Ein Bundesrichter in Washington D.C. hat kürzlich für Aufruhr in der Arbeitgebergemeinschaft gesorgt, indem er eine überarbeitete Version des EEO-1-Berichts wieder in Kraft gesetzt hat, mit dem nun erneut Vergütungsdaten von Arbeitgebern im ganzen Land erhoben werden sollen. Die Wiederaufnahme der umstrittenen Überarbeitungen, die kurz nach dem Amtsantritt von Präsident Trump vom Weißen Haus verworfen worden waren, könnte durch eine Berufung angefochten werden und auch zu weiteren Manövern der Behörde führen. Auch wenn das letzte Kapitel dieser Kontroverse noch nicht geschrieben ist, müssen sich Arbeitgeber darauf einstellen, dass ihre Vergütungspraktiken bald wie nie zuvor unter die Lupe der Bundesbehörden genommen werden.
Tatsächlich wurde zusätzlich zu den neu eingeführten Anforderungen zur Meldung von Lohndaten gemäß EEO-1 auch das Gesetz zur Lohngerechtigkeit (Paycheck Fairness Act) in der Legislative wieder aktiviert. Der Paycheck Fairness Act enthält zwei Bestimmungen zur Meldung von Lohndaten: (1) Er würde die EEOC verpflichten, Lohndaten nach Geschlecht und ethnischer Zugehörigkeit zu erheben, und (2) er würde das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums verpflichten, Vergütungsdaten für Auftragnehmer der Bundesregierung zu erheben. Im Gegensatz zu den sehr detaillierten EEO-1-Lohndatenanforderungen legt keine der beiden Bestimmungen des Paycheck Fairness Act fest, wie die Daten erhoben oder gespeichert werden sollen.
Natürlich können Arbeitgeber mit globalen Aktivitäten bereits Verpflichtungen zur Meldung von Lohndaten unterliegen, wenn sie 250 oder mehr Mitarbeiter im Vereinigten Königreich oder anderen Ländern mit ähnlichen Anforderungen zur Analyse und Veröffentlichung der Ergebnisse geschlechtsspezifischer Lohnunterschiede beschäftigen.
Schließlich hat die Vielzahl staatlicher und lokaler Gesetze in den Vereinigten Staaten die Bedeutung der Lohngleichheit für die Arbeitgeberschaft deutlich gemacht – sowohl für Auftragnehmer der Bundesregierung als auch für private Arbeitgeber. Einige Bundesstaaten haben vorgeschlagen, die Unterlagen ähnlich wie im Vereinigten Königreich auf einer öffentlichen Website zu veröffentlichen, allerdings wurden diese Gesetze noch nicht verabschiedet.
Der steinige Weg der Anforderungen an die Lohnangaben im EEO-1-Bericht
In der Vergangenheit mussten Arbeitgeber mit 100 oder mehr Beschäftigten und Bundesauftragnehmer mit 50 oder mehr Beschäftigten jährlich Arbeitgeberinformationsberichte (EEO-1-Berichte) vorlegen, in denen die Anzahl ihrer Beschäftigten nach Berufsgruppe, Rasse, Geschlecht und ethnischer Zugehörigkeit angegeben wurde. In den letzten Jahren gab es jedoch auf Bundesebene einen anhaltenden Streit darüber, ob die EEO-1-Berichte auch als Instrument zur Meldung von Lohndaten verwendet werden sollten.
Die vorgeschlagene Ausweitung der Berichterstattung („Komponente 2“) sollte Lohnunterschiede (auch unter Berücksichtigung der von den Beschäftigten geleisteten Arbeitsstunden) aufzeigen, anhand derer die Behörde dann gezielt bestimmte Arbeitgeber oder Branchen auf Lohnunterschiede untersuchen könnte. 
