Bundesauftragnehmer und Subunternehmer in den Vereinigten Staaten bereiten sich darauf vor, die vom Amt für die Einhaltung von Bundesverträgen (Office of Federal Contract Compliance Programs, OFCCP) des US-Arbeitsministeriums herausgegebenen überarbeiteten Vorschriften in Bezug auf geschützte Veteranen und Menschen mit Behinderungen umzusetzen. Diese überarbeiteten Vorschriften wurden am 24. September 2013 herausgegeben. Einige der Anforderungen dieser überarbeiteten Vorschriften müssen bis zum 24. März 2014 umgesetzt werden, während andere Anforderungen umgesetzt werden müssen, wenn Unternehmen ihre Fördermaßnahmenpläne für Veteranen und Menschen mit Behinderungen das nächste Mal aktualisieren.

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die Bestimmungen der überarbeiteten Vorschriften, die bis zum 24. März umgesetzt werden müssen. Diese Bestimmungen sind zwar nicht die aufwändigsten in den überarbeiteten Vorschriften, aber sie bieten nicht die gleiche Flexibilität hinsichtlich des Umsetzungstermins wie andere Teile der überarbeiteten Vorschriften.

Unterabschnitte innerhalb der überarbeiteten Vorschriften

Die überarbeiteten Vorschriften für geschützte Veteranen und Menschen mit Behinderungen sind jeweils in fünf Hauptteile gegliedert.

• Unterabschnitt A enthält einleitende Bestimmungen und, was noch wichtiger ist, die Gleichstellungsklausel, die bestimmte Bestimmungen enthält, die bis zum 24. März 2014 umgesetzt werden müssen.
• Unterabschnitt B enthält Informationen zu Diskriminierung und bestimmten Handlungen, die gemäß den Vorschriften verboten sind. Unterabschnitt B enthält außerdem einige Bestimmungen, die bis zum 24. März umgesetzt werden müssen.
• Unterabschnitt C enthält Bestimmungen zum Förderprogramm eines Unternehmens. Unterabschnitt C umfasst die Datenmetriken, Umfrageanforderungen und viele andere Bestimmungen, die für Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes von größter Bedeutung sind. Dies sind jedoch auch die Bestimmungen, die erst umgesetzt werden müssen, wenn die Förderprogramme eines Unternehmens nach dem 24. März 2014 erstmals aktualisiert werden.
• Unterabschnitt D enthält Informationen zur Durchsetzung der Vorschriften und zu Beschwerdeverfahren.
• Unterabschnitt E enthält verschiedene Nebenaspekte, darunter Informationen zur Aufbewahrung von Unterlagen und zum Recht der OFCCP auf Einsicht in Unterlagen.

Unterabschnitte A und B abdeckende Unternehmen

Bestimmte Unternehmen, die unter die Unterabschnitte A, B, D und E der überarbeiteten Vorschriften fallen können, fallen nicht unter Unterabschnitt C der Vorschriften. Die Unterabschnitte A und B sind die Teile der überarbeiteten Vorschriften, die Bestimmungen enthalten, die bis zum 24. März 2014 umgesetzt werden müssen.

• Um unter die Unterabschnitte A und B der überarbeiteten Vorschriften für Menschen mit Behinderungen zu fallen, muss ein Unternehmen einen einzigen Bundesauftrag oder Unterauftrag im Wert von mindestens 10.000 US-Dollar haben. Ein höherer Schwellenwert von 50.000 US-Dollar für die Abdeckung gilt nur für Unterabschnitt C der Vorschriften für Menschen mit Behinderungen. Auch die Anforderung, dass eine Organisation mindestens 50 Mitarbeiter haben muss, ist ein weiterer Schwellenwert, der nur mit Unterabschnitt C der überarbeiteten Vorschriften in Verbindung steht.
• Um unter die Unterabschnitte A und B der überarbeiteten Vorschriften für geschützte Veteranen zu fallen, muss ein Unternehmen einen einzigen Bundesauftrag oder Unterauftrag im Wert von mindestens 100.000 US-Dollar haben. Dieser Schwellenwert entspricht zwar demjenigen in Unterabschnitt C der überarbeiteten Veteranenvorschriften, jedoch müssen Unternehmen nicht mindestens 50 Mitarbeiter beschäftigen, um unter die Unterabschnitte A und B zu fallen.

