Widerstehen Sie der Versuchung, Bewerber von einer Ausschreibung in eine andere zu verschieben

Dieser Artikel befasst sich mit dem Trend elektronischer Bewerberverwaltungssysteme, Personalvermittlern mehr Flexibilität bei der Verschiebung von Bewerbern zu gewähren, die sich auf eine bestimmte Stelle beworben haben, sodass der Bewerber zu einem späteren Zeitpunkt für dieselbe Stelle oder für andere Positionen als die, auf die er sich beworben hat, in Betracht gezogen werden kann. Wir lehnen diesen Trend für Arbeitgeber, die als Auftragnehmer für die Regierung tätig sind und der Zuständigkeit der OFCCP unterliegen, ab, da wir gesehen haben, wie sich diese Flexibilität für Personalvermittler in den Compliance-Prüfungen der OFCCP während der Obama-Regierung negativ ausgewirkt hat. Nur weil andere Arbeitgeber diese Funktion wünschen und die Flexibilität loben, bedeutet das nicht, dass Arbeitgeber, die als Auftragnehmer für die Regierung tätig sind, diese Praxis übernehmen sollten. Die Gründe, warum wir diese Praxis ablehnen, sind:
 

• Auftragnehmer der Regierung sind verpflichtet, die ethnische Zugehörigkeit und das Geschlecht der Bewerber zu erfragen, wodurch die OFCCP die Auswahlentscheidungen des Arbeitgebers in jeder Phase des Einstellungsprozesses bewerten kann.
• Regierungsauftragnehmer sind verpflichtet, jährliche Analysen der Auswirkungen ihres Auswahlverfahrens auf verschiedene Geschlechter und ethnische Gruppen zu erstellen. Wenn der Arbeitgeber Bewerber immer wieder dupliziert und sie von einer Stellenausschreibung zur nächsten verschiebt, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass dies statistisch signifikante negative Auswirkungen auf die Einstellung hat.
• Auftragnehmer der Regierung sollten die Definition des OFCCP für Internetbewerber verwenden, aber es wird auch erwartet, dass sie jeden Bewerber, der tatsächlich für eine offene Stelle in Betracht gezogen wurde, einstufen, damit der Arbeitgeber erkennen kann, welche Bewerber welche Phase des Einstellungsprozesses durchlaufen haben.

Da nichtstaatliche Auftragnehmer nicht den Vorschriften der OFCCP unterliegen und nicht der Zuständigkeit der OFCCP unterliegen, sind sie in ihrem Einstellungsprozess flexibler. Sie haben den Luxus, einen Bewerber zu bewerten, um zu sehen, wo diese Person am besten passt. Die Stelle, auf die sich der Bewerber beworben hat, kann sich von der Stelle unterscheiden, für die er eingestellt wird.

Personalvermittler von Auftragnehmern der Regierung haben diesen Luxus nicht. Je mehr Personalvermittler in staatlichen Auftragnehmerunternehmen Kandidaten zwischen verschiedenen Stellenangeboten hin- und herbewegen, desto größer ist das Risiko, dass die OFCCP den Einstellungsprozess als einen einzigen kontinuierlichen Bewerberpool betrachtet. Wenn Bewerber hingegen nur innerhalb des Stellenangebots berücksichtigt werden, auf das sie sich beworben haben, und in keinem anderen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die Bewerberpools isoliert auf Chancengleichheit geprüft werden. Diese Isolierung wird wichtig, wenn die Zusammensetzung der Bewerberpools hinsichtlich ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht sehr unterschiedlich ist, selbst wenn dies nur zufällig der Fall ist.

Gleiche Berufsbezeichnung wie bei der Einstellung, gleicher Vorgesetzter: am wenigsten problematisch