Die Wende kam 2016, als die EEOC Änderungen am EEO-1-Bericht vorschlug, wonach Arbeitgeber verpflichtet wären, Lohndaten und die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden ihrer Belegschaft anzugeben. Die vorgeschlagene Erweiterung der Berichterstattung („Komponente 2“) sollte Lohnunterschiede (auch unter Berücksichtigung der von den Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden) aufdecken, die die Behörde dann nutzen könnte, um bestimmte Arbeitgeber oder Branchen gezielt auf Lohndiskriminierung zu untersuchen. Das überarbeitete Formular, das im Oktober 2016 vorgestellt wurde, sollte von den Arbeitgebern bis zum 31. März 2018 eingereicht werden, wobei eine „Mitarbeiter-Momentaufnahme” eines beliebigen Zahlungszeitraums zwischen dem 1. Oktober 2017 und dem 31. Dezember 2017 sowie die Vergütungsdaten aus den W-2-Lohnabrechnungen der Mitarbeiter, die nach dem 31. Dezember 2017 erstellt wurden, zu verwenden waren.
Im August 2017 kam es jedoch zu einer weiteren Wendung. Das Office of Management and Budget (OMB) gab bekannt, dass es erhebliche Bedenken hinsichtlich der überarbeiteten EEO-1-Berichtspflichten habe, darunter, dass „einige Aspekte der überarbeiteten Datenerhebung keinen praktischen Nutzen haben, unnötig aufwendig sind und Datenschutz- und Vertraulichkeitsfragen nicht angemessen berücksichtigen“. Infolgedessen wurde Komponente 2 des EEO-1-Berichts aufgehoben.
Diese Maßnahme stieß bei mehreren Interessenverbänden auf Ablehnung, und das National Women’s Law Center sowie der Labor Council for Latin American Advancement reichten im November 2017 Klage gegen die EEOC und das OMB ein, um die Lohnangabenpflicht im EEO-1-Bericht wieder einzuführen. Anfang März 2019 fällte das Bezirksgericht in Washington, D.C., vor dem die Klage anhängig war, sein Urteil.
Bundesrichter beseitigt Hindernis für die Meldung von EEO-1-Lohndaten
Richterin Tanya S. Chutkan vom US-Bezirksgericht für den District of Columbia veröffentlichte am späten Abend des 4. März 2019 eine 42-seitige Stellungnahme im Fall National Women’s Law Center gegen OMB, in der sie den überarbeiteten EEO-1-Bericht wieder aufnahm. Sie entschied, dass das OMB keinen triftigen Grund für eine Kursänderung hatte, da es nicht nachweisen konnte, dass zwischen dem Zeitpunkt der Fertigstellung des Regelungsentwurfs und dem Zeitpunkt der Zurückweisung der Überarbeitungen relevante Umstände eingetreten waren, die diese Maßnahme rechtfertigten. Und obwohl das OMB angab, dass es der Ansicht sei, dass der Öffentlichkeit keine ausreichende Gelegenheit gegeben worden sei, die Vorschläge zu prüfen und sinnvolle Kommentare abzugeben, wies Richterin Chutkan dieses Argument als „fehlgeleitet, unzutreffend und letztlich nicht überzeugend” zurück.
Insofern, als das OMB seine Entscheidung, Komponente 2 des überarbeiteten EEO-1 zu verwerfen, damit begründete, dass die Datenerhebung nur von begrenztem Nutzen sei, sich als übermäßig aufwendig erweisen würde und Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Vertraulichkeit aufwerfen würde, stellte Richter Chutkan fest, dass diese Begründungen alle in direktem Widerspruch zu den Feststellungen der EEOC standen, als die Behörde die Überarbeitungen ursprünglich im Jahr 2016 herausgab. „Das OMB hat diese Unstimmigkeiten nicht erklärt“, sagte der Richter, was gegen den Rechtsgrundsatz verstößt, wonach eine Behörde erklären muss, „warum sie sich für ihr Vorgehen entschieden hat“.
Die Richterin stellte fest, dass es Bundesbehörden freisteht, ihre bestehenden Richtlinien zu ändern, dass sie dafür jedoch „eine begründete Erklärung für die Änderung vorlegen müssen“. Stattdessen entschied Richterin Chutkan in diesem Fall, dass die Maßnahme des OMB, die Erhebung von Lohndaten durch die EEOC auszusetzen, „willkürlich und launenhaft“ sei, da sie „völlig ohne die nach Bundesrecht erforderliche begründete Erklärung“ erfolgt sei. Sie kam zu dem Schluss, dass das OMB „unzureichende Gründe“ für seine Entscheidung zur Aussetzung der Datenerhebung vorgebracht habe und dass Gerichte „sich nicht auf die schlüssigen oder unbegründeten Vermutungen einer Behörde stützen“.