Aufgrund der unterschiedlichen Schwellenwerte, die mit der Deckung gemäß den Vorschriften für geschützte Veteranen und Menschen mit Behinderungen verbunden sind, gelten für nicht alle Unternehmen die gleichen Anforderungen gemäß diesen Vorschriften. Beispielsweise muss ein Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern und einem Bundesauftrag im Wert von 10.000 US-Dollar keinen Aktionsplan zur Förderung benachteiligter Gruppen entwickeln und hat keinerlei Verpflichtungen gemäß den Vorschriften für Veteranen, muss jedoch die Anforderungen in den Unterabschnitten A und B der überarbeiteten Vorschriften in Bezug auf Menschen mit Behinderungen einhalten. Ein weiteres Beispiel: Ein Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern und einem Bundesauftrag im Wert von 100.000 US-Dollar wäre nicht verpflichtet, einen Aktionsplan zur Förderung von Veteranen oder Menschen mit Behinderungen zu entwickeln, müsste jedoch die Anforderungen in den Unterabschnitten A und B sowohl der überarbeiteten Vorschriften für geschützte Veteranen als auch für Menschen mit Behinderungen einhalten.

Neue Anforderungen, die bis zum 24. März 2014 umgesetzt werden müssen

Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten neuen Anforderungen der überarbeiteten Vorschriften, die bis zum 24. März 2014 umgesetzt werden müssen. Wir werden auch eine grundlegende Einschätzung darüber abgeben, wie schwierig es für ein kleines Unternehmen mit einem einzigen Standort sein könnte, diese Anforderungen umzusetzen, wie schwierig es für ein größeres Unternehmen mit mehreren Standorten sein könnte, diese Anforderungen umzusetzen, und wer möglicherweise an den Umsetzungsmaßnahmen beteiligt sein muss. Bitte beachten Sie, dass die tatsächliche Schwierigkeit bei der Umsetzung einer bestimmten Anforderung sowie die an der Umsetzung beteiligten Personen von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein werden.

• Unternehmen müssen eine für alle Mitarbeiter zugängliche Mitteilung aushängen. – Die OFCCP wird Bundesauftragnehmern und Subunternehmern eine Mitteilung zur Verfügung stellen, die an alle Mitarbeiter versandt werden muss und deren Rechte gemäß den Bundesgesetzen zur positiven Diskriminierung von Veteranen und Menschen mit Behinderungen betrifft. Diese Mitteilung muss in einer Form bereitgestellt werden, die für Mitarbeiter mit Behinderungen zugänglich und verständlich ist. Wenn ein Unternehmen Mitarbeiter an entfernten Standorten beschäftigt, kann die Mitteilung unter bestimmten Umständen in elektronischer Form veröffentlicht werden. Eine elektronische Version der Mitteilung kann auf der Intranetseite des Unternehmens veröffentlicht oder per
  E-Mail an die Mitarbeiter. Das Unternehmen muss jedoch sicherstellen, dass alle Mitarbeiter Zugang zu der Mitteilung haben.

  -Schwierigkeitsgrad der Implementierung für kleine Unternehmen mit einem Standort: relativ einfach
  -Schwierigkeitsgrad der Implementierung für größere Unternehmen mit mehreren Standorten: relativ schwierig
  -Wer kann an der Implementierung beteiligt sein: Personalabteilung, Unternehmens-IT
  –HINWEIS: Stand 20. Januar 2014 wurde diese Mitteilung von der OFCCP noch nicht veröffentlicht.

• Unternehmen müssen eine für Bewerber zugängliche Bekanntmachung veröffentlichen. – Die OFCCP wird eine Mitteilung zur Verfügung stellen, die für Bewerber zugänglich sein muss und sie über ihre Rechte gemäß den Gesetzen für Veteranen und Menschen mit Behinderungen informiert. Diese Mitteilung muss in einer Form bereitgestellt werden, die für Bewerber mit Behinderungen zugänglich und verständlich ist. Unternehmen, die ein elektronisches Bewerbungsverfahren verwenden, müssen eine elektronische Mitteilung veröffentlichen, um Bewerber über ihre Rechte zu informieren. Wenn eine elektronische Bewerbermitteilung verwendet wird, muss diese „gut sichtbar zusammen mit oder als Teil der elektronischen Bewerbung gespeichert werden“. (Dieses Zitat stammt aus den Bundesvorschriften.)

