Dieser Artikel ergänzt einen Artikel in der Märzausgabe 2015 des OFCCP Digest. Wie dort erwähnt, hat das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums am 1. Oktober 2014 eine neue Version des Terminschreibens und der detaillierten Auflistung veröffentlicht, die die Behörde zu Beginn einer Überprüfung der Einhaltung der Affirmative-Action-Vorschriften an Organisationen versendet. Die vorherige Version der detaillierten Auflistung umfasste 11 Punkte, die überarbeitete Version umfasst nun 22 Punkte.

Im Artikel des letzten Monats haben wir uns auf die Änderungen bei den Angaben zu Entschädigungsansprüchen in der neuen Version der detaillierten Aufstellung konzentriert. In diesem Artikel befassen wir uns mit den Änderungen bei den Angaben zu Personalaktivitäten, die von der OFCCP verlangt werden, sowie mit den elf neuen Informationsanforderungen, die sich aus den überarbeiteten Vorschriften für Veteranen und Menschen mit Behinderung ergeben.

Personaldaten zu Rasse, ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht

Punkt 10 der bisherigen detaillierten Auflistung der OFCCP forderte Daten zu Bewerbern, Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen für Mitarbeiter im Rahmen des zu prüfenden Affirmative-Action-Plans. Punkt 18 der überarbeiteten detaillierten Auflistung fordert weiterhin diese Daten, aber Punkt 18 fordert nun ausdrücklich Daten nach den folgenden Kategorien für Rasse/Ethnizität: Afroamerikaner, Asiaten/Pazifikinsulaner, Hispanics, Indianer/Alaska-Ureinwohner und Weiße. In der vorherigen Version der detaillierten Auflistung mussten nur Daten zu Weißen und Minderheiten insgesamt vorgelegt werden. Für Bewerber fordert die OFCCP auch Informationen zu Personen unbekannter ethnischer Zugehörigkeit an. Ebenso fordert die OFCCP Daten zu Bewerbern unbekannter Geschlechtszugehörigkeit sowie Daten zu Männern und Frauen an.

Die detaillierte Auflistung der OFCCP verwendet die fünf traditionellen Rassenkategorien, die in den Bestimmungen zur positiven Diskriminierung gemäß der Executive Order 11246 bei der Abfrage von Informationen zu Rasse/Ethnizität zu finden sind. Die OFCCP hat jedoch eine Richtlinie (Richtlinie 2008-02, früher Richtlinie 283) erlassen, die die Übermittlung von Daten unter Verwendung der sieben Rassen-/Ethnizitätskategorien des EEO-1-Berichts erlaubt.

• Tipp Nr. 1: Unternehmen können Daten zu Rasse und ethnischer Zugehörigkeit entweder anhand der fünf traditionellen Kategorien für Rasse/ethnische Zugehörigkeit oder anhand der sieben Kategorien der EEOC übermitteln. Dabei sollten sie jedoch darauf achten, dass sie Informationen zu jeder Untergruppe sowie zu Bewerbern mit unbekannter Rasse/ethnischer Zugehörigkeit und/oder unbekanntem Geschlecht übermitteln.

Die OFCCP nutzt weiterhin die unter Punkt 18 übermittelten Daten, um festzustellen, ob es Ungleichheiten bei der Einstellung, Beförderung oder Kündigung von Mitarbeitern gibt. Wenn die OFCCP solche Ungleichheiten feststellt, kann sie untersuchen, ob eine Diskriminierung vorliegt. Mit den Änderungen an der detaillierten Auflistung, die nun alle Kategorien für Rasse/Ethnizität umfasst, hat die OFCCP nun weitaus mehr Möglichkeiten, statistische Ungleichheiten in den Daten zu finden, die im Rahmen einer Konformitätsprüfung übermittelt werden.

• Tipp Nr. 2: Zur Vorbereitung auf Compliance-Prüfungen sollten Unternehmen Daten zu jeder ethnischen Untergruppe und jedem Geschlecht analysieren, um festzustellen, wo statistische Ungleichheiten bestehen.