Auf welche Kontrollpunkte sollten wir achten?
Richter Chutkan ordnete die Wiederaufnahme der Erhebung von Lohndaten an und wies darauf hin, dass die Arbeitgeber 2016–2017 über ein Jahr Zeit hatten, sich auf die überarbeiteten Berichte vorzubereiten, und mit der Möglichkeit rechnen mussten, dass das erweiterte EEO-1-Formular wieder eingeführt werden könnte. Das bedeutet, dass die meisten privaten Arbeitgeber mit 100 oder mehr Beschäftigten und alle Bundesauftragnehmer oder Erstunterauftragnehmer mit 100 oder mehr Beschäftigten in naher Zukunft Vergütungsdaten, aufgeschlüsselt nach Rasse, Geschlecht und ethnischer Zugehörigkeit, erheben und an die EEOC übermitteln müssen. Die Vergütung muss weiter in eine von 12 Gehaltsstufen unterteilt werden, die ursprünglich von der EEOC erstellt wurden und in der entsprechenden Kategorie der zehn vorab festgelegten Berufsgruppen verwendet werden, in denen Arbeitgeber routinemäßig und jährlich die demografischen Daten ihrer Belegschaft melden. Der einstündige EEO-1-Bericht wird erneut zu einem mehrseitigen Dokument erweitert, das die Vergütungsdaten aus der Lohnabrechnung in die demografischen Daten des HRIS integriert. Bei vielen Arbeitgebern werden die Vergütungsdaten und die Informationen zu den geleisteten Arbeitsstunden separat in Datenbanken gespeichert, die nicht ohne Weiteres miteinander kommunizieren oder integriert werden können.
Wir gehen davon aus, dass wir in Kürze weitere Informationen von der Behörde darüber erhalten werden, ob die EEO-1-Berichte für 2018 – die aufgrund der durch die teilweise Schließung der Bundesbehörden Anfang 2019 erforderlichen Fristverlängerung durch die EEOC bis zum 31. Mai einzureichen sind – diese Vergütungsinformationen enthalten müssen oder ob die Arbeitgeber eine Art Aufschub erhalten werden. Tatsächlich ist es zweifelhaft, dass die EEOC derzeit in der Lage ist, die Lohndaten selbst zu erheben und zu verwalten, da sie ebenso wenig darüber informiert war wie die Arbeitgeber. Die EEOC hat das Gericht gebeten, ihr zu gestatten, die Lohndaten für 2018 bis zum 30. September 2019 einzureichen. Die klagenden Organisationen bestehen darauf, dass die EEOC bereit sein sollte, die Lohndaten bis zum Stichtag 31. Mai 2019 zu erheben, und dass die Arbeitgeber zur Einreichung verpflichtet werden sollten. Das Gericht hat für den 16. April eine weitere Anhörung angesetzt, um weitere Klarheit zu schaffen und hoffentlich eine Entscheidung zu treffen.
Ob das nächste Hindernis für den Prozess in Form einer Verzögerung des Berichtszeitraums oder einer Verschiebung des überarbeiteten Berichts auf das nächste Jahr auftreten könnte, ist ungewiss. Tatsächlich wurde das EEO-1-Portal am 18. März 2019 ohne eine Anfrage nach Gehaltsdaten eröffnet. Die Behörde hatte erklärt, dass sie sich intensiv mit diesem Thema befasse, und versprochen, gegebenenfalls aktuelle Informationen bereitzustellen. In der Zwischenzeit befindet sich die Arbeitgeberschaft entweder in einer Vollbremsung oder zumindest in einer „Ausweichposition”.
Wir gehen davon aus, dass das OMB gegen die Entscheidung beim Berufungsgericht des District of Columbia Berufung einlegen und eine Verschiebung der Umsetzung der überarbeiteten EEO-1-Vorschriften beantragen wird, solange das Berufungsverfahren anhängig ist. Damit würde die Meldung von Lohndaten gemäß EEO-1 erneut ausgesetzt und den Arbeitgebern würde vorübergehend etwas Luft verschafft. Es wäre auch nicht überraschend, wenn die Behörde sich erneut daran machen würde, die Vorschriften so zu überarbeiten, dass sie einer weiteren gerichtlichen Überprüfung standhalten könnten.
