In den letzten Jahren wurde viel über das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums geschrieben. Das OFCCP hat eine Reihe bedeutender neuer Initiativen ins Leben gerufen, darunter insbesondere seine jüngste Richtlinie zur Bewertung von Vergütungsdaten, die Bundesauftragnehmer und Subunternehmer im Rahmen von Compliance-Prüfungen vorlegen müssen. Das OFCCP hat auch eine Reihe von Änderungen an der Art und Weise vorgenommen, wie es Compliance-Prüfungen durchführt. Beispielsweise führte die Behörde eine Zeit lang routinemäßig Vor-Ort-Untersuchungen durch, doch nun beschränkt das OFCCP seine Präsenz vor Ort und fordert stattdessen im Rahmen einer Compliance-Prüfung zahlreiche zusätzliche Dokumente an.

Wir wissen zwar viel darüber, was die OFCCP tut, aber eine Frage wird selten gestellt: Was will die OFCCP? Etwas anders formuliert: Was erwartet die OFCCP von Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes? Und welche Erwartungen hat wiederum die Bundesregierung an die OFCCP?

OFCCP fordert Einhaltung der Vorschriften

Eine einfache Antwort auf die Frage „Was will die OFCCP?“ lautet: „Die OFCCP will, dass ihre Vorschriften eingehalten werden.“ Wie alle Aufsichtsbehörden erwartet auch die OFCCP, dass die von ihren Vorschriften betroffenen Unternehmen diese Vorschriften einhalten. Der OFCCP ist es relativ egal, ob Bundesauftragnehmer und Subunternehmer mit seinen Vorschriften zufrieden und begeistert sind oder ob Unternehmen von seinen Vorschriften frustriert und unzufrieden sind. Die Behörde erwartet, dass die Unternehmen die Vorschriften einhalten. Dies gilt nicht zuletzt deshalb, weil Unternehmen, wenn sie sich bereit erklären, Bundesgelder (direkt oder indirekt) anzunehmen, auch zustimmen, die Verpflichtungen der Bundesregierung im Bereich der positiven Diskriminierung zu übernehmen.

OFCCP möchte, dass Unternehmen seine Vorschriften verstehen

Die OFCCP verlangt zwar die Einhaltung der Vorschriften, doch reicht es nicht aus, wenn Unternehmen lediglich rudimentäre Versuche unternehmen, diese einzuhalten. Die OFCCP erwartet, dass Unternehmen die Vorschriften der Behörde gelesen und verstanden haben. Dies wurde 2009 deutlich, als die OFCCP eine dramatische Änderung in der Art und Weise vornahm, wie sie die Vorschriften der Behörde in Bezug auf Veteranen und Menschen mit Behinderungen umsetzt.

Viele Jahre lang widmete die OFCCP bei Compliance-Prüfungen nur sehr wenig Zeit der Untersuchung von Fragen im Zusammenhang mit Veteranen und Menschen mit Behinderungen. Unternehmen legten bei Compliance-Prüfungen routinemäßig denselben AAP für Veteranen und Menschen mit Behinderungen vor, und die OFCCP schenkte dem Inhalt des AAP oder den Maßnahmen, die Unternehmen zur Umsetzung dieses AAP ergriffen hatten, kaum Beachtung. Plötzlich, im Jahr 2009, entschied die OFCCP, dass Veteranen und Menschen mit Behinderungen für die Behörde sehr wichtig seien, und die Compliance-Beauftragten begannen, viele Fragen zu den Bemühungen der Unternehmen zu stellen, Mitglieder dieser beiden Gruppen einzustellen und verschiedene Anforderungen der Bundesvorschriften zu erfüllen. Die OFCCP gab den Bundesauftragnehmern und Subunternehmern keine Vorwarnung, dass sie diese dramatische Änderung vornehmen würde. Als Unternehmen fragten, warum sie für Versäumnisse gerügt wurden, die jahrelang unbemerkt geblieben waren, beharrten die Compliance-Beauftragten stattdessen darauf, dass es in der Verantwortung der Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes liege, alle relevanten Bundesvorschriften zu verstehen und umzusetzen. Der bisherige Ansatz der OFCCP bei Compliance-Prüfungen spielte keine Rolle mehr. Von den Unternehmen wurde erwartet, dass sie verstanden, dass sie alle Abschnitte der Bundesvorschriften zur positiven Diskriminierung einhalten mussten.