Punkt 18 verlangt von den Organisationen außerdem, eine Definition des Begriffs „Beförderung” anzugeben. Wenn die zu prüfende Einrichtung unterschiedliche Definitionen des Begriffs „Beförderung” für verschiedene Teile der Belegschaft verwendet, muss die Organisation Informationen zu diesen verschiedenen Definitionen bereitstellen. Organisationen können selbst festlegen, was eine Beförderung ausmacht, aber die Definition des Begriffs „Beförderung” sollte einheitlich angewendet werden. Organisationen sollten die Personalaktivitätsdaten zu Stellenwechseln überprüfen, um sicherzustellen, dass zwei Transaktionen derselben Art entweder als Beförderungen oder als Nicht-Beförderungen ausgewiesen werden. Wenn beispielsweise ein Wechsel vom Einkäufer zum Warenspezialisten für einen Mitarbeiter als Beförderung ausgewiesen wird, sollte jede Situation, in der ein Einkäufer zum Warenspezialisten wechselt, in der Regel als Beförderung ausgewiesen werden.

• Tipp Nummer 3: Überprüfen Sie die Daten zu allen Stellenwechseln sorgfältig, um sicherzustellen, dass die Definition von Beförderung einheitlich angewendet wird.

Bewertung der Wirksamkeit von Outreach-Maßnahmen

Punkt 7 der detaillierten Auflistung verlangt, dass eine Organisation, die einer Compliance-Prüfung unterzogen wird, Ergebnisse hinsichtlich ihrer Bewertung der Wirksamkeit ihrer Outreach- und Rekrutierungsbemühungen für Menschen mit Behinderungen vorlegen muss. Punkt 11 ist eine parallele Bestimmung für Veteranen. Diese Bewertung der Outreach-Bemühungen ist ein wesentlicher Bestandteil der überarbeiteten Vorschriften für Menschen mit Behinderungen und Veteranen. Die Bewertung der Outreach-Bemühungen ist ein wichtiger Zeitpunkt, um die positiven Bemühungen zur Suche nach Menschen mit Behinderungen und geschützten Veteranen zu diskutieren. Es ist KEIN guter Zeitpunkt, um ausführlich auf die Versäumnisse einer Organisation einzugehen, obwohl es wichtig ist, Änderungen zu diskutieren, die an den Outreach-Bemühungen vorgenommen werden könnten, wenn die Bemühungen des Vorjahres erfolglos waren. Die Punkte 7 und 11 mögen zwar neue Bestimmungen in den Bundesvorschriften umsetzen, aber bereits nach den früheren Vorschriften waren Organisationen verpflichtet, Anstrengungen zur Anwerbung und Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen und geschützten Veteranen zu unternehmen.

• Tipp Nr. 4: Seien Sie darauf vorbereitet, konkrete, dokumentierte Informationen über Ihre Bemühungen zur Anwerbung und Einstellung von Menschen mit Behinderungen und geschützten Veteranen vorzulegen. Konzentrieren Sie sich auf positive Maßnahmen und erzielte Ergebnisse, aber weisen Sie auch auf mögliche Änderungen hin, die bei künftigen Anwerbungs- und Einstellungsmaßnahmen vorgenommen werden könnten.

Audit- und Berichtssysteme

Punkt 8 der detaillierten Auflistung verlangt die Dokumentation von Maßnahmen, die zur Einhaltung der in den Vorschriften für Menschen mit Behinderungen festgelegten Anforderungen an Audit- und Berichtssysteme ergriffen wurden. Punkt 12 ist eine parallele Bestimmung für Veteranen. Während die vorherige Fassung der Bundesvorschriften für Menschen mit Behinderungen und Veteranen von Organisationen verlangte, über ein Audit- und Berichtssystem für Maßnahmen zur Gewährleistung der Chancengleichheit und zur Förderung von Menschen mit Behinderungen und geschützten Veteranen zu verfügen, enthält die überarbeitete Fassung eine Bestimmung, die die Dokumentation dieses Audit- und Berichtssystems vorschreibt.

• Tipp Nr. 5: Seien Sie darauf vorbereitet, Unterlagen darüber vorzulegen, wie die Bemühungen zur Umsetzung der Fördermaßnahmen für Menschen mit Behinderungen und geschützte Veteranen gemessen und bewertet werden.