In diesem Szenario hat der Arbeitgeber einen laufenden Einstellungsprozess für eine häufig besetzte Stelle: Callcenter-Kundendienstmitarbeiter. Nachdem der Personalvermittler die Kandidaten auf ihre grundlegenden Qualifikationen geprüft hat, bewertet derselbe Personalverantwortliche die Kandidaten für die offene Stelle. Wenn der Arbeitgeber mathematische Gleichungen zur Bewertung der Chancengleichheit im Einstellungsprozess aufstellt, kann die Tatsache, dass sich ein Bewerber auf eine Stelle beworben hat, aber für eine andere Stelle mit derselben Berufsbezeichnung berücksichtigt wurde, mathematisch berücksichtigt werden, jedoch nur, wenn der Personalvermittler seine Aufgabe, den Bewerber korrekt zuzuordnen, erfüllt hat. Es ist relativ einfach, die Stelle, auf die sich der Bewerber beworben hat, und die Stelle, für die er eingestellt wurde, nachzuvollziehen. Es wäre eine bewährte Vorgehensweise, den Bewerber in beiden Stellenangeboten zuzuordnen. In der Stellenausschreibung 1 könnte die Einstufung, vorausgesetzt, dass die Person nicht tatsächlich für die Stelle in Betracht gezogen wurde, lauten: „in eine andere Stellenausschreibung verschoben” oder „nicht berücksichtigt”, und in der Stellenausschreibung 2, wo der Bewerber vermutlich tatsächlich für die Stelle in Betracht gezogen wurde, wäre die Einstufung etwas aussagekräftiger, z. B. „nicht qualifiziert” oder „qualifiziert, aber nicht zum Vorstellungsgespräch eingeladen” oder „zum Vorstellungsgespräch eingeladen, aber nicht eingestellt” oder „eingestellt”. Es gibt viele andere Möglichkeiten, um die Phase, die der Bewerber in der zweiten Stellenausschreibung erreicht hat, und das Ergebnis dieser Phase zu vermitteln. Wenn derselbe Personalverantwortliche Entscheidungen für dieselbe Position trifft und der Personalvermittler die Entscheidungen gemäß den Vorschriften für Internetbewerber gut zugeordnet hat, ist es immer noch relativ einfach, mathematische Analysen zu entwickeln, die den Auswahlprozess des Arbeitgebers modellieren, ohne die Bewerberpools übermäßig aufzublähen.

Es ist in Ordnung, wenn der Personalverantwortliche die Bewerber aus der ersten Stellenausschreibung kopiert und in eine neue Stellenausschreibung einfügt, ohne dass sich die Kandidaten erneut bewerben müssen. Allerdings ist es auch hier wieder von entscheidender Bedeutung, dass der Personalverantwortliche sie korrekt in der Stellenausschreibung, auf die sie sich beworben haben, und in der Stellenausschreibung, für die sie eingestellt wurden, zuordnet.

Dispositionen in Anforderung 1 wie „Anforderung erfüllt” oder „qualifizierterer Kandidat ausgewählt” sind jedoch problematisch, da nicht klar ist, ob die Person tatsächlich in Anforderung 1 berücksichtigt wurde oder nicht. Der Personalvermittler muss mit einer Disposition mitteilen, ob der Bewerber in Req 1 berücksichtigt wurde oder nicht. Für jeden Kandidaten, der tatsächlich in Req 1 berücksichtigt wurde, muss der Personalvermittler auch das wesentliche Ergebnis des Überprüfungsprozesses des Arbeitgebers in dieser Anforderung festhalten.

Wenn der Einstellungsprozess nicht fortlaufend und kontinuierlich ist und der Personalverantwortliche separate, diskrete Einstellungsentscheidungen zu sehr unterschiedlichen Terminen trifft und die Personalvermittler die Flexibilität haben, auf eine alte Stellenausschreibung zurückzugreifen und Kandidaten in eine neue Stellenausschreibung zu verschieben, ohne dass sich der Kandidat erneut bewerben muss, führt dies zu einer Vermischung des zweiten Bewerberpools. Die OFCCP wird wahrscheinlich die Einstellungsdaten des Arbeitgebers dahingehend bewerten, dass jeder Kandidat aus dem ersten Bewerberpool, der nicht tatsächlich für die Stelle in Betracht gezogen wurde, für die zweite Stelle hätte in Betracht gezogen werden müssen. Die Bewerber, die sich im späteren Zeitraum beworben haben, wurden offensichtlich nicht für die frühere Stelle berücksichtigt, aber wenn die Trennung des Bewerbungsprozesses nicht gewahrt bleibt, wird der zweite Pool am Ende viel größer sein als der erste. Wenn einige Kandidaten aus der früheren Stellenausschreibung (vom Arbeitgeber) in die zweite Stellenausschreibung übernommen werden, muss der Arbeitgeber erklären, warum nicht alle nicht eingestellten Kandidaten aus der ersten Stellenausschreibung übernommen wurden.

