Checkliste

Ihre Checkliste für das Management von Richtlinien und Verfahren: Erstellung von auditfähigen Nachweisen

Ordnen Sie Eigentümer, Kadenz, Bescheinigungen und Ausnahmen mit der ultimativen Checkliste für das Richtlinien- und Verfahrensmanagement in revisionsfähige, mit Zeitstempel versehene Unterlagen ein.

DIE CHECKLISTE ANSEHEN

Verkürzen Sie die Genehmigungszeit. Sprechen Sie die richtigen Zielgruppen an. Erfassen Sie eindeutige Nachweise, denen Ihre Prüfer vertrauen werden.

Diese Checkliste umfasst:

Eine Scorecard, mit der Sie Lücken erkennen und Korrekturen in den Bereichen Governance, Erstellung, Verteilung, Beglaubigung und Berichterstattung priorisieren können.
Ein Aktionsplan, der Vorlagen, Weiterleitungsregeln, KI-Suche und Bescheinigungen mit messbaren Ergebnissen verknüpft.
Ein Evidenzpaket mit „Eingangsdatum“, digitalen Signaturen und Ausnahmeverfolgung für revisionsfähige Berichte.

Sind Sie bereit, Ihr Richtlinien- und Verfahrensmanagement zu optimieren und gleichzeitig jeden Schritt zu dokumentieren? Laden Sie die Checkliste herunter oder sprechen Sie mit einem Experten über die Anwendung mit unseren Lösungen für das Richtlinienmanagement.

Ihre Checkliste für das Management von Richtlinien und Verfahren:

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Fallstudien: Politik- und Verfahrensmanagement in der Praxis

Sehen Sie, wie Kollegen organisatorische Richtlinien in komplexen Umgebungen umsetzen.

HMSHost

HMSHost hat sich mit Mitratech zusammengetan, um eine funktionsübergreifende Bereinigung der Richtlinien und Verfahren durchzuführen. Wir haben dabei geholfen, Inhalte zu inventarisieren, Benennungen und Vorlagen zu standardisieren und ein einheitliches, strukturiertes Rahmenwerk aufzubauen. Das Ergebnis: eine einzige maßgebliche Quelle, klarere Zuständigkeiten und weniger Ineffizienzen.
Ergebnisse anzeigen
Frimely Park Hospital (britischer NHS Foundation Trust)

Frimley Park hat von Papier und SharePoint auf eine zentralisierte Methode umgestellt, um Richtlinien mit 3.500 Mitarbeitern zu teilen. Mit Prüfpfaden, Erinnerungen, Bewertungen und einer Anmeldeabfrage für neue Mitarbeiter kann der Trust nun nachweisen, wer was wann gesehen hat, und gleichzeitig Verwaltungszeit sparen.
Sehen Sie die Auswirkungen
Allianz Irland

Allianz Ireland benötigte unter strengeren regulatorischen Auflagen einen Nachweis über den Erhalt und das Verständnis der Informationen. Dank zentralisierter Verteilung und kurzen Tests zur Überprüfung des Verständnisses können Führungskräfte sowohl die Akzeptanz als auch die Ergebnisse in allen Regionen einsehen. Bedenken hinsichtlich der Integration wurden ausgeräumt und die ursprünglichen Ziele wurden übertroffen.
Siehe Ansatz

Häufig gestellte Fragen zum Management von Richtlinien und Verfahren

Was ist Richtlinien- und Verfahrensmanagement?

Es ist der Lebenszyklus, der Unternehmensrichtlinien in die tägliche Praxis umsetzt. Sie definieren Regeln, erstellen Inhalte, genehmigen diese, verteilen sie an die richtigen Zielgruppen, bestätigen das Verständnis und messen die Ergebnisse.

Wie unterscheidet sich eine Richtlinie von einem Verfahren?

Eine Richtlinie legt die Regeln und Absichten fest. Ein Verfahren erläutert die zu befolgenden Schritte. Gute Richtlinien und Verfahren ergänzen sich gegenseitig, sodass die Mitarbeiter sowohl das Was als auch das Wie kennen.

Wie können wir nachweisen, dass Mitarbeiter eine Richtlinie gesehen und verstanden haben?

Verfolgen Sie das Eingangsdatum, verlangen Sie Bescheinigungen und fügen Sie kurze Wissensüberprüfungen hinzu. Bewahren Sie Unterschriften und Ausnahmegenehmigungen zusammen mit den Richtlinienunterlagen für Audits auf.

Welche KPIs zeigen, dass das Richtlinienmanagement funktioniert?

Zeit bis zur Genehmigung, Bestätigungsrate, Erfolgsquote beim ersten Quizversuch, innerhalb der SLA abgeschlossene Ausnahmen, überfällige Überprüfungen und Rate der ergebnislosen Suchanfragen.

Wie oft sollten Richtlinien überprüft werden?

Verwenden Sie eine risikobasierte Kadenz. Bereiche mit hoher Auswirkung jährlich. Bereiche mit geringerer Auswirkung alle 24–36 Monate. Lösen Sie außerplanmäßige Überprüfungen aus, wenn sich Gesetze oder Prozesse ändern.

Sie haben die Checkliste. Was nun?

Setzen Sie das Richtlinien- und Verfahrensmanagement mit Tools um, die Vorlagen durchsetzen, Genehmigungen weiterleiten, die Verteilung steuern, das Verständnis bestätigen und auditfähige Berichte erstellen.

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