  -Schwierigkeitsgrad der Umsetzung für kleine Unternehmen mit einem Standort: relativ schwierig
  -Schwierigkeitsgrad der Umsetzung für größere Unternehmen mit mehreren Standorten: schwierig
  -Wer kann an der Umsetzung beteiligt sein: Personalabteilung, Unternehmens-IT, Anbieter von Bewerbermanagementsystemen (ATS)
  –HINWEIS: Stand 20. Januar 2014 wurde diese Mitteilung von der OFCCP noch nicht veröffentlicht.

• Unternehmen müssen in allen Stellenanzeigen darauf hinweisen, dass qualifizierte geschützte Veteranen und Menschen mit Behinderungen für eine Anstellung in Betracht gezogen werden. – Die OFCCP verlangt, dass alle Stellenanzeigen einen Hinweis enthalten, der in etwa lautet: „Gleichberechtigter Arbeitgeber für geschützte Veteranen und Menschen mit Behinderungen“. Unternehmen dürfen KEINE abgekürzten Hinweise wie „EOE-M/F/D/V“ verwenden.

  -Schwierigkeitsgrad der Umsetzung für kleine Unternehmen mit einem Standort: relativ einfach
  -Schwierigkeitsgrad der Umsetzung für größere Unternehmen mit mehreren Standorten: relativ einfach
  -Wer kann an der Umsetzung beteiligt sein: Personalabteilung (insbesondere Personalbeschaffung), externe Anbieter für Werbung

• Neue Anforderungen für die Veröffentlichung von Stellenangeboten bei den staatlichen Arbeitsvermittlungsstellen (ESDS) – Bundesauftragnehmer und Subunternehmer müssen offene Stellen bei der zuständigen Arbeitsvermittlungsstelle (Employment Service Delivery System, ESDS) melden. Das Unternehmen muss die ESDS-Stelle in jedem Bundesstaat, in dem es Niederlassungen hat, über seinen Status als Bundesauftragnehmer oder Subunternehmer informieren und die vorrangige Vermittlung von geschützten Veteranen beantragen. Die Informationen müssen der ESDS-Stelle in „jeder von der Stelle zugelassenen Form und jedem von ihr zugelassenen Format“ zur Verfügung gestellt werden. Unternehmen müssen den Namen und den Standort jedes Einstellungsortes innerhalb eines Bundesstaates sowie den Namen eines „Auftragnehmerbeauftragten” für jeden Standort angeben. Der „Auftragnehmerbeauftragte” kann ein Ansprechpartner aus der Personalabteilung, der Geschäftsleitung oder ein anderer Mitarbeiter sein, der Informationen über den Standort bestätigen kann. Unternehmen müssen außerdem die Kontaktdaten aller „externen Arbeitsvermittlungsorganisationen” angeben, die sie bei der Einstellung unterstützen. Unternehmen müssen die oben genannten Informationen über Standorte, Vertragsbeauftragte und externe Arbeitsvermittlungsorganisationen „gleichzeitig mit der ersten Stellenausschreibung [des Arbeitgebers] bei jeder [ESDS]“ nach dem 24. März 2014 bereitstellen. Schließlich müssen Unternehmen alle Änderungen an den oben genannten Informationen bei der zuständigen ESDS-Behörde zum Zeitpunkt der nächsten Stellenausschreibung nach der Änderung aktualisieren.