Gleiche Berufsbezeichnung wie bei der Einstellung, anderer Personalverantwortlicher

In diesem Szenario gibt es einen gemeinsamen Personalvermittler, der Interessenbekundungen prüft, diese jedoch an verschiedene Stellen weiterleitet, damit sie von verschiedenen Personalverantwortlichen geprüft werden können. Der Kandidat hat sich auf eine Stelle beworben, war jedoch nicht der qualifizierteste Kandidat, hat aber möglicherweise einen sehr guten Eindruck im Vorstellungsgespräch hinterlassen. Anstatt mit einer völlig neuen Bewerberauswahl von vorne zu beginnen, übernimmt der Personalvermittler die qualifizierten Vorstellungsgesprächskandidaten von Manager 1 und kopiert die Informationen in die Stellenausschreibung 2, um sie an Manager 2 zur Prüfung für ein Vorstellungsgespräch weiterzuleiten. Es ist wichtig, dass der Kandidat in jeder der Stellenausschreibungen berücksichtigt wird.

Mathematisch gesehen ist es relativ einfach zu ermitteln, wie viele Personen für diese Position eingestellt wurden und wie oft jeder Bewerber für welche Stelle(n) in Betracht gezogen wurde. Bei der Abstimmung dieser Bewerberdaten ist es wichtig, eine Kombination aus Bewerbungsdatum, Anforderungsdatum, Namen des Vorgesetzten und Entscheidung zu verwenden, um Kandidaten auf echte Duplikate zu überprüfen.

Dennoch hat der Arbeitgeber die Trennung der Stellenausschreibungen aufgehoben, und die OFCCP verfügt nun über Beweise für einen einzigen zusammenhängenden Einstellungsprozess.

Unterschiedliche Berufsbezeichnung bei Bewerbung und Einstellung, jedoch innerhalb derselben AAP-Berufsgruppe

In diesem Szenario hat der Arbeitgeber ähnliche Arten von Stellen, aber die Personalvermittler suchen nach unterschiedlichen Berufsbezeichnungen. Die Bewerberin bewarb sich für die Stelle als Kreditorenbuchhalterin, die der AAP-Berufsgruppe 5A zugeordnet ist, aber sie war für diese Stelle nicht geeignet, da sie die Mindestanforderungen für diese bestimmte Position nicht erfüllte. Als der Personalvermittler sie vorab überprüfte, erfuhr er jedoch, dass die Kandidatin eine Veteranin ist. Kurz nachdem sie für die Stelle als Sachbearbeiterin in der Kreditorenbuchhaltung als „nicht qualifiziert” eingestuft wurde, wird eine Stelle als Finanzspezialistin frei. Ohne dass sich die Bewerberin selbst auf die Stelle als Finanzspezialistin beworben hat, versetzt die Personalvermittlerin die Kandidatin auf die zweite Stelle und leitet ihre Bewerbung an die Personalverantwortliche weiter. Die Personalvermittlerin ist der Meinung, dass sie das Richtige für die Veteranin tut, indem sie nach weiteren Möglichkeiten am Arbeitsplatz sucht, auf die die Veteranin möglicherweise Anspruch hat.

Das Problem ist nun, dass nach Ansicht der OFCCP alle Bewerber aus dem ursprünglichen Bewerberpool für die Stelle als Kreditorenbuchhalter für die Stelle als Finanzspezialist hätten in Betracht gezogen werden müssen. Warum hat der Personalvermittler gerade diesen einen Bewerber ausgewählt? Gab es andere Veteranen unter den Bewerbern für die Stelle als Kreditorenbuchhalter, die ebenfalls für die Stelle als Finanzspezialist qualifiziert waren? Woher weiß der Personalvermittler, wer Veteran ist und wer nicht? Sind die Daten zur Selbstidentifizierung einsehbar?

Außerdem muss der Arbeitgeber den Auswahlprozess mathematisch modellieren, um ihn im Hinblick auf Chancengleichheit zu bewerten. Die eingestellte Position und die beworbene Position stimmen nicht überein. Die Einstellungen gehen in den Zähler, aber was kommt für die Position „Finanzspezialist“ in die untere Hälfte? Nur die eine Bewerbung, die der Personalvermittler aus der ersten Anforderung ausgewählt hat? Der gesamte Pool an Sachbearbeitern für die Kreditorenbuchhaltung?