Dies ist nur ein Beispiel für eine Situation, in der die OFCCP von Unternehmen erwartet, dass sie die Vorschriften der Behörde kennen und verstehen. Unternehmen, die sich über einige der undurchsichtigen und veralteten Abschnitte der Einheitlichen Richtlinien für Mitarbeiterauswahlverfahren beschweren, wird mitgeteilt, dass sie diese Vorschriften verstehen und befolgen müssen, unabhängig von den Schwierigkeiten bei der Umsetzung. Ebenso wird Unternehmen, die sich über die etwas nebulöse Natur der OFCCP-Vorschriften hinsichtlich der bei einer Compliance-Prüfung vorzulegenden Bewerberdaten ärgern, mitgeteilt, dass sie die Internet-Bewerberregelung der Behörde und die damit verbundenen Vorschriften genauestens prüfen sollen.

OFCCP möchte, dass Unternehmen Ergebnisse vorweisen

Es ist nichts Neues, dass die OFCCP von Unternehmen erwartet, dass sie die Vorschriften der Behörde einhalten und verstehen. In der Vergangenheit konnten sich Unternehmen jedoch häufig darauf verlassen, dass es ausreichte, sich nach bestem Wissen und Gewissen zu bemühen, ihren Verpflichtungen zur positiven Diskriminierung nachzukommen. Dies galt insbesondere für die Bewertung der Fortschritte bei der Erreichung der Ziele für die Vermittlung von Minderheiten.

Die heutige OFCCP hat jedoch höhere Erwartungen an Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes. Diese Veränderung kommt am besten in einer Erklärung von OFCCP-Direktorin Patricia Shiu auf der Konferenz der National Industry Liaison Group 2011 zum Ausdruck. Frau Shiu sagte: „Affirmative Action kann nicht mehr an gutgläubigen Bemühungen gemessen werden.“ Compliance-Beauftragte haben sich diese Aussage zu Herzen genommen. Unternehmen werden häufig aufgefordert, nachzuweisen, dass sie konkrete Maßnahmen ergriffen haben, um Minderheiten und Frauen zu finden, wenn die Ziele der positiven Diskriminierung nicht erreicht werden. Unternehmen werden auch häufig nach der Anzahl der Veteranen und Menschen mit Behinderungen in ihrer Belegschaft sowie nach den konkreten, dokumentierten Bemühungen gefragt, die unternommen werden, um Mitglieder dieser Gruppen anzuwerben und zu halten. Wenn keine Ergebnisse vorliegen, fordert die OFCCP häufig intensive Auskünfte über die Gründe für das Ausbleiben der Ergebnisse und über die Maßnahmen, die ergriffen werden, um dies zu beheben.

Hier ist ein wichtiger Hinweis zu diesem Konzept der Bemühungen in gutem Glauben: Es hat für Unternehmen NIEMALS ausgereicht, anzugeben, dass sie sich in gutem Glauben bemühen, Diskriminierung zu vermeiden. Die OFCCP hat stets von Bundesauftragnehmern und Subunternehmern verlangt, Maßnahmen zu ergreifen, um Diskriminierung von Minderheiten, Frauen, Veteranen und Menschen mit Behinderungen zu verhindern. Eine relativ neue Änderung besteht darin, dass die OFCCP nun von Unternehmen verlangt, Diskriminierung von Einzelpersonen oder Gruppen aufgrund ihrer Rasse, ethnischen Zugehörigkeit oder ihres Geschlechts zu vermeiden. Unabhängig davon hat die OFCCP nie die Ausrede akzeptiert, dass ein Unternehmen versucht habe, nicht zu diskriminieren, wenn die OFCCP eine Ungleichbehandlung von Bewerbern oder Mitarbeitern einer bestimmten Gruppe festgestellt hat.

