Haben Sie sich jemals gefragt, wie das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) festlegt, welche Auftragnehmer einen Terminplanungsbrief erhalten? Der Prozess besteht aus zwei Teilen: 1) die Erstellung der Liste und 2) die Auswahl der Auftragnehmer aus dieser Liste. Dieser Artikel beschreibt das Standardverfahren für die Einteilung von Auftragnehmern, die zusätzlichen Situationen, in denen ein Auftragnehmer auf Bundesebene einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften unterzogen werden kann, und die Ausnahmen von den festgelegten Einteilungsverfahren.
Wie wird die Liste erstellt?
Das OFCCP National Office verwendet mehrere Informationsquellen, um eine Gesamtliste von Bundesauftragnehmern zu erstellen, die als Federal Contractor Selection System (FCSS) bezeichnet wird. Zu den Quellen gehören:
- Bundesdatenbanken für Beschaffung und Auftragswesen;
- EEO-1 Arbeitgeber-Informationsberichte;
- Dun & Bradstreet (D&B)-Daten;
- Volkszählungsdaten; und
- statistische Schwellenwerte, wie z. B. die Art der Branche.
Sobald die Liste erstellt ist, wird eine Reihe von Bundesauftragnehmern von der Liste gestrichen. So werden beispielsweise Unternehmen mit einem funktionalen Aktionsplan (Functional Affirmative Action Plan - FAAP) ausgeschlossen, da sie einem separaten Auswahlverfahren unterliegen. Auftragnehmer, die derzeit von der OFCCP überprüft werden, die in den letzten 24 Monaten überprüft wurden oder die Gegenstand von laufenden Schlichtungsvereinbarungen oder Zustimmungserklärungen sind, werden ebenfalls von der Liste entfernt. Schließlich werden auch Auftragnehmer ausgeschlossen, die auf einen Termin warten, aber noch nicht in der vorherigen Liste aufgeführt sind.
Anschließend wird eine Liste für jedes Bezirksamt erstellt und verschickt. Das Bezirksamt kann die Liste nach eigenem Ermessen anhand einer Reihe neutraler Faktoren sortieren, darunter u.a:
- in alphabetischer Reihenfolge;
- Anzahl der Beschäftigten im Betrieb;
- Auftragswert; oder
- Ablaufdatum des Vertrags.
Auf der daraus resultierenden Liste werden der erste und jeder 25. Betrieb für eine Qualitätsprüfung gemäß der Richtlinie zur Durchsetzung aktiver Fälle markiert. Dies sind die Bundesauftragnehmer, die ein Terminplanungsschreiben erhalten.
Wie könnte ein Auftragnehmer des Bundes sonst noch einer Überprüfung unterzogen werden?
Es gibt noch andere Situationen, in denen ein Bundesauftragnehmer einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften unterzogen werden könnte. Wie bereits erwähnt, werden Bundesauftragnehmer mit FAAPs auf einer separaten Liste aufgeführt. Ein Auftragnehmer kann auch für eine "Pre-Award Compliance Evaluation" vorgesehen werden, wenn er einen Liefer- oder Dienstleistungsauftrag im Wert von mindestens 10 Mio. USD erhält.
Ein Auftragnehmer auf Bundesebene kann auch einer gezielten Überprüfung unterzogen werden, wenn die OFCCP glaubwürdige Informationen über einen angeblichen Verstoß gegen ein Gesetz oder eine Vorschrift erhält, die die Behörde durchsetzt. Dazu gehören Vorwürfe der Diskriminierung bei der Beschäftigung, die sich aus Einzel- oder Gruppenbeschwerden ergeben, die bei der EEOC oder bei staatlichen oder lokalen Behörden für faire Beschäftigungspraktiken (FEPAs) eingereicht wurden.