Mathematisch gesehen wird die OFCCP geltend machen wollen, dass der Bewerberpool für die Stelle als Finanzspezialist nicht nur aus der Person besteht, die der Personalvermittler auf diese Stelle versetzt hat, sowie denjenigen, die sich direkt auf die Stelle als Finanzspezialist beworben haben. Es sind alle Bewerber für die Stelle als Finanzspezialist sowie alle Bewerber für die Stelle als Buchhalter, da der Arbeitgeber von seinem Ermessen Gebrauch gemacht hat, eine Person zu versetzen, die sich nicht auf diese Stelle beworben hatte. Aus der Bewerbung geht hervor, dass sich der Kandidat auf die Stelle als Kreditorenbuchhalter beworben hat, aber als Finanzspezialist eingestellt wurde, sodass nun eine Diskrepanz besteht.

Hätte der Arbeitgeber den Bewerber nicht selbst versetzt, sondern darauf bestanden, dass sich der Bewerber auf die Stelle bewirbt (sodass es zwei separate Bewerbungen für den Bewerber gäbe: eine für die Stelle als Kreditorenbuchhalter und eine für die Stelle als Finanzspezialist), gäbe es für die OFCCP keinen Grund, darauf zu bestehen, den Bewerberpool für die Stelle als Finanzspezialist um alle Bewerber für die Stelle als Kreditorenbuchhalter zu erweitern. Es gäbe eine Bewerbung des Bewerbers für die Stelle als Finanzspezialist und eine Einstellung für die Stelle als Finanzspezialist. Die beworbene Position und die besetzte Position stimmen überein. Eine Person könnte sich doppelt für zwei verschiedene Stellen beworben haben, aber es würde sich nicht um eine doppelte Bewerberauswahl handeln.

Unterschiedliche Berufsbezeichnung in einer anderen Berufsgruppe

In diesem Szenario weiß der Arbeitgeber erst bei Beginn des Vorstellungsgesprächs, ob der Bewerber die Qualifikationen für verschiedene Jobebenen besitzt, die verschiedenen AAP-Jobgruppen zugeordnet sind. Beispielsweise reicht die Person eine Bewerbung ein und „kreuzt an”, dass sie für „jeden” Job in Betracht gezogen werden möchte. Sie bewirbt sich nicht auf eine bestimmte Stellenbezeichnung.

Der Arbeitgeber prüft die Bewerbung und lädt ihn aufgrund seiner Berufserfahrung als Maschinist zu einem Vorstellungsgespräch ein. Der Arbeitgeber hat sowohl eine Stelle als Maschinist als auch eine Stelle als Maschinistenhelfer zu besetzen. Der Arbeitgeber kann anhand der Bewerbungsunterlagen nicht entscheiden, welche der beiden Stellen besser zu ihm passt, bis er sich eingehend mit ihm über seine tatsächliche Berufserfahrung unterhalten hat. Was dieser Arbeitgeber unter einem Maschinisten versteht, könnte eine Tätigkeit sein, die ein höheres Qualifikationsniveau erfordert, als diese Person in der Vergangenheit ausgeübt hat, sodass die Stelle als Maschinistenhelfer besser zu ihr passen würde.

Der Arbeitgeber hat zwei verschiedene Berufsgruppen für Facharbeiter und für Hilfskräfte. Wenn der Bewerber nicht genau angeben muss, auf welche Stellen er sich bewirbt, kann der Arbeitgeber die Bemühungen der OFCCP nicht widerlegen, den gesamten Bewerberpool über den gesamten AAP-Zyklus hinweg zu nehmen und ihn in beiden Sätzen von Einstellungsanalysen für Berufsgruppen zu duplizieren. Wenn die Berufsgruppe, zu der auch Maschinisten gehören, auch Schweißer umfasst, bedeutet das dann, dass alle Bewerber für Hilfsberufe so betrachtet werden, als hätten sie sich auch für Schweißerstellen beworben? Ja, wenn der Arbeitgeber nach eigenem Ermessen Bewerber, die sich für „beliebige” Stellen beworben haben, auch für Schweißerstellen berücksichtigen kann.

Wenn der Arbeitgeber vom Bewerber nicht verlangt, sich auf eine bestimmte Stelle zu bewerben, geschweige denn auf eine bestimmte Ausschreibung, läuft er auch Gefahr, dass die OFCCP die Vermittlung dieser Personen überprüft. Nimmt der Arbeitgeber Bewerber einer bestimmten ethnischen Gruppe (Schwarze) und lenkt sie in Hilfsberufe, während er Bewerber einer anderen ethnischen Gruppe (Weiße) in besser bezahlte Handwerksberufe lenkt?

Wenn der Bewerber nicht die Stelle auswählt, auf die er sich bewirbt, und die Personalvermittler oder Einstellungsmanager des Arbeitgebers die Bewerber nach eigenem Ermessen zuweisen, wird es schwieriger, den Anspruch auf Vermittlung zu verteidigen.

