Mit dem Ende der Amtszeit von Präsident Obama wird deutlich, dass ein bleibendes Vermächtnis seiner Präsidentschaft die Verschmelzung von Technologie und Regierung sein wird. Bereits bei seiner Präsidentschaftskampagne 2008, bei der er wie kein Kandidat zuvor digitale Tools wie Facebook, Textnachrichten, Podcasts und „Big Data“-Analysen einsetzte, wurde klar, dass Präsident Obama einen strategischen Fokus auf Daten und Technologie legen würde.
Diese Sichtweise hat seine Präsidentschaft geprägt – nirgendwo wird dies deutlicher als in den zunehmend datenbasierten Initiativen der Bundesvollzugsbehörden. Die oberste Priorität der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) ist die Untersuchung und Beseitigung systemischer Diskriminierung. Wie geht sie dabei vor? Indem sie sich auf Arbeitgeberdaten und Datensysteme konzentriert, um aus einzelnen Diskriminierungsbeschwerden große Klassen zu bilden. Tatsächlich basiert die Position der EEOC auf der Prämisse, dass „auf jede Person, die eine Diskriminierungsklage einreicht, Dutzende oder sogar Hunderte weitere kommen, die sich nicht trauen, sich zu melden, aber durch die Analyse der Arbeitgeberdaten identifiziert und entschädigt werden können“.
Die OFCCP scheint diese Philosophie ebenfalls übernommen zu haben, da die Behörde zunehmend in der Lage ist, Big Data und Technologie zu nutzen, um gruppenbezogene Diskriminierung besser aufzuspüren und zu beseitigen. Die Motivation der OFCCP dafür mag rein altruistisch sein, aber es gibt Hinweise darauf, dass auch budgetäre Gründe hinter dieser datenbasierten Initiative stehen. Für das Geschäftsjahr 2016 beantragte die OFCCP beim Kongress eine Budgeterhöhung um 7,2 Millionen Dollar, um ihre Ermittlungskapazitäten auszubauen und zu spezialisieren. Der Kongress lehnte nicht nur die beantragte Erhöhung ab, sondern kürzte die Mittel der Behörde sogar um 1 Million Dollar. Diese Schwankung von 8,2 Millionen Dollar entspricht mehr als 7,5 % des Gesamtbudgets der OFCCP für 2016.
Wenn Unternehmen aus dem privaten Sektor mit Budgetkürzungen konfrontiert sind, versuchen sie, Effizienzsteigerungen zu nutzen, um „mit weniger mehr zu erreichen“. Die OFCCP scheint dasselbe zu versuchen, indem sie sich auf die Nutzung von Big Data und Technologie konzentriert, um ihre Ermittlungsbemühungen intelligenter und weitreichender zu gestalten.
Angesichts der verstärkten Fokussierung der Behörde auf Daten gibt es zwei Dinge, die jeder Auftragnehmer der Bundesregierung wissen muss, um sich ordnungsgemäß und proaktiv auf OFCCP-Audits vorzubereiten:
1. Die OFCCP nutzt ihr cloudbasiertes System, um über eine einzelne „Einrichtung” hinauszuschauen.
Vor einigen Jahren investierte die OFCCP in die Entwicklung eines internen cloudbasierten Datensystems zur Erfassung und Nachverfolgung von Compliance-Prüfungen. Das Ziel bestand darin, dass Compliance-Beauftragte nach der Zuweisung einer Prüfung frühere oder laufende Prüfungen anderer Standorte des Arbeitgebers recherchieren konnten, um etwaige systemische Compliance-Probleme zu identifizieren.
Die Bundesvorschriften erlauben es der OFCCP nur, Konformitätsprüfungen nach „Betriebsstätten” (d. h. physischen Adressen) durchzuführen. Sie erlauben keine Prüfung der unternehmensweiten Praktiken über alle Betriebsstätten hinweg. Dennoch haben wir erlebt, dass die OFCCP die Ergebnisse mehrerer betriebsbezogener Prüfungen zu Diskriminierung bei der Einstellung kombiniert und eine „globale” Einigung gefordert hat. Dies ist aus zwei Gründen von Bedeutung. Erstens werden Compliance-Beauftragte bei der Einleitung neuer Audits über Probleme „informiert”, die in anderen Audits entdeckt wurden und möglicherweise unternehmensweit auftreten – was es für den Compliance-Beauftragten viel einfacher macht, das Problem zu finden, und es für den Arbeitgeber viel schwieriger macht, den Vorfall als „Einzelfall” zu verteidigen. Zweitens zeigt die OFCCP, dass sie auf nationaler Ebene koordinieren kann (und wird), um potenziell isolierte Feststellungen zu nationalen, mehrere Niederlassungen betreffenden Problemen auszuweiten, was zu höheren Vergleichszahlungen und auffälligeren Schlagzeilen führt.