  -Schwierigkeitsgrad der Umsetzung für kleine Unternehmen mit einem Standort: mäßig schwierig
  -Schwierigkeitsgrad der Umsetzung für größere Unternehmen mit mehreren Standorten: sehr schwierig
  -Wer kann an der Umsetzung beteiligt sein: Personalabteilung (insbesondere Personalvermittler), Unternehmens-IT, externe Anbieter für die Personalbeschaffung, externe Anbieter für die Ausschreibung von Stellen

• Unternehmen müssen in allen Unterverträgen und Bestellungen eine spezifische EEO-Klausel aufnehmen. – Bundesauftragnehmer und Subunternehmer müssen in Unterverträgen und Bestellungen einen Absatz über Veteranen UND einen Absatz über Menschen mit Behinderungen aufnehmen. Die Klausel für geschützte Veteranen muss sich auf 41 CFR 60-300.5(a) beziehen und muss in FETT Text und muss unverändert wie folgt lauten:
  • Dieser Auftragnehmer und Subunternehmer muss die Anforderungen von 41 CFR 60–300.5(a) einhalten. Diese Vorschrift verbietet die Diskriminierung qualifizierter geschützter Veteranen und verlangt von den betroffenen Hauptauftragnehmern und Subunternehmern positive Maßnahmen zur Einstellung und Förderung qualifizierter geschützter Veteranen.

  Die Klausel für Menschen mit Behinderungen muss sich auf 41 CFR 60-741.5(a) beziehen, muss in FETTDRUCK verfasst sein und muss unverändert wie folgt lauten:

  • Dieser Auftragnehmer und Subunternehmer muss die Anforderungen von 41 CFR 60-741.5(a) einhalten. Diese Vorschrift verbietet die Diskriminierung qualifizierter Personen aufgrund einer Behinderung und verlangt von den betroffenen Hauptauftragnehmern und Subunternehmern positive Maßnahmen zur Einstellung und beruflichen Förderung qualifizierter Personen mit Behinderungen.

  -Schwierigkeitsgrad der Umsetzung für kleine Unternehmen mit einem Standort: mäßig schwierig
  -Schwierigkeitsgrad der Umsetzung für größere Unternehmen mit mehreren Standorten: mäßig schwierig
  -Wer kann an der Umsetzung beteiligt sein: Personalwesen, Einkauf, Vertrieb

• Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Online-Bewerbungssysteme für Menschen mit Behinderungen zugänglich sind. – Unternehmen müssen Menschen mit Behinderungen, die ihre Online-Bewerbungssysteme nicht nutzen können, angemessene Vorkehrungen für die Bewerbung auf offene Stellen bieten.

  -Schwierigkeitsgrad der Umsetzung für kleine Unternehmen mit einem Standort: mäßig schwierig
  -Schwierigkeitsgrad der Umsetzung für größere Unternehmen mit mehreren Standorten: mäßig schwierig
  -Wer kann an der Umsetzung beteiligt sein: Personalabteilung, externe Anbieter für Werbung

• Gewerkschaftsmeldung – Ein Auftragnehmer oder Subunternehmer des Bundes muss Arbeitnehmergruppen, mit denen er einen Tarifvertrag abgeschlossen hat, darüber informieren, dass das Unternehmen an die Bundesgesetze zur positiven Diskriminierung bestimmter Gruppen von Veteranen gebunden ist und dass das Unternehmen positive Diskriminierung praktizieren und Diskriminierung geschützter Veteranen vermeiden wird.

  -Schwierigkeitsgrad der Umsetzung für kleine Unternehmen mit einem Standort: einfach
  -Schwierigkeitsgrad der Umsetzung für größere Unternehmen mit mehreren Standorten: relativ einfach
  -Wer kann an der Umsetzung beteiligt sein: Personalabteilung (insbesondere Arbeitsbeziehungen), Rechtsberater

Bundesauftragnehmer und Subunternehmer sollten die Website der OFCCP unter http://www.dol.gov/ofccp im Auge behalten, um zu erfahren, wann die oben beschriebene Mitteilung an Mitarbeiter und Bewerber verfügbar ist. Unternehmen, die allen oben genannten Anforderungen unterliegen, sollten bereits jetzt mit der Planung beginnen, wie sie diese verschiedenen Anforderungen umsetzen werden. Während der Ende März beginnenden Überprüfungen der Einhaltung der Affirmative-Action-Vorschriften haben die Compliance-Beauftragten der OFCCP das Recht, Unterlagen anzufordern, aus denen hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt wurden.

Weitere Informationen zu den überarbeiteten Vorschriften der OFCCP bezüglich geschützter Veteranen und Menschen mit Behinderungen erhalten Sie von Bill Osterndorf unter [email protected].

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.