Datenerfassung und -analyse

Punkt 9 der detaillierten Auflistung fordert die statistischen Daten zu Bewerbern und Einstellungen, die Organisationen nun gemäß den überarbeiteten Vorschriften für Menschen mit Behinderungen erheben müssen. Punkt 13 ist eine parallele Bestimmung für Veteranen. Die Vorschriften verlangen, dass Organisationen die folgenden Daten erheben:

• Die Anzahl der Bewerber, die sich selbst als Menschen mit Behinderung identifiziert haben oder anderweitig als Menschen mit Behinderung bekannt sind, und die Anzahl der Bewerber, die sich selbst als geschützte Veteranen identifiziert haben oder anderweitig als geschützte Veteranen bekannt sind;
• Die Gesamtzahl der offenen Stellen und die Gesamtzahl der besetzten Stellen;
• Die Gesamtzahl der Bewerber für alle Stellen;
• Die Anzahl der eingestellten Bewerber mit Behinderungen und die Anzahl der eingestellten geschützten Veteranen; und
• Die Gesamtzahl der eingestellten Bewerber.

Die OFCCP hat auf ihrer Website (http://www.dol.gov/ofccp) Antworten auf mehrere häufig gestellte Fragen (FAQs) zu den für diese Datenerhebungsanalyse erforderlichen Informationen veröffentlicht. Einige Teile der FAQs scheinen jedoch Definitionen von Begriffen zu enthalten, die der üblichen Definition dieser Begriffe durch die OFCCP widersprechen. Beispielsweise unterscheidet die OFCCP in Punkt 18 der detaillierten Auflistung ausdrücklich zwischen Neueinstellungen und Beförderungen. Im Gegensatz dazu weist eine der FAQs der OFCCP darauf hin, dass sich der Begriff „eingestellt” in den Punkten 4 und 5 sowohl auf EXTERNE BEWERBER bezieht, die in das Unternehmen aufgenommen werden, als auch auf MITARBEITER, die im Rahmen eines internen Beförderungsverfahrens ausgewählt werden. Es ist unklar, wie oder ob die OFCCP einige dieser Unstimmigkeiten ausräumen wird. Es ist auch unklar, welche Auswirkungen diese FAQs auf die Datenerhebung und -analyse haben werden. FAQs und Richtlinien haben nicht die gleiche Rechtskraft wie formelle Vorschriften, und es ist bekannt, dass die OFCCP FAQs zurückzieht oder ignoriert.

• Tipp Nr. 6: Lesen Sie die FAQs der OFCCP zu den Daten, die über Menschen mit Behinderungen und geschützte Veteranen gesammelt und analysiert werden sollen, sorgfältig durch. Legen Sie fest, wie Begriffe wie „offene Stellen“, „besetzte Stellen“ und „Einstellungen“ für Ihr Unternehmen interpretiert werden sollen, und seien Sie bereit, Ihre Interpretation gegenüber der OFCCP zu erläutern.

Unabhängig davon, wie die Begriffe in der Datenerhebung ausgelegt werden, müssen Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes sicherstellen, dass Daten zu Behinderungen und zum Status als geschützter Veteran von Bewerbern und neuen Mitarbeitern erhoben werden, damit mit der Berichterstattung begonnen werden kann. Die Punkte 9 und 13 in der detaillierten Auflistung scheinen darauf hinzudeuten, dass alle Organisationen, die einer Konformitätsprüfung unterzogen werden, die im Abschnitt zur Datenerhebungsanalyse der überarbeiteten Vorschriften geforderten Informationen vorlegen müssen. Organisationen mussten jedoch erst mit der Datenerhebung beginnen, als die AAPs nach dem 24. März 2014 erstmals aktualisiert wurden. Somit musste eine Organisation mit AAPs zum 1. Januar diese Datenerhebung am 1. Januar 2015 beginnen. Das erste Mal, dass eine solche Organisation über Daten für ein volles Jahr zur Analyse verfügt, ist der 1. Januar 2016. Es ist wichtig zu beachten, dass die Punkte 9 und 13 beide besagen, dass eine Organisation, die sich einer Konformitätsprüfung unterzieht und deren aktuelles AAP-Jahr bereits mehr als sechs Monate läuft, mindestens die Daten der ersten sechs Monate vorlegen muss. Eine Organisation mit AAPs zum 1. Januar, die im August 2015 eine Konformitätsprüfung beginnt, muss daher mindestens die Daten der ersten sechs Monate vorlegen, die für die Datenerfassungsanalyse erforderlich sind.