Unterschiedliche Berufsbezeichnungen in verschiedenen Berufsgruppen über mehrere AAP-Zyklen hinweg

In der Regel aggregiert der Arbeitgeber die Daten zu Einstellungen und Bewerbern anhand derselben Affirmative-Action-Plan-Struktur, die er für seine Nutzungs- oder Zielanalyse entwickelt hat, was bedeutet, dass der Arbeitgeber diese Daten in den meisten Fällen nach Affirmative-Action-Berufsgruppen auswertet. Wenn der Arbeitgeber in den ersten sechs Monaten seines Planjahres für eine OFCCP-Konformitätsprüfung ausgewählt wird, reicht er in der Regel Daten für 12 Monate ein. Wird der Arbeitgeber in den letzten sechs Monaten seines Planjahres ausgewählt, reicht er in der Regel Daten für 18 bis 23 Monate ein. Wenn die OFCCP anhand der ersten Prüfungsunterlagen für eine bestimmte Berufsgruppe aus den Daten der ersten 12 Monate eine statistisch signifikante Diskriminierung bei der Einstellung feststellt, kann sie zusätzliche Daten für ein weiteres Jahr aus dem Vorjahr anfordern.
 

Wenn Auftragnehmer der Regierung ihren Auswahlprozess nicht in separate Bewerberpools unterteilen und Personalvermittler Kandidaten, die sich Ende 2017 beworben haben, in die Bewerberpools für 2018 verschieben können, wird die OFCCP diese über einen Zeitraum von zwei Jahren zusammenführen. Die OFCCP geht davon aus, dass jeder Bewerber für jede Stelle berücksichtigt wurde, die nach der Bewerbung des Kandidaten frei wurde. Wenn sich der Kandidat im März 2017 auf eine Stelle beworben hat, die im April 2017 mit einer anderen Person besetzt wurde, und die Personalvermittler die Befugnis und Möglichkeit haben, Kandidaten von einem Bewerberpool in einen anderen zu verschieben, ohne dass sich der Kandidat erneut bewerben muss, würde die OFCCP bei einer weiteren Stellenausschreibung im Juni 2017 davon ausgehen, dass alle nicht ausgewählten Kandidaten aus dem Bewerberpool vom März für die Stelle im Mai in Betracht gezogen worden sein sollten. Dieser Grundsatz gilt für den gesamten zweijährigen Datenzeitraum. Ein großer Bewerberpool, in dem davon ausgegangen wird, dass jeder einzelne Bewerber für jede nachfolgende Stelle berücksichtigt und als qualifiziert angesehen wurde.

Zusammenfassung

Einige Arbeitgeber, die als Auftragnehmer für die Regierung tätig sind, werden es Personalvermittlern weiterhin gestatten, Bewerber von einer Stellenausschreibung zu einer anderen zu verschieben, ohne dass sich der Kandidat erneut bewerben muss, da sie der Ansicht sind, dass die Risiken, die mit einer übermäßig starren und unflexiblen Vorgehensweise im Einstellungsprozess verbunden sind, die potenziellen Nachteile einer OFCCP-Konformitätsprüfung überwiegen. Sie werden diese Praxis so lange sanktionieren, bis sie geprüft werden. Andere Arbeitgeber, die sich gerade in einer Compliance-Prüfung durch die OFCCP befinden oder auf Vorwürfe der OFCCP hinsichtlich einer systematischen Ungleichbehandlung in einer Compliance-Prüfung reagieren mussten, werden die Bedeutung der Beibehaltung der isolierten Stellenanforderungsverteidigung zu schätzen wissen. Die OFCCP wird keine Durchsetzungsmaßnahmen einleiten, um ein Muster und eine Praxis der Diskriminierung bei der Einstellung anhand eines zweijährigen Datenpools geltend zu machen, wenn der Arbeitgeber alle Vorkehrungen getroffen hat, um Bewerber in einem auf Anforderungen basierenden System zu isolieren, und seinen Personalvermittlern untersagt hat, Bewerber zu verschieben, die sich nicht selbst auf jede Stelle beworben haben.

Es mag zwar starr und zeitaufwendig sein, aber angesichts der Art und Weise, wie die OFCCP ihre Internet-Bewerberregel durchgesetzt hat, ist es bei weitem die beste Vorgehensweise für Auftragnehmer der Regierung.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.