OFCCP will Verstöße aufdecken

Es stimmt, dass die OFCCP möchte, dass Unternehmen ihre Vorschriften einhalten. In gewisser Weise möchte die OFCCP jedoch vor allem Unternehmen finden, die ihre Vorschriften nicht einhalten. Die OFCCP ist besonders daran interessiert, Fälle aufzudecken, in denen Statistiken und andere Informationen darauf hindeuten, dass eine bestimmte Gruppe von Bewerbern oder Mitarbeitern, die unter den Vorschriften der Behörde geschützt sind, diskriminiert wurde.

Dieser Wunsch, Beispiele für Verstöße zu finden, hängt damit zusammen, wie die OFCCP bewertet wird. Alle Organisationen werden anhand der Fortschritte gemessen, die sie bei der Erreichung ihrer Ziele erzielen. Börsennotierte Unternehmen werden unter anderem anhand ihres Aktienkurses gemessen. Privatunternehmen werden unter anderem anhand ihrer Rentabilität gemessen. Behörden werden anhand verschiedener Kriterien gemessen. Einer der Maßstäbe, der häufig zur Bewertung der OFCCP herangezogen wird, ist die Höhe der Geldbeträge, die die Behörde im Namen mutmaßlicher Opfer von Diskriminierung eingezogen hat. Wenn dieser Betrag steigt, preist die OFCCP ihren Erfolg im Namen des amerikanischen Volkes. Die OFCCP verwendet mehrere andere Maßstäbe, um ihren Wert zu demonstrieren, darunter die Anzahl der in einem Jahr abgeschlossenen Überprüfungen, aber die Höhe der Dollarbeträge, die für vermeintlich benachteiligte Bewerber und Mitarbeiter gesichert wurden, ist eine Schlüsselzahl, auf die die OFCCP verweist, um ihren Erfolg bei der Durchführung von Compliance-Überprüfungen zu demonstrieren.

OFCCP will seine politische Agenda umsetzen

Die OFCCP möchte natürlich beweisen, dass sie ihre Aufgabe erfolgreich erfüllt hat. Ein Teil der Aufgabe der OFCCP besteht jedoch darin, die politische Agenda der jeweils amtierenden Präsidentschaft umzusetzen. Während der Präsidentschaft von George W. Bush bestand seitens der Regierung der Wunsch, die Wirtschaft zu verstehen und mit ihr zusammenzuarbeiten. Die OFCCP suchte in dieser Zeit sicherlich nach Verstößen gegen ihre Vorschriften und suchte nach Situationen, in denen es Anzeichen für Diskriminierung gab. Die Bemühungen der Behörde, Diskriminierung aufzudecken, beschränkten sich jedoch in der Regel auf Situationen, in denen große Gruppen potenziell betroffener Bewerber oder Mitarbeiter involviert waren. Die Behörde zeigte sehr wenig Interesse daran, die Bemühungen von Unternehmen zur Einbeziehung von Minderheiten und Frauen zu bewerten, und Veteranen und Menschen mit Behinderungen wurden während der Bush-Ära von der OFCCP im Grunde genommen ignoriert.

Seit Beginn der Obama-Regierung hat die OFCCP eine ganz andere politische Aufgabe übernommen. Im Rahmen der Bemühungen der Regierung, Soldaten zu unterstützen, die aus dem Irak und Afghanistan zurückkehren, wurde die OFCCP damit beauftragt, dafür zu sorgen, dass Veteranen eine Anstellung im privaten Sektor finden können. Die OFCCP wurde außerdem damit beauftragt, dafür zu sorgen, dass Menschen mit Behinderungen von staatlich geförderten Programmen in Positionen im privaten Sektor wechseln können.

Die derzeitige Regierung ist fest davon überzeugt, dass es im privaten Sektor weitreichende Diskriminierung gibt, insbesondere in Bezug auf die Bezahlung von Frauen. Daher hat sich die OFCCP intensiv mit der Untersuchung von Vergütungsdaten und -praktiken befasst. Dieser Wunsch, die Vergütung zu untersuchen, gipfelte kürzlich in der Veröffentlichung einer neuen Richtlinie (Richtlinie 307) durch die OFCCP, die die Compliance-Beauftragten der OFCCP dazu auffordert, sich bei Compliance-Prüfungen intensiv mit vergütungsbezogenen Fragen zu befassen. Unter anderem hob die Richtlinie 307 die Praxis der Behörde auf, sich bei Vergütungsuntersuchungen auf große Gruppen zu konzentrieren. Jetzt sind die Compliance-Beauftragten angewiesen, auch mögliche Vergütungsdiskriminierungen bei Einzelpersonen und kleinen Gruppen zu untersuchen.