Unabhängig davon, was passieren könnte, sollten Arbeitgeber davon ausgehen, dass sie bald die überarbeiteten EEO-1-Meldevorschriften einhalten müssen. Das bedeutet, dass Arbeitgeber vorrangig ihre aktuellen Vergütungssysteme überprüfen und etwaige Lohnunterschiede identifizieren und beseitigen sollten. Es ist von entscheidender Bedeutung, jetzt Maßnahmen zu ergreifen, um eine möglicherweise bevorstehende verstärkte Kontrolle zu minimieren.
Gabelung im Weg? EEO-1-Lohndaten versus AAP-Selbstprüfungen zur Vergütung
Natürlich führen Bundesauftragnehmer und Subunternehmer, die den vollständigen Anforderungen der Affirmative Action unterliegen, seit Jahren regelmäßige Vergütungsprüfungen ihrer Belegschaft durch. Daher ist die Gemeinschaft der Bundesauftragnehmer besser als die Gemeinschaft der privaten Arbeitgeber in der Lage, interne elektronische Mechanismen zur Erfassung und Analyse dieser Daten einzurichten. Der wesentliche Unterschied zwischen den regelmäßigen Vergütungs-Selbstprüfungen der Auftragnehmer und den EEO-1-Meldungen besteht jedoch darin, dass die Vergütungs-Selbstprüfungen nicht bei einer Regierungsbehörde eingereicht werden müssen. Tatsächlich bleiben die Vergütungs-Selbstprüfungen vertraulich und gelten nicht als Teil des eigentlichen Affirmative Action Plans, es sei denn, der Auftragnehmer wird von der OFCCP geprüft.
Sind wir schon da?
Durch eine gründliche interne Prüfung der Vergütungspraktiken kann ein Arbeitgeber feststellen, ob Lohnunterschiede bestehen, die einer weiteren Untersuchung bedürfen. Eine rechtzeitige interne Lohnüberprüfung verschafft dem Arbeitgeber Zeit, um zu entscheiden, ob etwaige Ungleichheiten durch legitime und nichtdiskriminierende Gründe gerechtfertigt sind oder ob Korrekturmaßnahmen ergriffen werden müssen, um problematische Lohnunterschiede zu beseitigen. Dies ermöglicht es dem Arbeitgeber auch, unerklärliche Lohnungleichheiten auf eine Weise zu korrigieren, die seine geschäftlichen Bedürfnisse weniger beeinträchtigt und keine Probleme in den Arbeitnehmerbeziehungen verursacht. Natürlich sollte der Auftragnehmer bei der Durchführung einer Lohnprüfung berücksichtigen, wie er die für Komponente 2 des EEO-1-Berichts erforderlichen Daten erfassen wird, wenn dies erforderlich ist – was sofort der Fall sein könnte, da die an dem jüngsten Gerichtsverfahren beteiligten Behörden keine Folgemaßnahmen ergriffen haben.
Dementsprechend empfehlen wir Ihnen, eine Lohn- und Gehaltsprüfung durchzuführen, um ein besseres Verständnis Ihrer Vergütungspraktiken zu erlangen oder zu verbessern, insbesondere wenn seit der letzten regelmäßigen Überprüfung der Vergütung in Ihrem Unternehmen gemäß den gesetzlichen Anforderungen zur positiven Diskriminierung bereits einige Zeit vergangen ist. Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen aufgrund der zunehmenden Komplexität aufgrund unterschiedlicher gesetzgeberischer Entwicklungen in den einzelnen Bundesstaaten dringend, Ihren Anwalt frühzeitig in diese Analyse einzubeziehen.
Während wir darauf warten, in den kommenden Wochen oder Monaten mehr über die Zukunft des überarbeiteten EEO-1 zu erfahren, fordern wir die Gemeinschaft der Bundesauftragnehmer dringend auf, die Situation weiterhin zu bewerten und diese Entwicklungen zu beobachten.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