Die Behörde koordiniert die Untersuchung der Konformitätsprüfungen mehrerer Niederlassungen desselben Auftragnehmers. Dies gilt unabhängig davon, wo die Prüfungen durchgeführt werden. Tatsächlich hält die OFCCP landesweite Besprechungen mit Mitarbeitern ab, die an mehreren Konformitätsprüfungen für denselben Auftragnehmer in verschiedenen Bezirken und Regionen arbeiten – und sie vergleichen ihre Notizen. Wir haben sogar schon früh in Audits Anfragen erhalten, die Fachjargon aus internen Richtlinien und vergütungsbezogenen Daten enthalten, den der Compliance-Beauftragte zu Beginn eines Audits nicht kennen kann.
Arbeitgeber müssen sich bewusst sein, dass die OFCCP, wenn sie bei einer Prüfung an einem Standort ein Problem feststellt, davon ausgehen wird, dass dasselbe Problem auch an allen anderen Standorten besteht.
Was sollten Arbeitgeber tun, um sich vorzubereiten? Arbeitgeber müssen sich bewusst sein, dass die OFCCP, wenn sie bei einer Prüfung an einem Standort ein Problem feststellt, davon ausgehen wird, dass dasselbe Problem auch an allen anderen Standorten besteht. Selbst wenn die ursprüngliche Prüfung abgeschlossen ist, müssen Arbeitgeber bei nachfolgenden Prüfungen davon ausgehen, dass die Compliance-Beauftragten davon ausgehen, dass dasselbe Problem an allen anderen Standorten besteht, da sie darüber im cloudbasierten System lesen. Wenn die OFCCP beispielsweise nach einer Prüfung Ihres Standorts in Kalifornien einen technischen Verstoß wegen unzureichender Kontaktaufnahme mit Menschen mit Behinderungen festgestellt hat und die OFCCP nun Ihre Büros in New York und Michigan prüft, sollten Sie davon ausgehen, dass diese Prüfungen eine eingehende Untersuchung Ihrer Kontaktaufnahme mit Menschen mit Behinderungen für offene Stellen an diesen Standorten umfassen werden.
Kurz gesagt: In Zeiten des cloudbasierten Informationsaustauschs müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass sie nach den Audits Maßnahmen ergreifen, um alle Probleme/Verstöße, die die OFCCP bei ihren Audits einzelner Betriebe festgestellt hat, unternehmensweit zu beheben.
2. OFCCP geht tiefer ins Detail
Jedes Jahr muss die OFCCP dem Kongress einen Haushaltsantrag zusammen mit einem Bericht zur Begründung ihres Antrags vorlegen. In der Vergangenheit hat die OFCCP die Anzahl der begonnenen und abgeschlossenen Prüfungen als Beweis für ihre großartige Arbeit bei der Untersuchung und Beseitigung von Diskriminierung angeführt. Im Jahr 2015 war die OFCCP jedoch mit einer Reihe ehrgeiziger Initiativen beschäftigt, darunter die Schulung von Compliance-Beauftragten zu einem neuen Terminplanungsbrief und die Umsetzung neuer Vorschriften für geschützte Veteranen und Menschen mit Behinderungen. Infolgedessen ging die Zahl der 2015 eröffneten und abgeschlossenen Prüfungen deutlich zurück.
Die OFCCP verfolgt daher in ihrer jüngsten Mitteilung an den Kongress einen anderen Ansatz. In ihrer Haushaltsbegründung für 2017 (eingereicht im Jahr 2016) versucht die OFCCP, ihre mangelnden messbaren Ergebnisse im Jahr 2015 damit zu entschuldigen, dass die Behörde „bewusst lockere Ziele für den Abschluss von Fällen festgelegt hat, um sich auf ihre umfangreiche Liste offener Fälle von systematischer Diskriminierung zu konzentrieren”. Anstatt die abgeschlossenen Audits zu zählen, verlagerte die OFCCP den Schwerpunkt auf die Qualität jedes einzelnen Audits, um sicherzustellen, dass Diskriminierung nicht durch die übereilten Untersuchungen ihrer Compliance-Beauftragten übersehen wird.
