Drei Fehler beim Kanzleipanel - und wie man sie vermeidet

Dieser Artikel ist eine gekürzte Fassung eines Beitrags, der in Legal Evolution unter dem Titel „Die vier fatalen Fehler von Anwaltskanzlei-Gremien“veröffentlicht wurde .

Für Unternehmenskunden versprechen bevorzugte Anbieterlisten von Anwaltskanzleien eine Verbesserung der Qualität und Reaktionsfähigkeit bei gleichzeitiger Kostensenkung. Die potenziellen Vorteile sind attraktiv: Eine kurze Liste von Anwaltskanzleien bietet proaktiven Service, konsistente Kundenteams, mehrjährige Festpreise und große Mengenrabatte. Anwaltskanzlei-Listen sind mittlerweile allgegenwärtig.

Wie jedoch viele General Counsel und Leiter der Rechtsabteilung festgestellt haben, ist es sehr schwierig, solche Gremien erfolgreich zu gestalten. Viele werden nie ins Leben gerufen, andere werden zwar ins Leben gerufen, sind aber nie wirklich erfolgreich. Warum ist es so schwierig, eine Liste bevorzugter Anbieter zu erstellen? Zum Teil, weil das „Erstellen einer Liste” viel schwieriger ist, als es klingt, aber vor allem, weil es nur ein kleiner Teil eines viel größeren Prozesses ist.

Bei AdvanceLaw haben wir einen Logenplatz, wenn es um Panel-Vereinbarungen geht; wir sehen, wie sie erfolgreich sind, und wir sehen, wie sie scheitern. Im Folgenden skizzieren wir drei der häufigsten Fehler bei Panel-Vereinbarungen und schlagen Lösungen vor.

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Fehler Nr. 1: Mandanten bieten nicht genug Wert. Viele RFI erhalten nur eine verhaltene (oder gar keine) Antwort von Anwaltskanzleien. General Counsel sind oft überrascht, wenn dies geschieht, aber häufig liegt es daran, dass sie nicht genug Arbeit investiert haben. Dies geschieht selbst dann, wenn das Unternehmen über ein großes Budget für Rechtskosten verfügt; das Team hat sich dafür entschieden, eine RFI zu erstellen, die zu wenige Tätigkeitsbereiche umfasst oder keine klaren Angaben zur Dauer der vorgeschlagenen Vereinbarung enthält.

Erfolgreiche Kanzleien sind ausgelastet und profitabel, während das Wachstum von Anwaltskanzleien schwierig und risikoreich ist. Daher müssen Kanzleileiter ein langfristiges Wachstumspotenzial erkennen, wenn wir wollen, dass sie energisch auf eine RFI reagieren.

Lösung: Seien Sie ehrgeiziger. Mandanten sollten ihre rechtlichen Bedürfnisse über möglichst viele Tätigkeitsbereiche hinweg für einen festgelegten Zeitraum von zwei bis drei Jahren zusammentragen und alle diese Aufgaben auf einmal auf den Tisch legen. Dies maximiert den Wert, den Kanzleien erkennen können, und motiviert sie, nicht nur auf die Informationsanfrage zu reagieren, sondern auch nachzufassen und sicherzustellen, dass der Mandant während der gesamten Laufzeit der Vereinbarung gut betreut wird.

Fehler Nr. 2: Kunden erstellen das Panel – und nutzen es dann nicht. Der Erfolg eines Gremiums hängt hauptsächlich von der Energie und Qualität der Nachbereitung nach der Auswahl des Gremiums ab. Da die Einrichtung des Gremiums jedoch eine anstrengende Arbeit ist, verliert das Projekt nach der Bekanntgabe des Gremiums tendenziell an Schwung – das heißt, es verliert genau dann an Schwung, wenn die versprochenen Veränderungen beginnen sollen. Infolgedessen ist die Zusammenarbeit mit neuen Unternehmen begrenzt, vereinbarte Managementpraktiken werden nicht umgesetzt, und der Kunde profitiert nie von all der Arbeit, die in die Einrichtung des Gremiums gesteckt wurde.

Für Anwaltskanzleien, die so hart dafür gearbeitet haben, in das Panel aufgenommen zu werden, bedeutet dies kaum oder gar keine Zunahme der Arbeit. Tatsächlich kennen wir eine Kanzlei in Chicago, die einen bestehenden Mandanten aufgegeben hat, um Konflikte aus dem Weg zu räumen und in ein Panel bevorzugter Anbieter aufgenommen zu werden. Sie wurden in das Panel aufgenommen – und zwei Jahre später hatte sich der „neue Mandant” immer noch nicht gemeldet.

Lösung: Planen Sie einen Marathon – und laufen Sie ihn dann. Interne Teams müssen das gesamte Projekt planen – dazu gehören die interne Vermarktung des Gremiums nach seiner Einrichtung, die Implementierung von Finanz- und Prozesskontrollen zur Umsetzung des Gremiums sowie die regelmäßige Berichterstattung über Erfolge und Verbesserungsmöglichkeiten des Gremiums. Die Einrichtung des Gremiums muss auf GC-Ebene konsequent und klar unterstützt werden, wobei regelmäßig Mitteilungen von oben darüber informiert werden sollten, wie alle – einschließlich der Anwaltskanzleien – von der Veränderung profitieren.

Fehler Nr. 3: Die RFI ist eine „Anfrage zur Überflutung”. Dies ist tatsächlich der häufigste und fatalste Fehler. RFIs fordern oft so viele Informationen an, dass der gesamte Prozess in den Antworten der Anwaltskanzleien untergeht. Wenn die RFI nicht sorgfältig formuliert ist, um dies zu verhindern, umfasst die Antwort jeder Kanzlei 20 bis 30 Seiten oder mehr mit dichtem Text. Sobald fünf oder zehn Anwaltskanzleien geantwortet haben, muss das Kundenteam Hunderte von Seiten lesen, um überhaupt erst einmal herauszufinden, wen es beauftragen soll. Viele Projekte zur Auswahl von Gremien schleppen sich einige Monate lang dahin, bevor sie zugunsten anderer interner Prioritäten aufgegeben werden.

Lösung: Beschränken Sie die Antworten auf das, was Sie lesen können (fünf- oder zehnmal). Kunden müssen gezielte Fragen stellen und kritisch darüber nachdenken, wie viele Seiten Text sie als Antwort erhalten werden. Wenn Zweifel daran bestehen, dass das Team alle Informationen verarbeiten kann, sollten die Antworten in ein kürzeres Format gebracht werden. Anwaltskanzleien sind immer gerne bereit, auf Anfrage weitere Details zur Verfügung zu stellen.

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Die Einführung eines Anwaltspanels kann ein transformatives Change-Management-Projekt sein, wenn es gut konzipiert ist und über einen Zeitraum von zwei bis drei Jahren mit konsequenter Energie durchgeführt wird. Eine solche nachhaltige Anstrengung erfordert natürlich ein klares Bekenntnis auf GC-Ebene. Außerdem muss es eine Praxis der Messung und Berichterstattung über die Vorteile des Panels geben, um alle Beteiligten zu motivieren, die Veränderung voranzutreiben und das Versprechen des Panels zu erfüllen.

(Bild mit freundlicher Genehmigung von Legal Evolution)