Die letzte Art der Überprüfung ist eine Follow-up-Bewertung der Schlichtungsvereinbarung und/oder des Zustimmungsbeschlusses. Dabei handelt es sich um eine Überprüfung, die während des Überwachungszeitraums einer abgeschlossenen Schlichtungsvereinbarung oder eines Zustimmungsbeschlusses angesetzt wird. Informationen, die in einem geplanten Fortschrittsbericht eingehen, könnten Anlass für eine solche Überprüfung sein, oder wenn die OFCCP auf andere Weise die Einhaltung der Bedingungen der Vereinbarung oder des Dekrets feststellen muss.
Gibt es irgendwelche Grenzen für die Anzahl der Prüfungen, denen ein Bundesauftragnehmer unterzogen werden kann?
Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, die die Anzahl der Niederlassungen pro Auftragnehmer begrenzt, die die OFCCP für eine Konformitätsbewertung ansetzen kann, so dass die OFCCP in dieser Angelegenheit über einen großen Ermessensspielraum verfügt. Im Geschäftsjahr 2014 beispielsweise beschränkte die OFCCP die Anzahl der Konformitätsbewertungen auf insgesamt höchstens 35 für jede Konzernmuttergesellschaft. Außerdem wurde jeder Bezirksstelle nicht mehr als eine Bewertung der Einhaltung der Vorschriften durch das Unternehmensmanagement (CMCE) und eine Bewertung durch eine Hochschule/Universität zugewiesen.
Die wichtigste Einschränkung bei der Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften durch Bundesauftragnehmer ist die sogenannte "Zweijahresfrist". Danach ist es der OFCCP untersagt, innerhalb von zwei Jahren nach dem Datum des Abschlussschreibens einer früheren Compliance-Bewertung oder nach dem Ende der Berichterstattungspflichten gemäß einer Schlichtungsvereinbarung oder einer Einigungsvereinbarung - je nachdem, was später eintritt - eine neue Überprüfung für einen Standort einzuleiten.
Es gibt zwei Ausnahmen von der "Zweijahresfrist". Erstens kann die OFCCP die Überprüfung wieder aufnehmen, wenn sie der Meinung ist, dass der Bundesauftragnehmer die Schlichtungsvereinbarung oder den Consent Decree nicht einhält. Eine zweite Ausnahme besteht, wenn die OFCCP eine Einzel- oder Gruppenbeschwerde erhält oder wenn die OFCCP feststellt, dass glaubwürdige Informationen über einen angeblichen Verstoß gegen ein Gesetz oder eine Verordnung vorliegen, die von der OFCCP durchgesetzt werden.
Es kommt gelegentlich vor, dass die OFCCP innerhalb der Zweijahresfrist nach Abschluss der Überprüfung ein Terminplanungsschreiben an einen Bundesauftragnehmer richtet. In diesem Fall ist die OFCCP in der Regel bereit, das Schreiben zurückzunehmen, es sei denn, eine der oben genannten Ausnahmen ist der Grund für die Einleitung der Compliance-Prüfung.
Abschließende Anmerkungen
Denken Sie daran, dass die Prüfung der Einhaltung der Vorschriften nur einer der Kostenpunkte ist, die bei Geschäften mit der Bundesregierung anfallen. Wenn Sie den Terminplanungsbrief erhalten, informieren Sie unbedingt Ihre höchste Führungsebene. Informieren Sie auch die Poststelle, dass alle eingehende Korrespondenz des Arbeitsministeriums an eine bestimmte Kontaktstelle zu richten ist. Die im Terminplanungsschreiben aufgeführten Fristen sind knapp bemessen und ziemlich unflexibel.
Und schließlich sollten Sie sich nicht scheuen, um Unterstützung zu bitten. Wenden Sie sich an Ihren internen Rechtsbeistand und überlegen Sie, ob es ratsam ist, einen externen Rechtsbeistand zu beauftragen. Ihr örtlicher Rechtsberater sollte Ihnen auch dabei helfen können, die Mitarbeiter zu bestimmen, die über die Prüfung informiert werden müssen.
Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist nicht als Rechtsberatung oder als Ersatz für eine professionelle Beratung über die besonderen Umstände Ihrer Organisation gedacht. Alle Originalmaterialien Copyright © Schuyler Affirmative Action Practice 2017
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