• Tipp Nr. 7: Machen Sie sich bewusst, wie sich Ihr AAP-Datum auf die Anforderungen zur Übermittlung der Daten zu Bewerbern und Neueinstellungen auswirkt, die gemäß den überarbeiteten Vorschriften für Veteranen und Menschen mit Behinderung erforderlich sind.

Analyse der Inanspruchnahme von Behindertenquoten und Benchmark für die Einstellung von Veteranen

Punkt 10 der detaillierten Auflistung fordert die gemäß den überarbeiteten Vorschriften erforderliche Nutzungsanalyse nach Berufsgruppen für Menschen mit Behinderungen. Die meisten Organisationen müssen Angaben zum prozentualen Anteil von Menschen mit Behinderungen in jeder Berufsgruppe vorlegen und diesen Prozentsatz mit dem Nutzungsziel der OFCCP von 7 % vergleichen. Kleinere Organisationen müssen möglicherweise nur das Nutzungsziel mit der gesamten Belegschaft vergleichen. (Beachten Sie, dass dieses 7-Prozent-Beschäftigungsziel Änderungen unterliegen kann und dass die OFCCP ein neues Beschäftigungsziel auf ihrer Website veröffentlichen kann, wenn sie der Meinung ist, dass das Ziel geändert werden sollte.)

Punkt 14 fordert Informationen über die Einstellungsbenchmark für geschützte Veteranen, die gemäß den überarbeiteten Vorschriften erforderlich ist. Die OFCCP hat diese Einstellungsbenchmark derzeit auf 7,2 % festgelegt. Die Einstellungsquote für geschützte Veteranen ist NICHT mit dem Ziel für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung gleichzusetzen. Die Vorschriften für Menschen mit Behinderung sehen vor, dass ein Vergleich zwischen dem Anteil von Menschen mit Behinderung in der Belegschaft und dem Beschäftigungsziel vorgenommen werden muss. Die Vorschriften für Veteranen sehen vor, dass Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes eine unternehmensweite Einstellungsquote festlegen müssen. Es gibt keine spezifische Anforderung, die Quote mit den tatsächlichen Einstellungen zu vergleichen, und es gibt keine Anforderung, die Einstellungsquote mit dem Anteil geschützter Veteranen in der Belegschaft zu vergleichen.

• Tipp Nr. 8: Bei der Angabe von Informationen zu Punkt 14 sollten Sie in Betracht ziehen, der OFCCP NUR die Einstellungsquote von 7,2 % mitzuteilen.

Unternehmen dürfen eigene Einstellungsbenchmarks für geschützte Veteranen entwickeln. Sie müssen jedoch eine Reihe von Faktoren berücksichtigen, die von der OFCCP veröffentlicht wurden, und dokumentieren, wie ihre Einstellungsbenchmark festgelegt wurde. Unternehmen, die die von der OFCCP festgelegte unternehmensweite Benchmark von 7,2 % verwenden, müssen der OFCCP keine zusätzlichen Unterlagen darüber vorlegen, wie die Benchmark entwickelt wurde.

• Tipp Nr. 9: Unternehmen sollten den Einstellungsrichtwert von 7,2 % der OFCCP verwenden, anstatt einen eigenen Richtwert festzulegen.