Schließlich ist die derzeitige Regierung fest von der Bedeutung positiver Diskriminierung überzeugt. Während die Behörde während der Bush-Regierung wenig Interesse an Outreach-Maßnahmen zeigte und sich stattdessen darauf konzentrierte, Diskriminierung in großen Gruppen aufzudecken, ist die OFCCP nun sehr an den Initiativen zur positiven Diskriminierung interessiert, die in den Hintergrund geraten waren. Dieses Interesse an Fördermaßnahmen könnte als Teil der Bemühungen der aktuellen Regierung angesehen werden, sich für die Interessen der amerikanischen Arbeitnehmer einzusetzen, oder als Teil der Bemühungen der Regierung, Personen zu unterstützen, die zuvor möglicherweise diskriminiert wurden.

Was bedeutet das für Auftragnehmer und Subunternehmer der Bundesregierung?

Für Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes ist es wichtig zu verstehen, was die OFCCP will. Wenn sich die Interessen und Erwartungen der Behörde ändern, müssen sich auch die Unternehmen, die den Vorschriften der OFCCP unterliegen, ändern.

Hier sind einige Vorschläge zum Verständnis der Anforderungen der OFCCP:

• Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre aktuelle Compliance-Prüfung genauso ablaufen wird wie Ihre letzte Compliance-Prüfung. Mit dem politischen Wandel wird sich auch die OFCCP verändern.
• Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr Unternehmen sich auf die Idee zurückziehen kann, dass Sie sich nach bestem Wissen und Gewissen bemüht haben. Die heutige OFCCP erwartet von Unternehmen, dass sie Ergebnisse vorweisen können.
• Gehen Sie nicht davon aus, dass die OFCCP bei Compliance-Prüfungen Nachsicht walten lässt, weil Ihr Unternehmen die Vorschriften zur positiven Diskriminierung nicht versteht. Die OFCCP erwartet, dass Auftragnehmer der Bundesregierung alle Teile der Bundesvorschriften kennen und verstehen, auch wenn die Behörde die Vorschriften in letzter Zeit nicht durchgesetzt hat.
• Beachten Sie die neuesten Initiativen der OFCCP. Mit der Veröffentlichung der Richtlinie 307 wird die OFCCP viel Zeit damit verbringen, Vergütungsdaten und -praktiken zu überprüfen. Dies ist Teil einer politischen Initiative, die mit dem Bestreben der Behörde, Diskriminierung aufzudecken, einhergeht. Die Tatsache, dass die Behörde in den letzten zehn Jahren nur sehr wenige Fälle von Vergütungsdiskriminierung festgestellt hat, wird die OFCCP nicht davon abhalten, ihre neue Vergütungsinitiative voranzutreiben.
• Finden Sie Wege, um während einer Compliance-Prüfung mit der OFCCP zusammenzuarbeiten. Die OFCCP möchte zwar Verstöße aufdecken, aber die Behörde möchte auch Fälle schnell abschließen, damit sie auf ihren Erfolg bei der Bearbeitung einer bedeutenden Anzahl von Prüfungen verweisen kann. Eine gute Beziehung zu einem Compliance-Beauftragten kann wesentlich dazu beitragen, dass die Behörde Ihr Unternehmen als Beispiel für Unternehmen behandelt, die sich um die Einhaltung der Vorschriften bemühen, und nicht als Beispiel für „schlechte Akteure”, die versuchen, die Bemühungen der OFCCP zur Unterstützung amerikanischer Arbeitnehmer zu vereiteln.

Für weitere Informationen darüber, was zu Beginn einer OFCCP-Überprüfung einzureichen ist (und was nicht), wenden Sie sich bitte an Bill Osterndorf unter [email protected].

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist weder als Rechtsberatung noch als Ersatz für eine professionelle Beratung über die besonderen Umstände in Ihrem Unternehmen gedacht. Alle Originalmaterialien urheberrechtlich geschützt © HR Analytical Services Inc. 2013

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.