Darüber hinaus hat die OFCCP „die Ziele für den Abschluss von Fällen vollständig abgeschafft“ zugunsten ihrer „Durchsetzungsprioritäten“, darunter komplexe systemische Entschädigungsfälle. Laut OFCCP führte dieser neue Ansatz 2015 zu „Rekordwerten beim Prozentsatz der Fälle ohne größere Mängel“ und beim Prozentsatz der Fälle ohne Fehler der Behörde. Und für die Zukunft berichtete die OFCCP, dass sie beabsichtigt, „diese neue Strategie fortzusetzen, um die Qualität der Fälle zu maximieren und größeren systemischen Diskriminierungsfällen Vorrang einzuräumen, die das Potenzial haben, mehr Arbeitnehmern zu helfen und dadurch noch höhere Gesamtbeträge an Nachzahlungen zu erzielen“.
Es hat sich sogar das Ziel gesetzt, dass 30 % seiner Feststellungen von Diskriminierung entschädigungsbezogen sein sollen.Mit anderen Worten: Anstatt so viele Audits wie möglich durchzuführen, wird die OFCCP ihre Ressourcen darauf konzentrieren, weniger Audits, dafür aber gründlicher, durchzuführen. Sie hat sich sogar das Ziel gesetzt, dass 30 % ihrer Feststellungen von Diskriminierung im Zusammenhang mit der Vergütung stehen sollen. Das ist für Arbeitgeber nicht gut (es sei denn natürlich, sie können dadurch Audits ganz vermeiden). In der Vergangenheit übte die OFCCP Druck auf Compliance-Beauftragte aus, Audits schnell zu bearbeiten – was dazu führte, dass viele Compliance-Beauftragte nur oberflächliche Überprüfungen der AAPs durchführten, um einfach mehrere Bereiche der Compliance „abzuhaken”. Laut der Budgetbegründung für 2017 werden Compliance-Beauftragte nun angewiesen, langsamer vorzugehen und die AAP-Berichte sorgfältig zu prüfen. Bei Audits hat dies bereits zu einer erhöhten Anzahl von Informationsanfragen, Nachfragen zu den Antworten und weiteren Nachfragen zu diesen Antworten geführt, und so weiter und so fort.
Was können Arbeitgeber tun, um sich vorzubereiten? Bei der Vorbereitung auf Audits können es sich Arbeitgeber nicht mehr leisten, etwas unversucht zu lassen. Es ist jetzt wichtiger denn je, dass Arbeitgeber alle Aspekte der Compliance sorgfältig überprüfen, einschließlich der Durchführung eigener proaktiver, gründlicher Datenanalysen, bevor sie etwas an die OFCCP übermitteln.
Schlussfolgerung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Arbeitgeber, die mehreren Compliance-Prüfungen unterzogen werden, nicht davon ausgehen sollten, dass diese Audits unabhängig voneinander oder isoliert durchgeführt werden. Sie werden parallel abgewickelt, wobei jedes einzelne die anderen beeinflusst. Darüber hinaus können Arbeitgeber nicht mehr davon ausgehen, dass die OFCCP sich nicht die Zeit nehmen wird, bei Audits jeden Stein umzudrehen, um potenzielle Probleme aufzudecken.
Angesichts der jüngsten negativen Berichterstattung über die OFCCP und der Kritik des Kongresses wegen ausbleibender Ergebnisse sollten Arbeitgeber angesichts des bevorstehenden Endes der Amtszeit des Präsidenten wachsam sein. Die OFCCP könnte auf mehr Verstöße (und letztlich Vergleiche) drängen, um ihren Kurs zu rechtfertigen, ihre Prioritäten zu bestätigen und neue Gelegenheiten zu schaffen, um zu zeigen, dass sie „den guten Kampf“ gewinnt. Diese Verstöße können in Form von Diskriminierung bei der Einstellung oder der Verwaltung von Vergütungen auftreten – datengestützte Prioritäten sowohl für die Behörde als auch für die Verwaltung.
Seien Sie also vorbereitet. Unter der Führung des Präsidenten hat sich die OFCCP zu einer weitaus strategischeren Vollzugsbehörde entwickelt. Unsere Ansätze zur Audit-Verteidigung sollten diesen Trend berücksichtigen und entsprechend angepasst werden.
Um mehr über die Einhaltung der OFCCP-Vorschriften und strategische Audit-Verteidigung, bewährte Verfahren im Bereich der Chancengleichheit am Arbeitsplatz und EEO-Lohnanalysen zu erfahren, wenden Sie sich bitte an Scott Pechaitis unter 303 876 2201 oder [email protected] oder Chris Patrick unter 303 876 2202 oder [email protected].
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