Angemessene Vorkehrungen

Punkt 20 der detaillierten Auflistung fordert Kopien der Richtlinien für angemessene Vorkehrungen und Unterlagen zu Anträgen auf Vorkehrungen, die von Bewerbern oder Mitarbeitern gestellt wurden, einschließlich der Maßnahmen, die eine Organisation als Reaktion auf diese Anträge ergriffen hat. Viele Anträge auf Vorkehrungen für eine Behinderung werden von Vorgesetzten oder Mitarbeitern der Personalabteilung bearbeitet, ohne dass eine formelle Aufzeichnung erstellt wird. Organisationen sollten festlegen, wie sie Anträge auf angemessene Vorkehrungen nachverfolgen. Organisationen sollten jedoch vorsichtig sein, wie Informationen gesammelt und an die OFCCP übermittelt werden. Unterlagen, die an die OFCCP übermittelt werden und Namen und Beschreibungen bestimmter Behinderungen enthalten, können eine Reihe von Datenschutzbedenken für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen aufwerfen. Es muss ein Gleichgewicht zwischen der Berücksichtigung der Datenschutzbedenken der Arbeitnehmer und der Bereitstellung ausreichender Informationen für die OFCCP gefunden werden.

• Tipp Nr. 10: Entwickeln Sie ein Verfahren zur Erfassung von Informationen über angemessene Anpassungswünsche von Bewerbern und Mitarbeitern sowie über die Ergebnisse dieser Wünsche. Stellen Sie sicher, dass diese Informationen so vertraulich wie möglich erfasst und gespeichert werden. Beschränken Sie die Details, die Sie der OFCCP über Anpassungswünsche mitteilen.

Beurteilung von Personalprozessen und Beurteilung der körperlichen und geistigen Eignung

Punkt 21 der detaillierten Auflistung fordert Informationen über die Bewertung der Personalprozesse einer Organisation und darüber, wie sich diese Prozesse auf Menschen mit Behinderungen und geschützte Veteranen auswirken. Punkt 21 besagt, dass Organisationen ein Datum für die letzte Bewertung und ein Datum für die nächste geplante Bewertung angeben sollten. Punkt 22 fordert Informationen über die Überprüfung der körperlichen und geistigen Eignung für Arbeitsplätze durch eine Organisation. Punkt 22 besagt, dass Organisationen das Datum der letzten Bewertung dieser Eignung und das Datum der nächsten geplanten Bewertung angeben sollten.

Der Wortlaut in den Punkten 21 und 22 entspricht nicht genau dem Wortlaut in den entsprechenden Abschnitten der überarbeiteten Vorschriften. Während in den Punkten 21 und 22 konkrete Daten für die Erstellung der Bewertungen sowie das Datum für die nächste geplante Bewertung verlangt werden, heißt es in den Vorschriften tatsächlich, dass Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes ihre Personalpraktiken und die körperlichen und geistigen Qualifikationen für Arbeitsplätze „regelmäßig überprüfen“ sollten. Die Vorschriften enthalten keine feste Definition dessen, was eine „regelmäßige Überprüfung” ausmacht. Es kann angebracht sein, die regelmäßige Überprüfung der Personalpraktiken durchzuführen, wenn die Pläne zur Förderung benachteiligter Gruppen aktualisiert werden. Viele Organisationen überprüfen jedoch die körperlichen und geistigen Qualifikationen bei der Besetzung von Stellen oder auf einer anderen fortlaufenden Basis.

• Tipp Nr. 11: Legen Sie fest, wann Überprüfungen der Personalprozesse und der körperlichen und geistigen Eignung stattfinden sollen. Wenn die körperliche und geistige Eignung bei der Besetzung von Stellen oder auf einer anderen fortlaufenden Basis überprüft wird, teilen Sie dies der OFCCP mit.

ZUSAMMENFASSEND: Aus diesem Artikel und seinem Begleitartikel sollte klar hervorgehen, dass die Änderungen an der detaillierten Auflistung weitreichend und wichtig sind. Wir empfehlen Ihnen dringend, die detaillierte Auflistung sorgfältig zu prüfen und zu überlegen, wie sich die Änderungen an der detaillierten Auflistung auf Ihre Vorbereitung auf eine OFCCP-Konformitätsprüfung auswirken werden.

Bitte beachten Sie: Der Inhalt dieses Artikels stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt keine professionelle Beratung hinsichtlich der besonderen Umstände Ihres Unternehmens. Alle Originalmaterialien unterliegen dem Copyright © HR Analytical Services Inc. 2015.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.