichen fokussierte Überprüfungen, Auftragnehmeranerkennungsprogramm, Initiative zur Überprüfung von Programmen zur Förderung benachteiligter Minderheiten usw. in Vorbereitung sind. Dies ist eine Erinnerung daran, dass die OFCCP-Vorschriften von Auftragnehmern die Einreichung einer Programmzusammenfassung (41 CFR §60-2.31) verlangen, die bisher noch nie umgesetzt wurde.

Verpflichtungen, die beim Abschluss eines Bundesvertrags oder Untervertrags eingegangen werden

Bei Abschluss eines Bundesvertrags oder Untervertrags verpflichten sich diese Auftragnehmer zu Folgendem:

• Nicht diskriminieren und positive Maßnahmen ergreifen
• Entwickeln Sie innerhalb von 120 Tagen schriftliche Programme zur positiven Diskriminierung, sobald der Auftragnehmer die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.²
• Reichen Sie Berichte ein, z. B. EEO-1-Berichte, VETS 4212-Berichte, soweit zutreffend.
• Aufzeichnungen führen
• Verwenden Sie den EEO-Slogan in allen Stellenanzeigen für Mitarbeiter.
• Zugriff für OFCCP zulassen
• Erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen gemäß Executive Order 11246, Abschnitt 503 und VEVRAA.

Darüber hinaus stimmte das Unternehmen der EEO-Klausel in Regierungsverträgen zu:

• „Die Umsetzung der Chancengleichheit am Arbeitsplatz und des Programms zur Förderung benachteiligter Minderheiten durch die Übertragung von Verantwortung und Rechenschaftspflicht an einen Vertreter der Organisation sicherzustellen. Je nach Größe des Auftragnehmers kann dies die alleinige Verantwortung dieses Vertreters sein. Er oder sie muss über die Befugnisse, Ressourcen, Unterstützung und Zugang zur obersten Führungsebene verfügen, um die wirksame Umsetzung des Programms zur Förderung benachteiligter Minderheiten sicherzustellen.“ (41 CFR § 60-2.17(a)).
• „Ein Mitarbeiter des Auftragnehmers wird mit der Verantwortung für die Umsetzung der Maßnahmen des Auftragnehmers zur Förderung benachteiligter Gruppen gemäß diesem Teil betraut. Seine oder ihre Identität sollte in allen internen und externen Mitteilungen zum Förderprogramm des Unternehmens angegeben werden. Dieser Mitarbeiter erhält die erforderliche Unterstützung durch die Geschäftsleitung und das erforderliche Personal, um die Umsetzung dieses Programms zu verwalten.“ (41 CFR § 60-300.44(i) und 41 CFR § 60-741.44(i)).

Da die Aufbewahrung von Unterlagen und die Öffentlichkeitsarbeit/Personalbeschaffung weiterhin zu den beiden häufigsten Verstößen zählen, sind im Folgenden einige Punkte aufgeführt, die solche Verstöße auslösen können.

Was könnte einen oder mehrere Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht auslösen? Unvollständige und/oder nicht vorhandene Aufzeichnungen, unter anderem in Bezug auf:

• Aktuelle und frühere Programme zur Förderung benachteiligter Gruppen
• Rekrutierungs-/Outreach-Maßnahmen und Ergebnisse
• Stellenanzeigen und Stellenangebote beim Staat
• Bewerbungen, Lebensläufe und alle Interessenbekundungen
• Interne Lebenslaufdatenbanken
• Interviewnotizen
• Tests und Testergebnisse
• Bewertungen der nachteiligen Auswirkungen
• Validierungsstudien, soweit angemessen
• Einstellungen, Beförderungen, Kündigungen usw.
• Unterlagen zum Nachweis der Vergütungssätze oder anderer Vergütungsbedingungen
• Rasse/ethnische Zugehörigkeit, Geschlecht, Behinderung und Veteranenstatus
• Personal- oder Beschäftigungsunterlagen
• Alle Aufzeichnungen im Zusammenhang mit angemessenen Vorkehrungen
• Bewertung der Wirksamkeit von Outreach-/Rekrutierungsmaßnahmen
• Maßnahmen zur Behebung festgestellter Problembereiche usw.

Wenn keine ausreichenden Aufzeichnungen geführt werden, können Vollzugsbehörden wie die OFCCP auf Fehlverhalten schließen, was auch Vorwürfe der Diskriminierung einschließen kann.

Was könnte einen Verstoß gegen die Vorschriften für die Anwerbung/Rekrutierung auslösen? Unvollständige und/oder fehlende Aufzeichnungen, insbesondere in Bezug auf, aber nicht beschränkt auf:

• Versäumnis, die Stelle beim örtlichen Arbeitsamt anzumelden
• Mangelnde Outreach-Maßnahmen oder Dokumentation zur Unterstützung von Bemühungen, die sich an Organisationen richten, die in der Lage sind, die gesuchte Bevölkerungsgruppe und die gesuchten Fähigkeiten zu vermitteln.
• Aktionsorientierte Programme waren unzureichend oder wurden nicht umgesetzt, um die Vermittlungsziele für Frauen, Minderheiten und bestimmte Minderheitengruppen, die Beschäftigungsziele für Menschen mit Behinderungen und/oder die Einstellungsvorgaben für geschützte Veteranen zu erreichen.
• Mangelnde Fortschritte trotz vorhandener Möglichkeiten

Affirmative Action-Programme (AAPs) sind mehr als nur Papierkram! Unternehmen sollten nicht warten, bis sie eine CSAL- oder Terminierungsmitteilung von der OFCCP erhalten, um ihre AAPs zu überprüfen und umzusetzen. Die AAP und die damit verbundene statistische Analyse sagen viel über ein Unternehmen aus, z. B. über die Demografie der Belegschaft, wo bestimmte demografische Gruppen vertreten sind und wo nicht, die Demografie der historischen Beschäftigungsentscheidungen des Unternehmens, einschließlich der Rekrutierungsbemühungen, wer eingestellt und wer nicht eingestellt wird, Beförderungen, Kündigungen, Vergütungspraktiken usw. Der Zweck der AAPs besteht nicht nur darin, die Anforderungen der OFCCP zu erfüllen, sondern dem Unternehmen auch die Möglichkeit zu geben, seine Verpflichtungen im Bereich der Chancengleichheit und der positiven Diskriminierung effektiv zu verwalten und Maßnahmen zur Behebung von Problembereichen zu ergreifen, z. B. Unterbeschäftigung, Vergütungsunterschiede, Ungleichheiten bei Auswahlentscheidungen. Das Vorliegen einer Ungleichheit jeglicher Art bedeutet nicht automatisch, dass eine Diskriminierung vorliegt, sondern rechtfertigt eine weitere Untersuchung, um Ursache und Wirkung zu ermitteln.

Wie das Sprichwort sagt: Was nicht gemessen wird, kann auch nicht gemanagt werden!

1. Das North American Industry Classification System (NAICS) wird von Unternehmen und Behörden verwendet, um Unternehmen nach Art ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit (Produktionsprozess) in Kanada, Mexiko und den Vereinigten Staaten von Amerika zu klassifizieren.
2. Executive Order 11246 in der geänderten Fassung und Abschnitt 503 des Rehabilitation Act von 1973 in der geänderten Fassung – Verträge im Wert von 50.000 USD und 50 oder mehr Mitarbeiter; Vietnam Era Veterans Readjustment Assistance Act von 1974 in der geänderten Fassung (VEVRAA) – Verträge im Wert von 150.000 USD und 50 Mitarbeiter.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.